文件管理体系文件

人和商业控股有限公司经营管理事业部

文件管理体系执行程序

一、建立文件管理体系的目的 (2)

二、文件管理体系定义 (2)

三、文件发布类型 (2)

四、文件发布形式 (2)

五、文件管理原则 (2)

六、文件类别 (3)

七、文件收发流程 (4)

八、文件保管、借阅管理 (4)

九、文件管理体系表单模板和行文标准格式 (4)

一、建立文件管理体系的目的

1.加强事业部文件管理，规范事业部行文程序；

2.强化文件体系为决策服务的作用；

3.凡事做到有据可查，成为内控管理中复查、稽核的重要而有效的手段。

二、文件管理体系定义

1.本体系范围仅指所有经事业部行政办和相关职能部门负责的收发文；

2.所有文件的收发、分类、归档、借阅均归由事业部行政办统一管理。

三、文件发布类型

1.上行文：经营管理事业部向公司或政府相关职能部门的一种行文

2.平行文：经营管理事业部与其他事业部之间的一种行文

3.下行文：经营管理事业部对所属各职能部门及各团队的一种行文

四、文件发布形式

1.对内发布：纸质、OA办公系统

2.对外发布：纸质、公司网站、信箱

五、文件管理原则

1.保密原则：凡是牵涉公司重大商业机密的文件须有严格的保密措施予以

保障，相关责任人须签署保密协议；

2.归口管理，专人负责原则：文件的收发、分类、归档及借阅必须由归口

部门指定专人负责；

3.实效性原则：文件的处理与执行要讲求效率，以追求文件的实际效用为

目标；

4.标准化、规范化原则：所有文件的格式、流程及档案管理均须遵循所制

定的规范标准，以使文件管理系统的运转高效、有序。

六、文件类别

经营管理事业部文件体系分为外部来文和内部文件。

1.外部来文

外部来文为政府相关职能部门、行业协会、社会团体和企事业单位的外来文件。按来源可分为：

①政府相关职能部门

②行业协会、社会团体、民间组织

③公司或其他事业部

④其他企事业单位等

2.内部文件

内部文件为经营管理事业部内部的各种通知、决定、报告、请示、计划、总结和相关资料等文件。内部文件按类别可分为：

①行政管理类文件

a.经营管理事业部领导机构构成及变更，职能部门构成及变更

b.经营管理事业部重大活动

c.行政事务

d.企业文化

e.法律事务

f.劳动合同管理，社会保险、薪酬福利、职务任免，绩效等

g.员工教育和培训

h.消防保卫

i.外事工作

②经营管理类文件

a.事业部经营战略、计划总结、各种统计报表

b.资产管理、产权变动

c.公司宣传

d.商务合同

e.物资采购、保管和使用

f.招投标管理

③设备物品类文件材料

a.购置设备物品的审批，购置合同等

b.设备的验收和安装调试

c.设备物品的使用、维护和更新

七、文件收发流程

1.收文管理流程

行政办签收来文、登记→行政办主任审阅处理→主管副总/总经理批示→行政办下发批示处理文件→相关部门经理接收处理→行政办归档管理

2.发文管理流程

发文部门起草公文→发文部门经理审阅→主管副总审核→总经理审批→行政办校稿、打印、盖章、发出→行政办接收反馈并存档

八、文件保管、借阅管理

1.文件由归口部门负责收集并及时移交到行政办，行政办指定专人统一管

理。

2.因工作需要借阅文件时，须填写《文件借阅审批单》（见【附件二】），并

经相应审批人批准后借阅，归还时文件管理员应及时归档。

3.借阅人必须保持资料的完整性，不得破损。

4.如文件已过保存期限，须填写《文件销毁申请单》（见【附件四】）并经

相应审批人批准后销毁。

九、文件管理体系表单和行文标准格式

【附件一】文件归档登记表模板

文件归档登记表

备注：标有密级的文件应在备注中写明。

【附件二】文件借阅审批单模板

文件借阅审批单

文件借阅登记表

文件销毁申请表

【附件五】发文申请表模板

发文申请表

填报说明：

1. 文件类别包括：规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函和会议纪要等。

2. 文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

3. 紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

4. 各级别文件相应由总经理、主管副总经理或部门经理进行审批，并签署终审意见（文件级别遵循

事业部文件管理制度中的规定）。

5. 发文申请表后需附拟发文件的正文。

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【附件六】文件发放登记表模板

文件发放登记表

填报说明：属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。

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【附件七】收文登记表模板

收文登记表

填报说明：属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。

【附件八】上行文格式模板

部文件

编号：签发人：

关于的请示/报告

年月日

（印章）

主题词:

主送：

抄送:

【附件九】平行文格式模板

关于的函

特此函询/复函/函告

发文单位

年月日

【附件十】下行文格式模板

经营管理事业部文件

编号：

关于的通知/批复/决定/指示

：

年月日

（印章）

主题词:

