《集团公司合同管理办法》 (2)

公司合同管理办法

第一章总则

第一条为了加强集团公司合同管理，建立和完善以事前防范为主、加强事中控制和事后补救为辅的企业经营风险管理体系，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》等法律、法规、规章，结合集团公司生产经营实际，制定本办法。

第二条本办法适用于集团公司及其全资子公司、控股子公司（以下统称子公司）在经营管理活动中所签订合同的管理。

第三条本办法所称合同是指集团公司及各子公司在经营管理活动中所订立的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

本办法所称合同管理是指集团公司及各子公司实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、监督检查、奖惩等行为。

第四条集团公司合同管理实行分级管理、统一授权、分工负责的管理体制，并遵循以下原则：

（一）严格评审合同，将风险控制在可接受范围内；

（二）有效监控过程，保证经营管理活动处于可控状态；

（三）及时处理纠纷，确保企业合法权益不受侵害；

（四）认真总结经验，不断提高企业合同管理水平。

第五条各公司必须重视合同管理工作，健全合同管理机构，配备合同管理人员，切实做好合同评审、签订、履行、纠纷处理等管理工作，提高合同管理的水平和质量，保证合同的规范性和有效性，维护企业的合法权益。

第二章合同管理部门及其职责

第六条公司法定代表人对合同管理工作负有第一领导责任。

第七条集团公司主管合同归口管理部门的领导分管合同管理工作。

各子公司应当指定一名领导分管合同管理工作。

第八条集团管控部为集团公司合同归口管理部门，负责全系统合同管理工作，其主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行国家有关合同和合同管理的法律、法规；

（二）制定、修改集团公司合同管理制度，并监督执行；

（三）参与集团公司重大合同的论证、谈判和签订工作，并监督履行；

（四）审查以集团公司名义订立的重大合同，对各子公司重大合同进行备案管理，并提出指导意见；

（五）定期、不定期检查监督合同管理情况，指导全系统合同管理工作，纠正违反合同管理制度的行为；

（六）协助相关单位对合同管理及有关业务人员进行法律业务培训；

（七）经办集团公司的《专项授权委托证明》和《法人授权委托证明书》及其审核工作，统一管理集团公司合同专用章。

（八）配合集团公司各单位办理合同的报批、公证、见证和鉴证等事项。

（九）指导处理对集团公司有重大影响的合同纠纷案件。

第九条各子公司合同管理部门负责本公司合同管理工作，未设立合同管理部门的应当指定一个部门负责合同管理工作。合同管理部门的职责是：

（一）宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和集团公司相关规章制度；

（二）制定、修改本公司合同管理实施细则，建立健全合同管理制度；

（三）组织本公司签订合同的谈判、合同文本的拟定，办理本公司《专项授权委托证明》和《法人授权委托证明书》及其审核工作；

（四）参与本公司重大合同的论证、谈判和签订工作；

（五）对需报请公司或上级主管机关审批、见证、鉴证或证的合同，办理申报手续，提出初步意见。

（六）统一管理本公司合同专用章，建立合同专用章使用管理制度。

（七）监督检查本公司和下属单位的合同履行，建立合同履行中资料收集保存和合同纠纷预警机制；

（八）参与本公司经济纠纷的处理；

（九）负责本公司合同管理信息的收集、反馈、上报、汇总、分析，定期向本公司领导及集团管控部报告合同管理工作情况，建立合同管理统计分析和工作报告制度；

（十）对本公司合同管理人员和业务人员进行法律培训，并对他们的合同管理工作进行业务指导；

（十一）其他应当由合同管理部门履行的职责。

第十条各公司的规划、技术、财务、审计、监察等综合管理部门及业务主管部门（或专人）应当根据本部门职责参加合同评审，对合同的相关质量、参数、合法性、技术指标等问题提出意见和建议，参加合同条款的审核，对合同履行及履行后的结果进行监督和评价，并与合同管理部门相互支持和配合，共同做好合同管理工作。

