工程档案整理工作实施方案
工程档案整理工作方案
一、档案整理程序如下：
1、逐件整理文件材料，剔除重份及无归档价值的文件，补充缺页，保证每卷内
容的完整性。
2、按照技术文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，将归档的文
件材料按《分类规则》进行合理的分类、组卷、排列并编制档号。
（1）卷内文件排列。管理性文件资料排列，批复在前请示在后，正文在前附件
在后，汇总表在前原始表在后，文字材料在前图表在后，结论性材料在前依据性文件
在后；科技材料按原形成规律排列。
（2）工程图纸排列。按原设计图纸排列。
（3）每个案卷内的文字材料、图纸，应在每份（件）资料、图纸的右下角盖档
号章。具体方法见能源部（1991）231号文中的编制说明。
（4）案卷内容排列。案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。
（5）案卷排列。视案卷情况，可按二级类目编制案卷流水号，也可按三级类目
编制案卷流水号，但分类要尽量分到四级类目。案卷号必须是一卷一号，不能有重
号。
（6）分卷。同类材料数量较多的，可分成多个案卷，每卷要分别拟写案卷封面，填写卷内目录，备考表。在案卷题名上注明第几分册。编制流水案卷号，不能有重复
的档号。
（7）装订。所有归档材料要拆除金属物用线装订成册或单份装订。成册的案卷
编制页号，每个案卷内凡是有文字的文件材料都编制页码，正面编在右下角，空白页
不编，顺序均从“1”开始，依次编制流水号。单份的文件材料依次编制件号。
（8）档号的编制。严格按照规定编制相应的档号。
（9）保管期限的划分。结合规定，制定符合本单位实际的保管期限表。
二、索引目录的编制
工程项目的竣工档案需编制索引目录。索引目录由编制说明、分类目录及卷内目
录三部分组成，工程项目档案按如下内容编制总结。
1、工程项目概况。包括项目的批准单位，时间、文号；项目总投资和概算；项
目筹建、开工、竣工时间；项目建设、设计、施工（包分包单位）和监理单位；项目
的单位工程总数，工程范围和主要工程量。
2、工程竣工档案概况。包括项目档案整理的依据性文件、文号，项目档案的分
类原则和分类包括的主要内容；项目档案的总卷数和各类档案卷数；项目档案套数以
及各套档案的保存单位；项目档案档号的组成及其代字代号的说明；档案编制人员名单。
三、文件的修整编排
1、同一案卷内文件材料的幅面规格应当基本一致。大于标准幅面尺寸297×
210mm的文件材料，应向内折叠成标准幅面；图样材料采用“手风琴”式折叠法，图面朝里，标题栏外露。对小幅面不易装订的材料，应当平行或阶梯式粘贴在标准幅面的
白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序，在被粘贴文件材料的右下角自“1”起编号，在托裱纸底部注明“此页共×张”。
2、对装订可能发生压字现象的文件材料，应当逐页在其装订位置粘贴装订边条。破损的文件材料应予修裱。案卷采取不装订形式的，应当以每份文件材料或反映同一
问题的文件材料为单位装订成件，印件与定稿、转发件与原件、正件与附件装订在一起，没有文件材料题名或题名不能准确反映内容的应重新拟定题名，外加“[]”标识。
3、用线绳装订案卷，采用三孔一线装订法。卷内文件目录排列在卷内文件之前，备考表排列在卷内文件之后。文件按所编页号排列，装订位置在文件材料左侧中部，
距左端12mm，装订长度为160mm，结头系在案卷内侧背面。
四、案卷的编目工作
案卷编目工作内容有：编页（件）号、填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封
面和案卷编目工作内容有：编页（件）号、填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封
面和脊背等。
1、装订的案卷，统一在有内容的每页材料正面右下角，背面左下角从“1”起依次
标注页号。不装订的案卷，以件为单位，从“1”起依次标注页号，并按要求在文件首页
的右上角加盖档号章，填写档号章内容。档号章格式见《归档文件整理规程》。两张以
上小幅面文件材料托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。案卷封面、卷内目录、备
考表不编写页号。
2、卷内文件目录填写要求：“序号”要以卷内文件材料排列的先后顺序填写。“文（图）号”应填写文件制发机关的发文字号或图纸代号；“责任者”应填写对文件内容有
责任的团体和个人，即文件的署名者。“题名”即文件标题，一般应当照实抄录，自拟
标题的外加“[]”标识。“日期”是指文件形成时间，用八位阿拉伯数字填写。如：2003
年2月2日写作20030202。“页号”，装订的案卷应填写卷内每份文件材料首页上标注
的页号，最后一份文件材料填写其起止页号，用“首页号/末页号”表示；不装订的案卷
以件为单位填写卷内每份文件材料的页数。
3、备考表主要用来记录本卷的文件状况。“说明”应填写卷内文件材料的件数和页
数以及在组卷或案卷使用过程中需要说明的问题（卷内文件缺页、修改、补充、移出、销毁等）。案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。
“整理人”，由立卷人签名。“检查人”，由案卷质量审核人签名。“时间”，填写立卷完成
与案卷检查日期。
4、案卷卷皮应采用《档案装具与用表格式》规定的格式。填写案卷封面应当明确
下列内容：“案卷题名”，应包括本卷文件的主要制发机关、内容、名称或项目的名称、型号及其组件、部件的代号和名称。“立档单位”，应填写文件材料组卷部门或主要责
任者。“起止日期”，应填写卷内文件材料的起止日期。“保管期限与密级”，按有关划
分保管期限与保密级别的规定填写。“档号”，填写档案分类号和案卷顺序号。
5、案卷脊背填写“档号”，应从左至右横排填写；“题名”，首行空两个字自左至右
竖写。编目所用数字除案卷题名外均为阿拉伯数字。