固定资产管理制度

固定资产管理制度

第一章总则

第一条为了加强对固定资产的管理，规范固定资产的管理行为，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司总部、门店（以下简称各单位）。

第二章固定资产的定义和分类

第三条固定资产是指公司为经营商品、管理和提供劳务等需要而持有的，单位（包括组合成为一个单位的）含税价值在￥2000元以上，并且在使用过程中基本保持原有实物形态的房屋及建筑物、机器设备、电子设备、运输设备和其他设备等资产。

部分单位价值虽然不足￥2000元，但使用年限超过一年，能够保持原有的实物形态，且在企业经营中发挥较大作用的资产，根据实际情况可列入固定资产，但单位价值含税价不得低于￥1200元。

使用时间和单位价值未达到上述标准的各种设备，原则上列作低值易耗品进行管理。低值易耗品的管理办法另见《低值易耗品管理制度》。

第四条固定资产分为房屋及建筑物、机器设备、电子设备、运输设备、其他设备五大类：

1、房屋及建筑物：指自行购置或建造的房屋、商铺以及其他建筑物。

2、机器设备：指经营过程中使用的各种机器、机械设备，如切参机、发电机等。

3、电子设备：指各种电子信息设备，如收款机、电脑、空调机、复印机、服务器等。

4、运输设备：指各种交通、运输设备，如车辆等。

5、其他设备：指经营专用的货架、货柜、各种工具，以及不能归属于上述类别的其他设备。

第三章固定资产购置管理

第五条固定资产的购置坚持“统一采购”为主，“分散采购”为辅的原则。

第六条申购、审批、采购及发货：

因固定资产属于物资采购的一部分，所以，其申购、审批、采购流程同其它物资一样。但所有申购必须传真给总部物资采购资产管理员。（为方便区分定义，制度里面说的“总部资产管理员”即是物资采购部的资产管理员。制度里面的“分部资产管理员”即是分公司的资产管理员）

1、常用物资条目的固定资产（即《物资仓常备库存的物资目录》内的固定资产）：需求单位提出申购计划，填写《常用物资申领表》，经分部资产管理员复核，报子公司/部门主管签批，再由分部资产管理员在周一提交或传真给总部资产管理员。

2、非常用物资条目的固定资产：需求单位提出申购计划，填写《购物/印刷审批表》，经分部资产管理员复核，报子公司/部门主管签批，再由分部资产管理员在周一提交或传真给总部资产管理员。

3、总部资产管理员每周一收集各单位的需求信息，分类汇总并签署审核意见，报物资采购部主管审批后：

①常用物资条目的固定资产，总部资产管理员传真给物资仓，物资仓按需求单位发货。

②非常用物资条目的固定资产，经物资采购部主管和公司领导审批后，交物资采购部固定资产采购专员采购。

4、急需使用的固定资产，申购时要注明“急需”字样，总部资产管理员根据要求，一个工作日内处理并回复。

5、对于公司自行建造的固定资产，由工程管理部出具《竣工验收交付使用说明书》给财务部，财务部作增加固定资产账务管理。

6、对于接收投资或接收捐赠的固定资产，财务部根据有关合同列明的具体资产情况，作增加固定资产账务管理。

第七条验收、收货：

1、物资采购部采购的固定资产，一般情况下都需要办理进仓再发货。具体程序是：仓库按照物资采购部的验收指引进行验收，或由物资采购部指定其他专人验收（如IT产品、网络硬件由信息专员验收，大型发电机等由电工验收），专业验收人员只是核查质量和使用性能，物资仓验收负责人在专人验收确定后，仍要按物资验收要求逐一清点数量、核对供应商、价格、送货单等，对不合格的固定资产应拒收。

2、子公司自行采购的固定资产，一般情况下不需要办理进仓，由使用部门（门店）、分部资产管理员、或者其他专人验收，然后将《固定资产验收单》、发票以及《购物/印刷审批表》一起做成报销单，交给财务部门作为进账依据。

