员工关系专员—员工关系工作规范

员工关系工作规范

一、规范适用

1、本规范适用于人力资源部员工关系专员岗位。

2、本规范也同样适用于涉及到本规范工作内容的员工。

二、规范审计

1、员工关系主管负责每日督导员工关系专员根据本服务规范开展工作。

2、员工关系主管为第一审计部门，负责审计员工关系专员是否根据服务规范进行操作。

3、人力资源部副经理为第二审计部门，负责员工关系专员抽查审计。

4、人力资源部总监为第三审计部门，负责抽查审计。

5、人力资源部必须第一时间邮件或电话告知相关人员及其上级领导，抄报总副经理办

公室和员工关系中心主管。

三、员工关系专员工作职责

1、员工关系工作责权行使原则

时刻本着真诚、诚信的服务理念，站在（员工的角度考虑问题、站在公司的立场上与各方换位思考、处理问题，公正客观的处理各类矛盾和纠纷，保证结果公正、程序公正、人际公正。

在日常工作中保持良好的保密意识，严格恪守三个保密原则：公司信息和相关制度保密、员工资料保密、处理事项和处理过程保密。

员工关系的管理应该是每一位员工关系专员的职责，有义务协助部门管理者完成员工关系管理协调工作，而不是以岗位职权干扰各部门管理者的正常管理工作，造成员工关系紊乱。

2、员工关系管理做为公司人力资源管理的一个子项目，在公司里将发挥其独特的管理效用

员工关系管理的内容至少应包括：

2.1建立双向沟通体系；

2.2建立申诉渠道，处理各类纠纷；

2.3离职管理；

2.4组织员工活动，宣传企业文化理念，促进员工凝聚力；

2.5员工福利和法律、心理咨询服务；

2.6员工关怀计划；

2.7开展员工满意度的调查，开发沟通渠道；调查，分析、反馈调查结果；

2.8员工奖惩、激励、绩效措施的评估与监督实施；

2.9了解员工思想动态，及时反馈给公司并做出应对建议，改善员工和企业的关系，促进劳资关系和谐；

2.10负责实施对员工职业规划方案的分析、调查、监督、检查。

3、员工关系管理中部门管理者与员工关系专员的分工

分

保持员工与管理者之间

沟通渠道畅通，使员工能了解公司

大事并能通过多种渠道发表建议

和不满；

营造相互尊重、相互信任的氛围，

维持健康的劳动关系；

确保公司的员工申诉程

序按有关规定执行；

坚持贯彻公司的各项条

款；

在员工关系专员的帮助

下完成劳资纠纷谈判；

支持员工活动，给予合理

的工作调整；

主动关心员工福利和生

活问题；

在工作期间，日常的激励

与关怀；

按公司规定组织员工活

动，缓解工作压力。

主持考核员工晋升过程，

建立双向的沟通体系，解答员工

疑惑，促使各方沟通顺畅；

同管理者沟通，落实尊重“理

念”，促进上行及下行沟通；

建立投诉渠道，在如何处理员工

投诉方面向管理者提出建议，帮助有关各

方就投诉问题达成最终协议；

分析导致员工不满的深层原因；

进行离职管理，开展离职面谈，

并反馈合理化信息；

帮助管理者了解和理解公司规

章制度及在管理方面易犯的错误；

提供公司福利政策的咨询、宣

导；

实施员工关怀（送温暖）计划，

从工作和生活上给予员工关怀；

组织实施员工满意度调查，评估

员工管理状况。

监督员工晋升过程，跟进提醒员

工进行晋级申报

划的指导下实施招聘工作。

5、根据人力市场供求状况，尽快向上反映情况，及时提出招聘方案建议。

6、做好既有内部渠道的招聘、维护工作。

7、根据需要，及时收集信息开展和地方政府、社会组织、盈利机构或单位组织的劳务合作，并关注主要劳务输出省的劳务输出情况并进行拓展。

8、在7天内做好新员工的入职手续；指导员工按公司要求填写《入职申请表》、《劳动合同》、《入职面谈记录单》、社保声明，及收取身份证复印件,如在面试过程中发现行为或精神异常者还需填写《一线员工面试测试题》。

9、采取短信或电话或走访等形式，做好到店当天、3天内、7天、30天、45天的问候回访工作，并把回访情况做好《员工关系中心员工回访统计表》的登记，并同时填写《员工关系专员工作记录表》、《员工关系中心月招聘情况统计表》，统计表中以报到日期为统计基准。

