酒店管理信息系统设计方案书

酒店管理信息系统设计方案书

目录

一、系统目标 (4)

二、软件特点 (4)

三、功能简介 (7)

四、软件实施方案 (21)

五、项目培训计划 (22)

六、产品售后服务 (24)

七、系统报价 (25)

附件一:系统供应商简介 (26)

附件二:酒店系统网络结构示意图 (27)

附件三:管理软件部分用户名单 (28)

一、系统目标:

CSHIS 是当前国内高星级酒店应用最广泛的国产酒店管理软件,她应用业内领先的软件开发技术,运行基于WINDOWS NT,WINDOWS SERVER的软件平台。该系统不但有着丰富、完善的性能,而且可为酒店引入国内外先进的酒店管理理念和管理模式,使酒店的管理水平,在原有的基础上跨上一个新台阶,实现酒店管理水平质的飞跃。当前该系统已在全国五百多家酒店得到应用,并保持着快速的增长。

二、软件特点:

酒店管理系统CSHIS系列软件除提供一般酒店系统的基本功能外,还支持INTERNET基于WWW浏览的应用、办公自动化管理系统等功能,支持多语种,支持全国联网订房,建立CSHIS联机服务系统。同时还提供丰富的接口功能(如磁卡/IC卡门锁、磁卡/IC 卡消费、收费电视、程控电话计费、酒店PMS、MINI吧及房态电话入帐、语音留言、语音查帐、通用报表、消防及监控系统等)。

酒店管理系统CSHIS 支持以太网、令牌网、光纤分布式数据接口(FDDI)、异步传输模式(ATM)等网络拓扑结构以及

TCP/IP、IPX/SPX、NETBIOS等一系列网络协议。

1.功能强大,面面俱到

.三年预订功能,将各种资料事先输入电脑统筹安排,准确方便; .提供特种查询工具,如最少可用房查询、未来房态查询等,简化查询步骤,提高查询效率;

.团队和会议系统预先确定房价、房类,并可根据需要快速生成户籍和锁房,团队宾客信息可事先录入,特殊付款建立自动处理团队帐务;

.快速完成团队客人、散客的入住登记。客房直拨电话一次自动开通,可适应大批客人的集中入住;

.提供帐户供预订客人交纳订金和留言服务;

.销售合同管理可查询合同主单,预先定义的合同房价及房税结构可随时调用,并能自动统计销售人员业绩;

.动态房态图提供最直观的客房信息,开房/换房/合住可在房态图上经过鼠标拖放完成;

.办公自动化系统帮助酒店建立方便速捷、细致周全的INTRANET网络服务;

.根据客源类型定义多种房税结构,夜审时自动处理;

.多个楼区、楼座既可独立核算又能够综合管理;

.客人的消费均可签单挂帐,一次性结帐付款并有严格的超限检查和控制;

.快速、灵活的结帐方式。分帐、转帐非常灵活, 单项结帐、中间结帐、离店结帐非常快速;

.电子发票及标准帐单可任意修改项目及金额,满足客人多变

需求;

.餐饮康乐预订系统可完成多餐厅、多消费点的事先活动明细安排;

.标准菜单功能支持套餐/包桌服务;

.和所有程控交换机联机,完成长途直拔电话自动计费、自动记帐, 房态控制、留言控制、直拨权的自动开关等;

.与各种磁卡门锁制作系统连接,自动完成磁卡门锁的制作; 系统具有的IC卡处理功能能够完成宾客识别、消费计帐等任务; .一卡通管理打破传统模式,实现客人从入住到离店电子化消费服务;

.数字统计报表及图形分析报表丰富,并提供通用报表系统,可自定义报表形式及内容,适于高星级酒店的管理需要;

.中央预订系统提供全国范围的客房预订及查询;

.经过访问好泰站点可随时获得产品维护信息,下载软件完成升级工作。

2.操作简便,易学易用

.采用流行的汉字窗口界面(图形用户界面),人机对话自动引导操作;

.预订/开房屏幕可自行配置内容、大小、颜色,与酒店实际吻合; .开房模板功能预先定义常见输入内容,开房时只需输入姓名、证件号码,提高开房效率,节省开房时间;

.前台收据、帐单、报表中英文兼容,清楚易读,后台报表符合国家财务制度的要求;

