费用支出审批流程

费用支出审批流程

总则

为加强各项费用的管理与控制，根据“厉行节约、合理安排、从严控制、超支处罚”的原则，达到提高工作效率，规范经营活动，理顺业务关系的目的，特制定本制度。

第一章基本规定

第一条费用支出的审批权限分三类：

1、审核：指管理部门及主管领导对该项开支的合理性提出初步意见。

2、审批：指有关领导经参考“审核”的意见后进行批准，个别重大事项，还需经总经理办公会议讨论通过。

3、复核：指财务部对拟支付款项审查是否符合受理相关制度或数字计算的正确、票据的合规性。

4、批准：指最终决策人依据上述部门的意见对是否支付款项的意见。

第二条:费用支出审批权限的审批顺序：先下级，后上级；先定性审批，后定量核准；先经业务、行政有关部门，后报财务部门。若遇有关审核人员出差在外，可由其授权人代核、代批，但事后必须请有关人员追认补签。

第三条:费用支出各级权签人员包括：经办人、部门主管、副总经理、总经理。各级权签人员须对自己的签章承担责任。审批基本流程为：

经办人申请→部门主管审核→副总经理审批→财务部复核→总经理批准。所发生业务超出本规定所述事项的，经总经理同意后，在本规定中加以补充。

第四条:各费用支出审批事项应遵循事前请示、请款办理、事后核销的办事流程；如遇特殊事项无法遵循上述程序的，可先与各级权签人员口头沟通征得同意后办理，但须立即补办上述程序。财务部门遵循“及时报账、前账不清、后账不借”的借款管理原则。

第五条：对外部单位或个人付款时，优先采用电汇、汇票、支票等结算方式，尽量避免采取现金方式与外部单位（个人）结算，经办人须提供收款人（本人或本单位）的名称、账号等基本信息。若为外单位（个人）上门领款的，须提供领款人身份证明；委托他人领款的，须提供授权书原件、授权人与被授权人身份证明原件等资料。如确需以现金形式对外支付的，必须经总经理批准。

第二章借款审批

第七条因私借款

1、因私借款（限额500元，仅限试用期员工，用于解决生活费）：

2、福利性借款（不高于本人一个月工资，员工在职期间遭遇重大意外伤害、严重疾病等突发情况时可申请）

3、审批流程：申请人填写《借款单》→部门主管审核→副总经理审批→财务部复核→总经理批准→付款。

上述借款期限最长不超过一个月。

第八条因公借款

1、购买物品，需先填写采购申请单，办公用品由各部门在费用定额内按月填报计划，行政部汇总后统一在月底编制月度采购计划。

2、各部门办理大额付（借）款，至少提前一天通知财务部；经办业务支付现金低于200元的，不予办理借款。

3、审批流程：申请人→部门主管审核→副总经理核准→财务部复核→总经理批准→付款

超过规定限额的借款，遵循上述签批流程基础上，须提供经总经理审批的请示报告。

公务借款限额：

第九条预付款审批

1、因承办某些专项业务，需要预先全部或部分支付款项而形成预付款。申请预付款支付时，填写“付款申请单”并附相关合同、协议，以及经部门主管、副总经理、总经理审批的预付款报告。

2、审批流程：经办人→部门主管审核→副总经理核准→财务部复核→总经理批准→付款

第三章借款、预付款核销

第十条因私借款

借款人到财务部直接还款核销；到期未还的，由财务部直接从借款人工资中扣款核销。

第十一条因公借款

1、所有借款须在业务结束后一周内报销，否则从当月工资中扣除。差旅费借款报销标准执行公司《差旅费报销规定》。

2、报销时本着“谁借款、谁报销”的原则，个人垫支、零星采购等办公费用报销，需归集到人力资源部的，由报销人将报销需要的单据，粘贴整齐后，送交人力资源部。

3、财务部每周六办理差旅费、办公费用的报销。

4、审批流程：经办人→部门主管审核→副总经理核准→财务部复核→总经理批准→核销

第十二条预付款

（一）、预付款报账核销流程

1、对预付款遵循“谁经办，谁跟踪，谁负责”原则管理，经办人应按规定完成签批手续后方可支款，并在经办业务结束后一周内取得发票并填写报销单到财务部办理核销手续，财务部每月对预付款核销情况进行清理。经办人未按时取得发票核销预付款，经财务部催促仍无效果的，财务部给经办人下发通知，将该笔预付款转为个人借款，按照本制度规定的处罚办法进行处罚。核销时须注明原借款时间、金额、核销金额及节余（超支）金额。对于未超支的预付款，财务部凭经办人填写的报销单和缴回余款收据即可核销；金额超支或超出原定用途的，报销时需注明变更理由。

