文书工作及档案管理实训报告

目录

一、实训指导

1.实训名称

2.实训日期

3.指导老师

4.同组人

5.实训目的

6.实训容

7.实训准备

二、训练一：行政公文技能训练

1．实训安排

2．操作规

3．场景演练

三、训练二：商务文书技能训练

1.实训安排

2.操作规

3.场景演练

四、训练三：文书处理技能训练

1.实训安排

2.操作规

3.场景演练

五、五、个人实训体会

一、实训指导

1.实训名称：文书工作和档案管理实训

2.实训时间：

3.实训老师：

4.同组人：

5.实训目的：

通过本次实训，在企业文书处理过程中，让学生按照实训题目进行现场的文书处理的操作演示、情景模拟、案例讨论，目的是使学生亲身实践并掌握整个文书处理的工作程序，旨在培养学生的动手能力和实际应用理论知识的能力，使他们能很快熟悉并掌握公司的文书工作。

6.实训容：

通过给出一些企业工作中的片段，让学生根据工作的需要，写出相应的文书，并对这些不同行文关系和行文式的文书进行处理，以提高学生处理公文的能力。

7.实训准备

（1）场地：

实训室：场地布置成秘书办公室、领导办公室和会议室等；

（2）物品：

a.秘书室：、本子、笔、文件、电脑、文件夹等；

b.领导室：、文具、电脑、文件等；

c.会议室：桌、椅、投影仪、问价等。

二、行政公文技能训练

3.场景演练

题目：最近某广告公司业务扩展很顺利，总经理在会议上着重提出几个部门业务员在这次业务扩展中祈祷不可忽视的作用。总经理希望全公司的员工都要向这几位学习，并号召组织这几个人作业务经验谈的报告会。现在，经理给秘书一个任务：明天上班时贴出一份关于对这几个人的事迹做表扬通报，同时再贴出通知在本五下午2点在报告厅由几位业务员作业务经验报告，要求权公司的业务员及经理级别以上的人去听。如果你是秘书，请你按此情景完成任务，并起草这两份文书。请以小组为单位，分角色，将整个公文处理的过程演练出来。

（1）剧本

a.总经理在会议室给业务员开会，并给秘书布置了任务。

b.秘书在秘书办公室草拟了通报和通知。

c.秘书找到办公室主任进行了审核无误后交给领导签发并让领导签了“用印申请

单”。

d.秘书找到了办公室主任进行复核后来到了缮印部门进行缮印，缮印完成后来到办

公室主任处进行用印。

e.秘书将通报和通知贴到了公司公告栏并邀请优秀业务员进行报告。

f.报告会开始了，秘书主持了报告会。先由总经理进行致辞，后有公司三位优秀员

工进行演讲，发表心得后报告会圆满落幕。

g.秘书整理完材料后，向总经理进行了汇报，总经理表示非常的满意。最后乔秘书

将所有文书材料进行了归档。

（3）文书种类

a.通用文书

目前我国通用的行政机关公文共有13种：

命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；

会议纪要。

另外还有其他通用文书类型：

计划；总结；简报；讲话稿。

b.商务文书

商务文书的类型风味很多种，其中有：

综合报告文书，专项报告文书，商务协约稳住，商务告启类文书涉外类商务文书及经济诉讼文书等。

常见的商务文书有：

协议书；招标书；投标书；可行性研究报告；企业简介等。

三、

商务文书技能训练

3.场景演练

题目：你所在的新创广告，近期要给员工提供一次别开生面的业务培训，经理让你草拟此次业务培训计划，经理只是提供给你一个要求，就是计划书里面要邀请公司部骨干做报告，其余的有你设想，但一定要突出新颖别致而且能让员工真正学到东西。请以小组为单位，分角色，将整个公文处理的过程演示出来。

（1）剧本

a.总经理将秘书叫到了办公室布置了任务。

b.秘书写了业务培训计划后交给了总经理过目无误后批准了秘书去开展培训。

c.秘书首先邀请了公司骨干，再邀请了人力资源部部长为员工进行培训

d.秘书在培训会当天，首先布置了会场，然后主持培训会，由部长进行了主要培训，

开展了“角色互换”的趣味游戏，让各位业务员充分理解顾客的心理与需求。并了

解了各位员工的培训感想，员工们表示这次培训十分有意义，学到很多。

e.秘书向总经理报告了本次培训会的情况，总经理表示十分满意。

f.秘书对所有文件进行了归档。

（2）商务文书写作要素

a.主旨

所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的

写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

在主旨面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。

b.材料

好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。

在材料面，应该遵循“收集要多，选择要，使用要巧”的原则。

c.结构

另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地花费很多不必要的时间，而需要去强调的容则被相应的弱化。

在结构面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等式。

d.语言

如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

（3）商务文书写作的作用

商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

从另一个角度来看，商务文书写作与其它任文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。

因此，在商务文书写作面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

四、文书处理技能训练

2.操作规

3.场景演练

题目一：上海宏大有限公司在自身发展历程中，始终坚持管理创新和技术进步的发展策略，注重学习、借鉴国外同行经验，积极引进国外先进技术和管理人才，先后与国外多家知

名同行业公司建立了友好合作关系。为适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司国际竞争力，繁荣和发展民族保险事业，公司近几年还聘请国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一流综合金融服务集团的发展目标。展望新的世纪，公司勇于开拓、锐于创新，强化各项经营管理，提升核心竞争力，力争在两年业务进入世界500强，业务品质进入全球400优。为响应总公司号召，早日实现进入“规模500强，品质400优” 的目标，上海总公司决定从2007年6月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进公司产业持续快速发展”活动，主要容是头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构须在2007年7月30日前上报活动开展情况。按照活动案要求：演讲会每月设一个主题，全体员工必须积极参与；合理化建议征文活动全体员工必须参与，每月评选出5篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。总经理要求秘书拟写一份文件将此容发给各分公司。请根据以上容，从草拟开始，演示发文程序的整个过程。

题目二：上海宏大有限公司（）分公司收到了总公司的发文，分公司的经理看后给出批办意见，要求秘书召集分公司中层以上的领导在本五下午2点钟在公司会议室开会，并将此活动交给公关部负责。请根据演示收文的整个过程。

（1）剧本

a.总经理将秘书叫到办公室，进行了任务的布置。

b.秘书写好了策划案后给总经理过目，总经理对其进行了修改后，让她去开展活动。

c.秘书先拟写了通知，交由办公室主任审核无误后交由经理签发并在“用印申请表”

上签名。

d.办公室主任复核了通知后秘书来到缮印部门进行了缮印，秘书将缮印好的文书交

由办公室主任进行用印。

e.秘书联系了分公司的秘书，将文件通过传真的式分发给他们并进行了登记。分公

司的秘书接受了文件并进行了登记和签收并回复总公司已收到文件。

（2）收文与发文过程中的主要事项

在收文的过程中需要注意：

a.签收：需前台秘书登记信件登记簿

b.登记：需经理秘书登记收文登记簿

c.审核分送：需办公室主任填写文件阅办单

d.拟办：需办公室主任填写意见

e.批办：需经理签字

f.催办：需经理秘书填写文件注办单

在发文的过程中需要注意：

a.草拟：需由秘书完成

b.审核：需秘书将草拟的文件交由办公室主任审核

c.签发：需秘书将办公室主任审核的文件交由经理签发

d.复核：需秘书将修改好的文件交由文件复核

e.缮印：需由秘书将复核好的文件打印、复印

f.用印：需经理签制用印申请单，再由秘书将文件交至办公室主任盖章

g.登记：需秘书将对外发送的文件登记到发文登记簿