日军的战史档案资料

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1.档案记录和口述记录

研究历史时最重要的是史料根据。最近很多人,包括许多学者都热衷于收集口述资料,称口述历史(oral history)。找一下历史事件的当事者,记录他们的叙述,似乎证人的口述才是最真实的历史资料一样。这其实是一个很大的错误认识。我们在寻找不到任何文字记录的情况下,若能找到见证人,从其口中得到事件情报,固然是一个贵重的证据来源,但必须认识到口述资料的弱点。特别是事后经过了多年的个人独家的回顾谈类,会和事件的真实发生很大出入。

可以说,口述资料中比较有真实性的是当事者在一瞬间形成的强烈感情印象。比如当时的震惊,痛苦,疼痛,悲伤或有特殊印象的事件经过等。而对事件整个的来龙去脉,发生时间,地点,参加人数,过程,顺序等研究上最有用的情报,口述者却总是叙述不清,因为人的记忆能力是有限的。若提前不进行再学习,调查或参考其他历史文献,或他人的口述记录,很难复原出事件的全相。此即为关于同一事件的口述记录中,复数的证人口述经常情节相同的理由。可以说是在事件再学习过程中的一种参考,抄袭他人记录的结果。另外调查的者的目的,时代的背景,政治环境,个人的虚荣心等也会对口述内容产生影响,且事先设定的“大捷”“大败”的宣扬,“惨剧”“罪行”控诉等意图,题目,诱导式询问方法,也会引发口述者逢场作戏之效果。所以口述历史提供的往往是一部分情节记忆,辅助于文献记录资料有一定参考价值,单独并不能成为正确的历史根据。如果能找到当时的文字记录史料时,一定不能先采用口述为证。

国内的平型关大捷,台儿庄大战的研究之所以和日本的记录档案有很大出入,就在于多采用,信用的是事后,甚至有些是时隔半世纪以上的当事人的口述,回顾,和现地调查采访资料。并没有使用,特备是没有认真研究使用敌方(日军)的记录史料。此外,当然不能否认助长其数字,事迹面浮夸的,还有一些政治宣传工作方面的影响。

而日军的档案资料却不同,可称为是可信,贵重的证据。贵重之一是文字记录,二是当时的记录,三,又不是宣传材料而是军内秘密文件。使用日军档案研究时,我们可以把当时的战斗还原到相当完整的地步。比如天气状况,日出,日落时间,各种命令的下达时间(具体到分),具体内容,部队区分,各级指挥者的姓名,官阶,战斗参加者数,死伤数,参加者少尉以上将校死者姓名。行动路线,作战部署,武器数量,种类,损坏程度,使用的各类武器的消耗弹药数量(具体到每发),等。更富有许多详细的局部作战图,写生等资料。而且记录者并不是一处,比如台儿庄作战中的濑谷启支队长下达的每号命令,我们可以在其下属的步兵第63联队和第10联队的两个战斗详报中同时确认。所以作战命令,行动时间,地点等重要情报,可以核对,一般不会有任何错误。这和作战开始日期完了日期都搞不清的我国的研究书有很大差别[1]。

日军的档案资料,若按资料种类区分,可分为三类。一、事件当时的记录。如电报、命令、计划书、会议记录等。此类资料可以明确事件的时间、地点和内容。二、事件之后的追记。如日记、手记和阵中日誌等。应该是在数日内作成,此类资料和前者同样,对于再

现事件的时间,地点等亦具有极高的可信性。但由于有些不是公式记录(如个人日记,手记等),所以对于再现事件全体过程有些局限性。三、是事后的总结和报告书类。如战斗详报,调查报告,统计表类等。此类档案有一定时间差,一般是在事后不久(数周、数月)后做出,有总结,归纳的作用。对于掌握事件的整个经纬、过程和结果非常有用。但因为不是当时的记录,又经过记录作者的加工,所以不能否认其中可能有一些小的作假,手脚。

日军档案内的报告书的手脚和作假表现在何处?笔者认为不在数字,统计等结果方面,而在描绘,叙述的过程中。数字往往是一个调查结果的定数,比如死伤统计,消耗弹药数量统计等。由于和今后作战,补充,善后等现实问题有密切关联,又军纪惩罚森严,所以在报告中不易作假,而过程的描写中却可以加入一些主观发挥。比如军人的死亡报告,实际上的根据仅仅是军医在验尸时记录的致命创伤的部位,被弹方向等情报,而事后向家属,上级,出身地行政单位提出的死亡报告书中,为了安慰家属,宣传死者的事迹,获取军功褒奖等目的,却可在情节面尽情地进行发挥,比如死者临终前的场面、行为、豪言壮语等。例如小寨村伏击(平型关大捷)中的佐野曹長的死亡报告中,有“从昏迷中再次苏醒的佐野曹长用手枪继续抵抗,在弹尽之后,拔刀欲冲入敌阵,不料在挺身冲击之际,敌手榴弹在上空爆炸,曹长最终因后头部致命伤光荣殉国”等描写[2]。实际上此次伏击是歼灭战。这近百人的部队几乎全部阵亡,不可能有人去观察佐野曹长临死前的场景,所有的基础情报应只有验尸时军医做出的死亡原因为“后头部弹片创伤”一条。

再如武器的丢失与损失,因为责任重大,追究处罚严厉,所以报告时最禁忌的被敌缴获,遗失,可以虚报为战斗中损失,损坏等[3]。战斗过程中的一些指挥错误,指挥官的作战过失等也可在战斗详报中掩盖。特别是有关抢掠,屠杀行为,违反政策杀害伤兵,俘虏,强奸等犯罪行为,虽然为日军的惯性,但在任何记录中却从来没有留下过蛛丝马迹。从滕县作战记录的分析中可得知,日军纪录的“敌遗弃死尸”数字,不仅包括对俘虏,伤员的残杀,至死把对非战员的平民百姓,老少妇孺的残杀数字也都作为“敌遗弃死尸”(战果)计算[4]。所以在使用战斗详报等资料时,也需要分析,判断,寻找佐证,不可轻信。

2.联队史类记录的价值

在日本,联队史类书籍有上千种,几乎都是战后,特别是在高度经济成长的背景下于1960-1980年代作成的。不属于第一手史料,但可称为第二手的加工史料。所以作为历史学研究的利用价值并不太高。不能过分信用。必须顺藤摸瓜,寻出其使用的资料之源。在平型关大捷的研究中,对流传于国内的《滨田联队史》(步兵第21联队)的描述过分信赖,可以说就起了一个很大的副作用[5],引起了不少不必要的论争。

联队史当然也不是无用,可称是一种贵重的资料索引。但利用时有必要进行史料批判后取之有价值的精华,排除不确实的部分。

何谓不确实的部分?即联队史类的记述部分,解说部分。联队史大多都是以大量的战斗详报,阵中日誌,个人手记,日记,当事者的回顾,回想等资料综合编辑而成。其编者多是旧部队的军人,可以说有丰富的战斗经验和军事专门知识。但不一定有过严格的学问训练。所以在组织,编排,再现这些历史资料时,不鲜有感情的发挥的场面。缺乏严谨的核对,考证往往会出现记录错误。比如过分相信个人的回顾,处理不了记录和口述的矛盾,在复原事件情节时为了自圆其说叙述时将日期,时间,地点等搞错,搞反等。

