万序医药连锁管理系统解决方案

万序医药连锁管理系统解决方案

前言

一、医药连锁行业发展概述

目前,全国有17000多家医药公司，药店10万多家，但各自分而立之，形不成规模。随着医药行业迅猛发展，我国医药产值增长很快，现已达年2000亿元的规模，医药工业利润超过100亿元。为了适应医药体制改革、GSP、GMP达标、医药企业自身发展、市场竞争、WTO 等国内、外大环境变化，我国医药企业改制、医疗与药品分离、连锁经营等改革措施已全面启动，表现在以下五个方面：

1. 向规模化、集团化方向发展

目前，包括世界排名前15位的跨国医药公司总部在内的众多国际医药企业已经进入我国，其连锁组织经营的形态远优于国内的医药流通企业。医药产业的竞争将向“大集团、大品种、大市场”战略方向靠拢。国家经贸委2000年底时就提出要在中国扶持建立5家至10家面向国内外市场、多元化经营、年销售额达50亿元左右、具有现代营销水平和高度文化内涵的大型医药流通企业集团。

2. 规范化经营

医药是特殊商品，医药流通的特点是有市场准入限制，也是政府管制、行业管制、行政监督较强的行业，相应的法规、标准也日趋成熟。在医药流通市场化的同时，行政执法机关将严格执行《药品流通监督管理办法》、GSP、《药品经营企业许可证》等验收标准。

3. 区域化及跨区域连锁

据专家预测，在未来2—3年之后，将会有70％以上的药房纳入医药连锁企业的轨道。相关的政策鼓励通过GSP认证的药品零售连锁企业跨地域开办连锁店；进一步营造有利于技术进步和药品创新的宏观环境；提倡零售、批发企业实行代理配送制（新特药、进口药和普药），零售企业实行连锁经营制，形成一批突出主业的多元化经营组织，实现批零一体化经营，降低费用，提高效率与效益。

4. 医药连锁的信息化管理需求迫切

在当今高度信息化的时代，医药连锁机构维系业务正常运行以及建立核心竞争力的基础之一就是拥有高效、稳定的信息系统。可以说，没有信息化的医药连锁几乎是不可想象的。

5. 多元化资本进入

医药行业打破过去只能由国有资本投资医药行业的禁令，引入市场竞争机制，允许有条件的企业入市经营连锁药业，开设零售药店，各路资本相继入市抢滩，特别是我国加入WTO后，会向外资开放医药流通市场，医药流通企业将遇到更严峻的挑战。医药行业主要包括四股资金力量：一是原来已有零售基础的连锁药店；二是药品制造企业；三是传统的大国营批发商；四是其他行业资本与民营资本看准商机竞相渗入。

二、医药连锁企业的困惑

医药连锁企业随着规模的扩大，连锁结构越来越复杂，往往会有二级乃至三级连锁机构，传统的管理模式越来越不适应现代激烈竞争的要求了，因此也就产生了大量的管理问题：

●连锁网络成本逐渐增高；

●不易及时发现并解决连锁体系中存在的积压与短缺情况；

●不太了解连锁体系中的资金运作状况；

●及时、准确了解各层次连锁机构的销售情况和库存情况是个难题；

●合理制订采购、配送计划较困难；

●连锁机构分布不尽合理且不易控制；

●销售前端关键业务信息收集与反馈速度缓慢；

●连锁总部远离客户的趋势明显；

●报表、数据增多而且整理困难，缺乏有效数据资料；

●大量的人力、物力浪费在资料重复输入，简单处理之中；

●在连锁体系中贯彻GSP认证标准会遇到重重困难；

……

如何加强对医药连锁网络的科学管理与有效监控？如何实现对前端销售现场的数据收集、汇总、分析，及时把握销售规律、趋势？如何在医药连锁体系中实施严格的质量管理，贯彻GSP 标准？建立高效医药连锁管理信息系统是唯一的办法。

