产品部门管理制度

第一章产品管理

一、总则

1 目的

规范公司产品研发、实施、维护、质量、采购、实施、用户满意度等方面的管理，确保产品的可追溯性管理要求。

2 定义

产品指能够提供给市场被使用或消费，满足客户需求的有形物品。

3 适用范围

本制度适用于公司所有员工：包括正式工和试用工。

适用于与产品相关管理的业务活动

3.1 产品管理

3.1.1 目的：

为加强对公司已有产品的控制，确保产品的完整性、有效性及可追溯性，特制定本制度。

3.1.2 适用范围

适用于产品管理的业务活动，如产品的出、入库管理、配置管理、相关文档管

理等。

3.1.3 入库管理

1在公司滞留三天以上产品方可办理入库手续，各种产品在未办理入库手续前不得入库。

2产品入库时入库申请人需填写入库申请单，申请人按单上所列产品名称、品种、数量、规格等认真填写。入库申请单由申请人部门经理审核，审核通过，部门经理签字确认，并将入库申请单提交质量管理人员；若审核未通过，则申请人根据审核意见修改重新申请。

3入库申请单交由质量管理负责人对单上所列产品进行验收，出具验收报告，并在入库申请单上签字确认，若产品通过验收则由产品管理人员根据申请单与验收报告生成入库单，若未通过验收则通告有关人员，重新核查，核查无误后重新申请入库。

4产品管理人员按入库单上所列产品名称、品种、数量、规格等点收，清点无误后在入库单上签字，并由仓管员确认签字。

5入库单未经产品管理人员签字确认或入库单与实物不符时，产品不予入库，并通知有关人员重新核查。

6产品入库时产品管理人员应认真检查，确定安全无隐患后，方可入库。

3.1.4 出库管理

出库流程

1在未办理出库手续时，所有库存产品不得出库，否则按产品丢失记录，由产品管理人员赔偿。

2申请人详细填写出库申请单，交由申请人所属部门经理审核并确认签字，审核通过将申请单提交给产品管理人员，产品管理人员根据申请单确认产品库存数；审核未通过则申请人根据审核意见修改申请单并重新申请。

3出库申请单在填写日期的三个工作日后作废，需要重新申请；若产品数量不能够满足申请需求则申请单有效期至产品满足申请时为止。

4产品管理人员对出库凭证进行审核，确认出库申请单由申请人部门经理确认签字，并检查出库凭证填写的项目是否齐全，是否具备合同附件，所列申请人所属部门，产品名称，数量等是否正确，单上填写字迹是否清楚，有无涂改痕迹，单据是否在规定的出库有效日期内。若发现问题，应立即联系申请人或部门经理更正，不允许含糊不清地先行发货。

5产品管理人员根据申请单对库存产品进行核实，若可用产品可满足申请人需求，则生成出库单；若可用产品不足以满足申请需求，查看其部门经理是否允许启用安全库存；若同意使用安全库存，则产品管理人员生成出库单，同时填写采购申请以补足安全库存数；若不同意使用安全库存，则告知申请人自行申请采购产品。6产品管理人员在生成出库单的同时，应及时更新库存报表中库存产品的数量及产

品状态，以免产品重复出库，由此造成的损失由产品管理人员承担。

7产品管理人员按出库单登记的所列内容，核实并进行配货。

8待送产品要按配车的要求，清理分堆，以利于装送。要按运输工具预约的装货时间，以先后顺序理货，随到随装，不误时间。

9仓管员确认签字后，方可对产品进行发货，发货时产品管理人员应对出库申请单与出库单逐单一一核实，并点货交与送货人员，划清责任。

10发货结束，产品管理人员、仓管员应在发货单上签字确认，并留据存查。

11产品管理人员发货后，应及时核对产品储存数，同时检查产品的数量、规格等并记录，如有问题，及时纠正。

3.1.5 产品试用管理

1申请人只可对标明可以试用的产品进行申请试用，试用申请单的内容必须与事实相符，所有项都为必填项，公司任何人员不得伪造产品试用申请单，一经发现按照公司相关规定进行处罚。

2申请人认真填写试用申请单并交由部门经理审核，若审核未通过，则根据审核意见修改并重新申请，审核通过后将申请单提交给产品管理人员，由产品管理人员核实申请部门试用产品总数，若试用产品未超过10件，可进行产品出库申请；