第十一条集团公司从事生产经营活动的部门，应当配备专职或兼职合同管理员。

合同管理员的基本职责是：

（一）管理本部门的合同，建立合同档案；

（二）参与本部门合同的谈判和签订；

（三）检查合同的履行情况，协助合同经办人员处理合同履行中的问题；

（四）督促合同经办人员保管好合同订立、履行、变更、解除等过程中产生的各种文件，并及时归档；

（五）参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。

第十二条合同管理员应当具有一定法律知识、经营管理知识，并经过必要的法律业务培训。

各公司应当保持合同管理员队伍的相对稳定性，集团公司相关部门和各子公司应将合同管理员名单报集团管控部备案。

第十三条各公司法定代表人根据本公司的具体情况决定委托代理人及其代理事项和代理权限，发给专项委托代理人《专项授权委托证明》，发给长期委托代理人《法人授权委托证明书》。长期委托代理人的代理事项以委托代理人所在单位职责界定，专项委托代理人的代理事项根据具体情况决定。委托代理人的代理权限以金额界定。长期委托代理人每单位设1-5人，一般委托期限为一年，专项委托代理人一般一事一委托。

第十四条《专项授权委托证明》、《法人授权委托证明书》的被授权人员，必须具备下列条件：

（一）政治思想好。能自觉遵守国家的法律政策，遵守公司各项规章制度，不假公济私、不损公肥私；

（二）业务素质好。业务熟练，能够完成本职工作，并以公司利益为重，择优签约，严格履约；

（三）法律意识强。认真学习《公司法》、《合同法》等法律法规，掌握有关条款并能在工作中运用；

《法人授权委托证明书》应妥善保管，防止遗失。不得将其转借他人或用作其它证明，否则予以收回，并追究相应的经济责任和法律责任。

委托代理人工作变动时，应将《法人授权委托证明书》交回核发证件的合同管理部门。

《法人授权委托证明书》每年年终审核一次，由合同管理部门负责经办。报公司主管领导和总经理批准后，由法定代表人根据情况分别做出：维持授权范围、变更授权范围、撤销授权及收回法人授权委托证书等决定。

第十五条委托代理人职责：

（一）委托代理人在代理事项范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿。

（二）对需报请上级领导批准的合同，办理相关手续，提出本人意见,并对本人意见负责。

（三）对所签订合同的全面履行具体负责，若发现问题应及时上报、并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好。

（四）负责整理本人所签合同的一切资料，合同签订完毕后应及时将资料上交本单位合同管理人员。

第三章合同的订立

第一节合同订立前的准备

第十六条在合同订立前应当进行充分的背景和风险分析，包括业务背景分析、合同对方当事人的资信情况分析、双方履行能力分析、政策/法律风险分析等。

对于首次合作的业务对象或新的业务模式（包括新开发的业务领域或新的业务形式），应当就前述分析结果形成可行性分析报告。

第十七条各公司应当建立客户信用调查分析、评价和预警系统。

第十八条对于首次进行合作的业务对象，应当在合同签订前通过适当方式进行客户信用调查分析，包括：

（一）要求对方提供必要的证据材料。包括但不限于：

1．营业执照、组织机构代码证、税务登记证的原件及复印件；

2．贷款卡；

3．上一年度经审计的财务报表及当月/季的财务报表；

4．股东的构成及出资比例；

5．企业涉诉情况；

6．属于国家限制经营的业务的，应当出具相关的许可证书。

上述材料中所涉及的证照应当有年检记录。

（二）对方提供的资料不清晰、不完整或认为有必要的，应当进行实际调查。包括但不限于：

1．在对方当事人注册的工商行政管理部门查阅其企业基本信息；

2．聘请律师事务所、会计师事务所、专业调查公司等中介机构进行专项调查，并出具调查报告。

第十九条拟签订的合同风险较大的，应当要求对方提供有效担保。

第二十条重大合同的谈判应当有法律顾问参加。

法律顾问不能现场参加谈判的，合同经办部门应当及时将谈判情况传递给法律顾问。法律顾问应当根据所了解的情况及时提出法律意见供合同经办部门参考。

本办法所称重大合同指企业收购和兼并、重大资产处置、合资合作及其它法律关系复杂或数额较大、可能对企业及出资人权益造成重大影响的合同。

第二十一条要妥善保管谈判过程中的电报、电传、信函、图表等书面资料。在谈判过程中有不同意见，应当立即以书面形式回复对方，避免因缔约过失而承担经济责任。

第二节合同评审

第二十二条合同签订前应当进行合同评审。

通过招标方式订立合同的，合同评审应当在招标文件发出前进行。

第二十三条合同评审可通过会签方式进行。

（一）签订合同，无论是否涉及公司其它单位，都要进行评审。

（二）涉及公司其它单位参与谈判的合同，由合同签订单位组织合同谈判单位及财务部门、审计监察部门和合同管理部门等综合管理部门，对拟定好的合同文本进行审核，审核通过后，各相关单位在《合同评审会签表》上签字认可。