3、使用单位收到货后，按实物填写《固定资产验收单》，子公司资产管理员收集整个地区《固定资产验收单》后，统一在每月10号传真总部资产管理员处。

4、子公司资产管理员填制《资产信息卡》（附式样），并将信息卡发给使用单位，由使用单位将信息卡贴在相应固定资产的正面（或左面）右上角。要求卡物必须一致。

第八条结款：

1、如果是固定资产的物资，要求供应商同其它类物资分开开具增值税发票，以方便财务账务管理。

2、固定资产的结算流程：

采购员整理厂家送货单（签收联）、仓库入仓黄色联、税票及采购订单审批表、采购订单合同（以上为结算必需凭证）→业务员初审签名→组主任复核→部门经理审核→部门总监审批→交财务部。

3、财务中心对购入的固定资产数量、单价等进行审核，审核无误后，报公司领导审批后付款。

4、付款后同时增加财务中心药业部账上的库存固定资产类物资，每月与时空系统核对进仓物资的数量和金额，核对不符的，必须查明原因。

5、子公司自行采购的固定资产，采购经手人凭已审批《购物/印刷审批表》、发票（收据，但原则上要求发票）、使用部门验收确认证明、比价报告等，到子公司财务部办理付款手续。财务审核无误后，按照授权审批原则，报经相关领导审批后付款。

6、对于实际购入数量大于审批的，财务一律不给予付款。对存在不合理价格或无正当理由，又存在较大差异的采购行为，财务应当坚决制止，并向上级领导汇报。

第九条入账

1、根据《企业会计准则－固定资产》规定，“固定资产应当按其成本入账”。如果企业的固定资产实质上已经发生了减值，应当计提减值准备。

2、财务中心根据配送中心配送到子公司固定资产明细发货单，向申购单位的子公司开发票，每月30日前向各子公司的财务部寄出销售发票。

3、子公司财务部在收到发票后，根据审批后的《购物/印刷审批表》或《常用物资申领表》、发票和子公司使用部门收到固定资产的《固定资产验收单》，填列K3账的固定资产卡片明细账，并进行账务处理。本办法同样适用于子公司自行购置的固定资产入账管理办法。

4、财务中心药业部每月1日，导出上月时空上固定资产库存的明细结存表，给到总部资产管理员，核对仓库的库存固定资产情况是否和财务的相符。

5、领用：

①如固定资产发往各地仓库再发给使用单位的，由各子公司的资产管理员在使用单位领用后，将固定资产领用单据、使用部门验收确认的《固定资产验收单》、《购物/印刷审批表》等，于每月25日前交子公司财务作为入账依据。

②子公司财务填列K3账的固定资产卡片明细账，进行账务处理。

第十条各单位购置的经营办公设备，须根据公司统一标准进行配置。如无标准的，根据实际情况，以“工作需要”为原则进行申请，经批准后进行购置。

第四章固定资产编码原则

第十一条固定资产编码原则：对所有的固定资产进行统一编码，编码不允许相同。

第十二条固定资产编码由财务部统一在K3固定资产系统里进行编制，再将有关资产编码信息发给相关资产管理员，各资产管理员使用相同的号码在资产管理系统上建立实物台账。

第十三条固定资产编码规则：

按“□□□—□□—□□□—□□—□□□□”十八位编码为一个固定资产卡片的代码，代码标明“省份—公司—使用部门—资产类别—资产编号”，十八个代码分为五段，各段用“—”连接起来，各段代码的定义如下：

1、第一段：三个代码。代表所在省份、自治区、直辖市的代码，用该省份、自治区、直辖市前两个汉字的第一个声母表示。如广东省的代码用“GDS”表示，广西壮族自治区的代码用“GXQ”表示。

2、第二段：两个代码。代表公司名称的编码，用所在地名称的第一个汉字的声母和大参林的第一个汉字声母表示，如“东莞大参林连锁药店有限公司”，代码为“DD”，第一个“D”代表“东莞”的“东”字的声母，第二个代码“D”代表“大参林”的“大”的声母；“广西梧州大参林连锁药店有限公司”的代码为“WD”，第一个“W”代表“梧州”的“梧”字的声母，第二个代码“D”代表“大参林”的“大”的声母。