另外联队史类书籍,大都是在战后和平时代编辑的。由于时代反战思想的影响,也会往往会出现把自己部队的死伤,被害夸大,把战斗场景描写的比实际更悲惨的情况。所以不能轻信联队史记录中的过程叙述,解说,描写部分。特备是一些判明不了依据出处的叙述。对数据也要和原史料进行核实。

何谓确实的部分?即联队史中的资料部分。同上所述,联队史基本上是以各种第一手资料为中心构成的,而联队史在作成编辑时的资料数量,比起现在要丰富得多。日本在战后最初的十数年,由于败战的冲击和生活困苦,人人疲于奔命糊口。败战前官衔为中将的赤柴八重藏(原第10联队长),战后为了糊口,也不得不去开荒种地。直至高度成长之后才安居立业,有了生活保障,开始产生了一些经济和精神上的宽裕。此时,各种旧部队的战友会组织开始创建复活。其特征是以地方,地域为纽带的旧军人团体。旧日军乡土联队的编制方法,也十分有助于这种以地方,地域为中心的团体组织的形成出现。在各地域,逐渐形成乡土联队的事务局,联络处。从制造花名册,战友录,进行慰灵祭开始,逐渐发展到编写联队史。此时,旧军人的大多数已接近,或超过退休年龄,也有了充裕的时间保证。在各旧军人组织的号召,动员下,大量流传于民间的资料,包括联队级,大队级,中队级的战斗详报,阵中日誌,个人的手记、日记、报告,记录等都云集于各个战友会的事务局,编辑部。成为联队史编辑的素材。

一方面,这种联队史类书籍,由于没有商业价值,几乎都是靠战友会成员募捐,凑款来编辑,出版的。编者也不是专业人员而是旧军人中的志愿者。所以此种作品都不经商业出版社之手,称“非卖品”。小量出版后除寄赠给关系单位外,多分发给当事者的旧军人会员。各地区的地方图书馆也几乎不接受这类出版物,欢迎的只是和本地方,乡土有关的一小部分。这是现在这类图书很难在国立,公立图书馆找到的理由。

此类联队史编辑活动由于当事的旧军人们的健在和努力,热情,在编辑过程中汇集了大量贵重的战史资料。只是在和平时代由于不能得到国家,地方自治体(政府)的支持,这种活动只能是私人团体的私下行为。汇集上来的资料,也不受国家的重视。防卫厅战史资料室,也不曾有过征集民间资料的预算和组织。联队史编辑的时候,可以说资料应有尽有,如何选择,淘汰却是一个大难题,因为数十年的历史资料,只能汇成一本书籍。最可惜的是这种汇集于民间的军队关系史料,由于没有受到自治体,国家的重视,在私家版的联队史类书籍出版完成后,大多又得而复失,再次散失于民间。其中战斗详报类有一部分被寄赠给防卫厅战史资料室,或地方的自卫队驻地,但个人的日记,手记,中队以下记录等又多归还给原来的所有者。

各种联队史类书籍从编辑开始至今已经三,四十年,当事者早已过世,很多战史记录资料即使存在,也已不知去向。所以,今天联队史记类的存在价值就在于此,可以说是一个资料线索,或资料集。联队史由于是旧军人团体的自主行为,所以没有统一规格,体裁多种多

样,取材,编法都有所不同。有的忠实于战斗详报,如第10(冈山),第63(松江)联队史。有的注重于个人的日记等记录,如第11(广岛)联队史。有的则以叙述解说为中心,如第42(山口)联队史。有的则像散文作品,如第41(福山)联队史。所以使用联队史类资料时,要进行判断,取其有用部分,有根据的部分,若有可能的话以此为线索去寻找其原始记录(如战斗详报等)。比如前述《滨田联队史》,其叙述部分虽然有不少错误和夸张表现,但其中多处引用的个人记录,如第三大队丰田志郎军医少尉的日记摘录等,

却是不可再入手的很贵重的资料。这种价值高的资料,在联队史类书籍中还是可以发现不少的,有辅佐,补充战斗详报的作用。

3.关于日军统计的可信程度

也许有人对日本军方的记录档案产生怀疑,说这种数字统计仅不过是一种类似于战时“大本营发表”的,为了欺騙国民的謊言[6]。诚然,战时的宣传中,夸张,隐蔽是一种常有的现象,对给予敌方的打击损害总有一种夸张报导的倾向,而对己方的损伤却不愿如实公布。其目的一是为政治宣传,二是为鼓舞士气。中国方面的“扩大宣传”可见本论的台儿庄报导部分,而日本方面的典型代表可谓战争中的“大本营发表”。可是笔者在此提供的军方内部的战斗记录,却沒有这种问题。特别是关于自己内部的伤亡统计,可以说是一个非常精确的数字。其理由如下。

一、此种数字统计表并不是偶然发现的一个两个,根据使用者,研究者的目的,同样数据有各种各样的统计形式。有关台儿庄战的各种统计,笔者就能收集到二十多个。基本上都是大同小异。所谓小异,并不是统计上的错误,而是由来于统计者,作表者的目的,或收集采样的日期,范围等。比如方面军军医部的统计,需要掌握伤病,死亡者的全体状况,为此目的,如同后述的一样,对同一人物的病伤和战斗创伤要进行复次计算。所以结果要超出实际人数。而为了兵器研究进行的“创伤分类统计”,通常只采用能判别创伤原因的数据[7]。联队级的《战斗详报》统计,主要目的是报告战斗过程和敌我双方损失,能比较准确地掌握局部战斗中的战果,包括配属部队死伤,但对局部战斗以外的伤亡情况,如对野战病院,通信队,后方辎重部队的死伤并不能了解。补充兵员数的统计,报告仅仅能了解部队现在的缺员概数,却不能掌握缺员的原因(如战斗,疾病,事故等)。师团级单位作成的一般死伤统计,并不反映军级单位的配属部队的死伤状况,而军级单位的统计也不能反映方面军直属单位配属的临时部队的伤亡情况。各种统计数值虽略有出入,但基本数据可以说是一样的,是经过多方验证而收集上来的。

二、这些战后公布的资料绝不同于战争中的“大本营发表”,不是欺骗国民的宣传,而是内部的“秘密”记录。并且几乎都是当时的记录。各种伤亡统计的基本数据,主要来源于基层联队的战斗详报,联队的统计又来源于下属大队的报告,战斗详报,或中队以下的阵中日志等。为了统计的方便,日军的战争指导部门对各部队的报告都有统一的样式,格式规定,采用同样的项目表格。各部队在每次战斗后进行如实的汇报也是一种必须的义务。从军用物资的种类中,我们可以看到这种格式统一的《死伤表》《阵中日志用纸》《战斗详报用纸》《武器弹药消耗表》等报告书,统计用纸表格,都作为“阵中事务用品”定期地颁发到各部队[8]。

上层的师团,军,方面军,参谋本部,根据各种需要,不时地要求下级机关提出某时,某地的死伤统计数,以此来掌握所属部队,或友军部队的状况。这些消耗,敌害统计还有一个更大的作用是作为兵员,马匹,物资,弹药补充的依据。从这种补充依据的视点来看,也可以了解此内部统计是不允许有误差的。

三、从数字作成的方法,过程来看,也可以发现这些数字是事后经过多次修改,精益求精的。有来自“将校”之笔的“追记”修正,亦有关于“战斗员,非战斗员”的区分,轻伤非离队者的注记,生死不明栏的设定,战斗详报中,少尉以上将校死者的实名记录等规定。

