文件受控管理规定

受控文件管理制度(20200515184933)

………………………………… .公司文件编号LDH-XZ-101 版本版次A/0文件类别程序文件密级公开页码1/2文件名称受控文件管理制度`生效日期 编制：复核：批准： 一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理， 使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本 制度。 二、文件的编制： 所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D 代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一 份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理 体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份 岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级 递升为，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一 影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部 门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有 受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改 或带出公司。违者记大过， 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

如何制定工厂各项规章制度--受控文件管理

如何制定工厂（公司）的各项规章制度——受控文 件管理制度 1.0目的 为健全、完善公司各部门对与质量管理体系有关的受控文件和资料得到统一及规范化管理，并得到有效的管制；确保使用部门能妥善保管受控文件，确保使用场所得到充分的、适宜的和有效的文件，特制定本制度。 2.0范围 2.1本制度适用于公司各类受控文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、表单、技术文件，检验标准、管理文件、外来文件、技术资料）的编号、登记、复制、发放、更改、接收、传阅、建档、归档、存档（保存）、整理、借阅/查阅、回收等管理； 2.2本制度适用于公司受控文件的丢失、故意破坏、私自占有、私自复印、作废文件的遗 留处罚等管理规定。 2.3本制度不适用于财务账目、人事档案、此类文件资料由各主管部门负责管制。 3.0定义 无 4.0职责 4.1 文控中心负责内部受控文件、外来文件的接收、登记、保管； 4.2文控中心负责与质量管理体系有关的受控文件正本的接收、副本的分发、回收、建档、归档、标识等管理。 4.3 各部门负责对文控中心下发的受控文件副本进行使用、妥善保管、传阅、归档、标识以及作废文件的交回管理。 4.4 工程部负责对顾客要求变更的技术文件进行更改，并将核准后的相关产品图纸与工艺文件交给文控中心，文控文员负责分发、回收管理。

4.5 文控中心按文件类别对新增文件进行编号，并登记、分发按编制部门提出的发放单位及份数进行分发。 4.6 文件的更改、申请作废由编制单位提出，经批准后的《文件更改单》与文件一并交给文 控中心进行编号、登记。 4.7 设备部将设备资料、使用维护说明书交给文控中心进行管理。 5.0 工作程序 5.1顾客文件（图纸、技术资料、技术标准等）由营业部接收，工程部负责处理后交文控中 心登记、保管、发放。 5.2各部门如因工作需要使用顾客文件，先由部门使用人员填写《工作联络单》经部门主管 审核、（副）管理者代表批准同意后由文控文员复制、登记、发放、并定期回收。 5.3工程部编制的工艺文件、作业指导书、检验标准以及技术管理文件需提交文控中心编号、 标准化；并经审核、批准后交文控中心登记、分发、保管。 5.4 各部门编制的各类管理标准、作业规范等文件，需由文控中心编号经过标准化审签和批 准后，交文控中心登记、分发、保管。 5.5 设备部将公司购置设备的资料及使用维护说明书整理交由文控中心保管仅供借阅。 5.6 各部门编制的文件交文控中心分发时应提出发放的单位，由文控中心对文件进行受控发 放。 5.7 各部门编制的文件如需修订、更改，需填写《文件更改单》，经部门主管审核、文控中 心同意、（副）管理者代表批准后，文件持有部门方可对文件进行更改，更改后的文件经审核、标准化、批准后交给文控中心管制，并对其分发，同时将旧版文件回收。 5.8 顾客文件的更改通知，由营业部负责接收后传工程部，工程部视情提出更改意见。 5.9 各部门所编制的各类文件在交文控中心时，应一并提交文件内容一致的电子文档。 5.10 各部门如因工作需要需采购行业标准、国家标准或技术参考资料，应向文控中心提出 申请，由文控中心填写《请购单》交由物控采购部购买。文控中心对购回的标准进行登记、发放或借阅。 5.11 如因工作需要启用作废文件、资料、需经主管副总批准后，由文控中心复制，限期区 域使用，用后立即交回文控中心。