主送：

抄送:

经营管理事业部印发

能源管理体系程序文件

能源管理程序文件2012年12月12日发布实施

相关术语能源管理体系：用能单位管理体系的一部分，用来制定和实施其能源方针并管理其用能活动。用能单位：消耗能源的独立核算单位或其中具有自身职能和行政管理的一部分。能源因素：在用能单位运营全过程中，对能源消耗和能源利用效率有影响的过程和环节。重要能源因素：指对能源消耗和能源利用效率可能产生重大影响的过程和环节。能源方针：用能单位最高管理者正式发布的降低能源消耗、提高能源利用效率的宗旨和方向。目标：用能单位所要实现的降低能源消耗、提高能源利用效率的总体要求。指标：为实现部分或全部目标而设定的、量化的、可测量的绩效要求。关键岗位：能源管理岗位和重点用能设施、设备操作岗位。基准：用能单位为评价实施能源管理体系的绩效，通过对历史数据收集与分析，确定的某一年(或某一时期)能耗指标、能源利用效率。标杆：用能单位参照比对的、同行业同类型活动可得的最佳能源利用水平。能源管理绩效：用能单位实施能源管理活动所取得的可测量的结果。能源管理方案：用能单位为挖掘节能潜力、提高能源利用效率，针对能源因素所采取的具体措施。不符合：未满足要求。

修改记录

文件和资料控制程序一、目的控制供水能源管理体系相关的文件和资料，确保各有关部门、单位使用有效的版本，为能源管理体系的有效运行提供可靠的保证。二、适用范围适用于能源体系文件和资料的管理与控制。三、职责㈠负责能源管理手册和能源程序文件的控制。㈡负责发文件和上级来文的控制，其他外来文件由接收部门控制。㈢各部门、单位负责本职能范围内第三层文件的编制和控制。四、工作程序㈠工作流程编制批准发布实施更改换版评审㈡文件的分类 1、能源管理体系文件分为三个层次： ⑴能源管理手册； ⑵能源程序文件； ⑶第三层文件。 2、能源管理手册是阐述企业的能源方针、目标，对组织的机构、职责权限以及标准要求进行总体描述的文件。 3、能源程序文件是能源管理手册的支持性文件, 是为满足能源管理体系标准要求所规定的过程方法。 4、第三层文件是程序文件的支持性文件，是除能源管理手册、能源程序文件以外的其他控制管理作业文件。 5、有关能源法律法规等外来文件的控制，按《法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序》执行。㈢文件的编制、批准和发布

质量体系文件包括 ISO

. 质量体系文件包括：一阶文件：质量手册；二阶文件：程序文件（文件控制程序、记录控制程序、不合格品控制程序、内部审核控制程序、纠正错控制程序、预防措施控制程序）三阶文件：作业指导书、规范、外来文件等；四阶文件：表单、记录等。 ISO9000有几个主要的特性，概括起来就是“1个精髓和1个中心、2个基本点；3种特性、4个凡事和4大产品、5大模块、6个文件、8项原则”： ①、一个精髓：说、写、做一致。 ②、一个中心：以顾客为中心。 ③、两个基本点：顾客满意和持续改进。 ④、三个特性：适宜性、充分性、有效性。 ⑤、四个凡事：凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督。⑥、四大产品：服务、软件、硬件、流程性材料。 ⑦、五大模块：（1个总过程，4个大过程）质量管理体系；管理职责；资源管理；产品实现；测量、分析和改进。 ⑧、六个文件：ISO9000：2000版标准明确提出的6个程序文件必须制订：文件控制程序、质量记录管理程序、内部审核程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、预防措施控制程序。 ⑨、八项原则：以顾客为中心、领导的作用、全员参与、过程方法、系统管理、持续改进、以事实为依据、与供方互利的关系。共分为4类文件：第一阶文件：品质手册：简述本品质系统如何满足国际标准要求。第二阶文件：程序文件：规定何人、于何时、在什么地方做什么事。第三阶文件：作业指导书、检验规范技术文件和图纸：说明如何做。第四阶文件：表单格式：用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明作 iso的精髓就是pdca循环，持续改进，四阶；一阶文件：质量手册；二阶文件：程序文件三阶文件：作业指导书；四阶文件：表单、记录等。想要学习更多请搜索“设备人论坛”的iso体系管理板块，上面有很多。部分内容来源于网络，有侵权请联系删除！