3、第三段：三个代码，代表某公司的某个部门名称的代码。用部门名称的第一、第二个汉字以及最后汉字的声母表示。如广东大参林连锁药店有限公司的“惠福分店”，其代码为“HFD”。

4、第四段：两个代码。代表各类资产的代码，用各个资产类别的前两个汉字的第一个声母表示，资产共分为五类，FW代表房屋及建筑物，JQ代表机器设备，DZ代表电子设备，YS代表运输工具，QT代表其他设备。

5、第五段：四个阿拉伯小写数字，代表每一个资产单位的编号。编号以本公司的每一个单位资产为一个编号，从0001开始，直到9999为止，不分资产类别，不得重复编号。

第五章固定资产折旧

第十四条固定资产折旧采用“直线法”，即在固定资产的使用年限内平均摊销固定资产的价值。

第十五条固定资产折旧率采用分类折旧率，由财务部负责按月计提，所提折旧费由财务部门负责保管。

第十六条各类固定资产的使用年限、残值率、年折旧率如下：

第六章固定资产调拨

第十七条因闲置和经营需要调拨的资产，必须办理调拨手续。调拨手续在资产管理员的监督下进行。

第十八条固定资产调拨范围：分为子公司内部调拨和跨子公司之间的调拨。

第十九条子公司内部调拨。即在子公司内部各部门、门店间的调拨。

1、调出：子公司资产管理员填写《固定资产处置单》→子公司财务（确定固定资产原值、累计折旧、净值）→子公司主管签字→交调出部门作调出固定资产凭证。

2、调入：调入部门（门店）持《固定资产处置单》验收调入资产，负责人在处置单上签字确认。

3、签齐全的《固定资产处置单》，调入部门传真至分部资产管理员，分部资产管理员复印一式二分，分部资产管理员存档一份，子公司财务一份。子公司资产管理员必须监督调拨单的签字齐全，不管任何情况下每月25日前必须提交一份给财务。

4、子公司财务收到处置单后，在K3卡片明细账上调整使用部门（门店）。

5、子公司资产管理员将签字齐全的《固定资产处置单》，每月10号传真至总部固定资产管理专员处，更新资产实物台账档案。

第二十条跨子公司的资产调拨，即固定资产在不同子公司之间调拨。原则上规定不得在不同子公司之间进行调拨。确因工作需要调拨的，视同固定资产转让，按照固定资产转让的办法进行。

1、调出子公司资产管理员填写《固定资产处置单》→调出子公司财务确认（固定资产明细、原值、累计折旧、净值等信息）→子公司主管签字后→物资采购部按照权限审批→传真到调出子公司资产管理员进行调出→传真到调入子公司资产管理员→调入部门/门店作验收凭证。

2、调入子公司的资产管理员将《固定资产处置单》复核签名，并交财务和主管签字，传真调入部门/门店验收调入固定资产，确认签字传真给分部资产管理员。

3、调拨完成后，调入子公司资产管理员将签字齐全的《固定资产处置单》，复印（或传真）给调入子公司的财务部、调出子公司固定资管理员。调出子公司资产管理员复印一份给本地区财务部。

4、调出调入财务部根据《固定资产处置单》入账：

①调出子公司财务部开具发票给调入子公司，减少K3账的固定资产卡片明细，同时进行固定资产账务清理，增加调入子公司的应收款项。

②调入子公司财务部增加K3固定资产卡片明细账，增加调出子公司的应付款项，每月进行一次资产调拨往来款项的清理。

5、调入子公司资产管理员将签字齐全的《固定资产处置单》，传真至物资采购部资产管理专员处，更新资产实物台账档案。

第七章固定资产处置

第二十一条固定资产的转让是指公司闲置不需用的固定资产，对外转让的行为。

1、转让的固定资产，由使用资产公司提出申请，上报物资采购部会同财务部对转让的固定资产采用适当的评估方法进行初步估价后，按照授权审批流程，报公司领导审批后，方可转让。

