谈工程项目管理中的索赔管理及程序

谈工程项目管理中的索赔管理及程序

摘要: 本文详细介绍了具体的不同原因引起的工程索赔及索赔依据,并说明索赔程序及索赔费用计算。

关键词: 工程项目管理工程索赔索赔依据索赔程序

索赔是指在合同履行过程中,对于并非自己的过错,而是应由对方承担责任的情况造成的实际损失,向对方提出经济补偿和时间补偿的要求。工程索赔是双向的,包括施工索赔和业主索赔两个方面,一般习惯上将承包商向业主的施工索赔简称“索赔”,将业主向承包商的索赔称为“反索赔”。在现代工程中,承包方的索赔要求通常为:工期的延长和费用的补偿。工程索赔是工程承包中经常发生的正常现象,对施工合同双方而言,工程索赔是维护双方合法利益的权利,它同合同条件中的合同责任一样,构成严密的合同制约关系。工程建设是索赔多发区,这是由建筑产品、建设生产过程、建筑产品市场经营方式决定的。随着国家建筑市场的逐步开放,逐渐与国际市场接轨,在工程建设项目管理中,我们必须认真对待工程索赔,设专人负责索赔管理工作,将索赔管理贯穿于工程项目全过程、工程实施的各个环节和各个阶段,以此带动施工企业管理和工程项目管理整体水平的提高。

1、索赔起因(或机会) 承包商要认真细致地寻找和发现索赔机会,索赔机会常常表现为具体的干扰事件,干扰事件是索赔处理的对象,事态调查、索赔理由分析、影响分析、索赔值计算等都针对具体的干扰事件。在承包工程中,常见的可以提出索赔的干扰事件有:ａ)业主没有按合同规定的要求交付设计资料、设计图纸,没按合同规定的日期交付施工场地、交付行驶道路、接通水电,使承包商的施工人员和设备不能进场;没按合同规定的时间和数量支付工程款、供应材料,或供应材料不合格,延误工期。ｂ)工程地质情况与合同规定的不一样,出现异常;合同条款不全、错误,文件不完备或文件之间矛盾、不一致;招标文件不完备,业主提供的信息有错误。ｃ)业主或业主的工程师指令工程停建、缓建,指令增加、减少或删除部分工程,提高装饰标准,提高建筑五金标准等,把删除工程委托转给其他人完成。ｄ)由于设计变更、设计错误,业主作出错误的指令、提供错误的数据、资料等造成工程修改、报废、返工、停工、窝工等,业主拖延图纸批准、拖延隐蔽工程验收,拖延对承包商问题的答复,不及时下达指令、决定,造成工程停工,或要求加快工程进度,指令承包商采取加速措施。ｅ)物价大幅度上涨,造成材料价格、人工工资大幅度上涨;货币贬值,使承包商蒙受较大的汇率损失;国家法令的修改,如提高工资税,提高海关税,颁布新的外汇制度等。ｆ)不可抗力因素,如反常的气候条件、洪水、革命、暴乱、内战、政局变化、战争、经济封锁、禁运、罢工和其他一个有经验的承包商无法预见的任何自然力作用等使工程中断或合同终止。ｇ)在保修期间,由于业主使用不当或其他非承包商责任造成损坏,业主要求承包商予以修理;业主在验收前或交付使用前,擅自使用已完或未完工程,造成工程损坏。

2、工程索赔依据任何索赔事件的成立,其前提条件是必须具有正当的索赔理由。索赔必须有理有据,事实要清楚、依据要完善。工程索赔必须以合同为依据,注意在实际工作中收集和积累与索赔有关的资料,做到处理索赔时以事实和数据为依据。工程索赔依据包括:ａ)招标文件、工程合同及附件,发包方认可的施工组织设计、工程图纸、各种变更、签证、技术规范等。ｂ)工程各项会议纪要、往来信件、指令、信函、通知、答复等。ｃ)施工计划、现场实施情况记录、施工日报、工作日志、备忘录,图纸变更、交底记录的送达份数及日期记录,工程有关施工部位的照片及录像等,工程验收报告及各项技术鉴定报告等。ｄ)工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据;工程停送电、停送水、道路开通封闭等干扰事件影响的日期及恢复施工的日期;工程现场气候记录,有关天气的温度、风力、雨雪等。ｅ)国家、省、市有关影响工程造价、工期的文件、规定等。ｆ)工程材料采购、订货、