.操作过程完全符合业务规范, 输入数据检查严格,大大减少操作失误;

.在各输入域均有帮助信息,消费点功能均有热键帮助;

.数据备份/恢复/重组、系统维护等电脑房功能均为窗口式菜单选择,无须进入系统平台操作,化复杂为简单。

3.可靠性高

.系统采用最流行的客户/服务器方式, 响应速度快, 安全性高;

.大型数据库数据储存量大,安全保护性高;

.系统采用三级容错,服务器采用双机热备份、磁盘阵列等容错技术,所有数据资料同时记在两处,并有磁带备份或光盘备份以做永久保留;

.采用服务器病毒预防技术, 可避免病毒的侵入;

.采用数据库恢复技术, 系统异常中断, 可保证数据不丢失;

.24小时远程维护,随时解决酒店实际问题。

4.系统配置灵活,扩充方便

.系统配置完全开放, 所需功能及参数由用户根据需要自己定义;

.机型选择灵活,服务器可用专用服务器或小型机,工作站可用高档进口微机或中档国产微机,适合各种档次酒店的需要;

.站点多少不受限制, 增加站点时系统不用停机。

5.开放式的系统结构

CSHIS 97 新增功能:系统提供EXCEL 外部接口,系统开放数据库结构,经过通用报表模块可方便的生成EXCEL报表,同时也支持用户在EXCEL之上的二次开发。

三、功能简介:

CSHIS系统能实现酒店的集中一体管理,各种数据在系统内分布处理、集中控制,可在几秒钟内反映整个系统各部门的经营情况。快速入住开房,以及各销售点的实时挂帐,保证客人一次登记入住;各收银点和电话计费的自动挂帐,客人离店时准确无误的一次性结帐,使酒店及时得到统计和分析报告,为酒店提供出经营分析和收入统计(包括与去年同期比较),同时也为酒店高层管理提供

