浅谈完善村级档案管理的对策与措施

浅谈完善村级档案管理的对策与措施

添加时间：2010-1-13 10:40:00 来源: 小港街道作者：胡波阅读：576次

小港街道现辖38个村，4个社区，目前，100%村、社区都建立农村档案，并有专人管理，有35个以上村及100%社区建立了专门档案室，其余村都在有关办公室建立了档案专柜，基本实现了专室、专柜存放，专人管理；去年，有2个村通过省行政村示范、规范化档案室验收，1个村通过市级验收，4个村正待省级验收，街道档案工作于2000年通过省档案工作二级验收标准，曾先后获得省市档案工作先进集体。

近年来，为切实提高农村档案工作的管理水平，更好地为农村社会发展服务，街道在区档案局的关心指导下，根据上级文件精神及省市区档案部门的工作要求，抓档案工作基础建设，健全工作网络，完善制度建设，规范立案工作，使街道的档案管理工作上了一个新台阶。

一、我街道村级档案管理工作的做法及成效

（一）加强领导，健全组织。做好新时期的档案工作，关键在于加强领导，根本在于促使档案工作有人管，使档案管理工作真正落到实处。本着这个指导思想，街道对农村档案管理工作主要抓了以下三方面内容：

一是加强领导，健全组织网络。街道层面建立了由党群书记任组长、各职能办负责人为成员的档案工作领导小组，确定了领导责任制，并明确了党政办为档案管理责任部门，负责街道本级及下属档案的管理工作并明确工作人员，划定阶段性任务、目标，规定对各单位、科室档案工作实行目标管理，实现了档案管理制度化、规范化。同时，街道班子会议还把学习贯彻《档案法》，提高机关的档案管理水平，列入了街道机关工作的重要议事日程，对档案工作进行了多次的专题研究，重点认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作的落实。同时从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全；在村、社区一级，相继也成立了以书记为组长的基层档案工作领导小组。至此，从上至下已形成了较为健全的档案管理工作组织网络，确保了各项工作的有效运作和管理。

二是强化管理，注重监督检查。为确保认真的贯彻执行上级关于档案工作的指导思想和要求得以，使街道档案工作做到有规划、有制度、有督促、有检查，街道专门建立了档案管理各项制度，如各类文件材料立卷归档制度、档案借阅制度、档案员及综合档案室工作职责、档案保密制度等，强化了制度管人、制度管事，有效地保障了档案管理工作的有序进行；有了制度，还须加强制度落实情况的督查，街道对此还专门成立了由党群书记牵头的档案工作督查组，坚持每季度一检查，每年度一评比，并对街道档案工作进行打分排队，实现了档案工作有制度、有检查有成效的目的。

三是形式多样，强化业务培训。提高农业农村档案管理人员的业务素质是实现农业农村档案规范化管理的首要环节和根本保证，近年来，我们街道通过灵活便捷、上下互动的方式加强了对各村档案人员的业务培训，采取了以区档案局为主体，通过集中培训、以会代训、以干代训等方式，大力提高农业农村档案管理人员的业务水平，今年，街道还组织大学生村官、各村文书进行了专题培训，人数达100多人，同时还积极参加区档案局持证上岗培训，通过集中办班，为农业农村档案工作提档升级奠定了坚实的基础。

（二）创新管理，抓点示范。开展抓点示范，以点带面，整体推进档案管理示范村创建工作是提升街道农村档案工作水平的有效途径。对此，街道主要突出“三抓”：

一是抓基础，促管理。首先从硬件设施规范化建设入手，今年来，我们街道有10多个村先后新建或改建了办公场所，利用这种机会，我们要求各村建立了档案室，增添了新的设备，到目前，街道有35个以上村建立了专门档案室，100%社区建立了专门档案室，库房总面积达到605平方米，基本每个村在16平方米以上，其余村都在有关办公室建立了档案专柜，基本实现了专室、专柜存放，专人管理。通过对硬件设施的投入，从而改变了过去档案工作基础差、管理难等状况，为加强管理创造了有力条件。

二是抓试点，促创建。今年来，街道以目标管理为手段，全面开展村级标准化档案室建设，从档案业务基础上，规范了农业农村档案管理的各个环节，从档案信息开发上，为农村经济发展、为广大农民群众服务和加强基层政权组织建设，发挥了不可替代的作用，街道在去年已经创建省级示范村2个，市级1个的基础上，今年又将4个村列入了省级创建村，街道将这些村列为试点，不仅为创建工作创造人员、资金等方面的条件，还加强对这些村的日常督查指导,同时，还运用会议、座谈等各种形式，将4个村工作经验向面上扩开，街道以次要求每个村应做到“五有一实现”，即村一级档案工作有分管领导、有专兼职档案员、有档案管理的规章制度、有档案库房、有保管装具，实现集中统一管理全村所有档案，从而进一步提高各村档案管理水平。

