2019年某公司费用管理实施细则

费用管理实施细则

1.0报销单据的传递及审核

1.1各市场的报销单据统一邮寄至市场管理部人力科，由人力科转销售科市

场联络员签收。

1.2市场负责人必须将费用报销单或差旅费报销单进行统一编号并写在单

据右上角，同时填写《费用报销清单》，清单需注明：编号、报销内容、金额。

否则单据如有丢失，损失由市场负责人承担。终端督导的报销单据首先由市场负责人审核。

1.3市场报销单据号码格式： 03XX-XXX 前四位是年份月份，后三位是顺序

编号。如：0308-006 即表示2003年8月份第6份报销单。

1.4销售科市场联络员收到报销单据后核对《费用报销清单》，如有异常即时

反馈给市场，并对报销单据进行审核，转销售科负责人复审后转交财务科资金会计，销售科在3个工作日内审核完毕，并在《费用报销清单》上签字，反馈收到单据日期、审核异常等。

1.5财务科资金会计负责审核市场人员报销凭证，转财务经理审核无误后集中

报送总经理审批。

1.6财务科负责报销付款并回传《费用报销清单》，反馈付款日期、付款方式

等。

1.7市场当月发生的费用尽可能在当月寄至市管部报销，最迟不超过下月10日，否则记入考核。

1.8市场人员必须严格按报销单据的项目仔细填写，但大写金额可不填写，由财务科审核无误后填写。

1.9内勤员工的报销单据首先由部门负责人审核，转财务科审核后由本人亲自报送总经理审批。

1.10发生报销单据不合格退回的情况，由报销人承担邮费，并记入相关责任人的失误考核。

2.0费用的申请及审批

2.1市场费用中的办公费、电讯费、差旅费、邮寄费、运杂费、专柜试用品按照市管部分解下达的年度总额分月计划控制使用。

2.2市管部已核定标准的市场费用项目不再申请报批（如：个人手机话费、市内交通费补贴、个人办公用品等）。

2.3市场购买销售小票、塑料袋、透明胶、制作POP等促销活动临时性支出需报市管部总经理审批，单次总费用超过500元（含500元）的需报营销中心批准。

2.4市场购置专柜服装、鞋、计算器及其他低值易耗品必须填写《资产购置申请表》或上报购置申请，报销售科审查，人力科、财务科审核，总经理审批。

2.5除公司统一促销方案中列示或公司统一批准的费用以外，专柜、超市发生的各项促销和管理费用均需上报市管部审核，由市管部报营销中心批准。

2.6超市费用审批权限如下：公司总部和经销商已签定“重点客户管理协议”、和超市已签定“年度合作协议”的相关费用的，按协议规定执行；公司与其未签定协议的相关费用，报营销中心审批后执行。

2.7市场报销费用凡涉及购置物品的均由经办人和领用人在发票背面签字确认。

2.8需报批的各项费用支出必须上报市管部或营销中心书面批准方可执行。另非正常工作期间发生的市场人员无法预见、来不及上报书面申请的费用，需在事发前电话征得总经理和财务经理同意后执行，但在上班后第一个工作日内补办书面申请手续。若无任何批复，市场负责人擅自同意支付的费用由市场负责人承担相应经济责任，并扣责任人当阶段考核分每次5-10分。

3.0具体费用报销规定

3.1薪酬：实行总额控制、定岗定编，薪酬发放严格按公司总部核定编制及规定薪酬标准执行，未经人力资源中心批准的人员薪酬，人力科不予计发工资。临时促销人员薪酬标准及编制由营销中心审批；市管部应保证临时促销人员薪酬的安全发放。

3.2房租及管理费：市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用。

3.2.1提倡集中租住；按总部下达的年度计划控制，在人力资源中心核定标准

限额内使用；

3.2.2房租及管理费标准：市管部办公用房4500元/月、总经理（副总经理）1200元/月、经理（副经理）800元/月、主管600元/月、职员400元/月；3.2.3房租及管理费标准包含：房租费、中介费、物业管理费、北方地区集中供暖费，不包含由个人承担的水、电、煤气、有线电视费等。

