现代办公自动化对秘书的能力要求

试论现代办公自动化对秘书能力的要求

摘要

随着科学技术的发展，高科技的引进，办公自动化的不断革新冲击了秘书人员的理念，改变了文秘工作方式，提高了工作效率，秘书行业越来越向着专业化、职业化和社会化方向迈进。办公自动化要求秘书人员应不断更新知识，完善自身，与时俱进。

关键词：信息技术办公自动化文秘能力

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

我国办公自动化发展较晚，自1970年代开始发展，大致经历了三个阶段。第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如电话、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理和进行人事财务等信息的管理；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段通过利用网络实现了文件共享、网络打印共享等工作。今天的办公自动化已是一个包括文字处理系统、数据处理系统、管理信息系统、办公事务处理系统和决策支持系统在内的综合一体化的办公自动化系统。

一、现代办公自动化的特点

网络的飞速发展伴随着新型办公设备与软件的产生，更着重于办公信息的共享、传递、组织、交换和监控的实现。协同文字、数据、声音、图像等多种信息为一体，公文管理、数据决策分析系统等各个业务为一体的统一的数字中枢神经系统。现代办公自动化的特点主要体现在：

具有灵活可拓展的基础构架。要在各个应用层面上有良好基础框架才能实现新时期网络时代办公自动化的优势。将单位各部门应用的数据信息通过各个信息点主动采集并共享出来。需注意不同级别层面的办公自动化需求和实现的方式会

有一定的区别。分布在各个层次上需求的应用要很好的统一在一起，形成科学、高效、可量化的应用数据，这对基础框架平台起着决定性的作用。

具有强大的自定义功能。这是由单位的组织结构决定的。单位的领导和监管机构其办公应用功能较多的集中在分析、统筹和决策等方面。基层单位的职能活动主要在业务处理上，同时接受上一级的监管和统筹规划。其办公自动化建设重点在以收发文为主的公文管理和各种业务系统的结合。不同级别对其对应的业务需求及公文收发的要求使办公自动化必须具备高灵活性。其次单位为了不断提高在市场中的竞争力，必须不断进行业务流程的重组。这种机构改革、系统管理优化的需求，要求办公自动化建设必须能适应日后经常性的变化，具备灵活的自定义功能。

能实现量化考核并具备分析决策的能力。生产力的发展导致信息量的增加，从而推动了办公自动化的发展。如今全球信息化网络化的发展迅猛的改变着人们的生活、工作等方方面面。然而，办公自动化的实现不仅要求实现办公信息的自动化流转和管理，而且也要求对这些自动化形式下产生、处理、信息的量化管理，同时也对领导的工作提供了辅助。业务活动的信息和方案由计算机提供给领导评估决策，并由人决定，这充分体现出发挥现代科技的决策辅助作用。

具有系统内部广域网应用功能和远程办公功能。如果单位存在跨地域的关系，并且之间的信息和数据的传递频繁，就要充分利用网络技术。这是当今办公自动化的一个重要手段。

具备有高速、大容量、宽带的传输网络。分布式计算技术的一种，其最基本的概念，是透过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序，再交由多部服务器所组成的庞大系统经搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。透过这项技术，网络服务提供者可以在数秒之内，达成处理数以千万计甚至亿计的信息，达到和“超级计算机”同样强大效能的网络服务。这是今后发展的主攻方向。

二、办公自动化与秘书的关系

在科学极速发展的浪潮推动下，办公设备种类越来越多，性能也日益增强，这对办公自动化的发展创造了条件。例如起草文稿的文字处理机、复印资料用的复印机、管理文件和档案用的文档资料管理系统、计算机通信用的局部网络系统

等，这些技术和设备对办公室工作的发展提供了有力的支持，在不同程度上为办公室工作的现代化起了推动的作用。

秘书工作在办公自动化环境中的主要内容：一是文字管理工作。在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如文件、信函、报表、数据等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。二是信息管理工作。秘书工作的信息管理主要有采集工作、加工处理工作、信息传递工作。秘书工作中可以高效率的采集资料，上报文件，使信息能够在网络中得到资源共享。三是档案管理工作。在办公自动化环境中，秘书的档案管理工作主要有整理、保管和保密。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等存储介质，秘书人员在保管这些信息时，首先要将信息分类，保存在适当的介质上，确定标识的全宗名，然后划分全总群，最后进行编号和排列。秘书的档案保管工作是一项重要的工作，要保证档案的安全和完整。秘书人员在保管档案时要保持磁带机、软盘驱动器、清洁机的清洁，定期对其进行检查、复制更新。

随着科学技术的发展，高科技的引进，先进的设备连续地、自动地处理办公例行公事，极大的提高了秘书的工作效率。网络不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给秘书人员打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，导致影响使用，现在通过网络，可以在网上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，克服了原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题都得到了有效的解决。秘书人员真正做到了“眼观六路，耳听八方”，思考问题和解决问题的空间进一步拓展，这就使得秘书人员有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。

计算机技术、信息技术、网络技术的飞快发展，改善了办公管理，中文处理

技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工技能技术等的发展促使秘书思维高度开发，思维由此而变得活跃，工作效率不断提高，使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。例如在会务管理方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会议工作复杂，给秘书安排工作带来了困扰，然而，利用办公自动化系统中的电子议程表安排会议，很快就安排好了，使秘书能够轻松的安排大量会议。