（三）虽未涉及公司其它单位参与谈判的合同，但单个合同标的30万元（含）以上的，由合同签订单位组织财务部门、审计监察部门和合同管理部门等综合管理部门，对拟定好的合同文本进行审核，审核通过后，各相关单位在《合同评审会签表》上签字认可。

（四）虽涉及公司其它单位参与谈判，但属常规产品购销框架协议范围内的正常业务合同，由业务主管部门在经过批准的框架范围内组织本部门内部相关人员，对拟定好的合同文本进行审核，审核通过后，各相关人员在《合同评审会签表》上签字认可。

第二十四条一般合同的评审根据合同的类型由各业务主管部门组织，合同管理部门及相关综合管理部门参加。业务主管部门不明确的，由主管领导指定合同评审组织部门。

重大合同的评审，应当由业务主管领导主持。

第二十五条合同评审前，合同经办部门或业务主管部门向各有关评审部门提交可行性分析和合同草案。

提交评审的合同草案应当具备合同的主要条款，权利义务明确，文字表达清楚。

未提交合同可行性分析或合同草案主要条款缺失的，评审部门不予受理。

第二十六条合同评审的要点包括：业务的可行性、合同的严密性、可履行性、合同技术条款的适宜性、内容的合法性、权利义务的对等性、风险评估及对策等。

参与合同评审的各相关部门应当按照各自的管理职责对合同的相关条款进行审核。

合同管理部门对合同的合法性负责，并对权利义务的对等性提出意见。合同经办部门或业务主管部门应当对提交的资料的真实性、业务的可行性及技术条款的适宜性负责。

第二十七条为保证合同评审的及时性和有效性，应当给评审部门预留合理的评审时间：一般合同评审时间为一个工作日以上；法律关系较复杂的合同，评审时间为三个工作日以上；法律关系特别复杂的合同，评审时间为五个工作日以上。

第二十八条合同经办部门应当根据合同评审意见修改合同文本，并将有关情况通过业务主管部门反馈给参加评审的各相关部门。

第二十九条未经集团公司董事会同意，各公司不得为系统外企业提供担保。

第三十条各公司拟签订融资合同的，除应当按照规定经过审批以外，必须经过法律顾问审核，并出具法律意见书。

第三十一条各公司拟订立的国内贸易合同单个合同标的额500万元（含）以上的，应当报集团管控部，由集团管控部组织评审。

产品购销框架协议范围内的正常业务合同不受上款限制，集团公司

业务主管部门和各子公司内部组织评审。

第三十二条根据本办法须经集团公司评审的合同，各子公司应当在自行评审后，将合同文本、评审资料、评审结果及本办法要求的其他材料同时报送集团管控部。

第三十三条长期委托代理人签订的合同，若签合同的委托代理人为业务负责人，该合同必须由本单位行政主要领导批准；若签合同的委托代理人为单位行政主要领导，该合同必须由公司主管领导批准；专项委托代理的合同，一律由公司主管领导批准，必要时由总经理批准。合同签订者和批准人不能为同一人。

第三十四条为保证合同文本的规范性，维护企业利益，各合同管理部门可根据本公司的业务特点拟定合同示范文本，作为本公司对外签约的推荐文本。各公司制定的合同示范文本应当报集团管控部备案。

合同文本中，对双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同文本内容应注意的主要问题：（一）合同首部，注意写明供需双方的全称、签约日期、签约地点；

（二）正文部分，注意产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理秤差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价格以双方约定价格为准；付款方式应明确、具体；违约责任的约定应具体、明确，有法定违约金的按规定写清楚，法律未规定或规定不具体的，应明确具体的处理方式，违约责任须写清楚约定的违约金数额、比例及计算方法；

（三）合同一律采用书面格式，国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准的合同文本，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。

