办公室事务管理(4)

江苏开放大学

形成性考核作业

学号

姓名

课程代码110072

课程名称办公室事务管理评阅教师

第四次任务

共四次任务

江苏开放大学

任务内容：

一、选择题

1.会场的布置，气氛应该与会议内容相符，喜庆、热烈的氛围适合（ C ）会议。

A.代表大会、人大会议。

B.商贸洽谈、探讨合作。

C.庆祝会、联谊会。

D.日常工作会议。

二、简答

1、会议的基本要素有哪些？

答：会议的构成要素可分为基本要素和选择要素两大类。

⑴会议基本要素

会议基本要素即所有会议必有的要素。包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等。

⑵会议选择要素

会议选择要素即可供选择的、并非所有会议所共有的要素。包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。

2、如何选择合适的会议场所？

答：根据需要选择会议的场所

选择会议的场所，要考虑多种因素，以满足会议的多种需要。

一要交通便利。会场应选择在距上司和与会者的工作地点均较近，且交通便利的地方。

二要大小适中。秘书应根据会议规模选择会场，一般来说，人均拥有二至三米左右的活动空间较为适宜。如果会议时间较长，场地可大一些；反之，场地则可小一些。

三要设施齐全。现代会场除了要具备桌椅家具、照明电器、卫生用具、安全通道、消防设施等会场基本设施以外，还应具备音响设备、声像设备、办公设备、通信设备、生活用品、文具纸张等备品。某些会议还要求配有会议专用的、同声传译设备、电子表决设备、电子签到机和计算机计票系统等。

四要安静舒适。会场应尽量避开闹市区，避免受外界干扰。会场内应该具有良好的隔音设备，场内尽量不要安装、使用电话等。

五要方便停车。会议规模越大，会议用车越多。如果没有足够的停车场所，也会影响会议的顺利进行。

六要费用合理。盲目讲究排场，无论会议大小均选择在高级饭店的会议厅召开，不考虑场地的租借成本，是错误的。

3、会议经费预算应该包含哪几项目？

答：会议经费预算应包含以下几个主要的项目：

1.会场费用：包括场地租金、设备租金、专业人员服务费、茶水饮料费等；

2.资料费用：包括购买会议办公文具和印制会议文件、资料等费用；

3.食宿费用：包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用（此项一般为与会者自费，但往往需要会务组统筹安排）；

4.交通运输费用：包括会议期间多次接、送与会代表所使用的租车费、燃油费、停车费、

过桥费、司机劳务费等多项费用；

5.宣传联络费用：指用于会议宣传、新闻发布、联络通讯等方面的费用；

6.其他杂费：诸如安排会议合照、会间活动、雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐、购买礼品赠品、租（或买）会场布置用品等所需的一切费用。

预算的费用需经领导批准，按照财务管理制度预支、报销。

4、简述庆典准备工作包括哪些环节？

答：1.做好典礼的舆论宣传工作

2.准备开幕词、致答词

3.拟定典礼程序

4.做好来宾邀请工作

5.发放请柬

6.做好场地布置工作

7.做好各种物质准备

8.安排接待服务人员

9.做好礼品馈赠工作

三、情境分析题：

有人说：“与会人员离开会场后，办公室人员的会议工作就结束了。”请你运用所学的知识来评价这种观点。

思考提示：首先要读题，回答隐藏的第一问，这样说法是否正确。然后再用你所学的知识来结合自己的认识评价这个观点。

答：会议结束了，秘书人员的会务工作并没有完结，还要对会议期间所提出的问题和建议进行归纳整理，形成系统的文字材料，才能把会议成果体现出来。主要事务如下：（一）会后事务

1.引导离场，清理会场

2.做好与会者离会的服务工作

3.发布会议消息

（二）拟写会议纪要

（三）整理会议文件资料和归档

（四）会议总结和催办

1.会后总结

2.催办和反馈

完成日期：

得分：

评阅时间：

课程名称：办公室事务管理第四次任务评阅教师：