三体系管理体系程序文件

文件与记录管理程序 1、目的通过对管理体系文件的严格控制管理，确保其文件使用的有效性、保管和更改的规定。并对质量记录其完整性、准确性、清晰、保管等予以控制。以证明产品三体系满足规定要求、管理体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正和预防措施提供依据。 2、适用范围适用于本公司所有管理体系文件及相关资料记录的管理与控制。 3、职责与权限 ISO综管部负责公司管理体系文件的收集、分类编号、整理、存档保管、发放及与管理和控制有关的其他工作。各部门负责本部门在用文件的管理和控制。 4、程序内容管理体系文件的分类、编制、审核、审批按下列规定执行：管理体系文件的编号、归口、分类、 4.2.1 公司编制的各级管理体系文件均由综管部归口、分类并统一编号，其文件编号规定。 4.2.2 文件受控分类管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本： 1)受控原版是不须加盖受控文件印章，由综管部保存，仅作为复制用途。 2)受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控本”印章发放，作为公司内使用的合法文件，公司内不允许使用“受控本”变黑的非法复印文件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。 3）非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色本公司名印章作为提供给客户或公司以外的人员使用的合法文件。公司内部不允许使用加盖红色本公司印章名的体系受控文件。 4.2.3 文件版次规定为确保公司管理体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版次来控制最新有效版次。版次采用“A”+第几次版本,文件经过一次修改后进行换版，版本号增高一位（如：A0首次发行版本、A1第一次修改、A...n第n次修改文件的发放与记录 4.3.1 综管部根据管理手册、程序文件、效率记录制定并及时登录《受控文件总表》；根据质量记录表格制定并及时登录《质量记录总表》，确保各部门使用最新有效的文件。根据统一分发号加盖红色“受控”印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无误后，在《文件发放与回收记录》上签收。 4.3.2用部门的体系文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经体系负责人批准补发。破损文件及时交还综管部，遗失文件须追究相关人员责任。 4.3.3 非发放范围人员需领用文件时，须填写《文件领用申请表》经该文件的批准人同意后，按本节第条办理手续。 4.3.4 三体系记录空白表格的发放由综管部根据《质量记录总表》发放三体系记录空白表格，不需要加盖蓝色“受控本”印章，接收人在表格原件背面签字，作为发放记录(注:综管部只控制质量记录空白表格的格式、编号和版次)。文件的更改

公司行政管理体系文件

行政管理体系手册行政部门的工作职责行政部门的工作职能三、行政部门的工作流程四、车辆管理五、设备维修及网络管理流程六、行政部门的各岗位工作职责和工作内容

一、行政部门的工作职责 1.服务：各部门的后勤服务工作； 2.协调：各部门之间的协调组织工作； 3.监督：公司行政制度的执行及监督工作； 4.管理：公司员工符合岗位各方面要求的管理及沟通工作； 5.成本控制：公司物资采购及各项运营成本控制； 6.固定资产：公司所有固定资产管理、盘点清查工作； 7.负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理做好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件，决定的事项进行催办、查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订； 8.负责公司各项规章制度的修订、制定及检查监督；运用刚柔并济的管理模式，制定符合企业自身的管理制度，运用权力和组织系统，强行进行指挥、控制、命令、硬性（原则性）、运营管理来达到目的； 9.负责总务管理没有后勤的保障，就保证不了公司稳定正常的进行，首先要制定相关的制度，加强对办公室、住房、水电、物业、印章、证照的保管，办公用品、合同、文档、另行修缮、固定资产、卫生、环境、车辆的管理等等；安全保卫加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”，“防护为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命财产安全；强调企业精神，创建公司的企业文化企业文化不但能反映出企业文化生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝聚企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而

质量管理体系具体文件的构成

体系文件描述质量体系文件构成：第一层质量手册第二层程序文件第三层管理文件、技术文件、质量计划、作业指导书第四层质量记录表格质量手册：质量手册是证明或描述质量体系的主要文件；质量手册规定质量基本结构，是实施和保持质量体系应长期遵循的文件；质量手册至少应包含组织的质量方针和对所采用的质量体系标准的全部适用要素的描述；程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法；描述程序的文件称为程序文件；质量体系程序文件对影响质量的活动做出规定；是质量手册的支持性文件；应包含质量体系中采用的全部要素的要求和规定；每一质量体系程序文件应针对质量体系中一个逻辑上独立的活动。管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。技术文件：包括产品实现所需的产品技术标准、检验标准、产品实现的工艺流程，指标、卡片、手册、说明书、图纸等。质量计划：质量计划是针对某项产品、项目或合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件；质量计划是为达质量目标所进行的筹划安排，质量计划总是针对一定的目标，如合同、项目或产品的特定要求。作业指导书：作业指导书是指为保证过程的质量而制订的程序；作业指导书也是一种程序，只不过其针对的对象是具体的作业活动，而程序文件描述的对象是某项系统性的质量活动；作业指导书是质量体系程序文件的支持性文件。作业指导书有时也称为工作指导令或操作规范、操作规程、工作指引等。内容包括：用于施工、操作、检验、安装等具体过程的作业指导书。

质量记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。质量记录为证明满足质量要求的程度或为质量体系的要素运行的有效性提供客观证据。质量记录的某些目的是证实、可追溯性预防措施和纠正措施。外来文件：包括行业文件、外来法律、法规、规范。

