企业信息化建设需求调研问题分类清单备课讲稿

需求调研问题提纲

行政人力资源部财务部后平台商务（采购）部

目录

第1章行政人力资源部 (2)

1.1. 部门组织结构 (2)

1.2. 业务示意图 (2)

第2章财务部 (3)

2.1. 总体调研内容 (3)

2.2. 实际业务核算 (3)

2.3. 应付款方面信息调研 (3)

2.4. 发票管理 (4)

2.5. 付款管理 (4)

2.6. 报表 (4)

2.7. 应收款管理 (4)

2.8. 供应商管理 (5)

2.9. 客户管理 (6)

2.10. 现金管理 (5)

2.11. 现金管理业务 (5)

2.12. 报表 (5)

第3章后平台管理部分 (5)

3.1. 销售管理（Order Management） (5)

3.2. 销售预测 (7)

3.3. 销售合同 (7)

3.4. 销售订单 (7)

3.5. 销售发货 (7)

3.6. 销售退货 (8)

第4章商务（采购）部 (8)

4.1. 总体调研内容 (8)

4.2. 供应商管理 (8)

4.3. 采购计划 (8)

4.4. 采购订单 (9)

4.5. 采购接收 (9)

第1章行政人力资源部

行政人力资源部针对系统集成部项目提供的相关资料：

1.1.部门组织结构

画出一个组织流程图，列出各主要部门的人员，职责及部门经理姓名

1.部门的职能（经营）范围？

2.部门的营运模式？

3.目前部门软、硬件基本情况（基本人员情况介绍）

1.2.业务示意图

画出一张业务示意图，标明市场、销售、采购、质量、财务等关键部门的位置。1.关键的业务现状？

系统集成、网络安全集成、信息系统集成、网络设备的集成

2.基本需求及期望目标？

3.部门经营战略与管理制度文件？

4.主要想解决哪些问题？

解决人力资源匮乏的问题、人员素质（部分人员获得国家认证，整体素质不高）造成项目拖延、针对我们执行项目的流程及项目经理的，执行不到位，监督不到位，日志等过程文档过少。

5.现有的系统存在哪些不足？

分析完问题以后回答

6.部门各业务具体流程《业务流程图》

系统集成事业部业务流程图

进销存的业务流程、审批权限、流转、关键点的控制

7.所有单据、凭证及报表《业务表单》

施工过程中的文档，项目管理部提供相关资料（工作文档）

8.现有MIS系统相关文档

进销存

9.现有网络拓朴图及网络、硬件、软件配置情况

第2章财务部

财务部针对系统集成相关问题，没有专门针对部门的人员

综合财务部、全新疆区，直属（集团财务总监）设置一名财务经理、一个出纳、4个会计。

往来（整体核算）

预算：3.31，3月中旬以前，总结、年计划、指标、财务预算。指标下达，各个部门的第二年的财务指标、合同额、收入，计划人数，部门发展规模，拓展，整体业务目标。

部门主管：费用考核表（与人力资源配合）。年薪考核方式。业绩考核、考核基准。

徐总提供：第一：针对绩效考核，事业部经理（按季度）

第二：项目经理，针对项目考核（工作、进度、费用、质量）

2.1.总体调研内容

1.财务部门的组织架构及部门职责？人员分配情况？

2.部门有几套财务帐？之间关系如何？有无内部往来业务？

3.现用财务管理系统？您认为需要改进的地方？

4.相关财务制度？您认为需要改进的地方？

2.2.实际业务核算

1.目前所使用的会计科目结构？

2.凭证审批流程

3.有哪些外币业务?

4.会计年度及结帐流程？

2.3.应付款方面

1.相关应付款管理制度和流程手册？

账目、内部合同采购、订货，商务总监、销售人员，采购谈判。签订合同、付款

2.有无专门的应付管理系统？如何和财务系统衔接？

2.4.发票管理

1.有没有发票处理的政策与流程手册？

2.每月的发票大致数量？

3.有无对发票进行详细管理？

4.发票是否需要和采购单/收货单匹配。目前是如何处理的？

5.运费，杂项费用如何处理？

6.发票的审批与入帐流程如何？

7.月末货物已到而发票未到如何处理？采用何种价格暂估？

2.5.付款管理

1.付款处理的政策与流程手册？

2.有无商业惯例中的付款条款对付款进行计划与折扣获取？

3.使用哪些支付方式，流程如何？

4.对应付余额是否进行帐龄分析？帐龄如何分时段？

2.6.报表

有那些主要应付报表？周期如何？

2.7.应收款管理

1.相关应收帐管理制度和流程手册？

商务专员：商务总监、集成类项目，审批，提交财务

付款时间、财务和商务，必须在周四12点以前提交（内部流程5天时间）

效率底，可能会影响项目进度，很多供应商在新疆本地很少，下年度注重某一类的产品，减少谈判周期。（内部流程，及供应商管理）

财务牵头，每月月末，应收款问题。由销售、业务执行部门、销售和甲方的沟通，每周例会，跟后平台业务关系不大

2.有无专门的销售管理系统？如何和财务系统衔接？

总体调研内容

1.相关资金管理制度及流程

2.有无专门的资金管理系统？如何和财务系统衔接？

2.9.现金管理业务

1.如何进行银行对帐？

2.如何编制现金流量表？

3.是否做现金预测方面的工作，如何做？

4.如何制定部门付款计划？

2.10.报表

资金管理方面的主要报表？

第3章后平台管理部分

3.1.供应商管理

1.供应商的管理详细程度、手段如何？

2.供应商有无分类？分类依据？.