文件受控发行管理规定

文件受控发行 管理规定 编制： 审核： 批准： 发布日期：实施日期：

1 目的 1.1 为了有效地控制公司质量环境管理体系文件,确保文件的正确使用,保证文件 的有效性、适宜性、充分性，避免资料错误造成损失,特制定此制度。 2 适用范围 2.1 适用于公司体系运行所有文件。 3 职责 3.1 人力资源部负责对体系运行的文件进行编号、受控。 3.2 与体系相关的部门负责文件制作、修改及签呈工作，完毕后交企划部确认受控发行。 4 工作程序 4.1 受控文件对象 4.1.1 公司体系运行的所有文件。 4.2 非受控文件对象 4.2.1 公司外来文件及其他文件。 4.3 文件受控发行内容 4.3.1 相关部门依据《文件格式管理办法》拟制好相应文件，经企划部确认格式及标准无误后，由体系人员对文件进行受控，依照各部门所需文件的份数进行发行，并做好受控发行相关台账。所有受控发行相关记录于《管理文件发放、回收登记表》或《技术文件发放、回收登记表》。 4.3.2 人力资源部随时复查该部门文件是否为最新版本,文件是否为受控发行状态, 针对丢失资料严重的部门，将严格按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》处理。 4.3.3 生产现场使用的作业标准(如作业指导书,标准规范等)发放的份数不够用时，使用部门应及时向企划部提出申请，申请时需详细填写申请原因(如:①原发放份数不够用,应在申请单上写明发放份数,现需增加份数；②如果是丢失的资料,应在《文件补发申请单》上注明责任人及遗失原因方可申请,若发现申请部门填写的数据与人力资源部实发数据不符，则取消补发文件。 4.3.4 各部门应指派专门负责人保管受控文件,凡是因负责人离职而交接不清丢失的文件,企划部将按《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。 4.3.4 由人力资源部受控发行的文件各部门不得随意复印，必须使用盖章受控版

技术文件的管理制度

技术文件的管理制度 1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。 2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。 3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。 4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。 5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。 6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。 8.质量记录的`借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。 9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。 10.各类质量记录由各部门指定专人手机、分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。 11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

受控文件管理规定(新)

编号：技术文件管理规定版本号：2/0 1．目的 进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。 2．适用范围 本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。 3．术语 用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项： 转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产 品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。 毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。 工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。 工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的 技术文件。 控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行 明确规范的技术文件。 作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。 更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的 更改通知。 工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技 术通知。 4. 文件管理的原则 4.1 谁签收谁负责的原则 文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文 件，谁就对文件的管理负责。 4.2 以旧换新的原则 已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。 4.3 数量匹配原则 文件应严格按照实际单位的使用份数分发，车间须提供详细的“工位配制表”，资料 室按照“工位配制表”印发等数量的文件，车间不提供该表时，资料室按最低数量发放。

受控文件管理规定新

受控文件管理规定新 Corporation standardization office #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8

编号：技术文件管理规定版本号：2/0 1．目的 进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。 2．适用范围 本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。 3．术语 用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项： 转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。 毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。 工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。 工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件。 控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件。 作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。 更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。 工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。 4. 文件管理的原则 4.1 谁签收谁负责的原则 文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，谁就对文件的管理负责。 4.2 以旧换新的原则 已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。 4.3 数量匹配原则

受控文件管理制度

一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理， 使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。 二、文件的编制： 所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D 代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一 份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理 体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份 岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级 递升为，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一 影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有 受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过， 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

五、文件的修改： 1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。 2、所用文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门经理、主管会议决 定，确实不可行时，方可修改。 3、文件修改后，人事文员应立即将新文件发放到涉及部门，同时将修改后的 文件收回，并加盖更改章封存。

受控文件管理规定

管理文件 受控文件管理规定

1 目的 为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。 2 适用范围 适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。 3职责 3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理； 3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理； 3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。 3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。 4管理要求 4.1受控文件的发放 4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。 4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。 4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定：

