公司办事处管理办法

公司办事处管理办法

一、为贯彻本公司的营销计划，进一步开拓市场，使办事处的各项管理规范化和合理化，以保证公司各项业务规范而有序地进行，特制定本办法。

二、办事处的工作职能

1、负责当地市场的开拓、客户资源的开发和管理；

2、承担公司下达的销售任务；

3、代表公司与当地客户进行业务上的联络与协调；

4、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同类竞争产品的动态；

5、根据公司的有关规定，执行和负责应收货款的催收和费用结算工作，防止客户拖欠货款，每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作；

6、严格执行公司有关财务制度，如实填写各项报表，严禁弄虚作假，严禁做有损公司利益的事。

7、积极与公司沟通汇报，提出有利于开拓市场的建议和意见；

8、合理计划、开支办事处的各项费用；

9、负责办事处各项财产的管理和保护，确保公司财产安全。

三、办事处与公司间的协调

1、办事处人员要与公司各部门密切配合，确保工作的顺利开展。

2、办事处协助公司对货物的移送进行监督和保管。

四、办事处的业务管理及产品价格规定

1、办事处对外的产品价格及相关价格政策应参照公司相关规定执行。

2、产品以低于公司规定价格出售的，由办事处提出申请，报公司审批，未经审批程序，不得以任何形式变相降低产品价格。

五、客户管理

1、客户选择：办事处应选择资信状况优良的客户。

2、资信调查：

（1）办事处对于新客户，在供货或签订合同前，应进行必要时的资信调查，审查的内容主要包括：公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经营历史和现状。

（2）对新客户进行审查时，应要求对方提供下列复印件并出示原件：

营业执照、税务登记证、法人代码证、经营责任人身份证等。

3、实地调查：

对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，确保客户提供的资信真实可靠。

4、建立客户档案：

（1）当新客户资信经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司要求建立客户档案，办事处、公司各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。

（2）客户档案要根据客户情况变化和公司业务人员变化进行更新。

（3）客户名称变更的，按客户资信审查标准要求客户提供名称变更后的资料。由该客户对名称变更前的债务承担证明，交公司财务部作调整应收帐款依据。

六、购销合同的管理

1、各项业务原则上都必须事先签署购销合同；

2、签订合同，必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。

3、签订合同时必须备齐如下相关资料：

合作方的营业执照副本复印件；合作方的税务登记证复印件；公司拟好的合同一式两份。

4、驻办事处业务人员签订合同须经公司业务部审核，报业务部审批，补充协议或在购销协议上增加条款，必须由公司业务部经理签字盖章，方才有效。任何人员不得超越权限，违反规定者将承担相应的经济责任。

5、签订合同的业务人员对合同的履行、款项的回收承担责任，负责到底。业务人员必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥善保管。

6、如合同履行过程中出现困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采用书面形式（包括双方往来的函电等）。

7、如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的，提交有管辖权的人民法院处理。

8、经济合同专用章应严格在授权范围内使用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白合同上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管，若有遗失，应立即登报声明作废，并追究相关责任人的经济责任。

9、办事处业务人员应将已经生效的购销合同的原件寄回公司业务部存档，办事处可保留合同复印件，但需专人管理。

10、合同作为公司对外经济活动的重要依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，严禁有意或无意向外界泄露合同信息，合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得查阅。

七、客户信用管理

单个客户的最高信用额（进货可欠款总额）和信用期（每笔进货的欠款期限）由财务部、业务部核定。

八、客户订单处理程序

1、接受订单：办事处在接到所在区域客户的订单后，立即对订单进行全面审核，确保订单上的价格、付款条件与已签订的购销合同相符，然后由办事处业务人员签名后传至公司业务部。

2、订单确认：办事处业务人员根据存货或公司的货源计划，以及以书面形式向客户确认订单。

3、订单档案：办事处由专人管理订单。订单一经确认，立即按订单编号建立档案，并在发货后进行相应注销。每月底，向公司报送“客户订单处理情况统计表”。

九、应收帐款处理程序

1、月底对帐：每月底，办事处与客户进行对帐，并将相关数据限期交回公司财务部，确保公司的应收帐款与相应客户的帐面记录一致。

2、回收帐款：所有客户的付款，统一通过银行结算，由客户直接汇到公司。

3、应收帐款的责任

（1）办事处业务人员对所在区域内全部应收帐款负责。

（2）公司业务部和财务部负责监督管理货款的收回。

十、办事处人员管理规定

1、驻办事处业务人员必须应本着“团结协作、实事求是”的态度，积极拓展业务，努力进取。

2、自觉遵守公司的各项规章制度，维护公司利益和形象，规范操作，不得有违法乱纪的行为。

3、按要求建立客户档案，保持良好的客情关系。定期检查和整理文件和资料，确保公司资料、文件的完整和有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进行分类管理。

