如何做好电子文档管理

龙源期刊网 https://www.360docs.net/doc/2f9240181.html,

如何做好电子文档管理

作者：王新良

来源：《青年时代》2017年第07期

电子文件的分类与甄别在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的

电子文件数量十分巨大，需要人们加以科学地管理，才能便于人们的利用。

那么，我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业、地区或系统相区别，然后再给予每

个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参

照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样

会制约机检速度。查找网上文件，更不可以盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系

统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。另一方面，电子

文件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数

据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部分文件，一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都

再难以做到绝对保密。所以，对于企业的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。

电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时，也不能排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改，这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉

或经济权益，甚至引起法律纠纷。这样，我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔

者认为，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当网上用

户使用任何一份文件时，他只知道该文件内容，而无法知道该文件条码。同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或依据使用。

电子文件的鉴定与归档电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主

要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。

(完整版)公司电子文档管理规范bybonnie

电子文档管理规范 GL-24 第一章总则第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。第二条、本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。第四条、本办法适用于本公司范围内的所有部门。第二章电子文件管理体系第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值

的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。第三条、一般电子文件的分类； 1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据；第三章电子文件的收集与保存第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。第四条、电子文件稿本代码： M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

电子档案管理制度

电子档案管理制度一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。第二条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集 1．收集方法（1）及时按照要求制作备份。（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

档案管理工作的策略和技巧

精品文档 . 如何做好档案管理工作档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的根本依据。因此，做好档案管理工作对于公司的发展具有重要的意义。档案种类繁多，形式各异，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门档案室，并设有专柜便于查找，做到科学管理，整齐排放，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，档案室内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次档案室人员应深入各个部门，了解各个部门的主要业务活动，以便对各个部门的档案提出统一的立卷要求，促使各个部门在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后，要严格遵守公司档案管理制度，对于档案借阅及领用手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。由于档案室是新成立的部门，根据实际情况公司各位领导已协商并制定出了详细的《公司档案管理制度》，办公设备也已配置齐全。经过一段时间的努力，现已将各个部门移交的资料，整理归档，归档方式是将同一个项目的各类资料汇总，按照文件类别分类、编号并录入电子档，主要包括工程类（即招标文件、承包合同、分包合同及与该项目有关的其他文件）、机械合同、材料采购合同、计量申报表、工程预决算、工程技术资料、施工图纸及竣工资料等。且主合同、材料采购合同、计量、预决算类文件为受控文件，在借阅室严格执行档案管理制度，办理借阅手续。

公司文档管理制度

(综合管理部)文件公司文档管理制度 1 目的为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。 2 格式的规范公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。 3 档案区分重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。 4 文档分类管理公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下： 4.1 行政类 ⑴公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件； ⑵机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等； ⑶公司的宣传材料、简介、刊物等；

⑷公司人事档案，各项人事记录； ⑸行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。 4.2 技术类 ⑴技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录； ⑵技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 4.3 商务类 ⑴非经营协议：公司之间合作、协作协议； ⑵经营合同： ①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议； ②商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等； ⑶客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。 ⑷媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。 4.4 项目文档从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。 4.5 产品运营资料文档公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。 5 文档编号规则 ⑴常规文件编号规则：公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3位）。如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006 ⑵项目文档编号规则：项目编号+具体类别+顺序号（3位）如：XX项目沟通会议纪要一份：20110916-XS-沟通会议纪要-01 ⑶公司运营管控文档编号规则：公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋顺序号（3位）。如：CJ_AM_RR_04，“CJ”代表公司；“AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号具体科目分配如下：

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　第一章　总　则　第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共有限公司档案管理办法（暂行）》有关和国档案法》、《ＸＸＸＸ规定制定本规定。　第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营业部（以下简称各单位）。　第三条　基本术语解释　（一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，也称数字式文件。　（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。　（三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　（四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。第二章　管理体制和职责第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

公司文件管理规定流程和相关表格

公司文件管理规定流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录

电子档案管理系统解决方案

电子文档信息管理系统解决方案山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度一.目的为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于木业工厂各业务模块。三. 负责部门本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。四. 制度内容 3.1总则（1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。（2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。（3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。（4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。（5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。（6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。（7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累（1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。（2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

恒智企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案大连恒智科技发展有限公司

目录一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、建设背景什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。二、建设目标及内容（一）建设目标通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。（二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应

电子档案整理与管理方法

电子档案整理与管理方法一、电子档案整理方法电子档案也称归档电子文件，是指具有参考和利用价值的，并作为档案以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的电子文件。电子档案以件为单位整理，并录入机读目录。（一）录入机读目录、原文挂接和保存载体电子档案机读目录的录入形式主要有两种：电子公文（文书档案）机读目录录入和其他归档电子文件（图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件）机读目录的录入 1.电子公文（文书档案）录入电子档案移交数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件文书档案文件级整理数据库。每年归档的文书档案目录无论是否有原文，必须全部录入，有电子原文的必须做好挂接。 2.其他归档电子文件录入声像档案数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件电子档案文件级整理数据库。做好机读目录与电子原文的挂接。 3.把机读目录和与之挂接的电子原文，拷贝至耐久性好的只读光盘（或一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等）载体上，设成禁写状态，并装入光盘盒保存。光盘至少一式2套，一套封存保管，一套查阅使用。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝。（二）光盘编号电子档案作为各立档单位档案的一个门类，要单独给与目录号，每张光盘在此目录内编制流水号。（三）光盘标签和填写相关内容每张光盘必须贴有标签，标签的内容有光盘编号、套别、内容、电子文件类别代码、制作日期、光盘规格和文件格式等。（1）光盘编号光盘编号由三部分组成即全宗号－目录号－盘号例如：88－3－1 （2）套别：填写光盘套别的代码