根据业务

3.供应商管理系统提供的信息？

提供查询

4.有无对供应商进行询价、报价管理？

严格按照商务处理

5.有无对供应商进行考核？指标有那些？

没有，到西安进行讨论

6.如何查询供应商的业务记录并与供应商进行对帐？

到

1.客户的大约数量？

几百个客户

2.客户的管理详细程度及手段如何？

CRM（交流应用工具）

3.客户的信用检查与控制制度如何？

主要是合同检查和约束（80-90%都是政府客户）

4.客户的对帐、催款管理如何？

客户的应收款，参考财务部分

5.客户的价格及折扣管理如何？

根据具体的项目

6.有没有长期大宗协议客户

10多年的长期行业客户（特殊合同），先进入实施阶段，进入绿色通道

3.3.销售管理（Order Management）

1．销售组织结构如何？

每年销售计划

徐总：一级级下分，分解指标，销售绩效考核，7个级别，毛利（工资、奖金、提成），有一套完整的制度

2．如何评估销售人员的业绩？怎样核算佣金？

3．部门的销售管理制度。

公司统一的

4．有无完整的客户信息管理？

CRM

5．现有客户信息的具体内容？如：名称、地址等。

报表：

6．客户所在国家或地区分布情况？主要客户地区分布情况，是否将按地区分类？7．是否对客户按照某种规则分类，如按行业分类？

有

8．有无集团客户情况，即同一客户是否有不同的发运地址和发票寄送地址？

有

3.4.销售预测

1.销售预测的依据？

发改委、重点行业、部委行业，前一年度的报表

2.销售预测的方法？

凭经验

3.5.销售合同

1.销售合同是如何形成的？目前有哪些种类？

销售类、软件开发类、集成类的

2.销售合同是如何管理的？

合同的评审表单、销售谈判、内部流程、财务、销售主管、商务、项目管理

平台、律师

3.6.销售订单

1.销售人员是如何接收订单的？

主要根据市场机会及报表

2.如何进行订单的批准、调整和取消？

销售报表、依据流程、申请单、市场报表（商务总监确认是否投入资源）

3.出口订单与国内订单有何联系和不同？

没有

3.7.销售发货

1．销售网络情况？

2．销售开销货单时，具体登录哪些信息？

大库→厂商→项目经理→传真或者OA反馈到项目上

3．发货计划如何制定？

领料单

4．是否对要发货的订单作发货启运计划？计划内容是否包括：车辆、运费方法、车辆

的体积、重量等？

5．如何进行发货确认？

3.8.销售退货

1.有无退货？退货流程如何？审批权限如何控制？

2.如何处理未收到客户款的销售退回业务？

3.如何处理收到客户款的销售退回业务？

第4章商务（采购）部

4.1.总体调研内容

1.部门目前对原料的采购行为是否直接受生产部门物料需求的影响？

2.部门目前对原料的采购采取何种方式？

A. 按批量采购

B. 按单一订单需求采购

C. 按最低库存量采购

3.采购组织结构

A. 采购人员构成

B. 采购岗位职责

C. 采购流转单据

4.2.供应商管理

1．对于采购，供应商的确认原则是什么？

2．现行的供应商认证与管理工作是怎样运作的？采购部负责哪些工作？

3．是否进行供应商评估？若有，评估标准如何？如：价格、质量和服务等。

4．有无完善的供应商信息管理？

5．现有供应商信息的内容？如名称、地址等。

4.3.采购计划

1.生产的计划内需求和计划外需求分别是如何生成请购计划的？请购计划的审批流程和权限是怎样的？

2.对于请购计划，是否建立了合理采购批次或采购量的管理方法？采购库存的控制由谁负责？

3.请购计划是否存在调整的情况？它们的审批程序是怎样的？

采购申请

1.采购申请的提交、变更和批准怎样处理？

2.是否所有采购都需首先提交采购申请？

4.4.采购订单

1.采购业务是否全部通过标准订单的形式执行？对固定（稳定）供应商，是否存在一揽子协议或框架性协议的方式？

2.除了标准采购订单，还有几种采购定单？如合同、协议等。

3.采购订单的审批流程是怎样的？审批流程中各审批人的权限如何？

●金额限制

●帐户限制

4.采购订单生成后，是否存在调整的情况？如果存在，会有哪些情况？它们的处理、审批程序是怎样的？

5.有无对采购合同执行率的考核制度？

4.5.采购接收

1．货物运抵仓库后，多久可以入库？

2．是否与采购订单核对？有谁负责？是否知道仓库接收的这批货物对应哪一个采购订单、哪一个发货通知？如何得知？

3．是否进行数量与质量的验收？由谁负责？质检入库流程是怎样的？不合格物料如何处理？

4．如果运抵的货物多于订购数量的情况？是否仍旧入库？处理流程是怎样的？

5．如果运抵的货物数量少于或质量低于订购要求，处理流程是怎样的？

6．如果采购物料运抵时间提前或延迟于采购定单的到货时间，处理流程是怎样的？7．如果接收的物料虽不是订购物料，但接收物料可替代采购物料使用的情况，处理流程是怎样的？

8．到什么时间，才可以认为一个采购订单已经完成（示例：多批货物均已到达海关/

运抵仓库/通过验收/入库之后）？