4.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。接收人的签字应与文件分发号相对应。 4.2 受控文件的保管与使用 4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。其职责包括修订本部门“受控文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。 4.2.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。 4.3 受控文件的复制 4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。 4.3.2 所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。 4.3.3 复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号（两位）”，发放日期为复制后实际发放的日期。 4.3.4 复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。 4.4 受控文件的更改与收回 4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。 4.4.2 受控文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。 4.4.3人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。 4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”，由交、收双方签字。 4.4.5 作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识，待积存到一定数量时

受控文件编细则

受控文件编细则 The latest revision on November 22, 2020

XXXX有限公司 管理文件 规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。 2. 适用范围

适用于本公司受控文件的编号。 3. 受控文件种类 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件； 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。 4. 文件格式 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。 5. 编号方法 手册 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下： HY — QM — XXX 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。 质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 HY － EM . － XXX 顺序号（001~999） 环境手册代号 公司代号 公司代号用大写字母HY 表示。 M 表示，即Environment （环境）和 Manual(手册)两司的第一个字母。 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 版本和状态编号 未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0： a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。 b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。 程序文件 顺序号 质量手册代号 公司代号

科技文件受控下发管理规定

科技文件受控下发管理规定 范围 本标准规定了受控文件的制作、标识、发放、接收、保管、替换、回收要求。 规范性引用文件 */**01026-* 紧急重要项目进度管理办法 *P/*011-* 供方评价及管理控制程序 职责分工 3.1科技管理部负责将需受控下发的科技文件采用复印、晒蓝、胶装、扫描等方式制作后，下发到需使用的部门。 3.2开发部门、工艺部、质量部、采购部、市场部、生产部等部门配备专职或兼职工作人员接收和管理受控文件。 3.3各职能部门的受控文件应保持为现行有效的科技文件。3.4使用部门按要求办理文件的回收销毁工作。 下发制作要求 4.1制作后的受控文件应清晰完整。 4.2纸质文件应进行复印制作，图纸文件应进行晒蓝制作，发货用的说明书应进行胶装制作。 4.3工艺文件办理白图，顾客有要求时由设计师在文件审签单中注明晒蓝要求，提交科技管理部办理晒蓝。

4.4受控文件不允许私自复制。 4.5受控文件下发到在各部门均只有一份，对应唯一的受控编号，受控编号详见附录A。 4.6文件下发时做好发放记录，接收文件部门签署后接收文件，并做好部门受控文件保管登记。 4.7外协部门需要图纸时，由采购部提出申请，分管档案的主管领导批准执行，科技管理部档案室按要求办理文件复印下发工作。 文件回收 5.1结构件加工外协单位图纸回收工作按*P/*011-2015进行考核。 5.2公司内的受控文件回收工作按如下要求进行考核： a）科技管理部档案下发岗按文件更改下发记录办理文件回收，原则上当场回收被替换的文件； *）新文件下发后24h内，文件接受部门应将被替换的文件提交档案下发岗办理回收； c）新文件下发五个工作日后仍因遗失等原因逾期不能回收的文件，由科技管理部按7.1进行考核。 文件销毁 6.1档案人员及时抽出依据更改单作废的文件，标识“依据（更改单号）作废”字样，保存适当时间后办理销毁手续。

文件管理制度 (1)

发行日期文件状态 公司文件管理制度文件编号制定部门 1、目的：为规范公司文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件非预期使用，特制定本规定。 2、适用范围：适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等，以及各部门制定的内部使用文件。 3、职责： 3.1办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理； 3.2 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。 4、管理要求 4.1文件的发放 4.1.1 各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。根据文件的性质分为：受控文件和临时文件。受控文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件，临时文件的有效期不超过3个月。 4.1.2 受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期；临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章，填写分发号和发放日期。 4.1.3文件编号应严格执行下表的规定： 序号文件编制部门编号序号文件编制部门编号 1 董事办DS 7 后勤部HQ 2 董秘办DM 8 采购部CG 3 总经办ZB 9 销售部XS 4 财务部CW 10 零货库LS 5 办公室BG 11 整件库ZK 6 质管部ZG 12 信息部XX 4.1.4文件发放时由文件发放部门填写“受控/临时文件收发记录表”，由文件接受部门负责人（或部门负责人指定）签字接收，实行“谁签字谁负责”的要求。 修改时间修改内容批准审核制定年月日 年月日 年月日

