常用办公设备

常用办公设备的安装、使用与维护

现在的办公室已成为人们操纵各类现代办公设备，汇集和处理各类信息的枢纽，同时随着科技的发展，不断涌现多功能、多样式的办公设备。作为文秘办公人员不仅仅要学会正确的操做更要知道常用办公设备的保养和一般的维护技巧。想要提高工作效率就要全面、正确地掌握办公设备的运用技术。

现代办公设备是现代办公自动化系统中的硬件，以下则为你介绍几种常用办公设备的安装、使用与维护：

一、打印机

打印机是计算机系统常用的输出设备之一，目前市场上出售的打印机从原理上分主要有三种：针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。打印机的技术指标：分辨率、打印速度、打印幅面、工作噪声、行宽、拷贝数、工作寿命、接口方式和缓冲区大小。用户在选购打印机时可依据打印机的技术指标选择自己最适合自身情况的产品。

安装打印机，虽说操作难度不高，但如果不熟悉的安装程序，有时候还是会遇到一些问题。下面是打印机的安装程序：

1、首先把随机配送光盘放进光驱，如果要安装打印机的电脑没有光驱的话，也可以直接把文件拷到U盘，再放到该电脑上即可。

2、系统会提示是安装一台打印机还是修复本机程序，如果是新的打印机则先添加选项，如果修复程序则点“修复”。

3、接着系统会提示你确保打印机插上电源和连接电脑。

4、此时把打印机和电脑连上，并打开开关即可，然后系统即在本机装驱动。

5、进到我的打印机和传真里面，对着刚装的打印机点右键选择“属性”，点击“打印测试页”，打出来则表示你的打印机安装成功了。

激光打印机有着技术成熟、性能稳定、打印速度快、噪音低、使用成本低廉、输出质量高等特点，更能适应现代的办公需求，以下将激光打印机为例，介绍它的使用与维护。

使用方法：

1、保持良好的使用环境，保持激光打印机的内外清洁。

2、激光打印机要求电压保持稳定，如果电压不稳的话，应该使用稳压器，以保证打印机的正常使用。

3、正确的用纸，在向纸盒装纸之前，应将纸捏住抖动几下，以使纸张页与页之间散开，纸盒不要装得太满，注意打印介质的质量。

日常维护：

1.电极丝的维护，应小心地取出电极丝组件，先用毛刷刷掉其上附着的异物，之后再用脱脂棉花将其轻轻地仔细擦拭干净。

2、激光扫描系统的维护，当激光扫描系统中的激光器及种种工作镜被粉尘等污染后，可用脱脂棉花将它们擦拭干净，但应注意不要改变它们的原有位置或碰坏。

3、定影器部分的维护，主要有定影加热辊(包括橡皮辊)、分离爪、热敏电阻和热敏开关。

4、光电传感器的维护，应该用脱脂棉花把相关的各传感器表面擦拭干净，使它们保持洁净，始终具备传感灵敏度。

5、硒鼓的维护，小心地拆下硒鼓组件，用脱脂棉花蘸硒鼓专用清洁剂擦试硒鼓表面。擦拭

时应采取螺旋划圈式的方法，擦亮后立即用脱脂棉花把清洁剂擦干净，用装有滑石粉的纱布在鼓表面上轻轻地拍一层滑石粉，即可装回使用。

6、传感器条板及传输器锁盘的维护，用软布略蘸清水，将银白色长条板及传输器锁盘上积存的纸灰等异物擦拭干净，以确保传输无阻。

7、输纸导向板的维护，进行清洁时，用软布略蘸清水将输纸导板的表面擦拭干净，以确保打印件清楚洁净。

在进行以上清洁工作之前，必须先关掉激光打印机的电源。

二、复印机

在日常办公事务中，办公人员常要对文件图片等资料进行复制存档，或对文件进行批量复制，分发给各有关机构人员阅读，这是办公事务中最为经常性的一项工作。复印机按工作原理，复印机可分为光化学复印、热敏复印和静电复印三类。

