信息沟通与交流程序

编号：CX-07 第A版0次修改1 目的

规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。

2 适用范围

适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责

3.1 办公室为本程序的归口管理部门；

3.2 各部门及时传递并沟通各信息。

4 工作程序

4.1 工作流程图

4.2 信息的内容

4.2.1 外部信息

A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息；

B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息；

C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息；

D 相关方有关的信息：包括与顾客的沟通，顾客和相关方投诉及抱怨，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等；

E 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。

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4.2.2 内部信息

A 体系运行的信息：包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、内审和管理评审等信息；

B 技术开发信息：包括开发计划、设计方案、设计变更、检验报告、试用报告等；

C 重大环境因素、重大危险因素信息；

D 有关不符合的信息；包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息；

E 相关法律、法规及其他要求信息；

F 紧急信息：包括事件、事故等信息；

G 资源信息：包括人力资源、基础设施资源等信息；

H 合同信息：包括合同签订、合同条款等信息；

I 员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论；

J 检查、考核信息：包括公司考核、检查的结果等信息。

4.3 信息的传递与沟通

4.3.1 信息的传递方式

A 口头；

B 电话；

C 会议

D 书面形式：文件、报表、信息交流单；

E 板报；

F 网络等。

4.3.2 外部信息的传递与沟通

A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递，执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。

B 办公室负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息，并向公司领导和相关部门传递。

C 质管部负责外部体系认证审核，办公室负责有关环境保护和职业健康安全机构

编号：CX-07 第A版0次修改的外部检测或检查结果的接收与反馈，并传递到相关部门；

D 供销部负责与顾客的沟通及顾客满意度的测量。

4.3.3内部信息的传递与沟通

A 职能部门按《管理目标、指标和管理方案控制程序》要求向质管部传递管理目标完成情况的自检结果。

B 职能部门按《管理手册之数据分析要求》向质量管理部传递、沟通有关信息；

C 办公室按《管理手册之管理评审要求》向公司领导、相关部门传递沟通管理评审的有关信息；

D 质管部按《内部审核控制程序》向公司领导、相关部门传递沟通内审有关信息；

E 供销部按《与顾客有关过程控制程序》要求向公司领导、相关部门传递沟通合同签订信息及采购信息的有关信息；

F 技术开发部按《设计和开发控制程序》要求向公司领导、相关部门传递、沟通设计开发的有关信息；

G 生产部通过生产例会，及时掌握产品质量、工作环境、危险因素的变化，设施、设备的运行信息，及时向公司领导、相关部门传递沟通；紧急状态的沟通执行《应急准备和响应控制程序》。

H 办公室通过职代会、不定期的职工座谈会或其他形式组织职工参与职业健康安全方面的协商与交流，就作业环境、职工健康安全状况的改善、危险因素的控制进行协商和沟通，对提出来的意见进行登记，并责成有关部门处理；

I 办公室及时向总经理相关部门提供、传递人力资源状况和动态信息；

J 质管部及时提供产品质量合格率信息。

4.3.4 信息沟通的记录

——信息的沟通和反馈可采用《信息联络处理单》的形式；

5相关文件

1）管理手册

2）法律、法规与其他要求收集与评价控制程序

3）管理目标、指标和管理方案控制程序

编号：CX-07 第A版0次修改4）内部审核控制程序

5）与顾客有关过程控制程序

6）设计和开发控制程序

7）应急准备和响应控制程序

6 相关表格/记录

1）信息联络处理单

7 发文范围

总经理 管代 副总

总工

经营

副总

质管部办公室开发部生产部供销部 财务部

客户

服务部