发行日期文件状态 文件编号制定部门 4.2 受控文件的保管与使用 4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件。其职责包括修订本部门“文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。 4.2.2 受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50---200元绩效；并及时向文件发放部门申请补发。 4.3文件的复制 4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制，各部门不应擅自复制，否则扣绩效100元/张。 4.3.2 文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章。 4.3.4 复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表”上进行登记，由接收人签字。 4.4文件的更改与收回 4.4.1文件由文件发放部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。 4.4.2文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废”章。 4.4.3因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。 4.4.4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”，由交、收双方签字。 4.4.5 作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。 4.5 电子版受控文件的管理 4.5.1不准擅自下载受控文件内容。 4.5.2 文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。

受控文件编号细则

XXXX有限公司 管理文件 1. 目的 规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。 2. 适用范围

适用于本公司受控文件的编号。 3. 受控文件种类 3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样 3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件； 3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。 4. 文件格式 4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。 4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。 5. 编号方法 5.1 手册 5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下： HY — QM — XXX ● 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。 ● 质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 001~999） ● 公司代号用大写字母HY 表示。 ● 环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号 未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0： 顺序号 质量手册代号 公司代号

a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。 b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。 5.2 程序文件 5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。 HY QP XX — A/0 ● 公司代号同5.1.1。 ● 程序文件代号用大写字母Q 和P 表示，即Quality （质量）和Procedure （程 序）两词的第一个字母。 ● 程序文件顺序号用阿拉伯数字表示(01、02……顺序流水号)。 ● 版本号同5.1.3。 5.2.2 环境体系程序文件由公司代号、环境程序文件代号、环境程序文件顺序号三部分组成。 HY — EP — XX ● 公司代号同5.1.2； ● 环境程序文件代号用大写字母E 和P 表示，即Environment （环境） 和 Procedure （程序）两词的第一个字母。 ● 环境程序文件顺序号用阿拉伯数字表示：01～ 99。 5.2.3 版本编号同5.1.3。 5.3 技术文件 5.3.1图样的编号按照企业标准执行。 版本号（首次制订为A/0，修改第一次为A/1详见5.1.3） 程序文件顺序号 程序文件代号 公司代号 环境程序文件顺序号 环境程序文件代号 公司代号

文件控制管理规范

文件控制管理规范 1、目的、编制、范围： 为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量 管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进 行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作 的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体 系的相关文件管理规定如下： 2.术语： 2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）； 2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准 化推进办公室； 公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收 数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。 2.3各类型文件含义： 2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。它一 般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。此类 文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理 体系所需的相互联系的过程和活动。上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。） 2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS 、技术/操作 要求&规范等）。作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。作业文件为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.4 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。 2.3.5 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。记录为质量管理体系的第四阶文件。

受控文件管理制度`

?????????????.公司文件编号LDH-XZ-101版本版次A/0 文件类别程序文件密级公开页码1/2文件名称受控文件管理制度 `生效日期 编制：复核：批准： 一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理， 使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本 制度。 二、文件的编制： 2.1所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为 L 代表刘， D 代表德， H 代表华，岗位制度为部门的一号文件，101 为部门的第 一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件，201为部门的第一份管 理体系。 2.1.1YJH-XZ-101 代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份 岗位制度，编号为 YJH-XZ-102 以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201 代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 2.2版本版式 : 2.2.1A/0 A代表文件的版本， 0 代表文件的版次，每次修改文件版次逐级 递升为 1.2.3 ，以此类推，当版次升级为 9 后即进入 B 版，并以此类 推； 2.2.31/N文件页码符号， N代表本文件的总页数， 1 为本文件的第一页， 并以此类推； 2.2.3如文件页数较多 , 可使用 26 个字母依次往下编号 . 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一 影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部 门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有 受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改 或带出公司。违者记大过，