企业标准化管理体系文件要求

企业标准化管理体系文件要求
1 范围本标准为企业标准化管理体系文件的建立和保持提出要求，这些适合于公司特定需要的文件的管理是确保企业标准化工作有效运行所必需的。要求的使用有利于按适用的管理体系标准的要求建立形成文件的体系。本标准不仅适用于公司及其各单位、各部门按照标准化要求建立企业标准体系形成文件，也适用于按照相关要求实施其它管理体系形成文件。
注：本标准的初次使用，主要为公司管理体系文件的建立和文件编写提出要求。
2 规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。 GB/T 1.1-2009 标准化工作导则第 1 部分：标准的结构和编写 GB/T 13016-2009 标准体系表编制原则和要求 GB/T 13017-2008 企业标准体系表编制指南 GB/T 15496-2003 企业标准体系要求 GB/T 15497-2003 企业标准体系技术标准体系 GB/T 15498-2003 企业标准体系管理标准和工作标准体系 GB/T 19001-2008 质量管理体系要求（ISO 9001:2008，IDT） GB/T 19004-2011 追求组织的持续成功质量管理方法（ISO 9001:2008，IDT） GB/T 19023-2003 质量管理体系文件指南（ISO/TR 10013:2001，IDT） GB/T 19273-2003 企业标准体系评价与改进 GB/Z 19579-2012 卓越绩效评价准则实施指南 GB/T 19580-2012 卓越绩效评价准则 GB/T 24001-2004 环境管理体系要求及使用指南（ISO 14001:2004，IDT） GB/T 28001-2011 职业健康安全管理体系要求（BS OHSAS18001:2007，IDT） YC/T 384-2011 烟草企业安全生产标准化规范公司《企业标准体系表》 3 术语和定义 3.1 标准 standard 为在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。
注：标准应以科学技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳的共同效益为目的。 [GB/T15496-2003，3.1]
3.2 标准化 standardization 为在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用的重复使用的条款的活动。
注 1：上述活动主要包括编制、发布利实话标准的过程。注 2：标准化的主要作用在于为了其预期目的改进产品、过程和服务的适用性，防止技术壁垒，并便利技术合作。 [GB/T15496-2003，3.2]
3.3
1

质量管理体系文件应包括

质量管理体系文件应包括一、概述为了实现质量的管理目标，有效地开展各项质量管理活动，必须建立一个良好的质量管理体系。为了保证质量管理体系的有效运作和对质量管理体系所需要的过程的控制，必须形成件，通过形成件的程序，加以实施和保持，并不断加以改正。质量管理体系件应包括： )本标准所要求的程序件； b)组织为确保其过程有效运作得到控制所要求的件。这些质量管理体系件的详细程度由组织的规模和类型、过程的复杂程度和相互作用、员工的能力等因素而决定。并且，形成件的程序和其他件可采用任何的媒体形式或类型，如纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或样件，也可以是它们的组合。质量管理体系的件要编制形成件的程序的目的是： 1)件发布前得到批准，以确保件是适宜的； 2)件得到评审，必要时进行修改并再次得到批准； 3)识别件的现行修订状态； 4)确保在使用处可获得有关版本的适用件； 5)确保件保持清晰，易于识别和检索； 6)确保外来件得到识别，并控制其分发； 7)防止作废件的非预期使用，若因任何原因而保留作废件时，对这些件加以适当的标识。二、质量管理体系件一、形成件的质量方针和质量目标 1质量方针质量方针是指“由最高管理者正式发布的与质量有关的组织总的意图和方向”。在制定质量方针的过程中，应考虑质量方针的内容及质量方针的实施，并且制定质量方针要有长远的观点，应是组织经过努力可以达到的中长期的方向。

在质量方针的内容上： 1)质量方针是组织经营方针的一部分，因此，质量方针应与组织的总体经营方针相适应、相协调。 2)应从产品质量要求及使顾客满意角度出发作出承诺。 3)应承诺作出持续改进。改进涉及到改善产品的特征及特性、过程的有效性和效率的活动。 4)应提供制定和评审质量目标的框架。质量方针与质量目标相对应，且便于质量目标逐层展开及分解。对质量方针要大力宣传，使管理、执行、验证和作业等各层次都能理解及贯彻，并应不断地对其进行评审。 2质量目标在组织的相关职能和各层次上建立质量目标是最高管理者的职责。质量目标是在质量方针的基础上建立，并在根据质量方针规定的框架内展开。 1)设定质量目标的原则：在目标设定时，应考虑市场当前的情况及未来的需要，同时也要考虑顾客对产品的满意状况，因此，设定质量目标的原则是：不断改进，提高产品质量，使顾客满意。 2)质量目标的内容：包括对产品的要求及满足产品要求所需的资源、件、过程和活动等内容。质量目标还应包括对持续改进的承诺。 3)质量目标的分解：质量目标应分解到质量管理体系中的各职能部门及各层次，在展开时要密切注意各部门、各层次之间的协调和配合，以保证实现总的质量目标。 4)对质量目标的要求：所制定的质量目标应该是可测量的，所采用的测量方法必须明确。因此，作业层次上的质量目标应尽可能定量，以便于通过检验、计算等测量方法确定其量值，才能与设定的值进行比较。二、质量手册质量手册是指“规定组织质量管理体系的件“，即用件的形成规定组织的质量管理体系。质量手册由于组织的规模和复杂程序不一样，因而在其详略程序和编排格式方面可以是不同的。 A质量手册应包括如下内容 1)明确质量管理的围。该围应包含组织提供满足顾客和适用法律法规要求的产品的能力所要求的内容。