预测信息使酒店为客人提供优质服务;全面详细的日志功能,帮助酒店实现严格管理,为酒店带来经济效益和社会效益,是酒店现代化管理的有力工具。

(1). 预订

可接收从即日起三年之内的预订。

1.输入预订单:团队,散客预订资料的登入。

. 确定房数,人数,房间价格。

. 锁定房间,可为此预订的代付,转帐建立特别付款帐单。

2.合住处理:房间合住,房价的分配处理。

3.预订资料的修改,复制。

4.取消预订。

5.预订查询:可按帐号,客人姓名,预订号查询。

6.按宾客档案建立预订。

7.团队/会议系统

.建立团队主单:由团队的最早来期、最晚离期建立团队主

单,可接待不同来期、离期的宾客。如建立应收款帐户,

则团队结帐后, 自动转入其应收款帐户中,任意分配来店

期内的房间类型,可对分配的房类定义相应房价,并可建

立团队宾客的公共户籍信息,以便快速开房。

.修改团队主单。

.取消团队主单:取消主单后,释放团队分配的房类,取消后

还可恢复主单。

.输入团队预订单: 由团队公共户籍建立预订,合住,分配房价,建立特别付款帐单等。

.团队锁房:对团队主单下的所有预订锁定房间。

.锁房查询:可查询任意时间段内,房间的锁定情况。

.可用房查询:可查出酒店或某团队一年内房间使用状况。 .建立会议用餐记录。

.系统自动生成团队户籍。

8.问询。

9.查询宾客历史档案。

10.销售部合同管理。

.创立公司:建立公司基本信息,及合同主要内容

.合同处理:包含合同房价及房税结构设置

11．销售员业绩统计分析。

(2). 前台接洽

1.房间状态

. 可按房号、房类等方式查询任意房间的当前状态。

. 可对房间设置清扫标志、检查标志。

. 可查询锁房状况。

. 临时分配房间和取消临时分配。

. 查询相临、同类、同价的房间状态。

2.散客开房建立宾客帐户

. 可用预订单开房。

. 散客入住直接开房。

. 离店宾客的重新开房,可恢复原帐户的全部帐目。

. 合住处理:合住房价的分配。

. 特殊付款设置。

. 留言设置、修改、取消。

. 建立附加宾客,此类客人没挂帐权。

. 租赁处理:可对租赁项目,设置自动挂帐。

. 宾客去向。

. 开房后给宾客建立独立的帐户,可进行签单挂帐。

. 开房时,可自动显示历史客人的来店信息。

3.团队开房

. 按团队建立的预订开房。

. 开房的宾客,建立帐户。

. 可在团队申请房类中调整已分配的房间。

4.修改/查看帐户

. 换房,换人,附加宾客的增加,减人。

. 设置租赁 (加床, 房内增减家具、电话、电器、中继线)。

. 修改房价,合住房价的调整。

. 查询房间状态。

. 增加、修改留言,宾客去向。

. 特别付款帐单:可对客人的任意消费帐单分帐,转帐或取消。

. 客人延住处理

5.锁房查询

. 查询房间的出租、空房、待修理的状态。

. 查询待清洁房、锁定房、关闭房。

. 查询某房间三年内的计划使用情况。

6.当前状态

. 随时显示本天当前酒店的出租及各项统计信息。

. 可观察到当前出租、可用、维修、预订等的房数及占总房数的百分比。

. 预订来店、离店的房数。

. 意外来店、离店、延住的房数。

. 散客来店房数。

. 当前酒店住店散客/团队住店总人数。

. 到当前为至当天散客/团队离店的人数。

. 显示空房中清洁房、脏房的房数。

. 显示占用房中清洁、脏房的房数。

7.问询

同前台问询。

8.查询宾客档案

9.可用房查询

. 查询酒店或团队一年内可用房状况。

10.动态房态图查询

(3)．前台问询

1.按姓名查找在店离店客人

可输入英文姓名、中文姓名中的任意字或字母查找出在店、离店宾客,并具有"模糊查找"的功能,列出全部宾

客。

2.按单位名称查找客人。

3.按来店日期查询客人。

4.按离店日期查询客人。

5.查询团队客人。

6.查询酒店或团队的客人。

7.按房号查询客人。

8.查询团队主单。

9.查询应收款帐户。

10.查询宾客历史档案。

包括宾客来店次数、消费金额、房号、房价等。

11.未来房间状态查询。

(4).前台收银

本系统将所发生的业务定义为交易,每种费用、付款、转帐都分配不同的交易代码,每种交易代码可定义子码,挂帐时仅选此代码即可。另外, 对宾客帐户能建立最多26 种不同的帐单。

1.挂帐

. 输入房号或姓名挂一笔交易明细,可挂入相应帐单。可查询明细,可对每一笔明细设置无效或转置其它帐单

中。

. 帐单交易: 可对建立的各种帐单挂明细帐,对帐单转入、转出,打印每种帐单明细清单。

. 显示宾客帐户:显示当前宾客的户籍信息、到店状态等。

. 特殊付款:可建立交易分帐,如将电话费单分出来,将A 帐单中电话费的交易代码定义转置T帐单,也可将某种

帐单设置转到另外一宾客帐户相应帐单中,可转明细也

可转总计。

2.打印宾客帐单

. 打印每种帐单的全部明细。

. 承前打印到某天为止的明细帐单。

. 含增值税的帐单打印。

. 分类打印汇总帐单。

. 选择打印某些交易

. 可打印多语种帐单

3.散客结帐

. 可对各种帐单挂帐。

. 结帐时可用多种付款方式。

. 打印帐单欠款明细帐,可分各种帐单打印。

. 不限种的付款方式(人民币,支票,信用卡等),信用卡结帐,夜审自动转到应收款帐户中。

. 帐单的转出,转入。

. 如已设置特殊付款则可自动转帐。

. 中间结帐:先将要结的帐转入中间结帐帐单中,然后结帐。

. 可结任一笔,任意种类的帐。

. 挂帐的功能此时均可同样使用。

. 与银行信用卡接口。

4.团体宾客结帐

. 结团队所有房间。

. 结团队当日离店的宾客。

5.长住客人的中间结算

6.调整挂帐报告

. 打印出某收款员或全部收款员的冲帐明细报告。

7.快速挂帐

. 在同一屏幕直接对不同房间、宾客挂帐,提高挂帐速

度。

8.交易查询

. 可查询当前收款员全部交易挂帐明细。

. 可查询某种交易挂帐明细。

. 按金额查询交易挂帐明细。

9.交易审核

. 按交易代码审核对帐,系统提供自动审核。

10.问询

. 同前台问询。

11.输入应收款交易

. 往应收款帐户挂帐。

12.团队交易挂帐

. 往团队宾客帐户挂帐。

(5).夜审

1.挂帐

2.房价检查

.检查每个房间的房价正误,打印房价报告.