3.2.4个人租房合同参照总部下发的租房合同范本报市场管理部总经理审批后签订，与合同范本条款相背的合同需报营销中心审批后签订；办公租房合同报营销中心审批后签订；

3.2.5超标准支出由营销中心、人力资源中心审批。

3.2.6除公司总部外派人员以外，其他员工必须由个人提出书面报告，由市管部审批后方可执行。

3.2.7员工报销房租费需提供租房合同、付款收据、房东身份证明等资料。原则上按月报销。

3.3电讯费：市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。

3.3.1市场管理部所有员工手机自备，手机费标准由市管部根据公司规定自行制定（见《电讯费开支标准》），只报话费不报SIM卡费（选号费）。住宅电话一律不得报销。

3.3.2员工报销手机费，原则上要求属当地户口的必须办理当地全球通卡或联通卡，报销时提供有话费详情的发票（如：月份、月租费、长话费、漫游费等），非当地户口的可办理充值卡，提供充值发票。

3.3.3手机费计费期间为月初至月末，新入职员工按入职当月实际出勤天数报销手机费

3.3.4联合经营部报销业务话费和传真费，原则上要求提供电讯局发票按计费，未设专线电话的由经销商开具发票按自然月份报销。

3.3.5市管部本部座机均开通IP电话业务，员工拨打长途必须使用IP电话拨号。

3.3.6市管部内勤人员使用本部座机拨打私人电话需征求部门负责人允许，长话短说，并在人力资源科提供的电话清单上勾对出自己的私人长途话费，将话费交回财务科。

3.3.7严禁拨打收费声讯电话，杜绝业务外的传真，违者给予10倍罚款。

3.4邮寄汇款费：市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。

3.4.1按照市管部邮寄管理相关规定选用邮寄种类；

3.4.2市场人员报销费用时，邮寄发票背面必须注明邮寄内容、邮寄地点、经办人等详情。特快专递详情单、挂号查询单、快递查询底单（受理单）由市场负责人妥善保管，邮件发生异常时凭之办理查询。

3.4.3市管部本部由经办人填写《邮寄申请单》，经部门负责人批准后交人力资源科办理邮寄。人力资源科负责寄发邮件，报销邮寄费用。

3.4.4财务科报销市场人员费用时，尽可能采用银行汇款（中行异地存款）方式，或采用邮政储蓄异地存款方式办理。

3.5办公费

3.5.1市场常规报表原则上不允许复印，市场复印费的支出仅限公司各种传真文件、临时表格、经销商确认函件、银行汇票等。

3.5.2联合经营部按经销协议执行和控制该项费用的使用。其他市场报销时必须附复印清单。

3.5.3个人办公费标准：市管部所有员工均为15元/季。终端美容顾问无该项费用支出。市场人员个人办公用品可按标准在每季末凭票报销。

3.5.4市管部内勤人员个人办公用品，由人力资源科连同公用办公用品按季度统一采购入库，个人登记领用，人力资源科按标准控制发放。

3.6应酬费

3.6.1应酬费包括招待费、娱乐费、礼品费以及调用产品应酬等费用。

3.6.2各市场确实需要应酬，必须上报书面申请，写明应酬事由、应酬对象、应酬时间、我方参与人员和计划应酬金额，由销售科审核，总经理审批。报销时附申请批复件。如不同级别的人员共同参与应酬，由最高级别人员

填单报销。

3.6.3单次应酬费用超过 1000元需上报营销中心批准。

3.6.4调用公司产品应酬，在获得批准后，由销售科通知相关市场执行，市场人员填制《产品调货申请表》，经市管部审核后报上海开单调帐。按厂价金额计入年度计划之内。

3.6.5杜绝公司内部应酬，谁应酬谁买单。

3.7水电费：人力资源科负责登记市管部本部水、电、煤气记录表，协同物业公司查看水、电、煤气表，负责结算报销。原则上按月结算。

3.8会议及培训费：

3.8.1根据年度计划额度，本着“精简、高效”的原则控制执行。

3.8.2会议及培训费，包括市管部组织召开的销售会议、培训会议、考核会议以及公司总部组织召开的各种会议发生的相关费用，如：会议室租赁费、人员住宿费、人员差旅费、餐费、各种设备使用费等。