三是严肃纪律，确保档案安全。为了牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，确保档案安全万无一失，街道要求各村在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，坚决堵塞危及档案安全的漏洞，防止各种危害档案安全事故的发生。建立健全档案安全规章制度。把建立健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，真正做到责任到人，措施到位。同时，为建设示范标准化档案室，安装了防盗门，出资购买了一批灭火器、防虫剂、吸尘器、温度计、空调等设备，达到档案库房“七防”标准的要求，目前未发现霉变、虫蛀现象，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。

（三）突出重点，不遗余力。做好新时期档案工作，必须与新农村建设的各项工作结合起来，只有这样，档案事业才能适应新形势的发展，根据这个思想，我们重点做到：一是适应农村发展，抓好档案管理工作。根据农村实际情况，我们将农村档案工作重点放在了村务公开、民主管理、和谐社会建设、农民合法权益保障、股份制改革等农村新领域的档案管理工作，通过各种时期的形势需要，街道有重点地将这些档案资料及时进行整理，及时完成文件归档入库和分类整理工作。整理中，我们都严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。到目前，最早的文书档案为1951年，已整理各类档案4620件，其中永久2121件，长期2100件，短期399件，并且，逐步实行了电子化档案管理，基本实现了档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。

二是关注民生问题，抓好档案利用工作。档案工作其中一项服务内容是更好为当地群众服务。因此，去年来，我们本着这个服务宗旨，积极做好为民服务工作。如今年有一群众反映村里征地款公布不透明，村两委联合审计部门，对村里财务档案进行审计，结果是征地款不但没有丝毫损失，还办了10多件好事实事，上了6个项目，令群众心服口服，提高了两委在群众中的威信。又比如一村民有因土地纠纷引起官司，需要提供其宅基地面积，村档案室及时为其查找到了原始证据，为打官司提供了有利的依据。辖区内流动人口较多，查阅育龄妇女的情况很不方便，自从村育龄妇女档案整理后，查阅起又快又准，省去了许多麻烦。这些典型的事例使大家深深地认识到了档案工作是一项功在当代，利在千秋的大好事。

二、新时期村级档案工作存在的突出问题

一是档案人员素质不高。在38个行政村档案管理人员当中，虽然大多数人经过档案业务培训学习，但仍然基础比较差，他们文化底子薄、年龄偏大、档案知识薄弱，业务素质低，难以适合新时期农村档案工作。

二是档案材料不齐全。从调查已归档的案卷中看，主要体现在：1、收集档案无指标体系。案卷中大多材料是上级来文，而一些重要涉及农民个人利益的经济合同、劳动力就业、医疗保险等方面档案没有归档；2、没有围绕新时期农村开展的重点工作去收集相关材料，如：对农村农业综合开发重点建设项目、农业科技项目中形成的档案和本地名、优、特、新产品生产、科研销售等方面档案的收集工作都很薄弱；3、在新时期农村工作中形成的照片、音像、实物、光盘、磁盘等特殊载体档案的收集是一片空白。4、反映农村实际工作等各个方面的会议记录大多放在村干部手里，没有完全整理归档，有的村干部因换届落选情绪化而隐匿档案或拒不移交档案的事情常有发生。以上现实情况造成农村农业档案材料收集不齐全，严重影响农村的稳定和发展。

三是档案整理不规范。在整理归档过程中，许多农村档案员不明确如何科学地整理案卷，所以即使收集归档也只是按年度流水线装订起来，没有实行分类整理和有序编排。

四是档案管理不完善。主要体现在：1、一些村民借用档案后，不及时归还或随意丢失；

2、档案随意存放的现象较为普遍，加上办公设施相对简陋，档案受潮、受损现象时有发生；

3、大多村干部和村档案员眼看档案面临危险，也不知采取何种措施加以保护。这些状况导致一些重要的档案资料严重不全或散失，已经给工作造成损失。

五是档案利用率不高。由于宣传工作不到位，许多村民不了解本村档案室存档的内容，不知道档案室那些资料可以为自己的现实生活提供帮助。如：当村民因土地、山林纠纷、婚姻问题、拆迁等带来矛盾时，许多村民不知到档案室寻求证据借以帮助。