根据医药行业多年的了解, 万序软件有限公司在多年来大量成功地实施ERP系统和CRM 系统的基础上，开发了“万序医药连锁管理系统”。万序医药连锁管理系统对于医药药业企业很好地适应医疗体制的改革，满足医药连锁企业的经营和管理需要，提供了全面的解决方案。

该系统高度概括了该行业业务管理的共性，采用现代零售药业及物流管理模式，覆盖了连锁业务和批发业务。系统充分体现了“以库存周转为核心，以通道费用为利润源泉，以大规模扩张为企业战略”的管理思路，对连锁药业的物流、资金流、商流、信息流进行全面的跟踪、统计、分析，为连锁药业经营管理的监督、评估、计划、预测决策提供依据。设计中留有接口，在条件许可时可与社保局和医院连网，允许医疗卡在国家政策许可的范围内适度消费。

一、系统总目标：

系统的总目标是：把企业总部和分布在各地的仓库、连锁分店的工作站连成统一的计算机网络系统，做到信息传递顺畅，数据高度共享，以提高办公和决策效率；及时采集企业经营活动中的各种信息并及时有效的处理，增强经营机制，及时决策，控制经营活动中的人、财、物和进、销、调、存，提高企业的现代化管理水平，达到全面提高企业的经济效益的目的；和社保局联网，允许医疗卡在国家政策许可的范围内适度消费，积极配合及促进医疗体制的改革。

二、应用效果：

1) 加强对药品的管理

由于药店内药品的种类繁多，连锁分店的数量大，现行的管理模式难以收集到有关药品的准确信息，因而也不能对药品进行科学的管理。本系统将药品的基本信息、药品的供应商、药品的购进、调拨、销售等物流以及有关的统计分析报表融为一体，使管理人员能够随时掌握有关药品的任何信息，从而对药店的经营管理作出科学准确的决策。

2) 加强物流的管理

改进药品在药店内的流动环节，使药品在药店各部门之间的流动更合理，减少手工传递，规范和明确物流中每一环节的任务和要求，对药品的流动环节进行监控，科学的管理药品的库存，设置库存的上下限，尽量减少药店的经营成本。

3) 加强对分店的管理

首先在网络上保证分店和总部之间能顺畅地交换数据，然后要加强对分店的药品销售及库存的管理，并在此基础上实现总部库存的自动订货，总部对分店的自动调拨以及分店之间的药品调配，最大程度地减少库存的积压，使对分店药品的配送计算机化、科学化，这样更合理准确，同时又减少了人力资源的浪费。

4) 加强和供应商之间的结算

和供应商之间的结算采用计算机结算系统进行操作，把供应商结算同供应商的药品销量两者紧密地结合起来，结算时可以参考供应商药品销售的情况，使和供应商之间的结算更科学、准确；同时记录每一笔和供应商之间的往来明细帐，做到和供应商结算时心中有数，帐目清楚，尽量减少结算时产生的差错和混乱。

5) 提高管理科学化的水平

本系统将提供分店销量统计、药品销量统计、分店销量排行榜、药品销量排行榜等统计分析报表对药店的经营管理提供辅助决策的支持，最大限度地发挥计算机管理系统在辅助管理方面的作用。

三、设计原则：

本系统是一个具有多个目标，使用目前世界上的先进的成熟技术，并高度集成的大系统。要想得到满意的解决方案并提出优化的设计，必须用系统工程的观点和方法，明确总体设计思想，选用必要的先进的设计方法。本系统按以下几个原则设计。

1）总体可行性原则

总体可行性原则包括实用性、可靠性、可推广性、发展性、先进性等。对所有这些性能的综合考虑，首先应将实用性放在首位，保证设计的系统能够达到设计要求，确实能辅助企业进行管理，解决问题，提高管理水平，增加企业在市场中的竞争能力。

