供应商信息管理制度

供应商信息管理制度

供应商信息管理是企业管理者为了有效地开发和利用供应商信息资源，在供应商管理过程中，对供应商信息进行收集、加工、输入和输出的活动总称。

供应商信息管理制度

第1章总则

第1条目的

为了规范供应商信息的收集、整理和存档管理工作，促进公司充分了解供应商的供应、交期、品管等能力，从而为公司制定采购决策提供依据，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于采购部人员收集、整理、存档供应商信息等相关工作。

第3条职责分工

1.供应商主管负责审核和落实供应商信息管理制度，监督供应商信息管理过程。

2.采购专员负责分析和核定供应商信息，评价供应商资信等。

3.采购文员负责收集、整理、存档、保管供应商信息。

第2章供应商信息的收集

第4条供应商信息的内容

供应商信息的内容主要包括以下四个方面。

1.供应商基础资料，也就是公司掌握的供应商最基本的原始资料，主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人，公司概况，设备状况，人力资源状况，主要产品及原材料等。

2.供应商特征信息，包括供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

3.供应商业务状况，主要包括目前及以往的销售实绩，经营管理者和业务人员的素质，与其他竞争公司的关系，与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状，主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

第5条实施信息收集

1.采购专员制订周密、切实可行的信息收集计划，并报采购部经理审批。

2.供应商主管将收集计划分解并分配给采购专员。

3.采购文员按照信息收集的目的和要求设计出合理的信息收集

提纲与表格。

4.采购文员按照任务的特点，选择合适的收集方式和方法。

第3章供应商信息的整理

第6条供应商信息的分类

供应商信息按照来源不同一般分为以下五类，采购专员应按照以下分类整理信息。

1.基本情况，包括供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户账号、税号、联系人、电话、传真等。

2.资料类，主要包括营业执照、执照到期日期、生产许可证、许可证到期日期、质量体系证书、证书到期日期、产品标识、行业检测报告及有效期、企业简介、配套设备情况、供应商基本情况调查表等。

3.合同类，包括供应商质量保证协议、配套产品保修服务协议、合同及合同编号、技术协议。

4.产品类，包括物料编码、产品名称、图号、价格、企业行业标准、产品执行标准等。

5.流程类，包括样品小批鉴定表、供应商评价记录、供应商批准表格等。

第7条供应商信息的整理

1.采购文员负责收集和审核供应商基础信息的资料，包括营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。

2.采购专员对供应商进行分类与编号，分类的方法按公司编码规定。

3.采购文员按照供应商编号，将采购专员核定的供应商信息录入信息管理系统，建立供应商档案卡。

4.采购文员把信息以调查报告、资料摘编、数据图表的形式整理出来。

5.采购专员将这些信息资料与收集计划进行对比分析，如不符合要求，还要进行补充收集。

第4章供应商信息的存档

第8条供应商信息存档规定

1.按照领导审批和公司规定，采购文员将供应商信息资料注明密级。

2.将资料按来源、时间、内容等分成若干层次和类别。

3.归档的资料应齐全完整，按照顺序或编号进行装订。

4.将装订好的资料，按照公司的编码规则编号、标注标题，并编制卷内目录。

5.按照分类将案卷整齐放在规定的档案柜或档案架上。

6.定期对资料进行整理、清理、核对。

第9条供应商信息借阅规定

1.借阅资料时，必须办理借阅手续。借阅人员需注明借阅资料、期限及用途等，由借阅人员部门领导审批，并由采购部经理审批。

2.采购文员审核“借阅申请单”，并及时登记借阅信息。

3.借阅人员应准时送还资料，采购文员应核对资料，并登记。

4.如出现借阅异常时，采购文员应了解情况，必要时上报部门领导。

第10条供应商信息管理的注意事项

1.供应商信息管理应保持动态性，需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，清理过旧资料，及时补充新资料，并进行跟踪记录。

2.供应商信息管理工作应提高质量和效率，不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。

第11条公司员工应理解并遵守供应商信息管理制度的相关规定。

第12条供应商信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按公司信息保密制度的相关规定执行。

第5章附则

第13条本制度由采购部负责制定，报采购总监审批后执行。

第14条本制度自颁布之日起实行。

14.1.3 采购信息系统使用制度

采购信息系统可以有效地整合企业内外资源，加强企业与供应商之间的合作，增强企业采购业务的透明度，实现采购管理工作的信息化、网络化等，提高采购工作的效率和质量，提升企业的核心竞争力。

采购信息系统使用制度

第1章总则

第1条目的

为了有效组织、管理和控制采购信息的采集、整理、传输、分析等过程，确保公司的采购活动实现信息化，提高采购工作效率，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于公司采购信息系统的使用、维护等相关管理工作。

第3条职责分工

1.采购部经理负责划分采购信息系统中采购模块的使用权限，审核系统维护的信息，并且监督采购信息系统的实施。

2.采购部各工作人员负责与信息管理部沟通采购信息系统需求，操作采购信息系统，配合信息管理部人员开展系统测试，并及时将操作信息反馈给信息管理人员。

3.信息管理部人员负责采购信息系统的权限设置、系统操作的培训和指导、系统运转情况的监控及采购信息系统的调试、维护等工作。

第2章采购信息系统的架构介绍

第4条采购信息系统的构成

采购信息系统包括业务操作系统、业务管理系统和电子商务系统三个部分。

采购信息系统的构成及用途一览表

第5条采购信息系统架构

一般情况下，在整个采购作业系统中包括采购资料库、管理信息系统、采购作业系统、决策支持系统及MRP系统等模块。

第3章采购信息系统的操作管理

第6条采购信息系统的权限分配

1.采购专员申请采购信息系统的操作权限，提交采购部经理审核，并报采购总监审批。

2.采购专员将审批通过的“权限申请表”提交给信息管理部。

3.采购专员得到信息管理部的反馈后，进行权限测试，如有问题应及时通知信息管理部。

4.采购专员使用分配的系统权限，按照操作标准开展日常业务。

第7条采购信息系统使用操作

1.信息管理部应编制采购信息系统操作标准，经信息管理部经理审核后下发采购部执行。

2.采购部工作人员在接受信息管理部的采购信息系统操作培训之后，应利用信息系统辅助开展采购业务。

3.采购专员在日常使用系统中，如发现问题应及时与信息管理部沟通解决。

第8条采购信息系统操作注意事项

1.采购专员的系统权限应与其岗位职责相符，如采购订单的制作和采购订单的审核不能是同一个用户。

2.采购专员的职责如有变动，应及时申请，请信息管理部做相应的变更。

3.未经授权，任何人不得将用户权限给未授权限的用户使用。

4.采购专员应严格按照采购信息系统的操作标准进行操作，不得

擅自改动。

第4章采购信息系统的操作问题处理

第9条采购管理信息系统的主要问题

由于市场随时发生变化、人员操作失误等原因，在使用信息管理系统时应注意收集信息系统问题，一般情况下问题可分为以下两类，具体如下表所示。

系统管理信息系统问题一览表

第10条信息系统的改善

1.采购专员在日常操作中如发现问题或需要改善的地方，经采购部经理审批后及时将系统改善需求提交到信息管理部。

2.采购专员应配合信息管理的调查、确认以及测试的需求。

3.在信息管理部对系统调试完成后，应先进行试运行，并记录运行状况。

4.改善的系统经确认满意之后，采购专员要签字验收，并更新采购信息系统操作标准。

第5章附则

第11条本制度由采购部负责制定、解释、修订，由采购总监审批。

第12条本制度自颁布之日起正式实行。