2、审批流程：经办人→部门主管审核→副总经理核准→财务部复核→总经理批准→财务部核销。

（二）、预付款坏账损失的责任追究

当预付款产生坏账时，付款经办人负直接责任，除转为个人借款外，对审批付款的部门主管处坏账损失金额5%罚款。

第十三条财务付款单据审核

此处所指单据包括预付款、票（货）到付款、报销垫支款等要求提供的单据。如采取预付款方式的，须在支款时即提供下述除发票外的其他单据；采取票（货）到付款的，须提供下述全部单据；事后报销或核销预付款的，须提供发票。

第十四条发票要求：

1、所有业务均要求提供正规发票

2、促销品（赠品）采购尽量要求必须开具增值税专用发票；

3、媒体广告（电视、报纸、电台）须开具广告业专用发票；

4、平面广告（印刷、公交车、墙体、灯箱、路牌等）须开具广告业专用发票，横幅、布幔可开具普通发票；

5、经办人应事先确定发票的种类并在借款单（或合同）中注明。

第四章责任界定

第十五条报销人的责任和注意事项

1、报销人对所报销项目和单据的真实性、合法性和及时性负责；

2、各项报销票证和资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销。

第十六条部门经理的责任

1、负责审查费用项目是否通过批准，报销金额是否控制在标准之内；

2、对报销的内容真实性、完整性，各项附件是否合法、完整负责。

第十七条财务审核人员的责任

1、负责审查单据的真实性、合法性；

2、审查报销项目审批手续的完整性；

3、报销金额计算的正确性。

第十八条公司副总经理的责任

1、对报销项目的必要性负责；

2、对预算外费用进行审批。

第十九条总经理的责任

1、对预算外费用进行核准

2、对重大事项做出审批

3、对争议事及新发生事项做出决定并确定流程

第五章处罚办法

第二十条不（迟）还款责任

1、借款人不按时间要求报销冲账或归还借款，财务部将通知薪资管理人员扣减工资，并按借款余额从借款日开始按日息万分之五计收利息；

2、每月? 日前各部门及时将离职或调动员工情况事前通知财务部。各部门不得指定即将离职人员办理款项支付事宜。因未及时通知或不恰当指定人员造

成的坏账损失由各部门承担，对相关责任人处200元以上罚款，部门经理负连带责任，处以200元罚款，坏账损失在该部门的绩效奖励或工资总额中扣减。

第二十一条报销人如果在报销过程中营私舞弊或弄虚作假，对违规违纪金额不予报销。对已报销的，除退回违规报销金额外，并对报销人予以违规金额10%的罚款；

第二十二条付款发票责任

1、采购预付款后，经办人员必须在业务结束一周内提交相应发票办理冲账手续。未能及时办理入账的，财务部门将给予业务经办人和部门经理预付金额5%的罚款。

2、所需发票没有在合同中注明种类的，一律默认为税率17％的增值税专用发票，对于没按要求提供发票且事先没有在合同中注明的责任人（即合同签订人），由责任人承担取得发票的税款。

3、对于遗失发票的责任人，除给予发票金额5%的罚款外，并承担取得加盖鲜章的发票复印件的费用。

4、经办人取得发票未及时报账，导致发票过期不能抵扣，供应商也不能重新开具，给公司造成的损失由经办人承担，并按发票税金进行处罚，同时部门经理承担连带责任，给予200元／单处罚。

第二十三条部门经理在资料不全、原始凭证不充分或项目不真实的情况下签名准予报销的，对负责人予以违规报销金额10%的罚款；出现报销三次以上（/月）退单现象的将对经办人、部门经理处以200元／单的处罚。

第二十四条财务审核人员因审核不严给公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额10%的罚款。

第六章附则

第二十五条本制度由财务部负责修定和解释，自起执行。

第二十六条各公司同时执行上述规定。