下面以第十师团《出征以来战死,战伤者表》的备考栏为例,看一看其对作表的要求。

(一)本表()内表示将校人数,为事后追记。

(二)本表战伤者数中包括同一人物的多次负伤记录。

(三)战死者中包括战伤至死者约630人,疾病死者约52人。

(四)本表中包括军属战死者三人,负伤者三人

将校死伤者的追加,订正﹔战伤至死者的追加﹔两度负伤经验者的重复计算﹔病死,军属(军人以外的文官、雇员、佣人)的算入等,可以说是一份严谨的调査,统计。

四、从对死伤者家属进行及时通知报告,安慰,补偿方面来看,也能知道这种统计是绝不能作假的。日本军的特征是乡土联队,在驻屯地区的本地征兵,本地复员。在台儿庄一带作战的第五,第十师团,都是日本中国地方(包括冈山、广岛、鸟取、岛根,山口五县)的部队[9]。

各联队都是同一地域的出身者,通过联队区,在乡军人会这种特别组织和地方保持密切的军民关系。死伤的补充也要通过当地的留守师团进行。所以对死伤者家属进行报告和说明绝不是一个简单的事,弄不好会影响新兵的补充。怎么可能对死伤者家属说谎不报呢。各县的护国神社内都保存着同县全部的死者名簿,在冈山,前线乡土士兵的伤亡,也通过地方的《合同新闻》(山阳新闻)进行实名报导,每次战役战斗谁死谁伤,一目了然。曾经参加台儿庄战的作家栋田博(第10联队所属)在小说《台儿庄》的解题中写到:……特别是我所在的赤柴部队(第十师团步兵第十联队)的敌害十分惊人。当时,听说经常有人向在冈山市内的联队长家院内扔石头。本地的《山阳新闻》连日报导战地消息,战死,负伤者栏的人名不胜数计,也难怪联队长的住宅成为市民发泄怨恨的对象。我负伤后在报纸上被报为“重伤”。当时,有一种风评,认为只要是报道为重伤,就意味着早已死在战场上了。所以我母亲看到报导后,毎天都坐在佛龛前一动不动,不断在为我祈祷[10]。

如此,死伤者的全体的实名在地方都被公开,对死者家属交付遗骨的仪式,提出死亡报告书的作业也要求无微不至。死亡的时间,场所,创伤的部位等,通过战场当事者的证言,战斗详报等都要明确地写在报告书中[11]。

以这种统计为依据的伤亡报告,还不只有通报的作用,更有作为一种公式的行政文件依据的作用,用于吊销户口,进入靖国神社合祀的手续上[12],或用于显彰功绩,领取死亡赐金,遗族年金,伤残军人证明等行政手续中[13]。所以死伤的数字,状况等记载要精益求精。在太平洋对美作战日军大量死亡阶段,这种统计方式渐渐失效,但至少在本论触及的日中战争初期,可以说是十分严谨的。

以上诸点即为日本军内部死伤统计的正确度可信的理由。

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注释:

[1] 比如台儿庄的战斗,国内竟没有一个研究能把握日军的撤退时间,只有个别很少一部分研究,看了日本的研究(『戦史叢書支那事変陸軍作戦〈2〉昭和十四年一月まで』防衛庁防衛研修所戦史室著、朝雲新聞社, 1975年)后才知道,第五师团坂本支队的撤退,要比濑谷支队晚一天。关于日军到台儿庄和第一次攻城的时间也众论纷纷。多场景渲染,缺乏时间,地点,部署,命令等最基本的重要情报。

[2]憲兵司令部編『日本憲兵昭和史』原書房, 1978 (明治百年史叢書:第278巻)、271頁。

[3] 比如在平型关作战中的第21联队的战斗详报附属消耗表中,有“损失”步兵炮1门,枪械100余枝,重机枪弹7700,步枪弹28920,八九式重掷榴弾40发的记载。但备考栏中却註明“损失弾薬全部为在料子台埋藏中纷失”。料子台是南口附近地名,关於埋藏弹药之事,《濱田联队史》62页中也有记载。但在八路军小寨村伏击战中,日军损失了部分武器弹药也是一个事实。在此把八路军缴获的部分也全部记述为“在料子台埋藏中纷失”,就是一种摆脱责任的手法(参照「歩兵第二十一聯隊損耗表」Ref.C11111184000.№0076)。

[4] 关于日军在滕县残杀犯罪的分析,见拙论「滕县作战における日本军の虐殺记録――日本军资料の盲点をつく」『年报日本現代史』第20号,予定2015年5月刊行。

[5] 在平型战斗的研究中,由于不少国内学者过信《滨田联队史》的记述,在行李队,汽车队的人数,救援,歼灭等战斗进行问题上,带来很多不必要的麻烦。关于此研究,请等待笔者新论。

[6]《大本营发表》内容都是经过军部言论统制机关加工的,此词语在日本现在已成为“说谎”的代词。

[7]参考「2A方面(兵站)参考諸表」(昭和13年6月),367页,「備考欄」中记载,“关于南部山东剿灭作战,只採用能判别兵器种类的数据”。JACAR:Ref.C11111485400。

[8] 参考昭和13年「陆支密大日記65号」「阵中事务用品其他追送に关する件」1267,1274页,JACAR:Ref.C0412*******。

[9] 第十师团下属的冈山地区第10联队,松江地区第63联队,姫路地区第39联队,鸟取地区第40联队﹔第五师团下属的广岛地区的第11联队﹐山口地区的第42联队﹐浜田地区的第21联队,福山地区的第41联队。

[10] 栋田博「自作?9?9解题」(月报)『台儿庄?9?9ほか五编』光人社,1975年。

[11] 参考「戦死者に関する参考」昭和14年5月以降第3中队,JACAR:Ref.C11111555800。

[12]参考「靖国神社合祀名簿記載要领」歩兵第40联队,JACAR:Ref.C11111555900。

[13]参考「死殁者に関する手続指導方の件」,JACAR:Ref.C010********,大日记甲辑昭和13年。

档案资料管理办法

档案资料管理办法 为规范深圳分公司各监理部的管理,确保监理数据管理有序,提高监理质量,对监理过程中形成的监理资料按本办法收集、整理。 项目监理部成立后,为了便于日常管理、检索,监理人员应将监理资料进行分类管理,分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行。 1、合同类 施工合同;委托监理合同;分包单位资格报审表及分包相关资料;与工程建设有关的其它合同文件。 2、监理工作日志类 监理日志簿;监理文件;监理规划;监理实施细则;监理公司营业执照、资质等级证书(副本复印件);监理工程师上岗证等;总监授权书;见证单位及见证人员授权书;关于更换监理工程师的通知;监理公司其它文件。 3、监理通知及月(季、年)报类 监理工程师通知单;监理工程师通知回复单;监理工作联系单。监理月(季、年)报。 4、进度控制

