秘书接待工作模拟实训方案
客人为A,秘书为B
情景一
有一个外地公司的客户,慕名来到滨江公司,但因为事先无约,显得有些不好意思,请演示秘书接待的情景。
A到达秘书办公室敲门,B起身,A走向前
B:您好,我就是总经理秘书,我叫XX
A:您好,我就是XX省XX公司的员工(经理),我叫XX
B:请这边坐
B倒茶
B:请用茶
A:谢谢,突然来到贵公司,没有事先预约,真就是不好意思
B:不碍事的,您远道而来就是为了。。。。。。。?
A:哦,就是这样的,我们公司欲与贵公司合作,我就是想跟贵公司的经理洽谈合作事项的。B:哦,就是这样啊,可惜经理现在在处理一些事,可能抽不出时间来
A:那怎么办啊,我过两天就要回去了
B:这样吧,我帮您先预约,您先留个电话给我,等经理处理玩这些事后,我安排一个时间让您跟经理见面,到时我打电话通知您,这段时间,您可以在我市游览,瞧瞧我市的风景,您瞧这样的安排可不可以?
A:嗯。。。。。。也行,不过您要尽快安排啊。
B:好的
A:嗯,这就是我的名片
A双手递过来,B双手接,B也拿出自己的名片
B:这就是我的名片
A:嗯,好,那我先走了,不好意思,打扰了
B:不碍事的,欢迎下次再来
A:再见
B:您慢走,再见
B送A到门口
情景二
吴总经理与洪达公司王经理就是大学的同窗好友,有着十几年的友情,关系非常亲密,经常在一起打球,在生意上也有合作的时候。王经理经常到滨江公司来找吴经理聊天,吴经理也经常到洪达公司瞧望王经理。今天,王经理又来找吴经理,正好吴经理不在公司,她陪同台商汪先生打保龄球去了,这时秘书应如何接待,请演示。
A敲门,B引导A来到会议室。
A:小X,您的头儿呢?
B起身:哦,就是王经理啊,快请进,请坐,请稍等,我给您倒杯茶。
B倒茶:王经理,请用茶
A:好好好,小X,您的头儿呢?
B:王经理,吴经理现在在外面处理事务,您有急事找吴经理不?
A:急事就是没有的,我就是来找您们的头儿聊聊天来着的,她什么时候回来啊?
B:王经理,真就是不好意思,今天吴经理要处理的事比较多,可能一时还不能回来。
A:哦,这样啊,如果您头儿回来,您能不能叫她回个电话给我?
B:王经理请放心,我会转告给吴经理的。
A:那我先走了,您继续工作吧。
B:王经理不多坐一会不?
A:不用了,我还就是回去了,还有一些小事要处理,那我走了,再见
B送A到门口:王经理慢走,再见。
情景三
一位与公司有多年交情的王经理,约好了今天十点钟来公司,现在她提前十分钟来到了公司,秘书却告知她,要推迟约见,请演示秘书接待的情景。
A敲门,B起身
B:您好,王经理,快请进,请用茶。
A:我约了今天十点来贵公司,与您们经理商谈。
B:王经理,不好意思,您的预约可能要推迟。
A:什么?推迟?我明明约好这个时间的,我怕迟到,还早到了十分钟,您竟然说要推迟。B;不好意思,真的不好意思,王经理,就是我没有通知到位,就是我工作失误,请原谅。
A:您知不知道我的时间很宝贵的啊,公司还有很多事等着我去处理。
B:王经理,不好意思,真的不好意思,您别生气,这事就是我处理不当,这样好不好,我马上安排您的预约,把您的预约放在最前,等经理一处理完事,我马上打电话给您,并且安排时间让您跟经理见面,您瞧这样好不好?