运输、进场、验收、使用等方面的凭据;工程预付款、进度款拨付的数额及日期记录;工程会计核算资料等其他与工程有关的资料。

3、索赔程序当索赔事件发生以后,甲乙双方应按照合同有关条款的规定及时、合理地处理索赔事件。要搞好索赔,不仅要发现和把握机会,更重要的是要按照一定的程序来处理索赔。建设工程施工合同文本规定:甲方未能按合同的规定履行自己的各项义务或发生错误以及应由甲方承担责任的其他情况,造成工期延误或向乙方延期支付合同价款及乙方的其他经济损失,乙方可按下列程序以书面形式向甲方索赔:ａ)索赔事件发生后28ｄ内,向工程师发生索赔意向通知;ｂ)发生索赔意向通知后28ｄ内,向工程师提出补偿经济损失和延长工期的索赔报告及有关资料;ｃ)工程师在收到乙方递交的索赔报告和有关资料后,于28ｄ内给予答复,或要求乙方进一步补充索赔理由和证据;ｄ)工程师在收到乙方递交的索赔报告和有关资料后28ｄ内未予答复或未对乙方作进一步要求,视为该项索赔已经认可;ｅ)当该索赔事件持续进行时,乙方应当阶段性向工程师发出索赔意向,在索赔事件终了后28ｄ内,向工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告。索赔答复程序同上ｃ)、ｄ)。乙方未能按合同约定履行自己的各项义务或发生错误给甲方造成损失,甲方也按以上各条款确定的时限向乙方提出索赔。在索赔事件发生后,按照上述程序,承包方必须分阶段的准备好如下索赔文件:ａ)索赔意向通知发现索赔或意识到存在的索赔机会后,承包商必须快速反应,要做的第一件事就是要将自己的索赔意向书面通知给工程师(或业主)。意向通知标志着一项索赔的开始,事先向工程师(或业主)通知索赔意向,这不仅是承包商要取得补偿的必须遵守的基本要求之一,也是承包商在整个合同实施期间保持良好的索赔意识的最好办法。递交索赔意向通知必须在规定的时限内,超过时限,工程师和业主有权拒绝承包商的索赔要求,即使是合理的索赔要求,也是无效的。

索赔意向通知,通常包括以下4个方面的内容:

1)事件发生的时间和情况的简单描述;

2)合同依据的条款和理由;

3)有关后续资料的提供,包括及时记录和提供事件发展的动态;

4) ａ)对工程成本和工期产生不利影响的严重程度,以期引起工程师(或业主)的注意。

ｂ)证据资料索赔的成功很大程度上取决于承包商对索赔作出的解释和具有强有力的证明材料。因此,承包商在正式提出索赔报告前的资料准备工作极为重要,这就要求承包商注重记录和积累保存各方面的资料(如前2所述)。这些证据资料必须真实、全面、及时、与干扰事件关联,并具有法律证明效力。ｃ)索赔报告索赔报告是承包商向工程师(或业主)提交的一份要求业主给予一定经济(费用)补偿和延长工期的正式报告,承包商应该在索赔事件对工程产生的影响结束后,在规定时限内向工程师(或业主)提交正式的索赔报告。

编写索赔报告应注意以下几个问题:

1)索赔报告的基本要求:首先,必须说明索赔的合同依据,即基于何种理由提出索赔要

求。一种是根据合同条款规定,承包商有资格因合同变更或追加额外工作而取得费用补偿和(或)延长工期;另一种是业主或其代理人任何违反合同规定给承包商造成损失,承包商有权索取补偿。第二,索赔报告中必须有详细准确的损失金额及时间的计算。第三,要证明客观事务与损失之间的因果关系,说明索赔前因后果的关联性,要以合同为依据,说明业主违约或合同变更与引起索赔的必然性联系。

2)索赔报告必须准确:其中包括责任分析应清楚、准确,索赔值的计算依据要正确,计算

结果要准确,措辞要婉转和恰当。

3)索赔报告的形式和内容:应简明扼要,条理清楚。便于对方由表及里、由浅入深地阅读

和了解,注意对索赔报告形式和内容的安排也是很有必要的。索赔报告编写完毕后,应及

时提交给工程师正式提索赔。索赔报告提交后,承包商不能被动等待,应隔一定的时间主动向对方了解索赔处理的情况,因业主(或工程师)通过对报告的仔细阅读审查,会对不合理的索赔进行反驳或提疑问,这时承包商应根据所提出问题进一步作资料方面的准备,或提供补充资料,尽量为工程师处理索赔提供帮助、支持和合作。

4工程索赔费用计算索赔事件发生后,如何正确计算索赔给承包商造成的损失,直接牵涉到承包商的利益。工程索赔费用包含了施工承包合同中规定的所有可索赔费,具体哪些费用可以得到补偿,必须通过具体分析来决定。对于不同原因引起的索赔,其费用的具体内容有所不同,有的可以列入索赔费用,有的则不能列入,这是专业从事造价与合同管理必须熟悉的工作范围,必须针对具体问题具体分析、灵活对待。