施工组织设计(方案)报审表及施工组织设计(方案)。工程进度计划(含周、月计划);工程监理延期申请表;工程最终延期申请表;工程暂令;工程开工/复工报审。 5、质量控制 (1)质量控制(验收资料) A 检验批报验资料; B 分项工程报验资料; C 分部工程报验资料; D 单位元工程有关资料。 (2)质量控制(隐蔽工程验收资料); A 隐蔽工程报验申请表及建筑物测理定位放线(复核)记录。 B 基槽(坑)开挖验槽记录。 C 隐蔽工程报验申请表及检验批、分项工程质量验收记录、技术复核单。 D 职工工资工程报验申请及其它隐蔽工程质量验收记录。 E 旁站监理记录表。 (3)质量控制(材料报验); A 工程材料/构配件/设备报审表质量证明文件。 (4)质量控制(见证取样及试验检验报告); A 见证取样单。 B 施工单位试验资质、试验设备计量检定证明、试验人员资格证书。

公司档案归档范围的规定

公司档案归档范围的规定 1 行政管理 1.1 行政事务 1.1.1 集团主席董事会、总部、江苏管理处等上司部门(以下统称上司部门)与公司的往来传真等。 1.1.2公司大事记、注册登记、印模启用材料等。 1.1.3政府部门关于行政事务工作的有关规定、通知等文件。 1.1.4公司办公会议记录、纪要。 1.1.5各界知名人士来公司视察、参观交流、重大活动材料等。 1.1.6公司宣传材料。 1.2企业管理 1.2.1上司部门关于企业管理的传真材料及公司的发文材料。 1.2.2公司各管理部门的工作计划和总结。 1.2.3公司各项管理制度、规定、考核材料。 1.3标准化工作 1.3.1上司部门关于标准化的传真材料及公司的发文材料。 1.3.2公司关于标准化工作计划、总结、各项技术、管理、工作标准等材料。 1.4审计、稽查 1.4.1上司部门关于审计、稽查的传真材料及公司的发文材料。 1.4.2政府部门关于审计、稽查工作的规定、通知及对公司的审计、稽查结论等材料。 1.4.3公司内部的审计、稽查报告及有关材料。 1.5安全、治安、法纪 1.5.1上司部门关于安全生产、治安保卫、消防工作的传真材料及公司的发文材料。 1.5.2政府部门关于安全生产、治安保卫、消防工作的有关规定、通知等文件。 1.5.3公司关于安全生产、治安保卫、消防的计划、总结及有关制度、会议记录、纪要等。 1.5.4公司工伤事故报告、调查分析处理、保险理赔、理赔情况汇总等材料。 1.5.5公司行政稽查材料、对职工、职员违纪处理材料。 1.5.6公司法律事务方面的材料。 1.6教育培训 1.6.1公司培训计划、安排、学员名单、教师名单、培训材料、试卷、成绩等材料。 1.7后勤福利 1.7.1 上司部门关于职工、职员劳保福利的传真材料及公司的发文材料。 1.7.2公司关于职工、职员劳保福利的规定、标准、通知等材料。 1.7.3公司执行劳保福利规定的数额汇总。 1.7.4公司绿化工作制度、分布情况、计划、总结等材料。 1.8外事工作 1.8.1上司部门关于职员出国培训、外事活动的传真材料及公司的发文材料。 1.8.2公司职员出国培训考察、学习、友好往来、参加会议等外事活动中形成的材料。 1.8.3政府部门关于外事工作的规定、通知等文件。 1.9档案信息管路 1.9.1上司部门关于档案、计算机信息系统管理的传真材料及公司的发文材料。 1.9.2公司档案工作制度、规定。 1.9.3公司档案管理计划、总结、统计。

公司文件资料归档管理制度73061

公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种:接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为:公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类:政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如:公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类;5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文

安全检查档案资料要求

安全检查档案资料要求 (安检表格及表格填写要求) 为规范公司在各个时期内安全检查资料的收集,并建立详细完整的燃气安全检查资料档案,反应每一用户的燃气使用安全情况,为消除燃气安全隐患起到促进作用,特制定本要求。 一、检查方案 在准备安检前,应制定相应的安全检查方案,方案中应明确安检时间、安检范围、牵头部门、参与部门、检查内容以及安全隐患整改情况等。 二、安全检查应有统一的安检表格,安检人员应仔细、认真、完整的填写表格,建立详细的燃气用户信息。 (一)、民用户安全检查资料填写要求:民用户安检表格分为《日常入户安检表》(表一)、《冬季入户安检表》(表六)、《民用户安全隐患整改通知单》(表二)、《无人居住用户联系表》(表三)、《无人居住用户安全检查表》(表四)和《安全隐患整改通知书》(表五)。 1、日常入户安检表格采用(表一)内容填写,一份表格中记录一栋楼一个单元用户信息(如住平房、别墅等用户,在用户住址一栏中详细注明),详细记录用户住址、姓名。安检人员按表格中检查内容详细检查记录,检查完后让用户签字确认,并留下联系电话,注明检查日期。 2、冬季入户安检表格采用(表六)内容填写,填写方式与(表一)相同。

3、在安全检查中发现有安全隐患,安检人员给用户下发《民用户安全隐患整改通知单》(表二),并对隐患处拍照;最后在(表一)(表六)中备注一栏,写明整改通知书编号,方便以后查找。 4、安检人员两次入户安检,家中均无人居住用户,记录在《无人居住用户联系表》(表三)中,在表中写明用户详细住址,通过用户开通燃气时,留下的联系方式,与用户联系沟通,确定入户安检时间,上门安检(如原有联系方式联系不到用户,可通过小区物业或此用户周边用户取得联系方式),安检记录按(表一)(表六)内容填写。如得不到用户联系方式或暂时回不来的用户,记录在《无人居住用户安全检查表》(表四)中。 5、按《无人居住用户安全检查表》(表四)中用户住址,安检人员在表格中写明安检时间,采用哪种安检方式(如使用激光甲烷检测设备或用“U”型压力计试压等方式)进行检查,在“安检情况”中详细注明安检结果。在检查过程中,如发现有安全隐患,立即给公司相关部门或岗位下发《安全隐患整改通知单》(表五),在(表四)中“备注”一栏中注明下发的通知单编号。 6、民用户安检人员下发的《民用户安全隐患整改通知单》(表二)应统一编号,按表格内容详细填写。在“检查情况”一栏中注明几日内整改完成,如隐患情况前3条不符合,在第4条其他项中写明。让用户签字,同时留下用户联系方式,方便维修人员及时联系用户整改,最后把第二联交用户留存。 7、无人居住用户的检测安检人员下发《安全隐患整改通知单》(表

