信息化解决方案_0

信息化解决方案

1.项目背景：

作为宝钢集团的全资子公司，宝矿是“外贸进口——资源中转——多元营销”三位一体的跨国贸易公司，主要经营铁矿石等原材料及关联钢铁产品进出口贸易的贸易公司，客户、供应商遍及世界各地。

在供应链中，宝矿处在贸易中转站的位置，上游的采购商总是比较强势，按行业惯例，其订单需求，总是要求在一天内给予准确回应。客户不仅仅需要宝矿的肯定回答，而且还需要看到值得信赖的依据，比如可行的采购渠道或库存基础等。面对客户的交付期确认，宝矿的市场和计划人员需要计算现在的材料储备情况，采购渠道，以及供应商实力等，在博科MyERP 宝矿信息化系统上线之前对交付期的确认基本上是靠经验，无法进行科学地可承诺量分析，客户常常置疑那种由手工计算出的表单计划。

宝矿的矿石供应有国外、国内两种采购途径，其长期供应商至少有50家以上，而且遍布世界各地，这些供应商还有自己的上游，任何一个采购细节出现问题都会直接影响宝矿的采购。如果不能有效掌控对供应商的采购计划，将直接影响宝矿实际业务计划的实现。

宝矿副总这样描述信息化以前的状况：以往宝矿一直缺乏告诉客户准确交货时间的实力。因为不知道哪个环节会突然出现问题，比如说某个原材料可能存在供应链上缺货的情况，或者是海关那边进不来。哪种材料缺货对应到哪个订单，哪个客户会受到影响，这些都无法准确预估。

因此，宝矿希望通过MyERP系统强化供应链管理、供应商管理，提高客户订单反应速度，对铁矿石的采购、销售、入出库、运输、往来结算业务进行严格的控制，实现对异地物流和资金流的实时监控。

2.MyERP 宝矿信息化平台

博科资讯结合自身在物流行业的项目经验以销售与库存综合控制管理为核心，在MyERP平台基础上，根据宝矿公司的业务特点通过采购管理、销售管理、库存管理、运输管理、往来管理、成本评估、品质管理、合同管理、质量管理等整合宝矿的贸易业务，强化宝矿供应链管理，提高运营效率。在MyERP信息化系统下，宝矿疏通了公司运营的每个环节，面对问题时，能够及时锁定出现问题的原因节点予以解决，而不再像以往，总是抱怨却无从下手解决。对供应商的评估也实现了数字化，能够量化供应商质量。利用自主平台MyERP，宝矿将自己打造成为供应链上采购、物流、销售快速反应的强者。

3.系统要点：

3.1.1 采购管理：

MyERP采购管理子系统帮助宝矿采购人员控制并完成从询价单、采购计划、采购申请、外贸合同到货接收、商检入库、应付/费用处理的全部过程。可有效地监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，从而帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率地执行。采购系统连接库存管理和应付系统，为库存系统和应付系统提供共享数据源，产生的核心单据自动生成财务凭证，直接传递到财务系统中，并可以在财务系统中进行即时统计，从而实现物流采购系统、财务应付系统、财务总账系统一体化。比如：

供应商供货信息管理以购货价格为中心，对供应商供货业务资料的记录和控制信息进行了比较完善的管理，包括对不同供应商、不同物料、不同数量段、不同币别的价格和折扣信息进行了详细记录、业务传递、自动更新、数据分析，同时进行采购最高限价的控制和预警管理。订单管理对订单的情况进行记录、跟踪和控制，包括针对采购合同的执行；控制购货价格、折扣、数量；随时对订单完成情况的跟踪、控制订单的实际执行；根据实际补货情况实现追加执行订单；进行比较并显示订单执行差异，并通过业务和分析报表进行订单执行情况的反

映。

由于宝矿的外贸采购涉及商检、报关、装港、宣港等特殊环节，系统还将宝矿的采购管理分为内贸采购、入库和外贸采购、入库两种不同业务类型。不同业务类型其业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，对应在系统中也会有不同的业务处理流程。

3.1.2 销售管理

MyERP系统把所有销售业务集成为一个有机的整体，建立完整的客户档案，集中管理各类单据，提高销售人员的工作效率。销售业务与其他部门业务集成，如：客户信息－报价－接单－采购－发货－收款，不同部门的业务实现了无缝链接，缩短了交货周期，提高了交货准时性。帮助销售人员和管理人员对市场信息、计划、报价、订单、发运等销售活动实行全过程的动态跟踪管理和分析，提高经营决策水平、市场竞争能力和应变能力。其主要功能包括：售价格管理、订单管理、信用管理、成本估算和交货期查询等。