若试用产品超过10件，则重新进行产品试用申请，并由产品部部门经理签字确认，签字同意后方可进行出库程序，否则不允许出库。

3为保持产品的流通，各型产品均应依试用规定期限归还，试用期限最高为3个月，若因特殊情形而需延长试用期限，则根据实际情况填写产品延期申请单，报部门经理审核，并由产品部部门经理签字确认，书面报告即日转交产品管理人员作为延长试用的凭证。

4各部门经理应负随时检查在外试用的产品有无未经审核而超过试用期限，若产品管理员发现有超过试用期先的试用产品，立即通知该试用产品所属部门经理立即追回试用产品，若7个工作日内仍未归还产品，按丢失处理，由此造成的损失该部门承担，特殊情形另行处理。

5试用申请单应于出货的当日交产品管理员保管。

3.1.6 产品保管

1产品管理人员根据产品类型对入库产品进行分类管理，产品入库首先分为软硬件产品，软件产品按照名称和版本进行分类管理，硬件产品按照计算机产品、通信产品、广播电视及仪器仪表产品、线材及配件等分类管理。

2应充分考虑产品其忌光、忌热、防潮等因素，仓库内部严禁烟火，并定期每个月实施安全检查。

3库存产品如有报废或损毁，非产品管理人员可自行克服，产品管理人员应即填写产品送修单连同产品送交服务单位维修。

4开始盘查前一天通知产品管理人员对产品进行整理，并停止对产品的出库入库行为，确保所有产品在库存报表上都有记录。

5产品管理人员以当前节点的库存报表为盘查依据进行库存盘查，每次盘查必须两人分别进行，防止作弊，将盘查结果详细记录到产品盘查表中，盘查完成之后两人数据分别和库存报表数据进行比对，一旦发现问题立即通知仓管员，若无问题则由仓管员签字确认。每2个月对库存产品进行一次抽检。

6盘查后如有盘盈或不可避免的亏损情形时，若无重大差异，则对产品进行整理，查找差异原因；若有重大差异，重新调整盘查，确认差异，并由产品管理人员呈现部门经理核准，追查责任。

7盘查结束后盘查人员应对库内积压产品或库存时间较长的产品进行上报，以加快公司产品的流动，盘查发现产品库存不足时，应及时对产品进行购买申请

8直接保管产品的产品保管人员异动时，应由其所属的部门经理查列库存产品的移交清册后，再由交接双方会同部门经理实地盘存。

3.1.7 配置管理

配置管理的目的是按照一定的规则保存配置项的所有版本，避免发生版本丢失或混淆等现象，并且可以快速准确地查找到配置项的任何版本。

产品配置是指一个产品在其生命周期各个阶段所产生的各种版本的文档、计算机程序、部件及数据的集合。

审核小组由产品部部门经理、项目负责人、产品研发部部门经理组成。

3.1.7.1配置项版本号规则

配置项主要有两大类：

属于产品组成部分的工作成果，例如需求文档、设计文档、源代码、测试用例等；

属于项目管理过程中产生的文档，例如工作计划、项目质量报告、项目跟踪报告等。

配置项的版本号与配置项的状态紧密相关。

处于“草稿”状态的配置项的版本号格式为：0.YZ。YZ数字范围为01－99。随着草稿的不断完善，“YZ”的取值应该递增。“YZ”的初值和增幅由项目组成员自己把握。

处于“正式发布”状态的配置项的版本号格式为：X.Y。X为主版本号，取值范围为1－9。Y为次版本号，取值范围为0－9。配置项第一次“正式发布”时，版本号为1.0。如果配置项的版本升级幅度比较小，一般只增大Y值，X值保持不变。只有当配置项版本升级幅度比较大时，才允许增大X值。

处于“正在修改”状态的配置项版本号格式为：X.YZ。配置项正在修改时，一般只增大Z值，X.Y值保持不变。当配置项修改完毕，状态重新成为“正式发布”时，将Z值设置为0，增加X.Y值。

3.1.7.2配置项版本控制步骤

1、创建配置项

项目成员在配置库中创建属于其任务范围内的配置项。此时配置项的状态为“草稿”，其版本号格式为0.YZ。

2、修改处于“草稿”状态的配置项

项目成员可以根据需要修改处于“草稿”状态的配置项，版本号格式为0.YZ。

2、配置项定稿后要接受审核。

如果配置项是技术文档，则需要接受技术评审。

如果配置项是“计划”类文档，则需要项目负责人（或部门经理）的审核。

若配置项通过了技术评审或领导审核，则配置项状态为“正式发布”；若未通过技术评审和领导审核则配置项状态为“草稿”重新修改。

4、正式发布

配置项通过审核后，则配置项的状态从“草稿”变迁为“正式发布”，版本号格式为X.Y。

5、变更

修改处于“正式发布”状态的配置项，必须经过项目负责人、部门经理审核通过申请后方可将配置项状态从“正式发布”变迁为“正在修改”，技术人员可以修改处于“正在修改”状态的配置项，版本号格式为X.YZ。