2）有限合理性原则

我们一方面应看到，计算机管理系统的应用将不可避免地冲击原有企业中一些不符合管理规律但又沿袭已久的观念和思想、作风和习惯、程序和方法，甚至责权关系和体系结构；另一方面也应注意到，不能完全按计算机管理系统来改造一切，这是国内外许多实践已证明了的。所以具体设计时应注意以下几点：

A、提出合理的建议，使企业尽可能调整企业组织设置，满足计算机管理系统设计的要求，但在具体设计时必须照顾企业的现行组织机构设置情况。

B、尽可能地按信息功能设计开发功能子系统，而职能部门的管理系统则按要求由功能子系统组合而成，以提高系统的柔性，使其能够适应职能部门的改变和用户不断提出的新的要求，这也是开放系统的概念。（应用级的开放）

C、用户界面友好，适应非计算机专业人员的使用。

3）系统选型原则

万序医药连锁管理系统是一项大型的系统工程。根据当前的技术发展水平，在充分考虑现有环境条件和投资能力的前提下，对计算机系统，网络系统和数据系统的选择也必须遵循一定的原则。

A、统筹配置原则

系统选型要通盘考虑整个工程的当前及长远要求，使其在整体上系列化、一体化；要遵循国际、部标要求，做到系统软硬件兼容医药；要有较强的灵活性和可扩展性。

B、可连续性原则

信息采集、存贮、传输和处理技术及计算机技术发展速度惊人，产品更新换代快，性能价格比不断提高，当前购买的软硬件在以后相当长的一段时间内能够充分发挥作用，系统的主要设备应具备升级和扩展的能力。

C、先进与实用相结合的原则

硬件应选择技术先进、运行可靠、配置灵活、兼容性好、性能价格比高、维护方便、整体开放的设备。

软件应选用数据处理能力强、开发工具齐全、兼容性好、适用范围广、用户界面友好、易学好用的系统软件。

工程中要尽量采用技术成熟的产品，以确保系统的实用性与可靠性。

为适用连锁药店的实际需要，系统网络拓扑结构要合理。

四、系统特点:

◆ 引入工作流管理，实现了数据流驱动业务流

将数据库技术和基于电子邮件的流程管理技术结合起来，利用电子邮件来串联一项工作的不同阶段。各种单据完成后，系统自动生成邮件发送到下一阶段的工作人员的邮箱中；下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到自己所负责工作的当前状况，并且可以选择其中任意一项工作(邮件)切换到相应单据进行处理。

◆ 全面的品类管理报表

通过报表可以了解到每个药店和总部每一个品类的销售情况，同比销售额和销售数量的变化，同比毛利率的变化，品类品种数的变化，品类中单品分享的销售额情况及变化等。

◆ 对药业供应链全过程进行监控管理

按照GSP标准，在采购批发、配送中心及各零售门店等业务部门的日常业务过程中，系统均对药品的品名、规格、生产批号、生产单位、批准文号、经办人、购销对象、检验记录、退换货记录等有关质量的内容作详细记录。

◆ 采用配误禁忌策略对药品进行安全性检查，以求最大限度的降低经营的风险在前台销售系统中，会自动对销售的药品组合进行校验，对有禁忌的药品组合进行报警提示（配误禁忌）。

◆ 采用三层权限控制技术，力求数据安全而不降低系统的运行速度系统具有全方位的严格的权限管理（物理层，网络层，用户层），可以控制用户对每个功能模块的操作权限。独特的授权机制，使管理人员可以真正控制住一般用户对系统的使用。日常的营业数据分两级存放于网络内，为保证数据安全，系统还专门提供数据备份和历史数据转存的功能。