档案资料归档指导

资料归档指导资料盒 脊背名称 目录及内容 1、科室概况1)科室简介(体现本科室技术水平,除与评审细则要求的基本诊疗技术一致外,还具备哪些专业技术以及与本地同级医院的技术比较). 2)科室管理架构(质控小组、诊疗分组情况) 3)科室医护人员基本情况(综述) 4)科室基本人员的流动情况记录 5)科室专家简介及专家门诊时间 6)科室开展的社会公益活动登记表 7)科室获得的荣誉和奖励 2、依法执业1)本院下发的相关文件(2013)29号,(2013)32号2)医护人员资格证书与执业证书登记表及复印件 3)上级检查及职能部门的监管记录 4)诊疗组长变更交接登记本 3、人力资源1)下发相关文件(2013)33,34,35,36 (2012)年42号 2)有科内人员紧急替代程序与替代方案。 3)有紧急替代人员的有效联络方式。 4)有人才培养计划和人才梯队。 5)新员工岗前培训制度(人事科) 6)科内新进医师培训计划(必须包括病历书写基本规范),记录本讲义考核试题汇总分析 4、培训考核1)法律法规培训记录及考核等级(试卷、成绩) 2)三基培训记录及考核等记(讲义、课件、试卷,签到、成绩、每月汇总分析)3)业务培训记录与考核登记 4)科室的持续改进记录(每年的培训考核计划、不合格处理措施、补考记录等) 5、业务记录1)疑难、危重病讨论记录 2)住院超过30天患者登记本,住院超过30天患者上报表,评价分析记录,职能部门监管。 2)死亡讨论记录 4)院内会诊、院内多学科综合诊疗会诊记录(同一时间三个以上专科同时会诊)记录5)本科医师外出会诊记录表 6)院外专家来院会诊记录表 7)院发平均住院日指标要求,缩短平均住院日的措施 6、质量管理1)医院下发的相关文件(2013)51号,(2013)89号 2)质量手册 3)安全管理标准与措施(重点部门、重点环节) 4)医疗质量与安全管理小组的组成人员及分工 5)科室质量管理目标 6)质控小组的工作制度、岗位职责、工作计划和工作总结 7)上级检查及职能部门的监管记录(质量简报)及其它检查反馈8)质控小组的工作会议记录本(2013年、10月以后) 9)病情评估制度,有培训、试卷、成绩。 10)科内病情评估人员及职称 11)科室质量管理季度分析 7、危急值管理1)危急值报告制度、报告流程 2)科室“危急值”登记本 3)科室“危急值”相关知识及处置流程的培训记录 4)上级检查及职能部门的监管记录(2013年08月份、2014年2月督导检查总结) 8、不良事件1)医院下发的相关文件(2013)18号2)不良事件复印件(科室) 3)不良事件季度分析(科室) 9、肿瘤诊疗1)常见肿瘤规范化诊疗制度与流程

档案管理制度(完整版).doc

档案管理制度 一、目的 为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性,特制定本公司档案管理制度。 二、适用范围 适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。 三、职责 3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。 3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理,提交行政人事部档案管理人员。 3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理,并提交部门负责人审核,保证档案的完整性,不得遗漏和缺失,及时归档。 3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作,行政人事是档案管理的职能部门,并设专职档案员,在总工程师的指导下,负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查,组织集中整理工作。 四、管理内容 4.1 档案管理要求及原则 4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度,档案管理员要增强法律意识,做到依法照章办事,努力提高政治和业务素质,尽职尽责做好档案管理工作。 4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则,档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料,存档案室集中统一管理。 4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷,填好案卷目录,然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管,并写明载体名称,以便查找利用。 4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时,必须关停电器,拨掉电源插头,上好门锁,管好钥匙,节假日离开前必须严格检查,必要时可打封条。 4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次,作好记录,做到账物

档案资料管理

档案资料管理 第一节档案管理运作 一、资料的收集 我们将设立档案室由专门人员负责管理。资料的收集坚持内容完整、数据可靠的原则,并根据管理的实际需求,扩大资料信息的来源渠道。 (一)与项目发展商及设计单位、施工单位积极合作,力争全面准确地收集有关君临国际城建筑结构、机电设备和辅助设施等原始资料。 (二)日常管理中收集和建立业户档案、本体维修档案、设备运行档案、投诉回访记录以及ISO 9000质量管理运行记录、创优达标记录。并将档案的收集、整理、汇总、归档、编目制度化。 (三)通过南京市政府主管部门或国际互联网等渠道获取相关信息。 二、资料的整理和分类 收集到的所有资料、质量记录统一由资料员统一整理,剔除无效部分,然后根据来源、内容、表现形式等特点进行细分,做到条理清晰,分类合理,易于检索。 三、资料的归档管理 (一)归档就是将分类整理好的信息资料进行分类保存,档案分三级:永久保存的档案为一级档案,长期保存的为二级档案,保存期三年以下的为三级档案。在君临国际城档案管理中我们将原始资料归档,并要求做到电子文档备份。 (二)一级档案、加密档案应严格控制借阅,一级/加密档案的电子文档应设置使用权限,确保一级/加密档案的安全。

(三)档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案目录,并按内容、部门、年度、保存期限及级别分类进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。 (四)为保证档案的完整和安全,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及除湿机、消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。 (五)档案室钥匙交由档案管理员专门保管,档案室禁止无关人员任意进出。 四、文档建立、使用、借阅流程图 (一)文档使用、借阅权限 1、管理中心文档仅限内部员工、认证机构和相关方使用、借阅。 2、一级文档限领班以上员工借阅、认证机构和相关方借阅文档必须经理批准。 3、财务档案除定期向业主公布外,仅限财务工作人员、外部审核人员、领导层使用、借阅。

档案归档制度

公司档案归档制度 为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。 第一条归档时间: 1、办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档。 2、按年形成的文件,第二年上半年归档。 3、凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。 4、凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。 5、工程项目,科研课题,鉴定,竣工验收后,三个月内归档。 6、公司、各个部门决定性的会议文件材料随时归档。 7、各个公司离职、调岗、薪酬变动、人事任命、处罚、奖励等随时归档。 8、属于人事方面的资料,各部门资料齐全后移交档案室;属于品种审定、项目申报、工程建设方面的,可根据进度移交。属于销售、生产方面的资料,本年度结束后移交档案室。 第二条归档范围 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、企业行政文书档案。包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。 3、企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用品名册,产品质量、用户档案等。 4、企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。 5、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等,审计室存档。

6、企业业务档案。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据等。凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。(上面要注明地址、姓名、传真号等对方的信息。) 7、企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。 第三条归档要求 1、凡属归档范围的文件资料,均由公司档案室集中统一管理,任何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料,原则上必须是原件,无原件者应进行文字说明,以备查;原件用于报批不能归档或相关部门保留的,档案室保存复印件。 3、应归档的文件材料要收集齐全、完整、分类清楚。 5、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。 6、公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,由各部门负责,方可办理调动、离职手续。各部门及时把有关资料移交档案室留档。 7、公司签订的合同及其与之有关的附件,年度结束后装订成册移交档案室,由档案室保存原件。各部门可根据需要经领导批准,留复印件。如有原件没移交档案室的追究当事人的责任。 对于在归档范围内没有及时归档或没归档的,视情节严重给予经济处罚。 注:各部门在归档过程中若有异议,可与档案管理员协商。

技术资料档案管理制度

技术资料档案管理制度 一、总则 1.1 为建立、健全公司技术资料档案工作,完整地保存和科学地管理公司的技术档案,充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用,特制订本管理制度。 1.2 本公司技术档案是指各技术部门(包括车间)在生产技术、科研成果、专利成果、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、文字材料、照片等技术资料。 1.3 公司技术职能部门要把技术档案工作纳入本部门的业务管理工作中,保证其技术文件材料的积累,达到收集齐全、整理系统,并按制度及时归档。 1.4 按照集中统一管理技术档案的基本原则,公司设立综合档案室,并配备专职人员管理。 二、技术文件资料的归档 2.1 每一个技术项目完成或告一段落后,都要有完整、准确、系统的技术文件资料,并按归档范围和要求,将所形成的技术文件资料加以系统的整理,组成保管单位(卷、代、册、盒)移交归档。 2.2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时,交接双方应按规定办理交接手续。 2.3 凡需归档的技术文件资料,应尽量做到书写材料优质,字迹工整,图纸按规格绘制,图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。 三、档案室管理人员的职责 3.1 集中、统一、科学地管理好技术档案,维护技术档案的完整、系统、准确和安全,并及时、准确地提供利用。因工作严重失职,造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等,管理人员应负主要责任。 3.2 协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。 3.3 遵守公司保密制度,做好安全保卫工作。 3.4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。 3.5 保持档案室内整洁、卫生,对破损或变质的档案,要及时修补和提出复制。 四、技术档案的鉴定和销毁