10、依时完成周计划、追踪表，月工作计划、总结表，月员工情况统计表等等部门文件材料。

四、基本服务礼仪与工作纪律

1、按要求依时准确上交文件。具体包括：

1.1周、月计划及追踪表（人力资源部）。

1.2《员工关系专员工作记录表》。

1.3《月工作计划、总结》（人力资源部）。

1.4《月份招聘留置情况统计表》。

1.5《绩效统计表》。

1.6《员工关系中心员工回访统计表》

具体上报关系为：专员提交至主管、经理；主管提交至经理；经理提交至总监。除此之外，员工关系主管在每月3日之前将上月的《员工关系中心招聘情况分析汇总表》、《离职人员情况汇总表》上交至人力资源部经理处。

2.工作时间

2.1如有渠道走访则按照各招募渠道的工作时间进行现场招聘；并在完成现场招聘后需安排一定的门店面试；如无渠道拓展工作则每天工作时间为8：30-17：30，以前须到达计划的工作地点。

2.2无故迟到半小时或早退者，部门主管及公司提出警告、批评、处罚。

2.3请假制度按照公司相关的请假制度执行。

3具体工作纪律

3.1在工作及公司逗留期间，不得大声喧哗，严格遵守公司各项管理制度。

3.2在公司期间，遇见同事或客户时，应主动点头致意或问好。不得在公司内拉帮结伙，搞小团体，违者罚款并视情节处理。

3.3不得对公司内任何员工、社会各种机构、组织或个人进行人身攻击，恶意诽谤，违者予警告，情节严重者予开除。

3.4不得借公司名义拉私单，做私活，一经发现即予以同额罚款，并视情节予以处理。

3.5严格遵守个人与公司签订的《员工关系专员资料签收单》规定的内容，不可向他人透漏本公司的信息，违者视情节作相应处理。

4、工作会议

在参加公司及部门组织的工作会议前，须提前做好前一阶段工作总结，以及下一阶段工作计划。会议中做好记录，会议以后认真落实会议的工作任务和安排，按照会议的内容在规定时间内完成该工作目标。

5、交通车费报销

差旅费报销仅限于因公务需要产生的长途汽车、火车、飞机（经报批）票，市内交通费用以每月交通补贴的形式进行发放。需报销单证当留好票根，若有遗失残缺无法辨认者不予

报销。其他费用详见财务报销制度

6、出入公司办公场所、门店及招聘工作场所须着装职业化，外形整洁、精神自信、态度谦虚。着装职业化，但不要求西装革履，上衣有领，衣摆束好即可。仪容整洁，不染发（除黑色），发型以短发为主，露额不盖耳为宜；指甲勤修剪，不可长过指尖。

7、工作时间内正确佩戴好工作证，胸卡正面朝外，垂直挂在脖子上。

8、随身携带名片，双手收、发名片，在接到别人名片时须快速并认真浏览对方的姓名、单位、职称、电话、地址等信息。

9、在招聘和业务拓展洽谈过程中谈吐规范，见面或告别时用语标准，时刻注意自身言谈举止保持礼貌。

五、工作意义与规范

1、工作意义

1.1改善员工凝聚力和归属感

员工之间、员工与公司之间的关系，是增强团队凝聚力、向心力、战斗力的重要环节，融洽、和谐的员工关系，会在团队中形成互相帮助、协调开展工作的良好氛围，从而提高员工的凝聚力和归属感。