安装方法：

1、如果是安装驱动程序，直接用数据线把复印机和电脑连接，开机后系统会发现新硬件，放入机器自带的驱动光盘，直接自动安装，安装完即可正常打印/扫描；

2、如果是新复印机安装，则建议按“安装说明书"图示操作；

使用方法：

1、打开复印机。先查看复印机开关是不是开着：复印机开关有没有开，从复印机面板上能判断出来，面板显示如果有指示，表明开着，否则正关着。如果关着，你要先打开开关，开关位置不同的复印机位置会有区别，一般在面板上或左右二侧。刚打开的复印机一般要等上几分钟的预热时间才能使用。

2、查看纸盒内是否有纸。纸盒在下方，查看盒中是否有纸，如果没有纸要放一些纸进去。

3、把复印机上盖掀起，把要复印的资料字面贴着玻璃板放好，盖上盖子。

4、选择要复印的份数。面板上有按钮可以选择要复印的份数，根据你的需要选择复印的张数。面板上还有明暗度选择按钮、缩放按钮等功能按钮，你可以根据自己的需要选择使用。

5、按下确定按钮，接着按下开始，稍等一下，复印机就开始工作了，不一会儿，你就可以拿到复印好的文件了。

日常维护：

1、正确的放纸，把纸抖散整齐地放在纸槽内。如果发现有纸张卡在复印机内部时，不要立刻开始更换，而应该先关闭复印机电源，再打开复印机面盖，将卡住的纸慢慢从复印机中取出来，而不要强行将卡住的纸张拉扯出来。

2、复印机的使用如果在40分钟之内，并且还有零碎的复印任务时，用户必须让复印机工作在节能状态。所以，用户在使用复印机时需要预热一段时间，让复印机处于一定的工作状态，然后开始使用，这样可以有效的保护复印机。

3、灰尘的积累会对复印机造成损坏。要定时清洁。另外在使用复印机的时候，即可能不要在复印机的面板上放置太重的物品，避免压力对复印机的损坏。

4、使用复印机的时候还需要注意不要让硬物掉入到复印机内。这些硬物的进入，很可能会造成复印机出现损坏。

三、扫描仪

扫描仪式一种光机电一体化的电脑外设产品，它是将各种形式的图像信息输入到计算机的一个重要工具，它与人们的学习、工作、生活密不可分。

安装方法：

1、找到扫描仪背后的锁定设备并打开。

2、将扫描仪和计算机连接起来。

3、安装驱动，如果安装结束，屏幕信息会提示重新启动计算机。

使用方法：

点击“开始”菜单——>控制面板——>打印机和其它硬件——>扫描仪和照相机——>双击扫描仪名称——>弹出的“扫描仪和照相机向导”中点击“下一步”——>根据实际扫描的文件类型选择“图片类型”，如：“彩色照片”（如果扫描的黑白文字信息可以选择“黑白照片或文字”，这样做会使扫描出来的信息更加清晰可辨；如果是相片请选择“彩色相片”）——>点击“预览”（等待扫描预览）——>点击“下一步”——>输入“照片名称”、保存图片的格式（通常为JPG）、选择保存该扫描图片的存放位置，点击下一步——>等待扫描结束生成图片，已处理完这些照片”点击下一步——>扫描完成。再打开该扫描图片，查看是否扫描完整。

日常维护：

1、清洗扫描仪玻璃，首先要断开电源，再用温水和柔性肥皂或清洁剂将软布或海绵沾湿拧

干清洁扫描仪。

2、搬动扫描仪之前，先确定光棒回归原位并关闭电源，将锁定设备打下再搬动。

3、扫描仪在刚开启的时候，光源的稳定性较差，且光源的色温也没有达到扫描仪正常工作

所需的色温，最佳的扫描时间是在扫描仪预热20分钟以后再开始扫描。

4、要保护好光学部件，光电转换设置非常精致，光学镜头或者反射镜头的位置对扫描的质

量有很大的影响。

四、传真机

传真机是一种静态图像的通信手段，可以传递文字，数据，图表，还可以传递签名，印章等。它为信息传递提供了方便，既节省时间和费用又可以提高办事效率，它是现代办公自动化中不可缺少的通信设备。