（四）合同的编号

集团公司合同签订部门在拟订合同文本时，要同时对合同进行编号，格式为：

LG/XX-XX-XX-XXXX.XX

合同订立月份

合同订立年份

合同顺序号

合同类别代码

签订部门缩写。

集团公司拼音缩写

合同类别代码：

BJ ------备件采购合同FC-------辅材采购合同

ST-------生铁采购合同FG-------废钢采购合同

JT-------焦炭采购合同HJ-------合金采购合同

NC-------耐材采购合同FK-------粉矿采购合同

QK-------球团矿采购合同JK-------精矿粉采购合同

KK-------块矿采购合同SK-------烧结矿采购合同

XM-------洗精煤采购合同GP-------钢坯销售合同

GC-------钢材销售合同TJ-------土建合同

ZZ-------制作合同AZ-------安装合同

ZX-------装修合同ZL-------租赁合同

NG-------能源供应合同TD-------土地合同

FD-------废旧积压物资合同YS ------运输合同

CB-------承包合同JY-------检验合同

LS-------劳务输出合同WJ-------委托加工合同

QT-------其它合同

合同顺序号超过两位时按自然顺序添加位数。

各子公司参照本规定，采用适合自身实际的编号办法。

第三节????? 合同的签订

第三十五条签订合同应当遵守国家法律、法规的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。

第三十六条除即时结清的业务外，应当采用书面形式订立合同。

第三十七条合同签订前，应当由合同管理部门按本公司规定对合同进行统一编号。使用对方的合同编号的，在合同签订后，应当由合同管理部门按内部格式重新给予编号。

第三十八条对外签订合同，应当以企业法人名义进行，各职能部门不得以自己的名义对外签订合同。

第三十九条对外签订合同，应当由法定代表人或其委托的代理人

进行。

委托代理人签订合同的，应当由法定代表人签发《法定代表人授权委托书》，并在委托书中明确委托代理的权限和期限以及是否可转委托等事项，加盖本公司的公章。

委托代理人代表公司签订合同，必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。

第四十条采用信件、数据电文等形式订立合同的，应当约定以书面确认书作为合同成立的条件。

以传真方式签署的合同，应当在条款中明确传真件与原件具有同等法律效力。

合同的末页应当载有相关条款或“此页无正文”的说明。

第四十一条合同签订后，相关单位和批准人在《合同评审会签表》上签字后，该合同可以正式签订。由委托代理人在正式合同文本上签字并加盖合同专用章后，合同生效。

签订合同应当使用合同专用章，除因业务有特殊要求外，不得使用行政公章或以其他印章代替。

合同文本两页以上的，应当加盖骑缝章。

第四十二条合同经办部门应当向业务主管部门、财务部门及合同管理部门提交合同原件。

第四十三条各子公司签订标的额300万元（含）以上的合同，应当报集团管控部备案。备案的材料应当包括与合同评审有关的所有文件、资料。

第四章合同的履行

第四十四条合同履行涉及多个部门的，应当由合同经办部门牵头，各部门密切配合。

第四十五条合同生效后，应当全面履行合同。如果出现履行不能的情形，应当及时采取补救措施，减少损失。

第四十六条对合同履行过程中发现的问题应当及时处理：

（一）发生合同收款或付款延迟的，应当在应收或应付期限届满后七日内通知主管领导、财务部门和合同管理部门，并说明理由和拟采取的措施；

（二）如果发生不能全面履行合同的情形，应当及时与对方当事人进行协商，积极采取补救措施，并将相关情况报告主管领导和合同管理部门；

（三）发现对方有其他不履行或不完全履行合同的行为的，合同经办人员除催促对方继续履行外，应当立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报主管领导和合同管理部门。

（四）合同管理部门接到报告后，应当认真分析，提出应对措施。

第四十七条在合同履行过程中，合同经办部门和合同经办人员有证据证明对方当事人有下列情况之一的，应当及时运用法律、法规所赋予的抗辩权维护企业的合法权益，并书面上报主管领导和合同管理部门。

（一）经营状况严重恶化；

（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；

（三）丧失商业信誉；

（四）有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。

第四十八条遇不可抗力影响合同的履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据；在对方提出因不可抗力影响其履行时，应当及时要求其提交有效的证明文件。

第四十九条各公司对担保合同或含有担保条款的合同，要专人管理、全程跟踪，及时检查该合同的履行情况，特别是对担保期限、担保方式要高度重视，发现问题及时处理。具体按对外担保管理办法执行。

第五十条在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，合同经办人员及财务人员应当至少每个会计年度与合作对方对帐一次，并