A:算了,这次就这样安排好了,下次不准这样。
B:谢谢王经理的体谅,下次一定不会这样了。
A:那我回去了。
B送A到门口:王经理慢走,再见。
情景四
一位记者来访,要见公司的吴总经理,说就是要采访有关公司未来发展方向的问题,而吴总正好出去办事,请演示秘书此时接待的情景。
B:您好,我就是经理秘书XX。
A:您好,我就是XX电视台的记者,我叫XX。
B:请进,请坐,请用茶。
A:我就是来见贵公司吴总经理的,我想采访有关公司未来发展方向的问题的。
B:真就是不好意思,吴总经理正好出去办事了,不在公司。
A:这样啊,那我能采访您,您就是秘书,可以代替经理接受采访。
B:不好意思,我们不能代替经理接受采访的。这样吧,您把电话留给我,如果经理有时间,我再打电话给您,安排时间接受您们的采访。
A:这样啊,嗯,好吧,我把号码留给您。
A写,递,B接
A:那我先走了。
B送A到门口:好的,您慢走,再见。
情景五
有一位推销员,事先没有约定,一来就声称就是经理的朋友,坚持要见经理,秘书请教她的大名,却又不愿通报姓名,不愿说出求见理由,到现在还赖着不肯离去。演示秘书应对的情景。
B:您好,我就是经理秘书,我叫XX。
A:您好,我就是经理的朋友,我想见您们经理
B:请问您贵姓,您找我们经理有什么事?
A:哎呀,我真的就是您们经理的朋友,我找您们经理有事,您让我见经理就就是了。
B:不好意思,这就是程序上的要求,需要登记来客名字。
A:您让我见您们经理就就是了。
B:不好意思,我们经理现在不在公司,她出差了。
A:出差了?
B:就是的,先生,刚没说明,不好意思。
A:您就是骗我的吧。我就在这等着。
B:先生,经理出差了,还要等几天才回来,您还要在这等好几天不?
A:这。。。。。。那我先走好了,过几天再来。
B:先生,那您先留个电话,姓名。
A:不用了,我再来。再见
B:那您慢走。再见。
情景六
一天早晨,两位预约的客人刚到,另一位客人却由于急事来到公司,要求马上见到吴总。演示秘书接待的情景。
B:您好,我就是总经理秘书XX。
A:您好,我就是XXX,我找您们吴总。
B:不好意思,吴总现在有事在处理。
A:我知道很唐突,可就是我真的有急事找您们吴总,很急,让我见吴总吧。
B:嗯。。。。。。您稍等,我瞧下吴总就是否有时间。
B打电话给吴总:吴总,这有位客人,说有急事找您,就是否先将两位客人的预约延迟,您先见这位客人?
C:这个,那让她先吧,您去跟两位客人说,让她们稍等,您要处理好啊。
B:吴总,我明白。
B:两位客人,不好意思,打扰了,刚有位客人说有很紧急的事找吴总,我想把两位的预约时间稍稍延后,让那位客人先见吴总,不知可以否?
D:这样啊,很急的事不?那让她先吧,我们不急。
B:谢谢两位,那请您们先在会议室坐一下,谢谢。
B:您可以见吴总了,这边请。
A:谢谢。
情景七
一天,公司正在召开一个重要的会议,但公司的一个重要合作伙伴突然从外地来公司要求见总经理。演示秘书接待处理的情景。
B:就是XXX经理,您好。
A:您好,我想见您们经理。
B:不好意思,经理正在开会,您能等一下不?
A:啊,在开会,可就是我有很紧急的事见您们总经理啊。
B:可就是会议已经开始了,这样吧,您先等一下。
B写了一张小纸条,请会议室的工作人员传给总经理。
不久,收到总经理回复,写着请稍等,会议等下就结束。
B:不好意思,您可能要等一下,会议快结束了。
A:嗯,不能马上见到经理不?
B:不好意思,这个会议比较重要。
A:这样啊,那好吧,我等一下吧。
情景八
今天有4位重要客人来访。秘书要在办公室外迎接客人并进行自我介绍,然后引导她们
上楼,进入经理办公室。演示整个过程。
B:您好,我就是经理的秘书,我叫XX。
A:您好。
B:欢迎来到本公司,您们一路上辛苦了。
A:不会不会。
B:经理现在在楼上处理一些急事,不能亲自下来迎接,所以派我下来迎接,她为不能亲自迎接您感到万分抱歉。
A:不碍事的,有急事当然就是要先处理急事的。
B:X总,谢谢您的体谅,那请您这边请。
A:好的。