在办公自动化这个大环境下，有些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督和照看的作用。这里强调的是办公自动化的秘书工作。虽然软硬件上采用先进的高科技，使工作自动化，但是也离不开主体——人。在秘书工作中，人是最重要的一部分。自动化的工作主要是秘书职能的自动化。除了办公室工作外，现在又要承担系统管理员的工作。领导作出决策，发布指令，除了文件上的往来之外，更深层的工作。实际上是信息的收集、存储、处理，从而辅助领导作出决策，信息是现代社会的宝贵资源。自从办公自动化的到来，给秘书工作带来了难得的发展机遇，秘书的工作态度有一个被动向主动的转变。主动的思考，主动的工作，用一种主动的乐观的态度投入到工作中，充分发挥主观能动性。

三、现代办公自动化对秘书的能力要求

现代办公自动化的发展不断更新，市场的需求不断提高，秘书人员应强化自己的意识，提高自我素质，及时把握经济运行和市场的需要，认真为领导服务好，使自己能与时俱进。

秘书人员应不断提高自身素质，加强工作能力提升，这不仅是在秘书行业中不断前进的动力，也是适应经济社会不断发展的需要。通过办公自动化系统开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。对日常工作要用一颗细腻的心多看、多学、多问，只有通过坚持不懈的努力，工作才能得心应手。一个人的能力可以反映出他的综合素质水平，文秘人员涉及的面广，接触的事情复杂，要想把诸多事务处理得体，把复杂关系理顺。就必须加强学习，不断提高自身素质以及各方面的能力，这不仅是在秘书行业中不断前进的助推器，也是适应经济社会不断发展的需要。文秘人员要时刻谨记自己的职业角色。

秘书工作的现代化是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术水平

毫无进展或者进步不明显，就会影响整个单位的工作效益。所以办公自动化的发展对于秘书工作的现代化不仅仅重要，而且也对秘书的素质和能力提出了更高的要求。在思想观念上要充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效。秘书人员必须尽快转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐，要改变过去不合时宜的旧观念，在新的形势下更新观念。少年易学老难成，一寸光阴不可轻。要清楚认识自己的工作，严格要求自己，时刻知道自己该学什么该做什么，持续下去就会发现自己成为了一个有思想、有技能、有能力的人。要与时俱进，具备现代办公软件操作等能力，才能为领导处理事物及决策的能力。

认真实现秘书工作的规范化操作。要系统地建立办公自动化条件下的秘书工作规范。秘书工作是办公室工作的重要组成部分。对秘书人员来说，如何提升自身素质和业务水平，不断增强办事效率和服务水平，是每个秘书工作者必须思考和解决的问题。工欲善其事，必先利其器。秘书人员应从确立目标、强化学习等方面扎实做起，不断提高对秘书岗位的认识，不断提升专业水平能力。虽然秘书工作是一项政治性、思想性和业务性很强的工作，但秘书工作的现状不容乐观。秘书要严格的要求自己和约束自己，要在日常生活中不断提高自己的专业知识。由于办公室工作繁琐杂碎，很多秘书工作缺乏独立性以及过于泛化，使得秘书队伍实践能力不足的问题突出。因此，秘书队伍存在着业务综合素质参差不齐的现象，秘书工作人员基本素质大打折扣。秘书人员应该强化自己的业务技能，使秘书与现代办公自动化有力的结合起来，发挥其应有的作用。

在科技技术迅速发展的时代，软件和设备更新周期越来越短，日常事务处理中，每天都离不开它。这要求秘书人员能用心地学习和灵活的运用。因为这些办公工具不仅能优化办事效率，而且还能提高办事质量。办公自动化的发展对日常事务处理有很大的帮助。但是像公文办理、档案管理、信息管理等工作虽然运用了办公自动化软件，但这类工作有传统的规范程序，如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，管理档案中的鉴定、分类、整理等核心的环节，在办公自动化环境下要坚持规范处理，让办公自动化与秘书的工作结合起来。把工作中的信息按照轻重缓急分开，切实取得高效率的成绩。只有这样才能不误时机、影响大局。正确运用好办公自动化，提高秘书工作的水平。

秘书工作也是一项琐碎繁杂的工作。作为文秘人员，要对秘书工作有个科学

的定位，真正理解秘书的性质。秘书工作错综复杂，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，还要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公软件（如微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、红旗2000RedOffice、致力协同OA系列等）以适应对秘书的新要求，充分发挥秘书的职能，提高秘书的工作效率。

秘书人员要增强安全防范意识，做好保密工作。这是秘书工作的重要组成部分，也是秘书人员的义务和责任。在现代办公自动化环境中，秘书人员的保密工作又有了新的特点，增加了保密的难度。网络技术飞速发展，文件档案的传播途径五花八门，泄密渠道急剧增多。计算机、磁盘等都可能成为“黑客”的攻击对象，窃密手段日益现代化，红外遥感、激光技术等现代化高科技均已被利用到现代窃密活动中。因此，秘书人员必须高度重视的问题是如何能更好的保守机密。从思想上认识到保密工作的重要性，增强安全防范意识。对各种办公自动化设备要熟练掌握和运用，充分了解办公自动化设备方面的窃密与反窃密情况。要树立反扒窃意识，加强反扒窃措施，切实做好办公自动化中的保密工作。

参考文献：

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[2].袁维国，2006年.《秘书学》[M].北京；高等教育大学出版社

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[5].吴倩，2011年.《现代办公自动化在秘书工作中的作用》.《农家科技》 [J].04期.重庆；重庆出版社

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