OFFICE操作注意事项

WORD操作手册

1.设置自定义纸张大小: 点击菜单“文件”—“页面设置”，打开“纸张”

标签页，在纸张大小栏目选择“自定义大小”，设置纸张的宽度和高度并

确定。外文名字中间的点添加方法：插入-----特殊符号。着重号：选中

需要添加着重号的文字---“格式”菜单---“字体”项---在“着重号”

处设置即可。等栏分栏操作意外情况处理办法：如果出现分栏不等，有两种办法：（1）撤消分栏，然后在段落最后按回车。重新在进行分栏操作。

（2）把光标定在段落最后，选择菜单插入-----分隔符，选择分隔符类型为“连续”。分栏和首字下沉：有分栏和首字下沉操作时，一定先进行分栏再进行首字下沉。设置水印方法：格式-------背景-------水印。插入剪贴画：插入-----图片-------剪贴画，务必选择管理剪辑，且勿直接搜索，以免电脑死机。水印文字：在“格式”菜单下，选择“背景”“水印”

命令——选择“文字水印”选项，输入文字，选择颜色，透明选项即可。

图片冲蚀效果：将图片插入文档后，在图片上点击鼠标右键，选择“设置图片格式”，进入“版式”标签页，选择“衬于文字下方”并确定，把图片调整到合适大小后，再选择“设置图片格式”，进入“图片”标签页，在颜色栏目选择“冲蚀”并确定。四周型环绕：将图片插入文档后，在图片上点击鼠标右键，选择“设置图片格式”，进入“版式”标签页，选择“四周型”并确定，把图片调整到合适大小后，把图片移至第一段适当的

位置。表格中使用公式：把光标定在要显示结果的单元格，选择表格菜单

下的公式。注意：一个计算出结果后，只需把结果复制到其他单元格，按

F9刷新。表格边框设置：选中表格，然后格式-----边框和底纹。斜线表头制作：表格---绘制斜线表头。要尽量使表头单元格够大，如果出现表

头不全的情况，可以使用插入文本框的方法。插入----文本框，设置文本框格式，填充和线条颜色设置为无。单元格设置底纹和边框：设置底纹时，注意选择应用范围为“单元格”；在设置边框时，要选择“自定义”类型，然后选择线条类型和宽度，最后在右侧预览窗口选择要求改变的线条位置

单击即可。注意观察预览窗口中的变化，若单击后线条消失，再次单击即

可。取消边线：直接选择“自定义”后点击预览窗口中相应的线条即可。

2.艺术型边框：在边框底纹对话框中选择“页面边框”——在边框类型里选

择“四周型”。绘制图形：选择“视图”菜单下的“工具栏”——“绘

图”命令，从自选图形中添加相应的图形——选择所有图形（可配合ctrl 键单击）——选择“绘图”下的“组合图形”。

Excel 常用操作

1.表格编辑//内容自动填充：对于数值型数据，如果需要按照某

种规律自动填充，可先录入前两个数据，选中前两个单元格，把鼠标移至

选中单元格区域右下角，等鼠标变成黑色实心十字架后，点击左键向下拖

动即可；

对于带有数字的文本数据或日期型数据，选中第一个单元格，把鼠标移至

选中单元格区域右下角，进行自动填充操作即可；如果要取消自动填充的递增效果，在拖动鼠标的同时按住Ctrl键。行（列）的删除或插入：用鼠标点击待删除的行号（列号），点击右键，选择“删除”；

选中某行号（列号），选择“插入”，即可在该行（列）前插入一个新的行（列）。合并单元格：选中要合并的单元格区域，点击工具栏上的“合并及居中”图标，即可进行合并操作，或点击菜单“格式”—“单元格”，在“对齐”标签页选择“合并单元格”选项并确定。设置单元格格式：选中目标单元格区域，点击菜单“格式”—“单元格”，可在弹出窗口的各标签页设置单元格的数据类型、对齐效果、字体、颜色以及边框和底纹等属性。公式和函数应用及数据处理//公式的使用：选中结果单元格，输入“=”号，并编辑公式，最后点击编辑栏的“√”或点击enter键；函数的使用：选中结果单元格，点击编辑栏的fx图标，选择需要的函数，确定函数的参数并确定；

常用函数调用格式：

1 ）、求和函数SUM()：

格式： SUM(单元格1，单元格2，…，单元格n)

SUM(单元格区域)

2 ）、求平均值函数AVERAGE();

格式： AVERAGE(单元格1，单元格2，…，单元格n)

AVERAGE(单元格区域)

3 ）、计数函数COUNT();

格式： COUNT(单元格1，单元格2，…，单元格n)

COUNT(单元格区域)

4 ）、条件计数函数COUNTIF ();

格式： COUNTIF (单元格区域,”条件表达式”)

5 ）、逻辑函数IF();

格式： IF (条件表达式,条件成立结果,条件不成立结果)

6 ）、最大值函数MAX();

格式： MAX(单元格1，单元格2，…，单元格n)

MAX(单元格区域)

7 ）、最小值函数MIN();

格式： MIN(单元格1，单元格2，…，单元格n)

MIN(单元格区域)

8 ）、日期类函数YEAR()、MONTH()、TODAY()、NOW()等;

格式： YEAR(日期单元格)， MONTH(日期单元格)， TODAY()， NOW()排序选择数据区域的一个单元格，点击菜单“数据”—“排序”，在弹出窗口中设置排序关键字并确定；筛选：选择数据区域的一个单元格，点击菜单“数据”—“筛选”—“自动”筛选，在各列表头单元格的下拉菜单设置筛选条件并确定；分类汇总：对分类字段进行排序，使该字段相同的值汇聚在一起；选择数据区域的一个单元格，点击菜单“数据”—“分类汇总”，在弹出窗口中设置汇总的分类字段、汇总方式、汇总项并确定；生成图表选择要生成图表的单元格区域，点击菜单“插入”—“图表”；选择图表类型，点击“下一步”按钮；确定数据系列，点击“下一步”按钮；给图表、数值周、分类轴命名，点击“下一步”按

钮；选择图表的插入位置，点击“完成”按钮；如果需要对生成的图表进行格式设置，可在工具栏图标上点击鼠标右键，选择“图表”，调出图表工具栏。在工具栏左部的图表对象栏目选择要编辑的对象，点击右边的

“设置对象格式”图标，可以对选定的对象进行具体格式的设置。PPT 操作注意事项

1.幻灯片切换效果: 点击菜单“幻灯片放映”—“幻灯片切换”，直接点击

效果名称设置。

2.动画效果：右键点击需要设置动画的对象，选择“自定义动画”，窗口右

侧自定义动画工具栏上点击“添加效果”，选择合适的动画类型即可。

3.修改幻灯片模板：选择“格式”菜单---“幻灯片设计”项---直接点击需

要设置的模板图标。

4.修改幻灯片板式：选择“格式”菜单---“幻灯片板式”项---直接点击需

要设置的板式图标。

5.超链接：右键点击需要设置超链接的文字或图片，选择“超链接”项，如

果需要链接到幻灯片选择“本文档中的位置”，再选择相应的幻灯片。

6.动作按钮：选择“自选图形”--“动作按钮”，根据链接的位置选择相应

的按钮即可。