查阅利用光盘填写A 封存保管光盘填写B （3）内容：填写此张光盘保存的内容如：三里屯街道第一次全国经济普查工作活动照片（4）类别:填写电子文件类别代码：声音文件—A 影像文件—V 图形文件—G 图像文件—I 数据文件—D 多媒体文件—M 文本文件—T 计算机程序—P （5）制作日期：填写光盘制作日期形式为8位数如：2006年11月2日填写为20061102 （6）规格：填写电子档案保存载体的规格如：光盘 CD—R，650MB （7）文件格式：填写内各种文件的格式如：.DOC word97 tifGroup4等。 3.光盘盒脊背的填写（（2）光盘盒脊背的填写填写全宗号、目录号和光盘编号。（四）编制电子档案目录 1.电子档案目录样式

电子文档管理办法

1.目的随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。 2.适用范围适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。 3.相关文件《文件控制程序》《记录控制程序》 4.职责 4.1 信息工程部负责公司个人计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 4.2 各部门负责本部门内的电子文档管理。 4.3 质量管理部负责质量手册、程序文件等质量管理体系电子版文件的管理。 5.名词解释办公自动化系统：公司所使用的NOTES系统及其包含电子审批系统、eMIS 系统、K3系统等办公自动化系统。 6.工作程序 6.1 各部门在公司服务器上共享文件的管理。 6.1.1 部门在公司服务器上共享文件的存放地址为：“//Bird_domino/部门名称/文件夹名称” 6.1.2 各部门可根据需要向信息工程部申请在服务器上建立部门共享文件夹，信息工程部给申请部门分配一个服务器的登录用户名和密码，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。 6.1.3 各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可

的。 6.1.3 服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量体系文件”、“公司或部门规章制度”、“工艺文件”等需要使较大范围内员工了解的文件。 6.1.4 文件共享前应由所在部门经理批准后方可共享，电子文档可以NOTES 的方式批准发布，然后由文件制定者用NOTES的方式通知所要发放的人员。 NOTES系统上电子文档的管理 6.2.1 NOTES系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要可向信息工程部申请，经批准后由信息工程部新开帐户。 6.2.2 NOTES系统安装和维护由信息工程部负责提供技术支持。 6.2.3 NOTES系统上文件的管理内容 6.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的形式传送。 6.2.3.2 为提高工作效率，便于查找文件，公司计算机用户须根据实际需要建立各类文件夹，文件夹的形式可以为“会议纪要”、“通知”、“××报表”、“体系文件”、“管理制度”、“日常工作”、“设备管理”、“生产计划”等，总体原则是按照各自工作内容进行分类。 6.2.3.3 NOTES用户在NOTES系统中也应建立比较适用的分类文件夹，将收件箱中不能拆离的文件分类转移到相应的文件夹中。 6.2.3.4 为节约公司服务器资源和出于安全目的，用户须在本地计算机硬盘上配合NOTES建立专门的文件夹，在此文件夹中依据实际需要建立分类文件夹，用户应将NOTES上能拆离的文件分类拷贝到相应的文件夹中。 6.2.3.5 用户NOTES系统上所有无用信息及已拆离到本地硬盘上的邮件必须从收件箱中删除，以减轻公司服务器的压力，收件箱中需要留作证明性的文件除外，例如各类需保存的批复信息；其它证明性文件原则上以发件箱中文件作为证明材料。 6.3 电子文档的受控 6.3.1 电子文档的识别

公司电子文档管理办法

公司电子文档管理办法 —、总贝!J （―）为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性, 结合公司的实际情况，制走本制度。（二）本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理”并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。（三）本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴走、归档、保管、使用和统计的过程。（四）本办法适用于本公司范围内的所有部门。二电子文件管理体系（―）行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。（二）为保证电子文件的安全性,防止因灾难、病毒、意夕帶可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存X有永久和长期保存价值的文本或图像、

图形形式的电子文件，必须制成纸质文件, 1/7 同步归档保存。（三）一般电子文件的分类： 1.文字型电子文件; 2?图像电子文件； 3?音频电子文件； 4 .影像及多媒体音像数据。三、电子文件的收集与保存（―）电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节,只要发生过信息变化的z都必须制作备份,并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。（二）对已经走稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统—编号发布,无论有没有归档,都要走期制作备份。（三）电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。（四）文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。夕卜部文件划分成可以是〃机构+日期”模式。内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。2/7