经双方签认，确认债权债务。

合同履行过程中对方当事人发生合并、分立、改制或其他重大事项以及本单位或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应当及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

第五十一条合同经办人员与企业终止劳动关系或因其他原因发生变更的，合同经办部门应当在情况发生后一周内书面告知对方当事人和该合同的其他关系人。

第五十二条合同管理部门及人员有权随时检查合同履行情况，发现问题及时提出处理意见。

第五十三条合同履行完毕，合同经办人员要写出合同履行报告，连同所有书面材料形成卷宗后，按照档案管理的要求进行归档。

合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

报送集团管控部备案的合同履行完毕后，应当将合同履行报告报送集团管控部一份。

第五章合同的变更、转让和解除

第五十四条合同签订后确需变更的，应当及时以书面形式通知对方当事人并进行协商，双方形成一致意见后，正式签订变更合同的书面协议。变更合同的协议在未批准之前，原合同仍有效，仍应继续履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

本办法所称合同变更包括对合同内容的补充和修改。

第五十五条对合同变更的评审，应当由业务主管部门组织。在评审前，合同经办部门应当提交合同变更原因和变更情况的书面文件。

第五十六条合同的转让应当依法进行。

转让合同权利的，应当及时通知对方当事人。

转让合同义务或将合同权利、义务同时转让的，应当经对方当事人同意。该同意应当以书面形式作出。

第五十七条设有担保条款的合同进行变更和转让的，应当征得担保人的同意。

担保人可单独出具同意变更或转让的书面文件，或在变更或转让协议上签章。

第五十八条经协商一致决定解除合同的，应当签订解除合同的书面协议，解除合同的协议在未批准之前，原合同仍有效，仍应继续履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

第五十九条依照合同约定或法律规定解除合同的，应当以书面形式通知对方当事人。

对方当事人提出解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制，立即审查其理由是否符合法律规定或合同的约定。如有异议，应当以书面形式提出。必要时可依法提请人民法院或仲裁机构予以确认，确保公司的合法权益得到保障。

第六十条对合同转让、解除的评审由业务主管部门组织。在评审前，合同经办部门应当提交合同转让、解除原因和合同转让、解除后果的书面文件。

第六十一条合同变更、解除应按一定的程序办理，程序如下：

（一）变更或解除合同必须依照合同的订立程序执行，经相关单位会审的合同，在达成变更、解除协议前，应由签订单位组织原合同谈判单位重新会审；

（二）经上级主管机关见证或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案；

（三）经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。

第六十二条因合同对方当事人提出变更、解除合同而造成经济损失的，除法律规定免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第六章合同纠纷的处理

第六十三条在合同履行过程中对方当事人有违约行为的，合同经办部门应当及时发出督促其履行合同、承担违约责任的函件，同时报送

业务主管部门和合同管理部门，并取得对方当事人的签认。

第六十四条对方当事人明确表示不继续履行合同或经过督促对方当事人仍然不履行合同义务的，合同纠纷由签订单位负责处理。涉及内部其它单位的，各单位要积极配合签订单位的纠纷处理工作。委托代理人对纠纷的处理应负责到底。

签订单位在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通有关信息，积极主动地做好工作，不互相推诿、指责、埋怨，以大局为重，统一意见。

签订单位应当及时对基本情况进行分析，提出处理意见报主管领导，并向合同管理部门或合同管理人员通报。

合同纠纷的提出，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。

第六十五条处理合同纠纷的原则

（一）坚持以事实为依据、以法律和合同约定为准绳；（二）以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷；

（三）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯。因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，并尽量采取补救措施，减少我方损失。因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清双方各自应该承担的责任，合情合理解决。

第六十六条合同管理部门统一办理合同纠纷案件的登记、审查。

重大、复杂的合同纠纷案件，应当有法律顾问参与，集团管控部负责协调。

凡由集团管控部负责处理的合同纠纷，有关单位必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）

（一）合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电传、图表等；

（二）送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；

（三）货款的支付、收据凭证，有关财务账目；

（四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；

（五）有关违约的证据材料；

（六）其他与处理纠纷有关的材料。

合同纠纷处理或执行完毕的，集团管控部应及时将有关情况通知合同签订单位，合同签订单位是子公司时，应将有关资料移交该单位。

第六十七条对于经双方协商达成一致意见的合同纠纷，应签订书面补充协议，由双方代表签字并加盖印章。

各合同签订单位对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，妥善保存。

对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，委托代理人应及时向主管领导和集团管控部汇报。

第六十八条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由集团管控部配合责任各单位及时向有管辖权的人民法院申请执行。