档案归档流程

档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤,由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用,目前将其划分为两个步骤:文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定,首先需要与各单位进行沟通和深入调研,根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率,重要程度等划分对应的保管期限,根据不同的保管期限进行相应的管理,主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。 二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分,应对照表格对于收集文件进行类别的划分。 三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页,案卷封面、卷内目录、备考表不编页码,卷内文件在右上角开始标号,从“001”开始,遇有正反双面在反页左上角标出。四、装订 用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订,避免生锈腐蚀文件。 五、排序 对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。 六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号,做到不重复,不断号,保持档案编号的自然连续性。 七、著录 著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,著录是为

了满足检索查找提供利用的需要。 八、装盒 即同“组卷”,将具有相同联系的文件放置在同一盒子里,对于案卷(盒子)进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表,案卷封面反映文件内容,备考表则对于案卷组卷情况进行说明,包括案卷包内容,日常使用、变更情况,组卷时间,组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面,备考表置于文件之后,二者不进行页码的标识。 九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录,注意按照文件的保管期限进行区分汇总。 十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理,编制目录汇总表,提供日常利用。 档案归档整理流程图

资料档案安全管理办法

编号:SM-ZD-26497 资料档案安全管理办法Through the process agreement to achieve a unified action policy for different people, so as to coordinate action, reduce blindness, and make the work orderly. 编制:____________________ 审核:____________________ 批准:____________________ 本文档下载后可任意修改

资料档案安全管理办法 简介:该制度资料适用于公司或组织通过程序化、标准化的流程约定,达成上下级或不同的人员之间形成统一的行动方针,从而协调行动,增强主动性,减少盲目性,使工作有条不紊地进行。文档可直接下载或修改,使用时请详细阅读内容。 1、目的 为了加强公司的档案管理和保密工作,更好地为公司的生产(工作)服务。 2、适用范围 适用于东莞厚街海清污水处理厂档案室内外各种资料、档案管理。 3、职责 3.1 行政部为公司档案管理的牵头部门。 3.2 除设备、财务等专门档案由各相关部门管理,其余档案由资料档案室集中管理。 4、工作程序 4.1 凡是能反映公司主要职能活动,具有考查利用价值的文字、图表、声像等材料,均属归档范围。 4.1.1建厂时原始设计资料,各种招投标文件,各种普查、调查形成的文字材料。其它需要存档的文字材料。

4.1.2各部门如生产、行政、设施维修、合同、技术、保卫、设备、固定资产等管理中形成的各类原始材料。 4.1.3部门制定的各类规章制度、总结、报告及需要归档的其它文件。 4.1.4会议记录、工作计划、总结、情况汇报,以公司名义签订的各类合同、协议。 4.2 档案的收集、鉴定与整理 4.2.1档案管理部门除了通过正常渠道外,应经常向有关部门和个人收集文件资料。有关部门和个人应主动配合,定期检查应存档资料,主动向管理部门资料室移交,在外开会等带回的文件资料,应及时向行政部作收文登记,个人确需的,经批准可以复印留用。 4.2.2档案管理部门在收到有关归档资料后,应根据其内容,对其价值进行鉴定,确定是否存档。每年六月底前,各档案管理部门应完成上年归档资料的清理和归档工作。无归档和存查价值的文件资料,经过技术人员鉴定和副总经理批准后可以定期销毁。凡应存档文件,应按内容进行分类、组卷、装订、编号上架,并编制检索工具,以便于查找利用。

档案资料归档程序

绵阳市建筑安装工程档案归档范围及组卷顺序第一部分工程准备阶段文件 一、项目审批文件 1、建设工程规划许可证 2、建设工程施工许可证 3、立项批文 4、项目建议书 5、工程质量监督手续 6、可研报告及审批意见 二、建设用地、征地、拆迁文件 1、选址规划意见通知书 2、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 3、拆迁安置意见、协议、方案等 4、建设用地规划许可证 5、绿线图、红线图或标明绿线、红线的总平面图 三、勘察、测绘、设计文件 1、工程地质勘察报告

2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 3、有关行政主管部门(规划、人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、卫生等)批准文件或取得的关协议 4、施工图审查意见及回复 5、有关部门对施工图设计的批准文件(含规划、消防等部门审核签章的施工图首页) 四、招投标文件 1、勘察、设计承包合同 2、施工承包合同 3、监理委托合同 4、中标通知书 5、建设工程质量监督报监登记书 第二部分监理文件 一、有关质量问题的监理工作月报 二、有关质量问题的监理会议记录 三、涉及工程质量方面的专题报告 四、建筑材料报审表 五、工程构配件报审表

六、工程质量问题(事故)报告单 七、工程质量问题(事故)处理方案及结果 八、工程暂停令 九、监理工程师通知单 十、单位工程质量评估报告 十一、监理工作总结(专题、阶段、竣工总结) 第三部分施工文件 一、土建(建筑与结构)工程 1、施工准备文件 ⑴图纸会审记录 ⑵施工组织设计 ⑶工程定位测量记录 2、工程图纸变更记录 ⑴设计变更通知单 ⑵工程洽商记录(技术核定单) 3、地基处理记录 ⑴地基验槽记录 ⑵桩基施工记录

资料档案管理办法

运营部资料、信息档案管理办法 为了加强档案资料工作的科学管理,逐步实现档案工作规范化,不断提高档案科学管理水平,更好地为本部门各项工作服务,根据工作的具体要求,结合本部门工作实际,制定本管理办法。 本管理办法共七部分: 一、资料、信息档案管理归档范围 二、归档文件的整理原则及质量要求 三、归档文件的整理方法 四、立卷程序 五、归档案卷的整理程序 六、资料档案管理的档案利用 七、资料档案管理的档案员(内勤人员)职责 《运营部资料、信息档案管理办法》 一、资料、信息档案管理归档范围 凡是反映本部门经营管理活动的和具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、表单存根、照片、底片、录音带等均属归档范围;涉及到保密的资料和信息档案,归档范围依照《内部保密管理制度》第二条保密范围实施。 二、归档文件的整理原则及质量要求 1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 2、归档文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。 3、己破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4、归档的文件材料应完整、系统、准确,必须是原件。 5、保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、编目编号。

6、档案目录应确切反映文件内容,并区分保管期限。 7、文件材料的归档必须办理移交手续。 8、归档时间 8.1各归档小组于任务完成验收后三天内向内勤移交相关资料和信息档案。 8.2内部人员因工作需要使用已存档的资料,应先办理档案借阅手续,使用完毕,及时归还。 8.3内勤人员需每月26日之前按《归档文件的整理原则及质量要求》整理本月存档的资料。 9、各类文件材料一般归档一式一份,重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。 三、归档文件的整理方法 为确保部门内部资料档案的完整性、严密性、信息更替及时性,应注意以下几点: 1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。 2、及时收集: 对办理完毕,属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各小组完成任务后按工作任务跟踪单上的内容,必须向内勤人员交纳全部的文件资料。 3、随办随归:“办”是指办理完毕,“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。 4、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等,进行分门别类,登记在册,做到有目可查,运转有序,保管安全。 四、立卷程序 1、立卷的原则 1.1、遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。 1.2、卷内文件材料必须准确反映我部门经营管理活动的真实内