销售价格管理：MyERP系统对宝矿的销售价格管理不仅保障了对基本信息的处理，还将管理内容扩大到对不同客户、不同物料、不同数量段、不同币别的价格信息以及折扣资料等方面，对其进行了详细记录、业务传递、自动更新、数据分析，同时进行销售最低限价的控制和预警管理。

信用管理：MyERP系统支持宝矿设置信用额度、信用期限、信用数量等信用标准，制定信用政策。支持在销售业务处理过程中对销售订货、价格确认、货物出库、收款等环节对客户和业务员的双重信用控制。

成本估算和交货期查询：系统还对指定销售订单提供对制定物料进行成本估算和交货期计算与查询的功能，以确保在双方签订的时间按时交货，提高企业的按时交货率。

3.1.3 其他关键业务管理

借矿、还矿管理

在宝矿的贸易业务中，借矿、还矿的情况时常发生。所谓借矿、还矿就是当某种矿石库存的数量不能满足销售急需时，临时向其他公司借矿，然后再在适当的时候归还相同数量的同种矿石或者价值相当的其他矿石。MyERP系统通过借矿时填制借矿通知单、调整单入库，还矿石时，依据借矿通知单填制还矿单、出库单减少库存数量等单据和流程保障库存数目和业务进度的清晰、流畅。

矿石中转管理

矿石中转指的是当销售合同中约定的交货地点与矿石存放的地点不一致，或实际业务需要调整矿种的存放地点时，将矿石转移到合同约定地点。MyERP宝矿系统支持宝矿各种矿石的平滑中转，在移库时，宝矿物流部通过中转通知单，通知港口准备发货，当矿石发出、交货时根据移出单、移入单、调整单，确保库存账目的精确。

采购成本评估

矿石的采购成本是销售部门制定销售价格的依据，只有掌握成本动态，才能及时调整销售策略。由于财务的成本核算受核算时点的限制，通常比销售业务晚，且核算时并不包括所有发生的费用，而销售部门希望了解每个批次的所有成本，包括货款及各种费用，需要对每个批次的成本进行评估。MyERP系统的成本评估从签订采购合同开始计算，加上各个时点发生的各项费用，当有些费用在业务系统没有体现（如财务发生的利息费用）或费用单据不能及时到达时，以暂估的形式录入系统，动态、清晰的计算每笔矿石的评估成本。

权限控制

MyERP系统的权限管理分为数据权限、业务权限和特殊权限，是否有权登陆系统、登陆后有权进入哪些模块、可以操作哪些单据、具体的操作功能分配（新增、修改、审核、审批等）、具体的操作字段分配、具体使用的字典分配、具体的报表分配……这些权限支持完全的自定义，宝矿可以根据业务需要，对不同的操作人员被授予不同的权限，操作人员只能在授予的权限范围内执行相关操作。

4.应用效果评析

博科MyERP软件上线后，宝矿业务出现了“三增三减”的良好局面：即客户投诉、业务人员、经营费用减少，客户订单，资金周转、经济效益增加。

降低经营成本，提高经济效益信息化大大疏通了供应链的各个环节，加快了业务流程，员工的工作条件得以改善、劳动强度降低，节约了大量的人力资源和经营成本；提高了综合经济效益。

规范经营行为，提高管理水平信息化的标准化流程约束了员工的行为，规范了业务流程，数据采集及时准确、实时，提高了服务水平和工作效率；彻底杜绝了违规的销售行为；克服了对外贸易凌乱，异地物流、资金流不清晰、难以控制的局面，提升了内部管理水平和控制能力。

信息反馈及时、调控有力到位、送货及时到位原来宝矿的各个职能部门相对独立，部门之间靠报表传递信息，信息传递手段比较滞后，现在统一、一体化的信息化网络，保证宝矿所有数据都是实时在线，为宝矿建立了清晰的物流、资金流，实现了对供应商和货物的实时监控，有利于采购，出、入库的顺利展开和货物的及时调拨，保证了货物订单的及时执行。密切部门联系，提升协作水平原来销售、财务、办公系统等各个部门独立运行，没有形成合理的信息沟通渠道，部门之间没有联网；现在财务、营销、物流实现了信息一体化，MyERP 自动驱动的工作流，从把财务、销售、物流等各个部门的关键岗位紧密地联系在一起，有效地增强了职工的协作意识，培养了团队精神。

事实证明，通过信息化的建设，宝矿不仅做到了实时准确回馈，快速响应订单需求，更能及时掌握订单的执行情况，准确预测和锁定出现问题的环节。此外，对于手工管理很难解决的物流控制、库存调拨、货物追踪等问题，通过实施ERP系统都得到了较好的实现和解决。MyERP系统的成功应用是宝矿管理进步的体现，更体现了ERP系统的价值所在。