3.8.3人力资源科负责编制会议议程和费用计划，具体安排落实各项会议事务。

3.8.4市场管理部派员外出参加培训或外请专家教授上门培训应报经营销中心批准，否则相关费用由总经理（或相关负责人）承担。

3.8.5人力资源科应比较准确地预见会议的召开时间、计划费用支出等，在月

度资金计划中上报。市场人员无须重复上报该项资金计划。

3.8.6人力资源科报销时需附会议议程和费用计划。

3.8.7市场人员报销时，务必与其他出差严格分开填报差旅费报销单，附开会通知或委托销售科附贴开会通知。

3.8.9财务科资金会计报销时记账凭证摘要务必注明会议时间、会议主题等。

3.9差旅费用：市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。

3.9.1市场人员在本市内所发生的交通费标准由市场管理部自行制定执行，并报营销中心备案。

3.9.2具体实施细则见《公务出差管理实施细则》。

3.10招聘费：

3.10.1根据营销中心下达的年度费用计划控制使用。

3.10.2人力资源科负责内外勤员工的人力资源合理配置。充分利用各种招聘渠道补充和储备人才，保证市场管理部日常工作的正常运转。

3.10.3需招聘人员时，由人力资源科提出报告，阐明招聘方式、费用预算等，总经理批准后执行。报销时附费用审批报告和报样。

3.11运输费

3.11.1市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。

3.11.2市管部发放促销品和市场人员提取促销品等发生的运输费、保管费，报销时需附促销品送货单“运费报销联”（黄联）或书面说明。

3.12保险费：

3.12.1人力资源科负责按当地规定办理员工保险。

3.12.2报销时提供交款明细表和个人承担保险明细表。

3.12.3报销时分别按公司、个人承担金额统计填列。

3.12.4人力科负责在工资计算表中对应扣除员工个人承担保险金额

3.13诉讼费：

3.13.1发生诉讼费时由市场管理部出具报告，报经营销中心、公司分管法律事务部副总经理批准后方可支付，并将诉讼执行结果书面报告营销中心、财管中心。

3.13.2诉讼费，包括法院立案以及聘请律师等相关费用。

3.14促销费

3.1

4.1公司统一安排的促销活动、订货会应严格按公司方案执行，市场负责人

须凭发票或消费者中奖奖卡(奖券) 等相关有效票据按费用报销程序粘贴报销,同时附《付款申请表》。收款单位为非个人的须提供该单位帐户（由该单位出具往来致函）。

3.1

4.2市管部申请的临时促销活动，所发生的场地费、赠品购置费，报销时需附营销中心批复。

3.1

4.3由市场制作的灯箱制作费用、灯箱片发布费用、由营销中心批准后执行，报销要求同上。

3.15专柜试用品费：

3.15.1市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。

3.15.2根据当地专柜产出较稳定、客流量较大等具体情况，由市场负责人提出申请（填制《产品调货申请表》），销售科、财务科审核，总经理审批后执行,原则上每三个月申请一次。产品为应季产品。

3.15.3美容顾问与终端督导（或市场负责人）分别建立试用品备查帐，须凭旧瓶核销。

3.16超市费用：

3.16.1包括超市的进场费、折让费、堆头费、邮报费、超市形象架制作费、端末架特别陈列费、销售奖励及其他超市费用。

3.16.2超市费用核销方式如下：

进场费：堆头费：凭“年度合作协议”或营销中心审批件、发票核销。

邮报费：凭“年度合作协议”或营销中心审批件、发票、邮报报样核销。

陈列费：凭“年度合作协议”或营销中心审批件、发票、堆头照片协议核销。

折让费：凭、“年度合作协议”或营销中心审批件、协议、发票核销，市场负责人提供对应销售报表（必须有美容顾问、市场负责人签字确认），市场负责人、销售科对销售额的真实性负责，财务科应审核是否与销售月报的销售金额一致。

超市其他费用：凭“年度合作协议”或营销中心审批件、协议、发票核销。

3.16.3原则上要求超市费用报销款直接汇至“年度合作协议”单位帐户上，市场负责人必须取得该单位盖章确认的帐户资料，否则，由市场负责人提供已给予该单位交款的收据，或证明，报销款可汇至市场负责人或经销商帐户上。

3.17售后服务费

3.17.1包括产品过敏退货费、交通费、医药费、误工费，根据医院诊断书、相关费用单据、单位误工证明及协议（声明）执行。

3.17.2财务科报销后，相关资料转由销售科存档。

3.18产品报检费：

3.18.1按实际发生额支付使用，凭报检单、抽检单（报告）核销。

3.18.2销售科、财务科在费用报销时审查报检单、抽检单原件。报检单、抽检单原件在审查后由销售科或市场保存

4.0附则

4.1本细则由财务科根据公司20 年《市管部财务管理制度》制定。对公司明确规定有年度计划指标的费用，必须严格控制使用，如超出年度指标，财务科有权拒绝支付，并及时反馈营销中心、财管中心。

4.2本细则由财务科负责解释和修订。