项目实施档案资料收集归档基本要求

第一部分档案资料收集、管理整理基本要求土地整治信息档案管理是指对项目运行和积累的文件资料进行收集、整理、归档、保管、移交、利用等一系列工作。信息档案是项目管理工作的重要组成部分。《土地开发整理项目管理暂行办法》规定:“项目申报单位应做好项目成果有关档案管理工作,从项目申报到验收通过的有关文件和资料,要收集整理,立卷归档,妥善保管。”土地整治项目信息档案是土地整治项目验收及后评价必不可少的材料。 同时,国土资源信息化建设不断推进,土地整治也需要建立完善信息系统,实现土地整治规划以及项目管理的数字化、信息化,而项目管理的数字化、信息化需要以大量的项目信息档案资料为基础。 一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义 1、重要性 项目资料的重要性表现在一下几个方面: (1)项目资料是项目全过程的真实写照,也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证; (2)项目资料是工程质量控制的重要依据,对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用; (3)项目资料对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用; (4)对其他工程起借鉴参考作用。 2、重要意义 全面反映项目管理的过程,及时了解工程建设情况,为工程建设管理提供必要的工程决策信息,有利于加强对工程的监督,有助于提高以后项目的工程管理水平。 二、当前档案资料管理主要存在的问题 1、部分文件原件不齐全 个别行政部门、设计、监理、施工单位下发的重要文件是复印件,难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。 2、部分档案资料填写存在误差 有的原始资料不能做到与工程同步进行,导致档案资料与事实产生误差,造

成了各种建材的质保书和合格证不全,不能全面的反映工程的建设和质量;有的原始资料不按分类要求成册,成册的缺少目录或目录不准确。 3、原始签证资料格式不规范 部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式,而是在施工过程中,不断增添内容和更换种类,资料格式不统一、不规范,不便统一装订组卷。有的资料员在资料编制过程中,一方面由于对工程进度不了解,资料的内容不能与实际的施工进度情况相符;另一方面,不熟悉施工工艺操作过程,在资料表格编制的过程中,出现该有的项目内容没有填,不该有的项目内容却填了。原始资料的文字字迹潦草,使用不规范的汉字,甚至还有错别字,修改后不加盖单位章或没有修改人的签字,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。 4、竣工资料移交不及时 不能按规定及时移交工程竣工资料,造成统一管理的时间延误,甚至导致竣工资料丢失。 5、档案管理混乱,无专人负责 主要表现在档案收集存档时档案资料杂乱混杂,不能分门别类归档;无专人管理,或管理人员无相关管理知识,只是对资料进行简单的罗列和存放。 三、项目档案的归档 项目档案是指从项目前期工作、实施管理、竣工验收到交付使用及后期管护各阶段所形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,所以必须建立项目档案管理制度。 项目建设过程中,项目承担单位、设计单位、施工单位、监理单位等应在各自得职责范围内负责项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作,属于项目承担单位归档范围的档案资料,有关单位应按时、保质、保量移交项目承担单位,项目承担单位应对移交档案资料的单位技术负责人履行审核签字手续。 项目资料可以按文书类、技术类、财务类和其它类进行分类;也可以按立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等分类。项目档案资料登记应按性质和时序分别进行。 项目档案归档时间,可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行收集、整理,项目竣工验收后,一个月内应完成档案的归档工作。

实验室资料归档及档案管理

实验室资料归档及档案管理实验室工作档案是实验技术人员、管理人员从事科学研究和实验管理所留下来的历史记录和经验总结,是进行实验室科学管理、决策的重要依据;是科研质量评估的重要依据。为加强我院实验室建设、完善实验室的规范化管理、加强实验室工作档案的管理、提高档案管理水平,提高科研水平,特制定本制度。一、实验室工作档案管理的对象实验室档案是指在我院实验室工作中形成的,作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种形式的材料。包括有关法规文件、管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)等均需分类建立实验室工作档案。二、实验室工作立卷归档的内容1、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷(1)国家及国家部委有关实验室工作的法规文件。(2)学院有关实验室发展建设与改革等文件。(3)实验室建制审批(含实验室建立、合并、调整、撤消等)文件。(4)实验室管理(包括本实验室制定)的各项规章制度。(5)实验室建设发展规划。(6)实验室年度工作总结及实验室内工作人员考核表等。2、以我院名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷。(1)实验室基本情况类①实验室基本情况(各实验分室名称、地点、面积)。②实验室任务及人员情况年度传送数据与报表。③实验项目年度传送数据与报表。④专职实验室工作人员年度传送数据与报表。 (2)设备管理类①我院各实验室科研仪器设备年度传送数据与报表(单价800元以上设备)。②我院各实验室科研仪器设备增减情况传送数据与报表。③低值耐用品、低值易耗品的资料。 ④仪器设备固定资产卡片;仪器设备及低值耐庸品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册;仪器设备的运行、维护保养、维修、报废等原始记录。⑤大型精密贵重仪器设备技术档案。单价5万元以上大型精密仪器设备的档案管理,应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、申购报告、领导批复;订货合同、开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及其履历本、设备说明书、技术资料及全套随机文件;使用、维修、故障、事故记录和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。大型设备管理人员名单、技术档案和开机使用记录。大型精密仪器设备在有效期时,完成课题数,取得的成果、功能的开发等。⑥我院各实验室科研精密贵重仪器设备年度使用情况数据传送数据与报表(单台/套价为20万元及其以上之设备)。(3)实验室任务类①实验室任务指标及完成情况统计资料。②本实验室承担的实验课程名称、科研计划、实验报告。③科研任务形成的文件材料(项目数、类别、经费、实验技术开发项目、成果资料)。④在社会服务中形成的文件材料。⑤承担各种培训班、短训班的实验教学任务或测试、加工工作的内容、培训对象等材料。(4)实验室管理类①实验室建设类:经我院批准的本实验室建设规划;本实验室年度工作计划、总结;反映本实验室历史沿革、现实规模、用房面积、环境条件等有关管理性文件;实验室用房及环境条件的各种技术资料。②实验室环境条件的增扩与实验室改革方案文件;实验室工作的评估;实验室管理方面的重要实施细则;实验室主任工作守则与工作人员岗位责任制等。③实验室经费及使用情况。(5)实验室队伍建设类①实验室各类工作人员情况表(姓名、性别、年龄、职称、专业分工、奖惩、培训等基本情况及其变更情况)。②实验技术人员考核情况。③本实验室技术人员岗位职责及分工细则。④实验技术人员工作日志、记录材料。⑤实验室人员在科学研究、技术开发等方面的全部技术文件资料(包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况)、项目数及其工作量。 三、实验室工作档案的收集1、实验室工作人员每天应记录实验室的仪器设备运行情况,年底将记录归档备查。2、每个实验室应有设备仪器维修记录,实验室应有水电及动力维修记录,年底将各种维修记录存档。3、实验室工作人员应做工作日志,年底将工作日志归档。4、实验室安全员每月应进行一次安全检查记录存档。5、年末应对实验人数,实验项目和设备使用率做统计,将统计结果存档。6、实验室每年应对每位工作人员进行年度考核,工作人员考核表应归档备查。四、实验室工作档案的管理1、实验室指定专人负责实验室工作档案材料的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。同时接受我院档案部门和实验室主管部门的领导、

