浅析社保处养老保险档案管理

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浅析社保处养老保险档案管理

摘要:养老保险档案管理工作是社会保障工作的一个重要内容。当前社保处养老保险档案管理工作中存在着对养老保险档案管理

的重要性认识不够,档案管理人员素质参差不齐,档案管理制度不够健全,档案硬件设施投入不足等一些问题。针对这些问题,可以从加强宣传,争取领导重视,加大投入力度;加强档案管理人才培养,打造高素质管理队伍;健全规章制度,确保档案管理规范、高效;提高技术支撑,实行档案信息化管理等四个方面加强管理。

关键词:社保处;养老保险;档案;管理

养老保险档案,是指社会保险经办机构在办理养老保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。养老保险档案具有涉及范围广、信息化要求高、保管期限长和安全性要求高的特点。养老保险档案是开展养老保险管理工作的重要依据,是养老保险管理服务的延伸,是提高统筹层次的必要条件。我国社会保障工作正在向法制化、社会化、规范化、科学化方向发展。社保处养老保险档案管理工作,是社会保障工作的一个重要方面,必然需要不断完善创新。

一、当前养老保险档案管理中存在的问题

1.对养老保险档案管理的重要性认识不够

一些单位的领导缺乏对养老保险档案重要性的基本认识,对养老保险档案工作的重要作用不够重视。工作人员责任淡薄,养老保险档案管理工作处于被动应付的局面。由于认识不到位,服务观念

不强,养老保险档案管理发展缓慢,跟不上档案服务信息化、网络化的要求,造成档案管理混乱,严格制约着养老保险档案服务功能的正常发挥。

2.档案管理人员素质参差不齐

由于负责养老保险档案管理工作的人员往往是“半路出家”,对档案管理业务知识“先天不足”且多数兼职,档案管理未必是其工作的重心,由于平时工作任务繁杂,很少有时间参加专业知识的培训,更没有时间学习、补充和更新养老保险档案专业知识和其他相关技能,造成业务不熟,对档案的重要性、归档要求、档案材料的收集、整理、编目、装订等业务缺乏了解,使得材料填写不规范,一些科室的养老保险档案没有及时进行档案归档、保存,缺乏最起码的规范。

3.档案管理制度不够健全

尽管国家已出台一些档案管理的法律、法规,但由于对养老保险规范化管理尚处于“初级阶段”,更缺乏统一考核标准和上级的检查、验收标准,使得养老保险档案管理的制度不够完善,事必会阻碍档案管理事业的健康发展。

4.档案硬件设施投入不足

档案室应是管理规范、设备先进,环境良好的地方,然而在实际工作中出现了档案室设备配置简陋、缺乏应有的较先进的防潮、防蛀、防盗、保密、存储、检索设备,更谈不上档案管理的现代化、信息化。随着2012年“河北省养老保险省级统筹管理信息系统”

的试点试用,明显暴露出了单位在档案硬件设施上投入不足。如在实际的业务操作过程中时常会出现电脑上不去内网,电脑新系统程序无法正常运行的现象,大大降低了工作人员的工作效率,也给档案的利用带来了诸多不便。

二、加强养老保险档案管理的对策措施

1.加强宣传,争取领导重视,加大投入力度

在全社会加大社保处养老保险档案工作宣传力度,广泛宣传社保档案工作的重要性,提高每一位公民的社会保障意识,加大对社保档案工作的重视程度。积极争取各级党委、政府领导、尤其是单位领导对社保档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社保处养老保险档案管理中存在的人员匮乏、资金短缺、设备老化等实际问题,配备独立的档案室,加大硬件设施投入,保证软、硬件安全运行,为建设和完善社保档案工作创造良好氛围和有利条件。

2.加强档案管理人才培养,打造高素质管理队伍

加强对养老保险档案管理人员的岗位培训和继续教育,拓展档案人员的思维、知识面,在深入了解养老保险档案管理工作的基础上,不断提高养老保险档案业务管理水平。此外,还要认真做好养老保险档案工作人员计算机应用的理论和技能培训,使他们具有对数字化档案资源进行计算机处理的能力,成为既具备养老保险档案管理能力,又能熟练使用现代化技术的复合型人才。

3.健全规章制度,确保档案管理规范、高效

依据国家颁发的《中华人民共和国档案法》和《社会保险业务档案管理规定(试行)》等有关档案的法律法规,根据档案目标管理要求,从社保处养老保险工作实际出发,修订分管领导、档案室主任、专兼职档案员岗位职责,建立健全一整套档案管理制度,如《立卷归档制度》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案移交制度》等,做到有章可循、规范管理,从而使我县养老保险业务经办活动中产生的各类档案资料实现集中、统一管理,做到从立卷归档到保管统计,从档案利用到鉴定销毁,从档案移交到奖惩处罚等每个环节都有据可依,使档案工作机构的设置更加明确,职责更加清晰;使档案安全存放、科学利用、严守机密有了制度保障,为规范有序、科学高效地开展养老保险档案管理工作奠定良好的基础。

4.提高技术支撑,实现档案信息化管理

目前,我县社保处正在试用“河北省养老保险省级统筹管理信息系统”这一管理软件,该系统对于社保处养老保险一些日常业务的办理非常快速、便捷。为提高社保处养老保险档案的管理水平,加快信息化进程,笔者认为应建立三个系统:一是数据库系统,将参保单位和个人的所有相关信息输入计算机,运用电子办公软件系统。现通过“河北省养老保险省级统筹管理信息系统”已基本实现。建立养老保险档案信息库,不但可以提高工作效率,而且还可以对这些信息资料进行快速统计、分析,为领导决策提供方便、系统的服务,使养老保险档案信息资源得到最大限度的开发利用;二是电

子档案检索系统,把能公开的信息制作成电子档案,由档案管理部门负责制作和维护,其他单位和个人只能查阅无法更改;三是网络利用系统,应与其他管理系统联网,通过界定密级,设定密码和身份认证,限定使用权限的办法,进行系统分类加密,实行信息共享的同时能确保养老保险档案的安全,处理好保密与利用的关系,提高信息利用的效率。实现社保处养老保险缴费的网络征收、保费的网络支付,实现无纸化办公。开通社保处养老保险档案信息中心的网站,这样输入自己的养老保险编号就可以查询到自己的养老保险缴费等情况,轻松完成缴费、支付等所有的工作环节。

总之,要保证养老保险乃至整个社会保险工作的积极发展,强

化社保经办机构管理服务职能,增强服务手段,切实保障国家、企业和参保人员的合法权益,就必须不断提高社保处养老保险档案的管理水平。

social endowment insurance, the authors in the archives management

zhang jian-jun

abstract: in the social endowment insurance archives management work, social security work is an important content. the current social endowment insurance in the archives management work has a endowment insurance archives management understanding the importance of not enough, the file management personnel quality is uneven, the file management

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