2、转让资产的子公司财务部根据审批结果和转让资产的收益做相应的账务处理。

第二十二条固定资产的报废。

1、报废条件：

①长期闲置不用，在可预见的未来不会再使用，且已无转让价值的固定资产；

②由于技术进步等原因，不可使用的、无转让价值的固定资产；

③已遭毁损，以至于不再具有使用价值和转让价值的固定资产；

④虽然固定资产尚可使用，但使用该固定资产违背成本效益原则；

⑤其他实质上已经不能再给公司带来经济利益的固定资产。

⑥对已提足折旧、不能继续使用且无修复价值的需要申请报废。但是，对于已经提足折旧仍然可以使用的，需要继续使用，直到不能使用为止。

⑦对无使用和修复价值、但尚未提足折旧的固定资产，应查明原因，提出处理意见后，可申请报废。

2、报废流程：

①子公司使用部门提出，由资产管理员组织相关人员鉴定后，资产管理员填制固定《固定资产处置单》，财务确认原值、累计折旧、净值，地区主管签字，上报物资采购部，根据授权相关领导审批。

批准报废的固定资产应及时清理，如有变卖价值的，对报废资产的价值进行相应的评估，由子公司主管组织对报废资产进行变卖，批准报废日到变卖完毕的时间周期为一个月。

②子公司接到审批后的固定资产报废申请后，进行报废处理。

③报废处理的残值必须交子公司财务部。

④资产报废处理完毕后，子公司资产管理员必须将审批后的固定资产报废申请交财务部，财务据以作K3固定资产明细卡片的资产减少，并进行固定资产清理的账务处理。

第八章日常管理

第二十三条固定资产实行财务账（账）、实物台账（卡）、实物（物）分管原则，各部门具体的管理职责如下：

1、财务部：负责对固定资产价值的确认、核算，付款审核及对固定资产实物管理的监督和固定资产盘点的组织工作，按使用单位设置固定资产财务账K3卡片账，登记固定资产的增

加、减少、调拨、报废和转让。每月编制《固定资产增减变动表》（见式样表），按地区汇总成一份，于每月15号前发给物资管理部资产管理员。

2、物资采购部：负责对固定资产实物台账及实物监督管理，包括监督各单位固定资产档案的建立，明确实物保管人和管理责任人的责任，跟踪固定资产的使用状况，负责固定资产调拨、报废的落实及协助固定资产盘点工作，并负责不定期对固定资产进行抽查，确保实物的安全及正常使用。负责接收各地区的《固定资产增减变动表》，监督以及评估各地区的固定资产结存情况。

3、使用单位（人员）：使用单位（人员）负责对各自使用固定资产的实物保管及日常维护与保养，共用资产部分由最小单位的负责人负责。门店所有资产实行店长负责制，由店长负责其门店固定资产的实物保管及日常维护与保养。

4、各子公司财务部门应每25号与物资采购部固定资产管理人员对上月固定资产明细进行账目核对，保证做到账、卡、物三相符。

第二十四条固定资产使用要求：

1、固定资产使用人应按说明书的要求操作，保持固定资产的整洁及完好。

2、未经固定资产实物保管人或公司领导批准使用的固定资产，任何人不得擅自使用。

3、使用单位发现本单位的固定资产连续三个月未使用的，且预计将来亦不会再使用的固定资产，应通知物资采购部资产管理员进行调拨处理。

第二十五条固定资产维修：

1、若固定资产出现故障，使用单位不得擅自拆除或维修。

2、固定资产在保修期内，如发现质量问题，使用单位应及时填写《固定资产维修单》交物资采购部审核并向供应商提出退货、换货、索赔或免费维修的要求。

3、固定资产在保修期后出现故障的，使用单位应及时填写《固定资产维修单》，按流程审批后传真物资采购部，由物资采购部批复是地区自行联系维修还是退仓由物资采购部安排维修。

第二十六条固定资产盘点管理：

1、为确保公司固定资产的完整性，公司每半年至少组织一次固定资产的全面盘点。盘点固定资产时一般需要和低值易耗品一起盘点。

2、由财务部牵头，物资采购部、信息部配合成立盘点小组，组织盘点工作。

3、财务部负责制作《固定资产盘点表》。

4、固定资产盘点出现盘盈、盘亏时，资产使用单位、应及时查明原因，在盘点后7天内将盘点表上交总部财务中心；总部财务中心根据盘点表及盈亏说明，在收到盘点表后5天内出具固定资产盘点报告，并按盘盈、盘亏金额报相应审批权限领导审批。