在版本控制过程中应及时修改配置项状态表。

基线库里有新的配置项产生，或者基线库里的配置项版本升级时，配置管理人员要做版本发布，通过会议或Email等方式通知项目组内其它人。

3.1.8 文档管理

1、文档包括产品部门的各种文档、图片、传真、技术资料等。

2、由产品部设立文档管理员。

3、文件保存期限依下列规定办理：

A．永久保存：产品部管理制度；董事会纪录；政府机关核准文件；其他经核定须永久保存的文书。

B．10年保存：项目计划资料；其他经核定须保存10年的文书。

C．5年保存：期满或解除之合约；其他经核定保存5年的文书。

D．1年保存：结案后无长期保存必要者。

E．立即销毁：项目完成后经部门经理确认需立即销毁的资料文档。

4、申请文档入库人员填写文档入库表，并交文档管理员审核，审核通过，文档入库并记录；审核未通过，文档不予入库管理。

5、文档入库后，文档管理员根据电子文档与纸质文档对文档进行分类管理，各类文档应按项目、技术文档、投标书、招标书、需求文档、设计文档等分类管理，并对文档进行编号。

6、管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈部门经理核准，并登记表内注明销毁日期，文档销毁时至少两人在场对文档进行销毁。

7、保管期限届满的文件中，部分经申请人部门经理核定仍有保存参考价值者，档案管理员应将文件重新归档并管理。

8、公司内部人员借阅、复制文档等时须，需填写“文档使用申请单”并经申请人部门经理签字确认后，向档案管理员调阅。

9、档案管理人员接到档案使用单经核查后，取出该项档案，并于文档登记表上填注借出日期后，将档案交与借阅人员。档案使用单则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。

10、于档案室当场借阅者，经档案管理员同意后免填档案使用单，档案管理员将查阅记录登记于文档查阅登记表，不准将档案带出档案室查阅。

11、档案归还时，经档案管理员核查无误并于档案登记表填注归还日期，档案归档。档案使用单由档案管理员留存备查。

12、档案借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

13、档案使用者对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请产品部部门经理负责处理。

3.2 产品安装、调试、维护管理

3.2.1 目的

对产品安装、调试及维护进行管理，确保交付后的产品合格和使用，特制定本制度。

3.2.2 适用范围

产品安装、调试及维护的各个环节管理。具体规定见相关制度。

3.2.3 产品安装前的准备工作

1、项目负责人查看安装现场，对安装设备的承重地面、墙壁等进行实地测量，检查施工现场供电条件是否符合要求，夜间施工照明设备是否齐全。

2、检查设备所要经过的入口，是否足够让设备通过，否则要拆除或采取其他措施，以使设备顺利到达安装位置。

3、上述安装条件满足时，项目负责人可以安排安装人员进行后续工作；若安装条件未满足时，项目负责人根据现场检查条件生成安装环境检查报告，并呈现给客户，要求客户根据检查报告对现场环境进行完善。