安装方法：

1、安装附件，将原稿托架、原稿退出托架及记录文件托架等附件安装好。

2、接通与传真机的工作电压相匹配的电源。

3、接通电话和线路。

4、分别进行传真机的脱线测试和在线测试，工作情况正常则安装完成。

使用方法：

1、将传真的内容放进传真机（内容面向下）

2、进行拨号，拨通之后就会直接给传真信号，听到刺耳的“滴”的声音就是有信号了，一

般这个信号是连续的，此时按下“传真/开始”按钮，传真就会自动传送了。

3、等传真机将传真内容吐出来传真就发送完毕了

4、最后要把传真机盖子盖好，以防进灰尘等其他东西，影响使用寿命

日常维护：

1、传真机要避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，或是接近空调、

暖气机等容易被水溅到的地方。

2、要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持传真机外部清洁。对于传真机内部，除了每半

年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头外，还有滚筒与扫描仪等部分需要清洁保养。

3、使用专用的传真纸，因为劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造

成磨损。

4、用户在传真机工作的时候，不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真的需要必须先按停止

键以避免危险。

五、投影仪

投影仪是在幻灯机的基础上发展起来的一种光学仪器，不仅仅可以放映各种类型的数字投影片，还可以放映实物，也可以做一些实验或教具演示，是目前会议、教学、讲座中最普及的设备。

投影安装方式主要分为地面安装和吊装。地面安装的特点：可随意移动，安装在不同地场地；根据观看人数，可灵活选择屏幕尺寸。吊装的特点：吊装可节省空间；投影机安装后，不用重复调整，可随时使用。

使用方法：

1.打开投影柜，轻放柜盖。使投影仪和银幕的距离保持在1.5—2米。在确定所有操作开关处于关闭状态后，接通电源。

2.掰住支撑杆托架（卡子），扶着支撑杆推至于投影面垂直，此时会有“卡它”声，表明支撑杆已经到位。注意动作不能猛烈。

3. 打开反射镜盖轻轻开至最大的角度。动作太大就会损坏投影盖，导致投影仪无法使用。

4. 打开电源开关，此时灯泡应点亮，风扇应转动（用手在投影仪出风口感觉出风情况或听声音来判断），如风扇不转，应该立即关闭电源停止使用。

5. 调整反射镜、调焦旋钮、色边调整旋钮，最终在银幕上得到清晰的白色亮面。

6. 在投影台上放置投影片，调整调焦旋钮，使银幕图象清晰。（使用带药面的投影片时，应使药膜面朝上）

7. 使用完毕后关闭电源开关。一手扶住支撑杆，一手扒起支撑杆插销，然后慢慢放下支撑杆至支撑杆托架（卡子）上固定。

8.盖好防尘罩，把电源线收至柜内，关好门。

日常维护：

1. 注意防尘、防潮、防腐蚀、防震动。除投影仪外，投影柜上部不得放置其他东西。

2. 使用过程中不得搬动投影仪，使用完毕后，也要等到灯丝冷却后再搬动。

3. 不要用手及坚硬物触摸投影仪的光学部件。不得擅自打开投影仪盖板，投影仪内部有电。

4. 在投影仪使用过程中，不得阻挡投影仪的进、出风口。

5. 投影教学中，投影台上投影片的四周要遮光。

6. 使用投影仪时，反射镜的张角要调整到使投影光轴与银幕垂直。

7. 一般情况下尽量只使用电源开关，不开亮度选择开关，如需使用，也要在打开电源开关1—2分钟后再打开亮度选择开关。

8.一定要注意安全，不要拽线拔电源插头。

9.在不接电源的情况，投影柜、投影仪盖板平台表面可以用拧干或干的干净软布擦拭，除此

之外的部分由专业人员清洁，防止漏电事故。

以上介绍了打印机、复印机、扫描仪、传真机和投影仪的安装、使用与维护相关知识，它们都是现代办公中经常使用的办公设备，对于这些设备，我们需要了解其安装方法和使用操作；对于它们的使用保养和日常维护，应该掌握一定的简单技术知识；对于在使用过程中出现的一些常见简单故障，能够借助于使用手册和使用经验进行排查、检测和修复。