公司管理系统文件管理系统规章制度

文件编号：A-DCC-001 编制日期：2011-7-28 公司文件管理制度 版本：A 修改状态：00 1.0目的 为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度。 2.0适用范围 2.1外来文件（上级公司及同级单位来文）； 2.2公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等； 2.3文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体； 2.4受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。 3.0职责 3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、 作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录 清单》； 3.2总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、 销毁、归档等工作由各起草部门负责； 3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合 同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管； 3.4各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定； 3.5总经理或授权部门负责人批准发布； 3.6各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置； 3.7填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。 4.0定义 4.1公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时 使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.2管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、 统一方法和统一行动的目的； 4.3作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而 制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定； 4.4表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行（列） 或多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要 表达的信息； 4.5保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的 公文、制度等文件，均属于保密文件；

受控文件管理制度`

………………………………….公司 公司
文件类别 文件名称 编制：
密级 程序文件 受控文件管理制度` 复核： 公开
文件编号 版本版次 页码 生效日期
LDH-XZ-101
A/0 1/2
批准：
一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理， 使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本 制度。 二、文件的编制： 2.1 所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号， 编号分解为 L 代表刘， D 代表德，H 代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101 为部门的第 一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201 为部门的第一份管 理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101 代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份 岗位制度，编号为 YJH-XZ-102 以此类推。 2.1.2 2.2 2.2.1 YJH-XZ-201 代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 版本版式: A/0 A 代表文件的版本，0 代表文件的版次，每次修改文件版次逐级
递升为 1.2.3，以此类推，当版次升级为 9 后即进入 B 版，并以此类 推； 2.2.3 1/N 文件页码符号，N 代表本文件的总页数，1 为本文件的第一页，
并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用 26 个字母依次往下编号.
三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一 影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部 门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有 受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改 或带出公司。违者记大过，
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技术文件管理规定

1.目的 为使公司的技术文件得到有效控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。 2.范围 本制度适用于公司所有技术文件的管理。 3.技术文件内容及编码原则 技术文件是指用于产品实现的相应技术文件；文件类别及编码原则详见《技术文件类别清单》。 4.职责 4.1技术质量部负责技术文件的归口管理。负责内部技术文件的编制、审批、 发放、归档和借阅的管理；负责外来技术文件的识别、转换、发放和归档。 4.2各部门负责对技术文件的接收、使用、保管。 4.3操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按工艺文件进行操作，发 现问题及时向班组长汇报，有责任保管好自己所用的技术文件。 4.4车间班组长负责保管本班组所用的技术文件，生产作业时将技术文件放置 在生产现场指定位置。保证技术件不丢失、不损坏、干净整洁。 5.技术文件管理内容 5.1编制技术文件的基本要求 5.1.1凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续，外来文件的 审批不是对文件内容的审批，而是对文件的适用性的确认。责任签署手续完备的正式技术文件是指导生产及其管理活动的有效文件。 5.1.2 收到顾客提供的产品图纸、产品规范/标准、技术协议、变更文件等与

质量有关的技术文件后，技术部要在两周内或按照顾客要求的进度进行组织评审，确定以上文件的详细的实施方法、实施日期及实施要求，由技术部长批准，及时将顾客的相应标准转换为公司内部要求并保存相应记录。顾客提供的质量协议由质量部按上述要求评审，由质量部长批准，并保存记录。 5.1.3 FMEA的编制应参考FMEA库进行编制，每个项目应对其涉及到的所有工序的FMEA组织评审后定版； 5.1.4 CP的编制应将定版后的FMEA中的要求有效的传递至CP中且前后保持一致；CP的编制应参考CP的编制模板。 5.1.5 WI的编制应将CP中的要求关联到WI中(excel公式)，防止产生前后不一致的情况发生。 5.1.6 技术文件编制质量问题纳入技术部人员的绩效考核，具体按《技术部人员绩效考核表》进行考核。 5.2 技术文件的签署人及其职责 5.2.1 设计/编制——由授权职能部门的设计人或编制人签署，并对技术文件的完整性、正确性、统一性、先进性、良好的工艺性和经济性负责。 5.2.2审核——由设计/编制单位负责人或分管负责人对技术文件是否符合国家法律、法规、顾客要求、相关标准和使用要求进行综合审查后签署，对其完整性、正确性、统一性负责。 5.2.3会签——由相关部门委托有经验的专业人员对技术文件是否满足相应专业要求的可行性予以审查并签署。 5.2.4 批准——直接用于产品生产过程的技术文件以及厂内有关部门需共同遵照执行的技术文件由技术部长（或被授权人）签署，并对技术文件负总的责任。