4、安装条件满足后项目负责人填写产品安装申请单，并由客户审核，若审核通过，则可进行产品配送；若审核未通过，则根据审核意见修改并重新申请。

5、产品到达安装现场时，客户及项目负责人根据合同或产品验收单对设备进行开箱验收，检查设备在运送过程中有无损坏、丢失，附件、随机配件是否齐全。

6、验收合格后的产品可投入正常使用，但应按照设备使用说明书正确使用和维护设备，避免过度或不正确使用设备。

7、再次确认产品及安装环境，以免有纰漏，准备产品安装。

3.2.4 软件产品安装前准备工作

1、对所需安装的软件产品进行列表，并附安装说明书或相关附件。

2、检查安装软件所需的硬件设备如计算机、服务器等是否齐全。

3、检查安装软件所需的软件如操作系统、数据库等是否满足软件产品安装要求。

4、检查网络环境是否已经搭建完成。

5、检查安装环境是否安全。

6、根据产品安装说明书对安装环境进行配置。

3.2.5 产品的安装及调试

1、产品安装前应由项目负责人制定安装计划，使安装有步骤、按顺序进行，将产品

安装计划交由质量管理人员与客户审核，审核通过，依据安装计划进行安装；审核未通过则根据审核意见修改计划，重新提交并审核。

2、软、硬件产品安装应按照安装说明书要求进行，要便于操作和维修保养。

3、在产品安装过程中应由技术人员与质量管理人员全程跟踪，以便及时解决安装过

程中遇到的问题及保证产品的安装质量。

4、产品安装应满足安全要求，对设备安装防护装置，设备启动、故障应设置明显报

警或设置相应自保护措施，主机设备机内维修时应设置多道可靠的安全保护措施。

5、安装完毕后及时清理现场。

6、产品在安装后应进行产品联调、试运行，按先单机后整线的顺序，调试时按合同

指标逐项试验，记录各项指标是否达到要求，整个过程由质量管理人员进行监督。

7、设备的安装调试时发现问题应及时提出，报质检、产品部共同协商解决。

8、调试、试运行完成后，由客户负责人最终验收与审定，并生成验收报告，客户确

认签字。

9、项目验收结束后应对客户相关人员做相应的培训并做好记录。

3.2.6 售后服务

本公司售后服务的作来分为下列三项：

无合同付费服务（A）——凡为客户保养或维护本公司出售的产品，而向客户收取服务费用者属于此类。

合同服务（B）——凡为客户保养或维护本公司出售的的产品，依本公司与客户所订立产品保养合同书的规定，而向客户收取服务费用属于此类。

免费服务（C）——凡为客户保养或维护本公司出售的产品，在免费保证期内，免费向客户提供服务者属此类。

1、售后服务部自产品售出后每半年派人员对客户进行一次电话回访，回访中发现问题或接到客户报修电话或文件时，该售后服务人员应立即将客户的名称、地址、电话、产品型号等，填写“售后服务申请表”，详细记录出现的问题和故障现象，并将申请表交与售后服务部部门经理派售后维护人员跟踪维护。

2、售后维护人员接到任务后，对客户进行电话沟通，通过沟通确定故障原因并在售后服务申请单上填写处理方案，并交由部门经理签字确认，售后维护人员为客户电话解决问题，若电话无法解决问题方可申请部门经理派工到施工现场解决问题。

3、需到现场施工时，若省内发生的，则于三天内到达现场，进行处理；省外发生的，于一周内到达现场处理；边远地区发生的于十天内到达现场，进行处理。

4、电话解决问题后，将答复跟踪表交由部门经理签字确认；需现场施工时，售后维护人员持“售后答复跟踪表”前往客房现场服务，凡可当场处理完妥者即请客户于答复跟踪表上签字，并将跟踪表归档。

5、若售后维护人员无法针对故障现象做出处理方案，可将问题提交与部门经理，由部门经理确定解决方案，并派工执行方案。

6、凡属付费服务，应事先向客户声明并出示维修合同，维修完毕结算费用。费用低于2000（包括2000）时，应由售后维护人员当场向客户收费，将款交于财务处，凭以补寄发票；否则应于当天凭“售后维护跟踪表”与维修合同至财务处开具发票，以便另行前往收费。

7、故障未解决售后维护人员根据现场实际情况重新制定处理方案，由部门经理

派工执行方案。

8、凡待修产品，不能按原定时间修妥者，售后维护人员应即报请部门经理予以协助。

9、售后服务完成后应尽快凭借售后答复跟踪表登记售后维护登记表，由部门经理确认签字，以便做记录保存。

10、保修合同期满前一个月，售后维护人员应以邮件、电话、快递等方式通知客户，以便派员前往争取续约。

第二章公司安全保密制度

1目的

为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。

2定义

公司秘密是指不为公众所知晓、能为公司带来经济利益、具有实用性且由公司采取保密措施的技术信息和经营信息。

3适用范围：

1本制度适用于公司所有员工：包括正式工和试用工。

2适用于公司产品、技术、文档等。

4保密范围

1公司的客户资料、公司正在招标或已中标的项目资料

2公司专有技术

3 公司内各部门掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

4公司内各部门所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

5公司各部门职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。

6其他经公司确定应当保密的事项。

5公司密级确定

公司秘密分为三类：绝密、机密和秘密。

绝密是指与公司生产、科研、人事有重大利益关系，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括以下内容。

