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集团采购部岗位说明书及工作流程

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集团采购部岗位说明书及工作流程

一、岗位说明书

1、采购部经理岗位职责

（1）主持采购部各项工作，确保公司各项采购任务完成。

（2）协助集团财务部调查研究公司各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况。指导并监督采购员开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。

（3）审核各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。

（4）熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负全面责任。

（5）监督参与大批量商品订货的业务洽谈，制定采购合同，检查合同的执行和落实情况。

（6）按计划完成公司各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。

（7）认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。

（8）在公司例会上，定期汇报采购实施情况。

（9）完成上级交办的其他任务。

2、采购员岗位职责

（1）认真贯彻执行公司采购管理规定和实施细则，努力提高自身采购业务水平。

（2）按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货（价）比三家，选择物美价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。

（3）严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书或当场检验。协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。

（4）向上级提交采购分析和总结报告。

（5）做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵守国家法律，不构成经济犯罪。

（6）完成上级交办的其它任务。

二、工作流程

（一）餐饮、员工食堂原材料采购工作流程

1、原材料分类

（1）原材料主要包括鲜活类、粮油类、调料类、面点小吃类、烟酒类、茶类、吧

台特调果汁类、奶制品类、水果类。

（2）鲜活类主要指蔬菜、鲜肉、海鲜等；粮油类指大米、油、糖、面粉等；调料

类指厨房的各种调料；面点小吃类指各类包装半成品（如绿茶佛饼等）；烟酒类指烟、酒及饮料；茶类指各种茶叶原料；吧台特调果汁类指吧台特调品原料；奶制品

类指鲜奶、牛奶等。

2、申购及申购计划

（1）鲜活类、水果类每天 18 点之前由餐厅行政总厨、吧台领班依据经营情况，员工食堂厨师依据员工用餐情况直接下第二天申购计划给采购部。

（2）面点小吃类、奶制品类储存期限较短的，由行政总厨、吧台领班依据经营情

况每星期一做周计划申购表。

（3）粮油类、调料类、烟酒类、茶类、吧台特调果汁类由行政总厨、吧台领班依

据经营情况每月底做月计划申购表。

（4）周计划申购表、月计划申购表经部门负责人审核，送财务经理审核、分管副

总审批、集团董事长审批后交采购部进行采购。

（5）所有常用原材料由采购部、财务部、使用部门寻找至少三家供应商比较价格

品质，共同进行市场调查后选定供应商报审批后由指定供应商专送。

（二）其他物资采购工作流程

1、仓存物资，由仓库管理员根据库存物资之每月最高储备量和最低储备量及营运

实际情形，及时填写“采购申请单”，注明仓库现存数量，经财务部经理审核、报

仓库分管副总审批，交采购部办理。

流程图：

仓存物资申购流程图

仓管员填写采购申请单

财务部经理审核

仓库分管副总审批

采购部安排采购

验收入库

2、紧急物资申购：

（1）定义：未能预知的突发事件引起的相关物资申购。

（2）申购前须查询仓库库存，若存货足够，则终止申购；若无库存或库存不足，

则申请采购。

（3）金额≤50 元的物资，使用部门填写“采购申请单”，并注明“加急”，由部

门经理审批后，直接交采购部安排采购。若因特殊原因，部门经理无法及时签批时，

由部门经理电话告知采购部负责人，并以短信形式将需采购物品内容发送给采购部

负责人，由采购部负责人安排采购。

（4）50 元＜金额≤ 200 元的物资，使用部门填写“采购申请单”，并注明“加急” ，由部门经理审核，报分管领导批准后，交采购部安排采购。若因特殊原因，部门分

管领导无法及时签批时，由部门经理电话请示分管领导，经批准后告知采购部负责

人，并以短信形式将需采购物品内容发送给采购部负责人，由采购部负责人安排采

购。

（5）200 元＜金额≤ 500 元的物资，使用部门填写“采购申请单”，并注明“加急” ，由部门经理审核，报集团总裁办公室负责人批准后，交采购部安排采购。若因特殊

原因，集团总裁办公室负责人无法及时签批时，由部门经理电话请示集团总裁办公

室负责人，经批准后告知采购部负责人，并以短信形式将需采购物品内容发送给采

购部负责人，由采购部负责人安排采购。

（6）金额＞ 500 元的物资，使用部门填写“采购申请单”，并注明“加急”，由

部门经理审核，报集团董事长批准后，交采购部安排采购。若因特殊原因，集团董

事长无法及时签批时，由部门经理电话请示集团董事长，经批准后告知采购部负责人，并以短信形式将需采购物品内容发送给采购部负责人，由采购部负责人安排采购。

（7）临时紧急物资申购需后续补采购申请单的，申购部门须及时补单。

流程图：

临时紧急物资申购流程图

使用部门填写采购申请

单，并注明“加急”