档案资料的管理方

档案资料的管理方案1 档案资料的管理方案 工程概况 技术档案管理按照湖北省档案馆关于工程归档要求进行。工程技术档案管理分为施工技术档案和竣工技术档案,企业内部和项目部分别设置专人负责这项工作。 第一节技术档案管理措施 1、加强对施工技术资料管理的领导,实行项目主任工程师(技术负责人)负责,建立全岗位责任制。 2、工程技术资料应随施工进度及时整理,应按专业系统归类,认真填写,做到字迹清楚,项目齐全、记录准确、真实且与工程进度同步。 3、建设单位直接分包的项目,应在分包合同中明确资料收集内容和移交的时间。 4、在单位工程施工前,与建设(监理)单位共同制订材料或试块的送检计划,并确定有见证试验的试验室。 5、对甲方提供的材料应提货时,及时索要有关材料合格证或质量证明书。 6、把施工技术资料的管理纳入企业的奖罚制度,对由管理失控造成涂改、伪造、随意抽撤或损坏、丢失等行为造成资料不符合要求的,按有关规定给予处罚,情节严重构成犯罪的,依法

追究弄事责任。第二节技术档案的内容 一、施工技术资料 1、土建部分 ①建设工程规划许可证及监理工程师开工审批表 ②图纸会审、设计变更、洽商记录 ③主要原材料、成品、半成品、构配件出厂证明、合格证(或试验记录证明)及试验复检报告。 ④砖、水泥、沙、石、钢筋、防火材料、隔热保温材料、防腐材 料试验报告、预制构件、焊条、外加剂、门窗等出厂合格证及试验报告。 ⑤施工试验报告及记录: 素土、灰土、砂浆、砼、钢筋焊接、砼抗渗试验报告汇总表、商品砼现场留置试块试验报告汇总表。 承重结构及防水工程使用的砼浇灌申请及开盘鉴定、现场生产预制砼构件记录、砼测量记录、砼拆模申请记录、沉降观测记录、工程质量事故处理记录。 ⑥预检记录:工程定位测量记录、模板预检、楼层放线、楼层50cm水平控制线、轴线竖向投测控制线。 ⑦隐蔽工程记录

工程档案资料归档

工程档案资料归档 工程部资料员日常保管的资料 2、工程开工报告及开工令:在工程开工3日内,***向工程部资料室归档。 3、分包单位资质报验:分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后,提交工程部资料室存档。 4、施工日志:原则上要求**工程师每写完一本施工日志应于当天上交工程部资料室资料员归档。 5、工作联系单及回复:施工单位来文,由工程部资料员统一接收,***审查后,由工程部资料员将回复下发给相关单位。同时工程部资料员将每份的联系单及相关回复要合并一起存档。 6、往来函件:由工程部资料员统一负责收发,公司内部往来函件和施工单位的往来函件要分开,分别编制序号后当天存档。 8、单位工程坐标定位测量记录:工程开工前1周内上报资料室存档,测量记录必须有建设、施工、监理、设计等单位签字并加盖公章。 9、签证、委托、进度申请:***办理审批手续完毕后按相关制度规定交给工程部资料员。工程部资料员将签证办理用印后,由工程部资料员第二天分发给相关部门及施工班组,同时工程部资料室存档1份。 10、施工图纸:工程部资料室收到图纸的当天必须保证存档1份施工图纸。工程部资料室存档的图纸按单位工程分类保存即可。 11、检测报告、勘察报告:相关项目检测完毕由相关单位在1个月内交工程部资料员按照单位工程进行分类归档。 12、合同、施工许可证、规划证等项目证照复印件:施工现场保存复印件备查,由资料员统一保管并存放入柜,任何人不能随意复印,也不能带出办公区域及外借给其他部门。 13、材料报验:材料报验资料,由资料员按照单位工程分类存档。厂家合格证及检验报告不是原件的要加盖材料商的公章,并注明原件存放处。 14、施工报验资料(包括各种施工记录):隐蔽验收记录、检验批验收记录等施工记录,经工程部负责人在报验资料台帐上审批,报验资料盖章完毕后,并由工程部资料员按照单位工程进行分类存档。 15、图纸会审及设计变更:图纸会审及设计变更要按照单位工程进行分类归档,设计院下发的设计变更要首先交给工程部资料员,由资料员分发给相关人员,下发的资料要相关人员签收,签收日期精确到时分。工程部资料室同时保留1份存档。

档案存放证明

档案存放证明你只要带着自己的身份证、存档证就可以了。然后交齐所有的存档费用,人才中心就会给你出具证明的。 存放人的身份证件,你的身份证件。存入的时候应该有个收据之类的东西,还有别的我不清楚了,给你电话号,自己问一下准备好比较好。 你自己写一份,人才中心盖个章就可以了。 证明你是在人在中心存档,存档性质为个人,存档期限,存档号。 但是去人才中心询问因为本人是成教大专,人才中心需要我提供聘用单位的合同,但是本人申请执业资格证书的条件之一就是无其他工作。等于现在矛盾了。我想问下如果我弄个单位的聘用合同,然后去开出来的档案存放证明上会有我的弄的单位的名称吗? 如果有,我就不能申请执业资格证书了。因为申请执业资格证书的条件是无其他工作的 这个确实很矛盾,你可以直接告诉人才中心啊,这样的情况怎么解决。 像这样的硬性规定需要跟她们协商才能解决,问别人是没有办法的。 我的档案当时出学校时发给了我个人,可我没在意只把档案里的资料留着了,档案袋搬家时学得麻烦就扔了。我现在的档案,没有地方肯接收 如果申请律师实习,必须提供存档证明,如果不能提供,司法局通常不会给你办理实习手续。如果档案由你个人存放,你就应妥善保管,或者交给人才交流中心保管,或者找到有档案保管资格的单位后,交到单位。如果没有档案,无论考公务员、事业单位、还是正规的国有企业,将来政审时可能都无法通过。建议想办法补办档案手续。 我是要评助工。可是我的档案在家里没有放在人才中心。现在一定要他们那开学历证明吗?证明原件不是就说明了学历吗? 1.要把档案放在可以为你评职称的单位,例如人才交流中心 2.只要你的毕业证没丢,满足第一个条件,就不需要另外再开学历证明 3.如果你是本科,档案放在人才交流中心,补交一年的钱,人才交流中心自动给你评助工毕业证只要没丢为什么要开证明?原则上你的毕业单位给你开学历证明! 从个人经验来看,公司只要在协议上盖章,就说明了他们已经接受你了,人才中心完全知道,向你索要什么委托书,那是多此一举,完全没必要,应该是卡你的,因为从我办理的这些事宜来看,从没听说过有什么委托书,估计是可有可无的,我也不大清楚。建议你多咨询几个人,特别是学校就业部门的老师和自己的辅导员,尤其可以问人才中心到底有没这回事。 如果非要写,那就写明基本情况即可。如, 委托书 我公司同意接受XX同志,希望贵单位给与便利,办理相关手续。 盖章,日期。

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