新时期人事档案管理信息化路径解析

发表时间：2016-07-11T10:59:33.680Z 来源：《基层建设》2016年8期作者：叶峰

[导读] 人事档案是经济社会发展的重要基础性战略资源，加强人事档案信息化建设是新时期社会发展的要求.

湖南省湘潭市市政设施维护管理处湖南 411100

摘要：人事档案是经济社会发展的重要基础性战略资源，加强人事档案信息化建设是新时期社会发展的要求，是人力资源管理所面临的一项长期建设任务，储备人才和管理人才，是人事管理现代化的重要内容。人事档案信息化管理势在必行，迫在眉睫。

关键词：人事档案管理；信息化建设；路径

前言

人事档案工作的主流就是信息化管理，人事档案信息化建设是时代发展的需要，更是当前我国人事档案管理改革的方向

一、人事档案管理信息化建设的意义

（一）有利于实现人事档案现代化管理当前我们正处在信息时代，信息资源的急剧增加和信息资源价值的日益显现，迫切要求加快人事档案管理的信息化建设，实现人事档案的现代化管理。为此，必须要顺应时代潮流，实现档案管理由实体化管理向信息化管理的转变，从而提高人事档案管理工作的效率。

（二）有利于实现人事档案信息资源的共享

在信息化时代，信息资源作为一种重要的战略资源，已经成为经济和社会发展过程中不可缺少的一部分，因而加强对人事档案管理的信息化建设工作，有利于实现人事档案信息资源的共享，为现代化建设工作服务，从而直接或间接地促进我国经济的发展和社会的进步，加快实现中华民族伟大复兴的进程。

（三）有利于方便对人事档案信息的查阅

人事档案管理信息化建设的目的简单来讲就是为了实现人事档案信息资源的数字化和电子化，即利用计算机信息技术将馆藏人事资料和纸质档案信息进行收集、整理和加工，最终实现档案信息的数字化存储，从而方便人们对人事档案信息的查阅，更好地发挥其使用价值。

（四）有利于开发和利用档案资源

人事档案存在的目的和意义就是为人事工作服务，因此需要开发和建设多层次、立体化、全方位的人事档案资源管理模式，以满足当今时代对档案工作的各种需求。计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用，产生了一种全新的人事档案管理模式，即信息化管理模式，

使得档案信息资源的开发和利用效率大大增加，为经济发展和社会进步做出了更大的贡献。

二、人事档案管理信息化建设中存在的问题

（一）基础设施的配备不完善

实现人事档案的信息化管理需要一定的基础设备作为载体，也就是需要一定的计算机、扫描仪、以及网络等硬件设备作为技术支撑，保障人事档案信息的传输和贡献。但是当前不少单位的基础设施配备不全，在很大程度上制约了人事档案管理的信息化建设。（二）缺乏统一规范的信息化管理标准

在人事档案管理的信息化建设过程中，必须要有一定的信息化建设标准作为参考和依据，来保证人事档案管理信息化建设的质量和效率。但是，在实际的认识档案管理工作中，几乎所有的单位都是从自身的利益出发进行管理，并没有形成统一规范的管理标准，造成档案信息网络部通畅，无法实现档案资源的共享，使得档案管理工作的意义不能得到充分体现。

（三）档案管理人员的综合素质较低

人是进行人事档案管理的主体，因此人事档案管理的质量在很大程度上取决于档案管理人员的专业水平和综合素质。但是，当前我国的人事档案管理中，高素质的专业管理人才缺乏，特别是管理人员的技术水平较低，无法满足人事档案信息化管理工作的要求，使得档案的信息化管理面临较大的安全隐患。再加上一些管理人员的粗心或者刻意操作，而使档案信息的失真显现突出，为人事档案资源的使用带来较大的风险。

三、人事档案管理的信息化建设对策

（一）配备先进的技术设备人事档案的信息化管理离不开一定网络化、电子化、数字化办的技术设备，这是进行信息化管理的主要物质基础，是开发和利用信息资源的基本条件，也是进行档案信息传输和共享的主要方式。因此在新形势下进行人事档案管理的信息化建设必须要加大投入，积极购买先进的技术设备，实现技术设备的快速更新，建立一套完整健全的网络信息管理系统，提高人事档案信息化管理工作的效率，走向人事档案的现代化管理道路。

（二）实现人事档案信息资源的数据化

当前的人事档案管理中同时存在着纸质材料和电子文件，因此档案管理部门需要对两者进行收集与共管，然后将管理的重点放在信息的存储与二次开发工作上。这就需要依靠一套标准统一、管理科学、以及设置合理的人事档案信息化系统，并通过信息维护系统将原始档案信息和档案资料录入微机，最终建立一个全国范围的人事档案信息数据库，实现人事档案信息资源的数据化，方便信息的共享。（三）确保人事档案信息的安全

在人事档案管理的信息化建设过程中，实现信息资源共享的同时必须要注重档案信息的安全问题，避免由于档案信息的泄漏带来不可挽回的后果。这就需要档案管理部门采取严密地安全保护措施，并做到严格执法，确保人事档案信息的真实性。同时，还要提高档案管理人员的政治素养、管理能力、以及计算机操作水平等，及时对人事档案信息进行备份，明确档案信息数据库的使用权限，并且做到严格按照规章制度办事，为实现人事档案信息的安全提供多重保护。

（四）要提高人事档案管理工作的服务水平

进行人事档案管理的最终目的是为了满足人们对档案信息资料的需要，因此必须要提高人事档案管理工作的服务水平。这就需要利用计算机技术将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工，并通过不同的载体来实现人事档案信息资料的数字化存