部门经理审核

200 元＜金额≤ 500金额≤50 元50 元＜金额≤ 200 元

集

部金额＞ 500

团

门

总

分

集

裁

管

团

办

领

董

公

导

室

事

负长

责批

采购部安排采购

3、使用部门申购物资，须预先查询仓库库存，若存货足够，则终止申购；若无库存或库存不足，则申请采购。

流程图：

使用部门申购物资流程图

申购部门填写采购申

部门经理审核

仓库管理员签字证

采购部询价

（寻找至少三家供应商比较价格

财务经理审核

申购部门分管领导审批

采购部安排采购

4、电脑、打印机、传真机、复印机等技术设备申购时，须报集团信息产业部审批。

5、消防设备申购时，须经消防中心负责人审批。

6、印刷品之申购须由部门出具样本。

7、大宗采购（单位价值5,000 元以上或批量价值20,000 元以上的物品采购），使用部门以报告形式报集团董事长审批后交采购部，采购部寻找至少三家供应商比较

价格品质，与供应商共同草拟合同或采购协议，合同拟定后报相关部门会签。

流程图：

大宗采购流程图

使用部门提交采购申请

部门经理签字

部门分管领导审核

集团总裁办公室审

董事长审批

采购询价

（寻找至少三家供应商比较价格品

制定采购合同

合同会签

董事长批准

采购部安排采购

8、机器设备维修外包：

流程图：

机器设备维修外包

工程部鉴定需外包维

工程部拟定外包维修

申请报告

工程部经理签字

工程部分管副总审批

采购部寻找维修点，确定

外包维修费用

财务总监审核

集团董事长审批

外包维修

9、机器设备外请维修：

流程图：

机器设备外请维修

工程部鉴定需外送或外请维

工程部填写工程维修

工程部经理签字

采购部寻找维修点，确定维修

维修费用≤ 1000维修费用＞

工程部分管副集团董事长

维修维修

（三）采购工作流程中须规范事项

1、所有物资之采购皆由采购部负责，其他任何部门不得自行采购。

2、采购员必须依照“采购申请单”批准的数量、质量、规格、品种进行采购，仓

库管理员根据采购申请单的数量、规格、品种、质量进行验收；财务部在采购部报

账时也要审核实际采购数量是否符合批准的采购数量。

3、直拨食品类物资，实行每月一定价方式，财务部与采购部每月月底进行市场调

查，于次月 1 日至 5 日内与供应商确定当月食品价格，当市场价格波动剧烈，且远

低于原定价之情形，则与供应商进行协商调整价格。

4、采购员通知供应商送货须根据有效之申购单或合约。

5、采购部、财务部、使用部门每月至少组织两次市场调查，以及时掌控市场信息，

挖掘物美价廉之新品提供给使用部门。

6、采购部每月 1 日至 5 日对各部门、各子公司上月物资申购情况进行汇总（附件1——汇总表），并将汇总结果报集团董事长审批后通过OA 公布。

7、采购部接单时间为：每周五、周一（加急物品采购除外）。

8、关于国家节假日所需物品的申购，各部门应提前五个工作日提出物品申购并积

极协助采购员完成采购工作。

9、当需要申购部门协助采购时，申购部门须积极配合。

10、填写“采购申请单”必须详细清楚，填写货品的名称、规格、单位，数量上现

有存量及月消耗量必须填写，请购数量必须大写，非日常经营常用物资须另注明用

途。采购部有权拒收未规范填写的“采购申请单”。

11、当采购订单发出后，采购部和使用部门需要跟催整个过程直至收货入库。

12、使用部门申购物资时，申请人必须在采购申请单上注明联系电话，采购回来的

物品须由仓库管理员与申请人（或委托本部门人员）同时验收。物品采购回来后仓管

员须第一时间通知申请人前去验收，以确保采购回来的物品符合要求，不符合要

求的物品可以及时退货。申请人在接到验收通知后，须亲自或委托本部门人员及时前往验收。

13、采购部收到采购申请单后，须对相关人员签字等信息进行认真复核。

14、临时紧急物资申购，需后续补采购申请单的，申购部门应及时补单，否则，采购部有权拒绝该部门下一次未交采购申请单先采购临时紧急物资的申请。

15、采购员接到经审批的采购申请单时，须填写接单时间，并将采购申请单绿联退还申购部门，将黄联交给仓管员。

附件 1

集团各部门、各子公司月份物资申购情况汇总表

申购正常紧急物

序

部门 / 子公司总次申购资申购紧急物资申购原因

号

数次数次数

集团总裁办公

1

室

2集团人事部

3集团财务部

4集团采购部

5集团营销中心

6集团物业公司

7集团项目部

集团信息产业

8

部

集团预算成本

9

部

1

集团招商部

申购正常紧急物

序

部门 / 子公司总次申购资申购紧急物资申购原因号

数次数次数

1

集团审计部

1

1

宝发科技公司

2

1

客房部

3

宝

1

工程部

4发

1

幸保洁部

5

1福

西餐厅

6

酒

1

质检部

7

店

1

前厅部

8

1

宝发幸福酒楼9