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完善基础台账与记录,提升标准化管理水平
石门农电公司壶瓶山服务部覃道周、易长龙
供电所的基础资料与台帐是形成于供电所安全生产、经营活动的第一手材料,它来源于生产经营,又反过来指导着经营生产工作的开展。抓好基础台账、各种记录的规范化具有十分重要的
现实意义。从2010年起,壶瓶山服务部对各类台账、记录进行
了统一的疏理。经过二年的实践证明,搞好基础资料管理给我们各项工作的开展带来了积极的变化。现在我结合我们的实际谈下
台帐管理、记录规范化,与各位共同探讨。
一、要清楚认识到完善各类台账、记录的作用
台帐资料是规范管理上档次,提高管理水平的需要。同时,
各种记录也是人员履职记录,是明晰各方面责任的需要。2007年元月,刚接管壶瓶山辖区时,连基础的10KV线路杆塔台账、
用户明细、线路走向图都都没有,新进的员工找不到台区、找不
到用户,出了故障抢修人员找不到设备位置,给工作带来了很大的麻烦,严重影响了工作效率。因此建立完善的设备台账就成了
当务之急。我所随之开展了线路设备资料清查,员工一基一基杆塔、一台一台变压器的清理,逐项登记,还自购电子测距仪对线
路进行了丈量,最终形成了完善的线路设备台账资料。2011年又完成了低压线路图纸的绘制工作。
形成了完备的台账之后,我部定期开展线路巡视,设备检测,形成了详实的检测、巡视、缺陷处理记录。通过对台账、记录记
载的系列资料数据分析,不仅可以了解当前的管理状况,而且还可以找到工作的薄弱环节,从而明确工作方向。
二、如何建立规范的管理台帐、记录资料
(1)首先要明确相关人员责任。强化责任是搞好基础档案、资料管理工作的保障。壶瓶山供电所形成了内务资料三级管理机制,供电所管理人员负责对各种台账、资料的采集、完善作指导、监督、考核,资料专责负责向各班组收集资料,并进行汇总统计、整理、装订归档,各班组则负责保证按时清理、上报各类数据、
资料,为协助班组搞好台账、记录收集,每个班都配备了一名掌
握电脑操作的员工协助班组长开展工作。定期组织员工开展岗位培训,使员工明确设置基础资料的目的和意义,对各种台帐、记
录的填写熟练掌握,使其不仅要知其然,而且要知其所以然。通
过明确各自职责,形成有机的相互制约又相互协调、相互促进的管理链条,员工良好的“执行力”确保做到资料“收齐无漏及时
归档”。
(2)制订统一台账及记录格式。2010年我所按照标准化建
设要求,根据岗位将各类台账、记录划分为综合管理、安全生产、营销管理、优质服务、客户档案五大类,共计68小项。并逐步按照标准化管理要求进行了格式统一。所有台账、记录均在专门的资料管理主机上建立了电子档,并建立了查阅索引。2011年元月,我们将班组上报的报表格式也进行了统一,大大方便了基础数据的统计与归档。
(3)形成良好的“痕迹管理”习惯。我所大力推行痕迹管理,要求所做的工作有资料可查,有记录可查,甚至于有照片可
查。班组必须按时上交各种报表。资料上报分定期上报和临时上
报两类,定期上报的资料包括班组每月必须开展的工作资料,如月工作总结、计划,临时用电检查记录、配变设备检查记录等,
每个月20号上交。其他临时上报的则根据工作需要协调上报。
三、做好台账与记录的基本要求与原则
(1)要求。首先需要投入一定的人力和物力。建立台账看
上去很简单,真正想做好也很不容易。其次,负责台账的工作人
员要有恒心和毅力,坚持注重点滴积累,积少成多,保证台账内
容的充实。档案管理人员要具有一定的敏感性,要能随时掌握当前工作重点,具有一定工作主动性。
(2)原则。首先是真实,对台账中收集的信息、数据必须
是真实的,如果做假,那么就失去了建立台账的意义了。其次是
及时,坚持按时记录相关的数据、措施,时间要准确。再次是规
范,台账资料的记载要规范和分类,该记载什么内容的就记载什么内容,而不能乱记,否则既不便于查找,也不利于归纳。
四、当前台账管理与各类记录存在的问题及建议
规范化的台账与记录确实、提升了供电所管理水平,保证各项工作流程正确有效执行,减少了扯皮推诿现象。定期的资料报送,也使供电所更容易掌握各班组工作动向,特别是通过班组对比排名,各班组更重视基础资料的完善,促使各班组提高了工作
质量。但通过实践也发现了一些存在的问题。
1、记录种类多而繁杂。如安全活动记录、培训记录、营销反违章记录、会议记录等等,因为很多活动是同时开展的,最好
能设计一个通用的记录本,能一次性完成这些记录。另外现在也存在记录本有县局和农电部两个版本的现象,最好能够统一。
2、资料规范存在各自为政的现象,建议结合标准化创建工作,出台全市统一的台账格式,并编写填写指导书,指导班组将
台账进一步规范化。
3、熟练掌握档案管理的人不多。基层班组资料管理人员需进一步加强培训,以提升基层资料管理人员的能力素质。
4、费用紧张。标准化创建工作的推进,使得供电所定额经
费使用趋于紧张,纸、打印耗材费用不小。建议适当解决相关费用。