管理体系文件管理程序(DOC)

Q/2A GX01-2012 1 范围本程序适用于哈飞汽车工业集团有限公司（以下简称公司）管理体系文件的编写、发布、修订、维护与评价。本程序适用于公司本部，以及各分厂、分子公司。 2 目的旨在保证公司管理体系文件的统一性、完整性、一致性和协同性。 3 术语和定义 3.1 管理体系（HF-MS，Hafei-Management System）文件，包括制度规范、管控（评估）标准、程序文件、作业指导书、管理授权表和管理手册等。 3.1.1 制度规范：由公司各职能部门及各二级单位制定的以书面形式表达，并以一定方式发布的、非针对个别事务处理的规范总称。包括章程、原则、规定、实施细则和决定等非流程性文件。 3.1.2 业务管控（评估）标准：哈飞汽车实施业务管控的纲领性、政策性文件，主要阐述长安汽车各业务管理和控制评价的基本原则和关键条款。 3.1.3 管理地图：展现本单位业务逻辑关系，使业务架构显性化的业务框架图。 3.1.4 程序文件：描述横向跨部门、纵向跨层级协作性工作的文件。通常是由一系列流程组成，辅之以职能职责、业务规则、记录表单等一系列标准，从而实现对业务流转关系的全面描述。部门内部跨业务处的协作性文件也属于程序文件范畴。 3.1.5 作业指导书：描述封闭在处室内部完成的管理工作，涉及工作步骤、操作规程、经验技巧、动作要领等各种指导性内容。 3.1.6 管理授权表：管理授权是指将业务中的决策责任和资源控制权赋予下属，使下属获得决策权和行动权。管理授权表描述管理体系文件中业务审批的授权情况。 3.1.7 管理手册：是某一范围数据、资料或文件的汇编，内容通常是某一专业或某一方面程序、规定、标准等文件的集合。 4 职责

公司文件系统维护管理规定

公司文件系统维护管理规定公司内部编号：（GOOD-TMMT-MMUT-UUPTY-UUYY-DTTI-

第一章总则 1.1 目的对公司各类文件的编制、更改等工作进行控制，明确各类文件的编制、更改程序。确保各类文件的出处及内容的规范。 1.2 释义本制度及公司其他管理制度中提及的业务支持部门，在现阶段是指办公室、财务/物料部、资源质量管理部、工程服务中心、战略发展部等部门。

1.3 文件分类及定义根据公司目前的实际情况：将公司文件分类如下：见下图： 1.4 应用范围本制度仅对文档结构中“管理文件”部分的编制、更改程序及权限进行规定。 1.5 文件编制层级依据见下图： 1.6 编制原则各部门编制的文件原则上不能和公司相关文件的规定相冲突；部门内部文件内容及规定不能相互冲突。各类文件的编制应遵循以公司“质量管理系统文件”为核心的原则。 1.7 说明各类文件的编号、保存、查询、借阅、销毁等程序详见公司《档案资源管理制度》及《质量手册》之相关规定。本制度编制时已充分考虑了与上述文件的相容性，与上述文件的规定互为补充，没有冲突。

第二章文件的策划、编制、审核、批准程序 2.1 策划、审核、批准原则 1.本制度所定义的文件发布前必须得到批准，以保证文件的适宜性。 2.文件策划时必须系统策划文件类，即每类文件应该包含的内容。以保证每类文件有相同或相近的格式。 3.多个需审批的文档组成一个系统文件时。可分单个文档进行审批，如需对系统文件进行总体审批时，必须完整列出所需审批文档的目录，以确保系统文件是通过审批的。 4.文件有附件时，必须在审批页完整列出附件目录，以确保附件是通过审批的。 2.2 董事会管理文件公司董事会文件由公司董事会策划，公司CEO负责组织编制，董事会讨论发布。 2.3 总经理直管文件企业战略文件由CEO策划，CEO组织编制，并提交董事会讨论通过，董事会批准发布。