5、确认的固定资产盘点数据，财务中心复印一份交到物资采购部，由资产管理员在固定资产管理系统做数据的更新，确保账账相符。

6、对于盘亏的责任，按照盘亏月份的上月固定资产的净值计算，个人承担系数参照《门店商品盘点管理制度》的承担系数执行。

第二十七条固定资产交接：

1、固定资产保管员离职或调职，必须办理领用固定资产，应填写《固定资产移交清单》，由资产管理员审核签字确认后，复印一份交人事部存档确认方可正式离职或调职。

2、门店店长离职，必须对门店的固定资产进行交接，所属门店填写《固定资产移交清单》，由资产管理员审核签字确认后，交人事部存档，方可正式离职或调职。人事部末收到《固定资产移交清单》确认表前，不得办理离职手续。门店店员离职或调职，由店长负责回收所领用的固定资产及其他用品。

3、固定资产使用人发生变动，所属单位的资产管理员应填写《固定资产移交清单》，呈物资采购部资产管理专员审核，并变更档案。

第二十八条对固定资产信息卡，物资采购部、财务中心或其他监督部门将定期或不定期检查标签的粘贴情况。

第九章罚则

第二十九条固定资产的申领、采购、验收，相关人员必须按流程执行，否则，对直接责任人给予因实际损失的赔偿责任或负激励5-10分。

第三十条如因个人使用不当造成固定资产损坏但可维修的，由实物保管人承担修理费用；如因个人使用不当造成固定资产损坏并不可维修的，实物保管人按该项固定资产账面净值赔款。

第三十一条由于保管不慎造成固定资产丢失的，除该固定资产的净值（以丢失前一次盘点时的净值为准）由直接责任人和管理责任人负责赔偿外，还应对固定资产的直接责任人和管理责任人给予扣分、口头警告、书面警告、严重警告、记过、除名等处分。

第三十二条如因使用/保管人未按规定办理调拨、交接、出租、出借及送修等手续，导致资产盘亏的，查明原因后，对直接责任人给予赔偿损失或负激励5-10分。

第三十三条如因使用单位或人员工作疏忽或失责，对超过三个月未使用并预计将来亦不会再使用的固定资产，未知会物资采购部，导致固定资产闲置的，查明原因后，对直接责任人给予负激励5-10分。

第三十四条物资采购部门及财务部门员工如因工作疏忽或失责，导致固定资产账实不符的，查明原因后，对直接责任人给予负激励5-10分。

第三十五条对于未按规定正确粘贴固定资产标签的直接责任人将给予负激励2分。

第三十六条未尽事宜，按照国家和公司相关规定执行。

第三十七条本规定由公司财务中心负责解释。

附件：1、《资产处置单》式样

2、《资产分类表清单》式样

3、《固定资产维修单》式样

4、《固定资产移交单》式样

5、《固定资产验收单》式样

6、《物资采购部管理采购审批权限（固定资产管理类）》式样

7、《资产信息卡片》式样

8、《固定资产增减变动表》式样

广东大参林连锁药店有限公司

二OO九年五月五日

呈报：董事办、总经办

发送：各职能部门、各子公司、配送中心、药厂

传阅范围：相关部门及子公司相关人员

总经办印

资产处置单

填写说明：

1、如处置类别为调拨，则在申请签字栏中A栏为调出门店填写，B栏为调入单位填写；

2、如处置类别为购置或报废，则仅使用A栏即可；

3、如处置类别为调拨，处置流向填写调入子公司和使用部门（门店）；

4、资产类别代码栏按照固定资产编码原则填写位种类代号。

资产分类表清单

固定资产维修申请表

固定资产移交单

部门（门店）：日期：年月日

固定资产验收单

说明：

1．使用单位填单位全称，经手人为各使用单位资产管理员。

2．新购资产货到各使用单位后，资产管理员须在三日内拆箱验收、填写此单，并据此完成资产信息项的输入工作。

固定资产信息卡

固定资产增减变动表