3.过房帐/税

.自动累加宾客帐户房帐,有税的房间也自动记载税金。

4.夜审开始

. 改变酒店日期,改变相应房态等。

5.交易审核

.酒店当日全部交易挂帐的审核,必须审核否则夜审不能继续进行。

6.结束夜审

.统计帐务信息,各种转帐等等。

7.交易查询

.可查询酒店当日全部交易挂帐明细。

8.问询

同前台问询。

(6). 餐厅酒吧商务中心等销售点

1.系统安装处理

. 系统初始化

. 系统参数定义:销售点交易代码、名称、类型、桌数、餐位数、服务费、折扣。

. 品种定义:PLU主类、子类的定义,主料、配料定义。 . 销售点项目配置:项目价格定义。

. 操作员管理。

2.结帐

. 按客人点菜、加菜的种类、数量自动计算消费额;

. 自动打印一式多联的正规收据;

. 以人民币、外汇券、支票等不限种方式付款;

. 联机核对客人姓名,签单记帐;

3.修改菜价,增加品种

. 对各餐厅菜谱的输入,可对菜单复制、删除。

4.统计报表

. 总营业额报表;

. 各种菜销售量统计表;

. 每小时销售额统计表;

. 食品、饮料、酒水、服务费、折扣及其它费用分类统计表;

. 进餐人数,人均消费统计;

. 按收款员营业收入状况及报表;

. 收款员未结的帐单。

5.合同单位挂帐

. 为可挂帐的单位建立挂帐帐户。

. 磁卡挂帐功能。

6.帐单打印查询

. 按收款员各餐点打印查询已结,未结的帐单。

7.动态餐位图

8.餐饮预订

.创立预订:用餐单位、时间、标准;

.明细安排:包括具体用餐及娱乐地点,菜谱及娱乐内容的

综合安排、查询;

.客人用餐记录查询。

(7). 长途电话

可与多种程控交换机联接,与之配合完成。

1.长途直拨电话全自动计费、记帐。

. 自动计算电话费、服务费、附加费。

. 立即自动记入客人帐户。

2.人工转接的长途电话计费、记帐。

. 人工输入时长、被叫地名。

. 自动计算电话费、服务费、电建费。

. 立即自动记入客人帐户或收现金。

3.修改、查询话价表。

4.宾客查询

同前台查询。

5.统计报表

. 电话室日收入统计表;

. 长途电话明细记录日报表;

. 长途电话月统计报表;

. 长途电话话价表;

(8). 客房部

1.查询修改房间状态

. 房间状态查询(同接洽);

. 用客房电话设置房态为清扫完毕／待清扫;

2.输入洗衣帐单,做日统计(视业务部门分工设置)

3.客房酒水帐管理

. 输入客房酒水帐单,签单记帐。

4.酒店当前状态

同前台接待。

5.维修房、关闭房管理

. 建立、取消维修房、关闭房。

6.问询

同前台问询。

(9). 经理室

经过折线、直方、圆饼等各类图形报表,宏观浏览客源、收入、国籍.房间等级等统计信息资料,帮助经理作出准确全面的经营决策。

1.查询客房出租率,客房使用状态;

2.查询接待单位,长住公司租房;

3.查找客人;

4.查各楼住客情况;

5.查询全店营业收入;

(10). 应收款 A/R

1.建立应收款帐户

为与酒店有合同及旅行社和团队建立应收款欠款帐户。

2.修改应收款帐户

3.挂帐

建立发票,按选交易挂帐,建立争议帐,可查询明细帐单。

4.付款

可对发票中一笔和多笔帐付款,可部分兑现或全部兑现。

5.交易审核

对挂帐、收款进行审核。

6.A/R转帐

.现金帐户审计;

.挂帐帐户审计;

.街帐审计;

.现金帐户清除;

.挂帐帐户转帐;

.街帐转帐。

(11). 宾客历史档案

可手工建立宾客档案,在开房时也可建立宾客档案,宾客离店后,自动将客人来店次数,消费,房号等写入宾客档案

中。