1.2提高人才保留率

通过员工关系的开展，对员工的去留尽量做到预防，说服和引导，减少无谓的人才流失，提高人才的保留率。

1.3改善高层的亲和力

通过良好的员工关系氛围，使高层领导更能贴近员工工作和生活，了解员工真实的需要，树立高层在员工中良好的形象，提高高层的亲和力。

1.4提高员工满意度

获取真实的员工需求，合理的提高员工满意度。

1.5加强与员工的沟通

建立双向沟通机制，疏通企业与员工的沟通桥梁，提高横向和纵向的沟通效率。

1.6改善管理者与员工之间的关系

调整员工与管理者传统的对立或从属关系，合理的改善管理者与员工的关系，创造良好的工作氛围。

1.7提高组织绩效

加强员工参与公司管理，促进团队整体工作效率与合作意识的提高，达到使公司能在市场中保持良好竞争优势的最终目的。

1.8 保持基础岗位充沛的人力供应

承担公司基础工种的人力供应，从内、外部各招聘渠道进行人员招募工作；为公司的长远、可持续新发展提供充沛的优质的人员补充和支撑；

2、服务标准

2.1工作电话沟通

2.1.1电话沟通方式有礼有节，内容严格遵循责权行使原则；

2.1.2接听员工关于任何与工作生活有关的电话咨询，但不能做出对各部门的正常管理

工作造成干扰的相关信息的解答和承诺；

2.1.3员工关系专员手机接听工作时间为早上7：30到晚上20：00（包含节假日），并保

证电话能接通；

2.1.4未及时接起的电话要第一时间回电；

2.1.5不允许在接听时间范围内拒接任何工作性质的电话。

3.2日常面谈沟通

3.2.1日常回访面谈方式有礼有节，内容严格遵循责权行使原则；

3.2.2 每日面谈时间由面谈双方协商而定，原则上是以被访谈各部门员工的时间安排

为基准灵活处理；

3.2.3 员工关系专员不准无故迟到或爽约，临时有事须提前告知被访谈方以便做进一

步安排。

4、员工关系工作规范

4.1双向沟通体系

4.1.1 人力资源部与员工的沟通渠道

依据人力资源部管理职责，形成人力资源部与员工的沟通桥梁，保证人力资源部与员工的沟通顺畅。

1）入司前招聘沟通

为达到“以企业文化凝聚人、以事业机会吸引人”之目的，在招聘面试时须将企业文化、工作性质、发展规划、培养流程等进行客观描述。员工关系专员负责完成对公司门店员工的“入司前沟通”。

2）新员工培训前沟通

员工关系专员对员工培训前必须掌握的基本内容进行新员工宣导，以熟悉公司的基本情况、提高对企业文化的认同、基本了解公司相关制度、知晓员工的行为规范、知晓自己本职工作的岗位职责和工作考核标准、知晓本职工作的基本工作方法，从而比较顺利的开展培训工作，尽快融入培训氛围，度过“磨合适应期”。

3）实习期间沟通

为帮助新员工更加快速的融入门店，度过“实习适应期”，应尽量给实习员工创造一个合适、愉快的门店工作环境。

沟通频次要求：员工关系专员在新员工完成招聘、参加培训期间至少面谈2次（第一周门店适应结束时和第一个月培训结束时）；实习期间至少面谈或电话沟通1次。

试用期面谈由员工关系专员形成简单的试用期面谈电子记录，并及时存档。

4）转正沟通

新员工在转正考核通过后五个工作日内，员工关系专员与转正员工进行沟通，形成面谈（书面或电子）档案。

4.1.2 帮助用人部门与员工的建立沟通渠道

用人部门管理者作为员工直接上级和间接上级，在员工的成长和发展中起着极其重要的作用，规范和加强管理者与员工的沟通，能够提高员工对企业的认可度，加深管理者对员工的了解。

1）部门专业培训中的沟通

用人部门管理者在新员工上岗后组织新员工进行入职培训，员工关系专员选择性的通过与员工试用期沟通了解培训情况。

员工直接上级或间接上级负责对员工进行专业培训，在培训过程中以对员工灌输专业知识和技能为主，同时加强与员工的互动，了解员工对岗位的看法和要求，在专业领域遇到的困难，双方协商讨论；由员工关系中心以抽检访谈的形式监督这一过程实施；

2）日常沟通

部门管理者注重日常沟通，每周安排与部门内1-2名员工进行20－30分钟的沟通，掌握员工的工作和生活状态，了解员工需要解决的问题，帮助和支持员工。由员工关系中心以抽检访谈的形式监督这一过程实施。

4.1.3 领导层与员工的沟通渠道

建立公司领导层与员工的沟通渠道，是为了增加员工与高层的接触，提高高层管理者的亲和力，体现公司对员工的关怀。

1）员工通过员工关系中心建立渠道进行沟通

员工通过与员工关系中心建立的沟通渠道反映问题，员工关系中心将较为重要的信息以书面形式反映给公司领导层。

2）随机访谈

公司领导层会在每月随机选择2-3名员工进行面谈，了解员工的想法和对公司管理的建议。

4.1.4 员工沟通窗口