在向人民法院提交申请执行书之前，合同签订单位应认真核查对方的财产状况，发现对方有隐匿、转移财产的行为应及时向集团管控部报告。

执行中若达成和解协议的，应签订协议书并按协议书规定办理。

第六十九条对发生法律效力的判决、仲裁裁决或其他可申请强制执行的法律文书，对方当事人未在法定期限内自动履行义务的，由集团管控部配合责任单位在六个月内向法院提交强制执行申请书以及生效的裁判文书，提出执行申请。

第七十条各子公司的法定代表人应当在离任前将其任期内的合同纠纷处理完毕。因故不能处理完毕的，应当将纠纷情况向继任者作出说明，并在其离任后继续协助解决。

新任法定代表人对前任遗留的合同纠纷应当及时处理，避免发生或扩大损失。

第七章合同专用章管理

第七十一条合同专用章由合同管理部门按本公司印章管理的规定统一刻制、统一编号。集团公司合同专用章由集团管控部管理，各子公司由合同管理部门管理。

第七十二条合同专用章原则上应当由合同管理部门集中管理，各公司可根据本公司业务特点，采用分散管理的方式，即在合同管理部门的监督、指导下，由各业务部门管理。

第七十三条采用分散管理方式的，由业务部门根据工作需要，提

出合同专用章使用申请，经主管领导批准，报合同管理部门登记备案后领取使用。

第七十四条合同专用章原则上应当由部门负责人保管，根据业务需要也可由业务人员负责保管。

几人共用一枚合同专用章的，应当有明确的使用记载，并指定其中一人负责保管。

合同专用章的保管人应当在合同管理部门登记备案。发生人员变更时，应当办理书面交接手续，并到合同管理部门重新登记。

第七十五条合同专用章的保管人须妥善保管专用章，保证印章安全。

合同专用章的保管人应当如实对合同专用章的使用情况进行登记，建立台帐。

第七十六条合同专用章发生毁损、遗失的，应当及时报告合同管理部门，说明原因，并由合同管理部门办理报废和重新制发手续。

合同专用章发生遗失的，应当及时通过有效方式通知所有业务往来单位并立即在相关媒体刊登遗失声明，避免因印章遗失造成损失。

第七十七条合同专用章仅用于合同的签署，不得在与合同无关的文件上盖章，不得在空白合同书或空白用纸上盖章，不得出借。

加盖印章前必须提供合同已经按照要求经过评审的证据。

第七十八条合同管理部门应当及时了解合同专用章使用情况，并将此作为合同监督检查的重要内容。

第八章合同及合同基础资料和档案管理

第七十九条合同及合同基础资料作为企业对外经济活动的重要法律依据和企业内部的重要资料，应当妥善保管。

各公司应当建立健全合同及合同基础资料的档案管理制度，明确合同档案管理部门。

第八十条合同包括合同文本及相关附件、图表等。

合同基础资料包括合同评审资料、合同履行过程中形成的文件资料、合同履行报告等。

按照生成时间可将合同基础资料分为三个部分：

（一）合同签订前产生的相关资料；

（二）合同签订后至合同履行完毕前产生的相关资料；

（三）合同纠纷发生后产生的相关资料。

第八十一条合同及合同基础资料生成后，原件必须及时进行编号、登记、立卷、归档保存。

日常工作中应当使用合同及合同基础资料复印件，需要使用合同及合同基础资料原件的，应当建立严格的审批、归还制度。

第八十二条严禁涂改、毁损合同及合同基础资料。

第八十三条合同履行完毕或纠纷处理完毕后，合同经办部门应当及时将合同档案按照企业档案管理的要求，移交合同档案管理部门集中管理。

第八十四条合同档案的借用、查阅要履行借阅手续。借阅者必须爱护档案，不得涂改、抽拆，不得擅自转借。

第八十五条各公司应当根据合同性质确定合同档案保管期限，但保管期限最低不得低于两年。合同履行未发生纠纷的，资料保管期限从合同全部履行完毕之日起算；发生纠纷的，资料保管期限从纠纷处理完毕之日起算。