◆ 采用数据链路封装技术保证应用系统数据的安全性，响应速度和可扩充性

◆ 采用多种促销模型实现独特的促销管理及分析

主要包括：单品促销、类别促销、柜组促销、日期段促销、时间段促销、数量促销等。

◆ 完整决策分析模型的使用

系统提供完整的决策分析功能，以完成对各种数据信息的查询、分析、统计及预测，为领导经营决策提供科学依据。查询分析完成以下功能：业务日报月报查询、商品结构查询、实时销售、实时库存查询、同比分析、进销存分析、价位分析、促销分析、保质期分析、销售排行榜、客流分析、畅滞销分析、库存周转分析、ABC分类分析、供应商分析、销售预测、业务走势预测等等。

◆ 独特的大批量数据处理机制

万序软件将在大型商业系统中大批量数据处理的经验运用到药业管理系统中来，通过特殊设计方法来解决批量查询统计的死锁和速度瓶径问题，同时提供安全可靠的备份机制。

◆ 完善的预警机制

系统可以对过期药品、滞销药品、积压药品、过期订单、到期应收帐款、到期应付帐款进行警告和提示。

◆ 采用无人值守技术自动调度数据处理时机，平衡计算机计算负载无人值守技术全面使用在销售统计、库存预警、自动补货、自动结算、库位调度等方面。

◆ 采用增量传输与事务传输方法实施方便快捷的数据交换

对于连锁分店的数据交换，采用增量传输与事务传输的方法，保证各连锁分店数据的准确性，时效性。既可以定时拨号传输，也可以采取手工干预的方式。

◆ 采用凭证自动对接技术与通用软件进行数据传递

系统采用凭证自动对接技术提供一套完整的财务接口软件，可以方便地与通用财务软件（如用友、金蝶、会和等财务软件）进行数据传递，自动生成凭证。与财务系统的自动连接，既提高了数据的准确性，又减轻了财会人员的工作负担，从而将财务部门从以前简单繁琐的核算中解放出来，使他们真正发挥财务管理分析的作用。

◆ 采用定制的岗位专用报表与自定义报表技术满足不断发展的业务需求

对于已知并已流程化的岗位系统，系统为业务或操作人员定制岗位专用报表；而对于处于发展阶段的岗位或出现新的需求，系统提供自定义报表功能，用户可以根据自己的需要，随意设计报表的格式及内容，并将自定义报表保存在系统中，随时调用。

五、系统组成及功能：

万序医药连锁管理系统由万序医药门店管理系统、万序医药区域中心管理系统、万序医药总部管理系统组成

1．系统拓扑结构

2．功能模块

门店系统

万序门店收银子系统

万序门店管理子系统

区域（分公司）管理系统

基本资料管理子系统

采购管理子系统

配送中心管理子系统

质量管理子系统

价格管理子系统

批发（分销）管理子系统

会员卡管理子系统

数据交换子系统

系统维护子系统

盘点管理子系统

财务管理子系统

报表管理子系统

决策分析子系统

领导查询子系统

总部管理系统（可选）基本资料管理子系统

采购中心管理子系统

财务管理子系统

数据交换子系统

系统维护子系统

物流配送管理系统（可选）

基本资料管理

仓库管理

进货管理

出货管理

配送路线管理

向供应商退货管理

销售商退货管理

库存管理

盘点管理

补货管理

商品质量管理

统计分析

作业管理

系统拓扑图：

六、目标客户定位：

@拥有分布范围广，流通环节复杂的药品销售渠道，包括采购、批发、连锁零售(直营店、合营店、加盟店、独立零售店等连锁方式)分销渠道的医药零售企业；

@希望建立商业批发系统、物流调配系统、连锁零售系统、决策支持管理系统等整合的销售管理信息化系统，以顺畅药品从采购、库存调拨到零售环节一系列管理的医药零售企业；

@跨区域的零售和连锁销售网络，对信息完整准确及时和集中化管理要求高，急需按照国家药监局GSP规定进行药品全程质量认证和管理，实现药品批号跟踪至最终用户的医药销售企业。

七、方案价值：

通常而言，优良的企业信息管理系统将帮助企业更好地突出企业的核心竞争力，降低企业的总体运行成本，提高企业对市场变化的反应速度，对企业的长远发展产生强大的促进作用。针对医药连锁零售企业的销售业务和环节实施该行业解决方案，企业将在多方面获得明显的受益--