4、驻外办事处的财产列入《办事处财产登记表》，传真至公司存档。办事处人员对公司财产负有保管和爱护的义务。

5、驻外办事处的业务人员应保持良好的精神状态、得体的言谈举止。办公人员在上班时间内，要衣冠整齐、仪表端庄，不能穿拖鞋、睡衣或接待与工作无关的人等。

6、办事处办公区域要突出，要有明显的办公气氛，工作场所应保持整洁。

7、驻外办事处人员手机号码或驻外机构电话号码更换时必须提前向企业本部申请，未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者，要予以重罚。驻外办事处更换地址必须事先得到公司相关部门审核，未获批准不准私自搬迁等。

8、办事处人员所负责的业务，在管理期间内出现呆帐、坏帐的，办事处业务人员有责任和义务进行清理，或由公司协调解决。业务人员不能正确陈述理由的，界定责任后，按实际情况由责任人承担相应责任。

9、严禁驻办事处人员私自直接向客户结款或借支现金。

基本工资：

1、基本工资：

2、相关奖励：

办事处业务人员：每月发放回款提成的%，余%在年底根据投入产出比控制情况发放。

月度考核奖励：

1、考核奖金计算办法：

办事处经理：所负责区域月度回款/月度目标*考核奖金，如目标达成率不够70%，取消考核奖

2、相关补助

市内交通补助：

指市内公共交通费用补助，但如去周边地区乘车单程票价超过5元，公司可适当考虑报销（出租车费除外），报销时需提供电脑发票，如非电脑车票的其它形式有效财务发票，还需在票面注明起止地点和时间；并且应当将票据按时间顺序张贴好，附旅程工作表。通讯补助：

出差补助：

指在公司业务部的授权下因业务出差需离开办事处所在地，且当晚无法返回需住酒店而给予的补助，该补助以每晚为单位；出差前需写出差申请表和旅程工作、时间安排；申报出差补助时需提供本次出差的工作总结报告和注明住宿时间、单价、姓名的酒店发票，并在范围内实报实销；另如办事处经理出差的目的城市已租有住房，则不计出差补助。

十二、相关费用的报结制度

（一）办事处人员有关费用单据必须按月在月末汇总寄回公司财务部，财务部负责办理核报手续，并将报销款项汇款给办事处具体费用报销人，并取得相应的付款凭证。

（二）公司所有人员，符合公司费用报销标准的费用开支单据，均应及时按财务规定程序办理好财务报销手续，当月发生的费用开支单据，均应在当月报销结清。对于在月底发生的费用单据，允许在次月五日内按财务规定程序办理好报销手续。超期未报销结算的费用单据，财务部有权不再予以报销。

1、报销费用项目

（1）长途车、船费

注意事项：

必须是在出差前填写《出差申请表》，详细说明出差路线、出差事由，并经过业务部经理或总经理的签名同意的费用。

必须是财务有效发票，有电脑发票的必须用电脑发票，并在每张票据背后简单注明事由，非电脑发票必须在每张票据背后注明时间、起止地点、事由等。

票据必须按时间、途径顺序整理张贴好，不得将时间和起止地点遮住。

报结时应附有本次出差的工作说明。

报销原则：返回即予报销，长驻外地人员必须在次月5日前将当月费用寄到公司业务部，每愈一天，扣报5%，跨月费用不再批报。

（2）各项补助：

办事处租房费用：

固话费用：

办公费用（复印、特快专递、印刷名片等）：

注意事项：注明费用内容；提供有效财务发票。

报销时间：必须在次月5日前将当月的费用寄到公司，每愈一天，扣报5%，跨月不再批报。

（三）对于借有专款或备用金的费用开支费用而未按规定时间与程序报销的，财务部有权从其本人当月及其随后月份工资中扣回借支款。

（四）公司财务部根据营销费用政策审核业务人员的借款单。业务人员必需按财务报销制度的要求粘贴好费用单据，并按规定签名、注明各种情况、填好报销单，并在申请下一次款项之前将报销单据邮寄回公司财务部。在未收到前一次借款报销单据之前，财务部不得汇款给营销人员下一次业务活动借款经费。