1．公司新产品、新技术、新设备的开发研制资料。

2．公司正式合同和协议文书。

3．公司关于新产品研发、项目投标、公司发展战略等会议的纪要。

公司绝密文档保存期限为10年，保存届满时文档降级保管。

机密是指与本公司的生产、科研、人事有重要利益关系，一旦泄露会使公司安

全和利益遭受严重损害的事项，主要包括以下内容。

1．尚未确定的公司部门经理级别以上人士调整及安排情况。

2．公司与外部高层人士、科研人员的来往情况及其载体。

3．公司保险柜密码，电脑开启密码，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。

4．获得竞争对手情况的方法、渠道。

公司机密文档保存期限为8年，保存届满时文档降级保管。

秘密是指与本公司生产、科研、人事有较大利益关系，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项，主要包括以下内容。

1．市场潜力调查预测情况，未来新产品的市场预测情况及其载体。

2．部门经理、财务部、商务部等有关部门所调查的违法违纪事件及责任人情况和载体。

公司秘密文档保存期限为5年，届满后文档归为普通文档进行保管。

6保密措施

1、公司员工必须具有保密意识，做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。

2、产品部部门经理负责领导保密的全面工作，各部门经理为本部门的保密工作负责人，各部门由部门经理设立兼职保密人员，公司文档密级由各部门经理确定。

3、如果在对外交往与合作中需要提供公司秘密，应先由部门经理批准。

4、严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露公司秘密。

5、公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告部门尽力，部门经理应立即作出相应处理。

6、公司保密文档入库时需各部门保密人员申请，并交由部门经理审核并确定密级，部门经理审核后由产品部部门经理审核，审核通过后由产品部文档保密人员对文档进行保密保管；审核未通过文档禁止出库。

7、保密文件禁止延期借阅或使用，使用时间最多不超过3天。

8、秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中秘密文件必须设置口令，并将口令报告产品部部门经理。

9、保密文档申请使用时，需部门经理进行申请，并交产品部部门经理审核，审核通过后，方可对保密文档进行打印、复印、传真等操作。

10、保密人员出现工作变动时应及时办理交接手续，交由部门经理签字。

11、保密文档届满时，保密人员对届满文档进行列表，并申请产品部部门经理，对届满保密文档进行处理（继续保密管理、转为普通文档、立即销毁）。保密文档销毁时需经部门经理指定人员监督保密人员对保密文档进行销毁；保密文档降级保管时需由保密人员对保密文档进行重新分类整理；保密文档转为普通文档时，由保密人员将文档交与文档管理员进行分类管理。

12、公司录音、录像应由产品部部门经理指定人员负责存档管理。

13、公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。

6.1文件打印

1、文件由原稿提供部门经理签字，部门经理对文件内容负责，文件内不得出现对公司不利或不该宣传的内容，同时确定文件编号、保密级别、打印份数。

2、打印部门要做好登记，打印、校对人员的姓名应反映在文件使用单中，保密文件应由部门经理负责打印。

3、打印完毕，所有文件废稿应全部销毁，电脑存盘应消除或加密保存。

6.2文件传送和E-mail使用

1、文件打印完成，进行文件发放时，发放文件部门认真做好发文记录。

2、保密文件应由发文部门部门经理或其指定人员签收，不得交给其他人员。

3、对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。

4、发送保密文件时应由部门经理制定人员负责，严禁让试用期员工发送保密文件。

5、公司禁止员工在工作期间登陆个人E-mail。员工在上班期间，应用公司的个人邮箱传递信息。

6、需通过传真机传递保密文件时，不得通过公用传真机。

7、收发传真件时应做好登记。

8、保密传真件的收件人只能为部门经理或其指定人员。

6.3文件复印

1、原则上保密文件不得复印，如遇特殊情况需由部门经理批准方可执行。

2、文件复印应做好登记。

3、复印件只能交给部门经理或其指定人员，不得交给其他人员。

4、保密文件复印应有对文件进行复印的部门部门经理签字，注明复印份数。

5、复印废件应即时销毁。

6.4文件借阅

借阅保密文件时必须经借阅方部门经理和产品部部门经理签字批准，文档管理员做到专项登记，借阅人员不得摘抄、复印或向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要经产品部部门经理签字并注明。

6.5会议

1、属于公司秘密内容的会议及其他活动，由产品部部门经理负责做好保密工作。

2、部门经理严格控制参会人员，无关人员不应参加。

3、部门经理指定人员认真做好到会人员签到及材料发放登记工作。

4、部门经理应认真鉴别到会人员，无关人员不得入内。