@ 网络分销系统运行，有助于企业重组传统业务流程

@ 医药连锁零售行业是近年来随着医药制度改革，连锁经营商业模式出现而发展起来的医药行业零售经营模式，行业企业的业务流程还没有定型，依然停留在传统的业务流程模式，和摸索中的业务管理规则，面临经济环境和管理信息化发展要求的挑战。万序医药连锁管理系统在企业中运行，将一套集医药行业、连锁经营、零售模式管理特性融合，完整和流畅的管理思想贯穿其中，有序的将医药连锁零售企业的采购、库存、配送、调配和销售过程环环相扣，实际上起到了为医药连锁企业重新整合和规范业务管理流程的作用。

@通过系统的统一运行，分散的零售网点和连锁店与企业总部的管理要求迅速达到同步和一致，对规范和提升零售网点和连锁店的销售与品质管理行为，具有重要的促进意义；

@对医药连锁零售企业来说，销售环节的特殊管理规范政策，如药品销售规则GSP的推行和贯彻非常重要，甚至成为商业化销售的医药企业生存基础，分销管理系统的运行为GSP在医药企业销售环节的快速贯彻起到极好的规范和促进作用。

@ 良好的成本控制信息完整准确，清晰透明，便于企业的成本控制

@ 库存管理流畅，成本控制可降低30%以上：分销系统比较完整的收集和记录了企业销售终端数据，企业可及时掌握药品的销售和库存状况，便于建立合理库存，增加库存周转次数，并准确有效的进行药品的物流调度，降低药品库存管理损耗和成本可达30%以上。

@药品的品质管理更严密，损耗成本大大降低：药品的质量控制在一个统一的系统中进行，信息互通，控制效率提高，最终达到降低企业药品损耗率，降低成本。

@控制应收账款，提高企业资金运行效率：系统数据可清晰和完整的查询到与没一笔药品销售业务相关的应收账款，有利于预警资金流的管理更加透明有序，降低应收账款；

@连锁店的信誉度由总部统一控制，有助于控制应收帐款，降低资金风险

@ 集中订单处理集中配送集中管理，极大提高工作效率和服务质量

药品订单实时录入和审批，库存药品实时集中调配，高效率的处理工作，能更快捷满足一线销售终端的药品需求和配送，服务质量得到改善，从而提高客户满意度。

@ 提高企业管理层的决层能力，对市场趋势的判断和掌握

分销管理系统及时采集销售终端的完整数据，并通过网络化的应用，为企业管理层提供尽可能完整、量化和及时的基础数据，为准确快速的决策提供了良好的依据，提高决策的准确性，降低决策失误风险；市场竞争的瞬息万变，要求企业管理层对市场的趋势了如指掌，这不能够再

依靠拍脑袋凭经验办事，分销管理系统承载连锁零售机构的信息收集和传递，能很好的反应市场的变化状况，提供的数据能帮助企业更好的把握市场趋势，调整营销和产品策略，满足市场和消费者需要。

@ 强化企业对员工考核的公正性和及时性，增强企业凝聚力

为企业的业绩考核提供及时、准确、量化的依据，提高考核的公平性与公正性，有助于增强企业的凝聚力。

@ 未来全球企业竞争：提升价值链能力，信息化为首选工具

WTO所带来的全球性竞争格局，对医药连锁零售行业来说，将打破该行业的陈旧模式和平衡，医药连锁零售企业竞争力不仅仅是企业本身，更是企业所拥有的管理水平，掌控的供应链、分销链、需求链所连接的价值链顺畅与否，管理和掌控力度如何，而未来信息化作为一项技术和管理工具，将成为企业提升价值链能力的首选。对即将迎来"狼群"的中国医药连锁零售行业，更加的具有重要价值。