三、加强新时期村级档案工作的对策与措施

要改变村级档案工作滞后现状，推进新时期农业和农村档案工作上一个新台阶，认为需要完善以下几方面的工作：

一是搞好培训工作。做好档案工作，人是最重要的因素，根据目前存在的问题，当务之急是档案部门要抓好村级档案人员培训工作。1、利用农闲时节，对农村现有村级档案员开展集镇现场培训活动，切实提高其实际操作技能和管理能力。2、随着办公自动化的广泛应用，形成了大量的电子档案。所以今后还要逐步建立一支年龄结构合理、文化素质较高的相对稳定的农村档案员，对他们进行档案业务基础知识和计算机应用能力的专题培训，提升他们的业务能力和现代信息应用能力，以更好地为农村社会经济发展服务。

二是强化收集工作。要优化农村档案的收集工作，首先要明确归档范围，要制定符合农村实际情况的归档规范，统一印发给农村，使其知道哪些材料该归档，尤其要让他们明确今后几年里需紧紧围绕建设新农村进程的推进来收集农村档案资料。从目前我市开展的农村工作来看，主要抓好以下几个方面档案资料的收集工作：1、巩固村级建档的成果，继续抓好村干部会议记录、村务公开、会计、医疗保险、劳动力培训、二轮土地承包档案的后续工作；2、抓好农民下乡脱贫致富、进城就业、劳动力培训、工业园区建设、农村康庄工程建设等新领域的档案工作；3、进一步建立和健全农业产业化经营档案，加强收集本地名、优、特、新产品生产、科研销售方面的档案工作，做好青瓷、宝剑、太阳伞、食用菌开发、茶叶等档案资料的收集工作；4、进一步完善农业基本建设档案，加强收集农村农业综合开发重点建设项目建设、农业科技项目建设、水利建设、植树造林、土地管理与开发等档案工作；5、加强收集农村基层组织建设和管理方面的档案，做好民主选举、民主决策、民主管理和民主监督档案的收集工作；6、做好涉及

农民个人利益的集体资产、经济合同档案、大病统筹、养老保险等方面档案的收集工作；

7、关注地方特色活动档案的收集工作，着手收集石马闹龙灯、龙渊端午划龙舟、安仁元宵舞板龙、八都老人秧歌队等民间活动档案材料。8、强调收集在新时期农村工作中形成的照片、音像、实物、光盘、磁盘等特殊载体档案。其次是加强档案管理考核工作。档案行政部门和乡镇应切实加强对村级档案工作的监督与指导，在进行年度工作安排时，要将本行政区域内的农业和农村档案工作纳入档案部门的目标管理体系，同时加大档案行政执法力度，逐步规范农业和农村档案管理秩序，这样就可以在全市范围内逐步形成依法归档、依法办事的社会氛围，从而最终实现依法治档。

三是规范整理工作。为了保证村级档案的完整与归档质量，关键抓好以下两项工作。1、实行年度文件材料案卷类目编制。档案业务部门要积极督促、指导村级档案员对上年文件材料按类别和保管期限进行一次大整理，帮助他们编制年度可能形成文件材料的案卷类目，做好文件收集积累的准备工作。2、实施文件材料整理归类规范化、科学化。村级档案员要按编制好的年度文件材料案卷类目，随时抓好日常文件材料的归档工作，以件为单位，按其时间顺序、类别分类排列，方便整理。

四是抓好管理工作。首先，我们要抓住政府开展的“共建文明村”活动之机，搞好档案基础设施建设，设立农村专用档案室、档案装具，为档案的保存提供良好的硬件环境；其次，严格文件管理制度。档案部门、乡镇要协同指导农村制订“档案人员工作职责”、“档案保管制度”、档案查借阅、利用效果登记等制度，印发到农村档案员手中，落实到实际工作中去；第三，档案部门要抓好试点，以点带面。确定1-2个农村作试点单位，重点开展“小康村”、“文明村”、“十村示范百村整治”、“村务公开”等档案的规范建档管理工作。待试点取得经验后，全面启动农村开展档案管理达标升级工作。

五是注重档案利用。我们要抓住建设新农村的机遇，按照市委提出的发展思路，通过多种途径，充分发挥档案的信息作用，为农村产业结构调整、农民就业、社会保障、基层组织建设等工作提供服务。尤其要注重发挥档案的科技信息作用，为部分村民解决技术资料、生产工艺等方面的困难，指导农民科学生产，增加收入，为推进农业和农村现代化建设服务奠定基础。