4D现场管理体系

4D现场管理体系学习4D现场管理可以帮企业得到什么好处： 1. 如何减少库存，杜绝积压浪费？ 2. 如何在用工，原材料、房租成本飞速提高的压力下，利润得到提升？ 3. 如何做到菜品制作向标准化完善，质量更稳定？ 4. 如何做到安全零事故？ 5. 如何通过流程再造，让员工繁琐的工作变得智能轻松？ 6. 如何打造人性化工作环境？没有4D前的现场：通道，厨房凌乱，湿滑，肮脏，员工摔伤，餐具摔坏的问题经常出现。 1. 整体环境卫生差，到处是蚊蝇，蟑螂的滋生地 2. 采购过量，重复采购，物品积压，导致食品变质等问题。 3. 离职原因：钱不到位，员工工作不开心（需要科学的管理方法）。 4. 物品随意存放，员工经常找不到。 5. 员工上时意识不高，工作量大，经常不知道自己该干什么，不该干什么，领导在与不在表现完全不一样。 6. 菜品质量不稳定，时刻顶着客人投诉和食品卫生的压力。 7. 安全隐患随处可见。实施步骤：组织：成立4D推行小组并拟定活动计划规则：组织制定各项4D规范和审核标准培训：宣传4D基本知识、各项4D规范执行：全面执行各项4D规范，自我审核监督：组织检查、互相评估什么叫4D现场管理： 4个到位现场管理体系，它是把企业中所有物品、设备和所有人的行为全部规范统一，并通过明确标示，直观体现的，可以促安全，防事故，防成本，升利润的一套系统标准，更是达到足够标准，最简单有效的方法。现场管理分为整理到位、责任到位、培训到位、执行到位。日本丰田5S：整理、整顿、清扫、清洁、素养一、整理到位：定义：判断必需品与非必需品，将非必需的物品清理掉，必需品以最低安全用量明确标示，摆放整齐，做到清洁。目的：把“空间“腾出来活用，并防正误用，整齐有标示，不用浪费时间寻找东西，30秒找到要用的东西，清除工作场所区域的脏乱，保持环境、物品、仪器、设备处于清洁状态，清除污染等安全隐患。整理到位包括：四分、五定、四统一、一清洁。四分四分——分类、分区、分层、分颜色四分——分类：把物品分两类，一类是非必需品，一类是必需品。 1、确定必需品与非必需品的标准。中国人传统是只要有用的东西和舍不得扔掉的东西。酒店也一样，大量没有使用价值的杂物，堆在各个角落，占用了最宝贵的场地资源和人力资源。真正必需品：a：正常的机器设备、电气；b：倒推法（无法确定必需与非必需品的情况下）：把物品贴上时间封条，一年后确定无用即处理。c：单一工具。四分——分区：酒店：客人区和员工区员工区：物品储藏区、工作区、休息区物品储藏：按使用频率不同分区工作现场：按工作和材料存放条件不同分区

企业体系文件编写及管理规定

企业体系文件编写及管理规定： 1.0【目的】规范公司质量管理体系文件的编写管理要求，保证公司质量管理体系文件资料的标准符合性和格式的一致性及标识的规范化。 2.0【范围】适用于公司质量管理体系文件资料的编写管理。 3.0【定义】体系文件：质量管理体系要求的文件结构类文件（质量手册、程序文件、作业指导书、图纸类、技术标准类、检验规范类、质量记录表单等资料）。 4.0【职责】 4.1 管理者代表：负责公司体系文件格式的规范、质量手册的编写和程序文件的审核； 4.2 体系小组成员：负责程序文件的编写和本部门三级文级的编写； 4.3 部门负责人：负责本部门所属文件的审核； 4.4 总经理：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的审核。董事长：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的批准。4.5 4.6 各部门副总：负责本系统部门内各类体系文件的批准。 4.7 文控文员：负责体系文件资料的管理与标识。 5.0 【内容】 5.1 公司体系文件资料的架构组成及编号规则和审批权限：

5.1.1质量体系文件的层次第一层：质量手册第二层：程序文件(含过程方法) 第三层：作业指导文件，通常又可分为： * 管理性第三层文件（如：车间管理办法、仓库管理规定、文件和资料编码规定、产品标识细则规定、产品检验状态标识细则规定等） * 技术性第三层文件（如：产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等） * 外来文件第四层：质量记录表单类 5.2 体系文件格式要求： 5.2.1 质量手册格式（QM） 1> 封面 2> 颁布令 3> 手册说明（适用范围） 4> 手册目录 5> 修订页 6> 定义部分（如需要） 7> 组织概况（前言页） 8> 组织的质量方针和目标

现场管理体系

莱钢股份有限公司炼钢厂生产现场7SEA管理体系编制：安全环保科审核：批准：莱芜钢铁股份有限公司炼钢厂 2006年3月

目录第一章总则第二章目的第三章方针第四章目标第五章适用范围第六章定义与术语第七章机构与职责第八章策划第九章运行标准第十章运行控制第十一章绩效检测和考核第十二章不符合、纠正和预防措施第十三章审核和管理评审