受控文件管理规定

文件名称

6.3 文件的发放和领用 6.3.1 受控文件发放前应加盖蓝色“受控”印章，并注明分发序号后发放。文件领用人应在《文 件发放控制记录》上签收。 6.3.2各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。 6.3.3文件因破损严重影响使用时，使用者应向文控中心办理更换手续，交出破损文件，换发 新的文件。 6.3.4 受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、 咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记录，发放部门核准后发放；提供给 顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。 6.3.5 受控文件的使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理： a) 在本公司调动到性质相同的岗位，保留原使用文件； b) 调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应的调整。 6.4文件的使用 6.4.1 所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本。 6.4.2 所有文件使用人应经常查阅《受控文件清单》和本部门适用的《受控文件清单》，了解文件的现行修订状态。 6.5文件的更改 文件更改或作废时，由申请者填写《文件更改申请单》或《文件作废申请单》，按原文件审批程序批准后进行更改或作废，并将更改后的正稿或作废的相应文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应的作废文件并在《文件收发控记录》上作相应的记录。 6.6 文件的管理 6.6.1 本公司的文件以书面形式为准。 6.6.2 任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 6.6.3当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性的评审，确定是否修订， 修订文件应重新履行审批。 6.6.4与质量/环境体系相关的文件都必须分类存放在干燥、安全的地方。 6.6.5各部门文件由本部门负责人保管，体系维护专员每季对各部门文件保管情况进行检查。 6.6.6 对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门的适用《受控文件清单》，并及时按需更新。 1. 6.6.7文件签收要确认 1.1文件接收人在接收文件时，要根据文控中心制作的签收表仔细核对文件的名称、编号、页数、版本状态等 是否与所发一致、确认无误后方可签收。文件一经签收，则即属于文件接收部门使用和保管的范围。 1.2文件接收部门在文件受控期间如果人为将文件丢失，则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一 张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。 2.换版或作废文件回收要及时 2.1文件接收部门在接到文件换版或作废通知后，一个工作日内（特殊：如比较急的文件文控中心第一时间下 发，接收部门第一时间回收。）给予回收完毕，逾期者则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。如果由于未及时回收导致用错标准发生质量事故，则视情节严重程度追加惩罚。 2.2 文件接收部门在及时将“换版或作废文件”交至文控中心时，经文控中心核实确为全部回收时，文件接收 部门负责人须在该《文件收发控制记录表》中“回收人”一栏签名，此签收记录由文控中心存档。 3. 文件受控前要做好自我审核 3.1为确保下发文件符合ISO体系要求，文件制定者在将文件交至文控中心前要进行自我审核。自我审核包括：

受控文件编细则

XXXX有限公司 管理文件 规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。 2. 适用范围 适用于本公司受控文件的编号。 3. 受控文件种类 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表

样 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件； 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。 4. 文件格式 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。 5. 编号方法 手册 5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下： HY — QM — XXX 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。 质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的 第一个字母。 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 HY － EM . － XXX 顺序号（001~999） 环境手册代号 公司代号 公司代号用大写字母HY 表示。 环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司 的第一个字母。 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号 未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0： a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。 b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。 程序文件 5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。 HY QP XX — A/0 顺序号 质量手册代号 公司代号 版本号（首次制订为A/0，修改第 一次为A/1详见5.1.3） 程序文件顺序号 程序文件代号