公司文件档案管理流程及管理制度

本文从网络收集而来，上传到平台为了帮到更多的人，如果您需要使用本文档，请点击下载，另外祝您生活愉快，工作顺利，万事如意！公司文件档案管理流程及管理制度一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员

1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

电子管理办法

电子文档管理办法 1目的为促进和规范公司办公自动化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制定电子文档管理办法。 2适用范围适用于我公司编制或制定的手册、程序文件、管理细则文件、各类制度、设备操作规程、各类报表等电子文档的管理。 3职责 3.1综合部负责各类制度、职业健康体系运行等电子文档的管理；负责办公用计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 3.2各部门负责本部门内的电子文档管理。 3.3质量管理部负责手册、程序文件等管理体系电子文档的管理。 3.4制造部负责环境管理体系运行、安全生产等电子文档的管理 3.5设备科负责设备操作规程等电子文档的管理。 4工作程序 4.1各部门在公司办公自动化系统上共享文件的管理

4.1.1各部门可根据需要向综合部申请在服务器上建立部门共享文件夹，填写《用户申请单》，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。 4.1.2各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可的。 4.1.3服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量、环境和职业健康安全管理体系文件”、“公司规章制度”等需要使较大范围内员工了解的文件。 4.1.4文件共享前应由所在部门负责人批准后方可共享，然后由文件制定者通知所要发放的人员。 4.2OA系统上电子文档的管理 4.2.1OA系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要，填写《用户申请单》向综合部申请，经批准后由综合部新开帐户。 4.2.2OA系统安装和维护由综合部负责提供技术支持。 4.2.3OA系统上文件的管理内容 4.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的形式传送。 4.3电子文档的受控

电子文件的管理方法

电子文件的管理方法 Electronic document management methods 摘要：电子计算机的普遍应用，给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应，并与之同步发展的电子文件管理体系?笔者认为，要实现时电子文件的科学管理，必须做好以下几方面工作。首先是提高电子文件管理意识，其次是加强制度建设，三是做好电子文件的收集，四是把好电子文件的签定、归档关，五是加强电子文件的管理和安全防护工作，六是加强对电子文件的电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。只有这样，才能较好地解决我院多个网络系统无法链接、不能兼容，多数职能科室只是使用计算机单机办公时所形成的电子文件未能进行统一管理等问题。Abstract: the computer widespread application, has posed new challenges to archivists: how to set up an office automation system and electronic document management, and the synchronous development of electronic document management system? The author thinks that, in order to realize the scientific management of electronic documents, must be to do a good job of the following aspects. First is to improve the consciousness of electronic document management, the second is to strengthen the system construction, 3 is the complete collection of electronic documents, the fourth is locked well electronic document signing, filing, five is to strengthen electronic file management and safety work, six is to strengthen the electronic archives of electronic file management knowledge training, improve the business quality of archivists. Only in this way, can better solve our multiple network can't link, can't compatible, most department functions is formed by using computer LAN office failed to undertake unity management problems, such as electronic documents. 关键词：办公自动化；电子文件；管理 Key words: office automation; Electronic files; Management 电子计算机的普遍应用，促进了办公自动化的迅速发展。随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流，成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应，并与之同步发展的电子文件管理体系? 以我院为例，在办公自动化方面起步虽然较晚，但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容。多数职能科室只是使用计算机单机办公，对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。 Computer widespread application, promoted the rapid development of office automation. The resulting flow of electronic file with the traditional paper media files together into a huge flow of information, become a valuable resource for social reform and development. At the same

公司电子文件资料管理制度

文件名称：电子文件资料管理制度文件编号：JDZDF-LDXMB/WJ－XZ-ZD－0629-002 编制部门：办公室编制日期：2018年6月29日分发部门：全体部门—————————————————— 电子文件资料管理制度 1.目的确保公司电子文件中，重要文件与资料具有唯一布局，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司电子资料体系有效运转。 2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部电子资料的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行保存管理的电子版文件、资料，均应按照本规定的要求接受管理。 2.由办公室负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 4.资料类别

4.1根目录设置规则行政类： 1级：电脑 2级：D盘 3级：部门名称 4级：内容 4.1级：内容1 4.2级：内容2 4..级：内容... 5级：细则 5.1级：细则1 5.2级：细则2 例：电脑 - D盘 - 行政 - 管理制度 - 电子文件管理制度 - 无财务类： 1级：电脑 2级：D盘 3级：部门名称 4级：主内容1 4.1级：主内容2 4.2级：主内容3 5级：子内容

5.1级：子内容1 5.2级：子内容2 5..级：内容... 6级：时间 7级：细则 7.1级：细则1 7.2级：细则2 例：电脑 - D盘 - 财务 - XX - XXXX目 - 报销 - 2018.6.29 - 张三报销采购类 1级：电脑 2级：D盘 3级：部门名称 4级：主内容1 4.1级：主内容2 4.2级：主内容3 5级：子内容 5.1级：子内容1 5.2级：子内容2 5..级：内容... 6级：时间

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。第二条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集 1．收集方法（1）及时按照要求制作备份。（2）需在登记表中登记。（3）登记表应与备份一同保存。（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．具体收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。（5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。二、电子文件的归档 1．电子文件的整理