第一章总则生产现场是企业生产组织结构的基础层次。现场管理是企业的基础管理，它对产品生产过程中的人、机、料、法、环以及信息等各种要素进行有效的计划、组织、协调、控制和激励，确保这些要素在生产现场合理配置、优化和有序的运作。员工作为最活跃的因素，在生产过程中的物化与理化劳动的结合中形成有活力的生产力，通过组织内（班组）的协作，成为生产现场的主导要素。生产现场的管理直接影响到企业产品的质量、生产效率、成本效益和市场竞争力，体现了员工精神和企业形象，是企业竞争力的重要组成部分。构成生产现场的各基本要素相互作用和相互联系，结合成具有特定功能的有机生产整体，“7SEA”管理运用人本管理思想和科学管理方法，通过生产现场的各管理因素将班组生产现场的各基本要素细化整合，建立起一个新型动态管理系统，进行生产过程动态的全面管理整合。莱芜钢铁股份有限公司炼钢厂建立并保持7SEA管理体系，利用PDCA循环，不断强化生产现场的管理。

第二章建立7SEA管理体系的目的树立现场改善无止境的理念，达到管理中优化、优化中管理，不断提升我厂的现场管理水平。

实施7SEA生产现场管理，攀登持续改善的文明旋梯。

质量体系文件包括

包括：一阶文件：质量手册；二阶文件：（、记录控制程序、不合格品控制程序、控制程序、纠正错控制程序、预防措施控制程序）三阶文件：、规范、外来文件等；四阶文件：表单、记录等。 ISO9000有几个主要的特性，概括起来就是“1个精髓和1个中心、2个基本点；3种特性、4个凡事和4大产品、5大模块、6个文件、8项原则”：? ①、一个精髓：说、写、做一致。? ②、一个中心：以顾客为中心。? ③、两个基本点：顾客满意和持续改进。? ④、三个特性：适宜性、充分性、有效性。? ⑤、四个凡事：凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督。⑥、四大产品：服务、软件、硬件、流程性材料。? ⑦、五大模块：（1个总过程，4个大过程）质量管理体系；管理职责；资源管理；产品实现；测量、分析和改进。? ⑧、六个文件：ISO9000：2000版标准明确提出的6个程序文件必须制订：文件控制程序、质量记录管理程序、内部审核程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、预防措施控制程序。? ⑨、八项原则：以顾客为中心、领导的作用、全员参与、过程方法、系统管理、持续改进、以事实为依据、与供方互利的关系。共分为4类文件：第一阶文件：品质手册：简述本品质系统如何满足国际标准要求。第二阶文件：程序文件：规定何人、于何时、在什么地方做什么事。第三阶文件：作业指导书、检验规范技术文件和图纸：说明如何做。第四阶文件：表单格式：用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明作 iso的精髓就是pdca循环，持续改进，四阶；一阶文件：质量手册；二阶文件：程序文件三阶文件：作业指导书；四阶文件：表单、记录等。

施工现场管理机构设置,现场管理体系

施工现场管理机构的设置和现场管理体系为了实施本工程施工作业，确保工程按时按质安全地完成，我公司准备组建现场管理部，组建本项目部进驻工程。并且明确分工，明确责任制，“只能成功，不能失败”。本着确保工程按时按质完工的宗旨，现场项目经理部本公司安排具有丰富施工经验的建造师担任本项目经理，项目经理部各职能部门和人员按其职责承担经营管理施工、技术、物资供应、安全、质量管理，与地方政府及部门的联系工作、汇报情况、处理业务关系，并做出好处理各类事情书面记录，向建设方、向公司汇报，以便采取必要的措施，确保工程完成。同时还明确了现场项目经理部，各职能人员的主要职责及任务。后方班子必须全力在人力、财力、物力上做好项目经理部配套工作，及时按现场项目经理部提出的要求按时完成各种材料设备的提供，不得随意调动现场项目经理部的各职能人员，确保本项目的完成。第一节现场管理机构项目管理机构的配置：项目经理、项目副经理、项目总工程师、质量管理、材料管理、计划管理、机械管理、文明和安全管理各一名。项目经理为二级建造师。项目部所有人员都有多年的施工经验。第二节现场管理体系为健全质量保证体系和安全生产责任体系，明确各相关工程人员的岗位责任，严把工程质量关，合理处理质量与进度、质量与经济效益的关系，树立品牌工程意识、确保所有的工程达到优质工程，特制定本施工现场管理制度，所涉及到的相关人员必要严格按照本制度执行。施工队长为施工队的负责人；工程项目经理为项目的现场负责人；工程部主管为统管所有项目的负责人。一、施工现场人员管理 1、开工前工程项目经理和技术支持工程师必须向施工队做好施工资料的移交、技术交底工作，施工队长应详细阅读移交的所有资料，了解工程范围、进度、

HSE管理体系文件包括主要内容

仅供参考[整理] 安全管理文书 HSE管理体系文件包括主要内容日期：__________________ 单位：__________________ 第1 页共4 页