第八十六条合同档案不得擅自销毁。对于超过保管年限又确无保存价值的合同档案应当按照档案管理的相关要求进行销毁。

第九章合同的监督检查

第八十七条集团公司和各子公司要注意总结、交流合同管理经验，不断完善合同管理制度，促进集团合同管理水平的不断提高。

第八十八条集团管控部和各子公司合同管理部门应当加强对合同签订、履行情况的检查，发现问题及时处理。

第八十九条合同管理部门应当定期、不定期检查本公司的合同管理情况。也可由集团管控部牵头，组织财务、审计等综合管理部门和纪检监察部门组成联合工作小组，共同进行检查。

第九十条合同检查的主要内容有：

（一）合同管理制度的建立与落实情况；

（二）合同的签订和履行情况；

（三）合同纠纷的处理情况；

（四）合同基础资料的整理、保管和档案管理情况；

（五）合同管理信息的编制和分析工作；

（六）合同管理人员的教育培训情况；

（七）对于在签订、履行、管理合同中，因违反合同管理制度造成重大经济损失的人员的责任追究情况。

第九十一条集团管控部履行检查职责时，受检单位应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题作出解释和说明。

第九十二条检查小组或检查人员应当在检查结束后的15日内向受检单位送达检查意见书。

检查意见书要标明检查人员姓名和职务，提出受检单位合同管理的基本情况、存在的问题及对加强合同管理的意见等。

第九十三条集团管控部根据情况，可向受检单位及有关部门提出如下处理意见：

（一）对于未按照集团公司规定建立健全合同管理制度，或落实制度有重大漏洞的，责令限期改正；

（二）对于在合同签订、履行和管理工作中，违反合同管理制度，造成重大经济损失的单位或个人，建议有关部门追究其相应的行政责任和经济责任；

（三）对于在合同管理工作中成绩显着，为企业避免或挽回经济损

失的单位和个人，建议按照有关规定给予表彰或奖励。

第九十四条受检单位应当自收到检查意见书之日起30日内将落实情况书面报告集团管控部。

第十章奖惩

第九十五条各公司应当建立和健全合同管理奖惩制度，维护合同管理工作的严肃性，激发合同管理人员的工作积极性，不断推动合同管理水平的提高。

第九十六条各公司应当每年对合同管理工作进行一次全面总结，对在合同管理工作中尽职尽责，工作成绩显着，或在签订、履行合同中为单位避免重大经济损失的人员给予表彰和奖励。

第九十七条因下列行为造成企业重大经济损失的，应当对责任单位、责任人及其主管领导给予行政处分或经济处罚，构成犯罪的，依法移交司法机关处理。

（一）签订合同未按照规定程序进行评审的；

（二）无权代理或超越代理权限签约的；

（三）不及时主张债权及其他权益，超过诉讼时效导致权利丧失的；

（四）签订、履行或变更、解除合同违反规定的；

（五）因个人利益、部门利益而影响合同履行的；

（六）擅自出借合同专用章或盖有合同专用章的空白合同书的；

（七）在签订、履行合同中，因严重不负责任被诈骗，致使企业利益遭受重大损失的；

（八）在签订、履行合同中，因重大决策失误，致使企业利益遭受重大损失的；

（九）与对方或与所签合同有关的其他人恶意串通损害企业利益的；

（十）其他在签订、履行、管理合同中的失职、渎职行为。

第十一章附则

第九十八条集团公司各部门（包括集团公司授权以集团公司名义操作业务的其他单位）应当于每月10号之前将上一月的《合同汇总表》和合同原件及与评审相关的资料报集团管控部；

各子公司应当于每季度结束20天以内将上一季度的《合同汇总表》和应当备案的合同原件及与评审相关的资料报集团管控部。

第九十九条所有的合同必须经过稽核，未经稽核的合同，各公司财务部门不得办理结算挂账。

集团公司的合同稽核具体由财务部落实专人实施，所有合同原件必须报送财务部一份。

第一百条各子公司应当根据本办法，结合本单位实际，制定合同管理具体实施细则严格执行，并报集团管控部备案。

第一百零一条本办法自公布之日起实行。原《合同管理程序》同时废止。

第一百零二条本办法由集团管控部负责解释。

附件：1.合同汇总表

2.专项授权委托证明

3.合同评审会签表