HSE管理体系文件包括主要内容 1、管理手册：它是阐述企业HSE方针和描述其HSE管理体系整体信息的文件，是体系的主要文件，也是企业体系运行中应长期遵守的纲领性文件；（1）对内是实施HSE管理的基本法规，共同遵守的行为准则；（2）对外是向相关方表明其HSE管理准则和管理能力达到规定要求的证明；（3）为审核HSE管理体系提供文件根据。 2、程序文件：它是管理手册的支持性文件，上接管理手册，是管理手册规定的具体展开；下接作业文件，为有效控制危害/环境因素创造条件；（1）程序文件规定了企业内部HSE活动的目的、职责和权限、工作流程和活动结果，每个程序文件可包含一个要素，或要素中的一部分，或是及各要素要求的一组活动，必须具备可操作性和可检查性；（2）程序文件是企业内部进行HSE活动的依据，具有法规性，各部门、岗位必须严格执行；（3）通过对程序文件的审核，可以证明企业的HSE管理与体系标准的符合程度。 3、作业文件：它是程序文件的支持性文件，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成工作任务的具体做法，是详细的工作文件，包括管理性作业文件（管理制度)、岗位作业文件、项目HSE计划书等；（1）作业文件的核心部分是管理内容或作业步骤，应明确5W1H，即各项活动由谁做、什么时间做、什么地点做、做什么、怎么做、如何控制及达到什么要求，需要形成哪些记录，出现意外或紧急情况如何处第 2 页共 4 页

1质量管理体系文件程序

质量管理文件管理程序文件名质量管理文件管理程序编号GX-CX-01-00 起草人：王军审核人：张德胜执行日期：2011-12-15 起草部门：质管部批准人：白晓香变更记录：起草日期：2011-11-2批准日期：2011-11-8变更原因、目的：目的：对质量活动进行预防、控制和改进，确保公司所经营诊断试剂安全有效和质量管理体系正常有效地运行，规范质量管理文件的起草、审核、批准、执行、存档等操作程序。适用范围：适用于企业经营质量管理过程中的质量管理制度、操作程序等文件。责任：质量管理人员对本程序的实施负责。内容： 1 文件的起草： 1.1 文件应由主要使用人员依据有关规定和实际工作的需要，填写《文件编制申请及批准表》，提出起草申请，报质量管理人员。 1.2 质量管理人员接到《文件编制申请及批准表》后，应对文件的题目进行审核，并确定文件编号，然后指定有关人员起草。 1.3 文件一般应由主要使用人员起草，如有特殊情况可指定熟悉法律法规、药品经营质量管理和企业实际情况的人员起草。 1.4 文件应有统一的格式：文件名称、编号、起草人、起草日期、审核人、审核日期、批准人、批准日期、生效日期、颁发人员、分发人员、目的、依据、适用范围和内容。 1.5文件编号规则： 1.5.1 形式：企业代码－文件类别代码－顺序号－修订号

3.2 质量管理人员计数后，应将文件统一印制并进行发放。 3.3 质量管理人员发放文件时，应做好文件发放记录。内容包括：文件题目、编号、数量、颁发人员签名及日期、分发人员签名及日期。 4 文件的复审： 4.1 复审条件： 4.1.1 法定标准或其他依据文件更新版本，导致标准有所改变时，应组织对有关文件进行复审。 4.1.2 在文件实施过程中，文件的内容没有实用性和可操作性。 4.1.3 每年1月对现行标准文件组织复审一次。 4.2 文件的复审由质量管理人员组织进行，参加复审人员应包括执行人员。 4.3 质量管理人员依据复审结果，做出对文件处置的决定。 4.3.1 若认为文件有修订的必要，则按文件修订规程，对文件进行修订。 4.3.2 若认为文件无继续执行的必要，则按文件撤销程序将文件撤销。 4.4 质量管理员应将文件复审结果记录于文件档案中。 5 文件的撤销： 5.1 已废除及过时的文件或发现内容有问题的文件属撤销文件的范围。发现文件有错误时也应立即撤销。 5.2 当企业所处内、外环境发生较大变化，旧质量体系文件已不能适用时，应相应制定一系列新的文件。新文件办法颁发执行之时，旧文

公司行政管理体系文件V

《公司行政管理体系》 V2013 广东保力得物流有限公司 2013年05月

目录一、总则............................................................................................................. 二、《员工行为规范制度》............................................ 错误！未指定书签。三、《公司印章管理办法》................................................................................ 四、《公司固定资产管理办法》........................................................................ 五、《办公用品管理办法》 (27) 六、《车辆安全管理制度》................................................................................ 七、《公司会议管理制度》................................................................................ 八、《信息化管理制度》.................................................................................... 九、《办公室环境管理办法》............................................................................ 十、《员工宿舍管理制度》................................................................................

项目管理体系及现场管理制度

项目管理体系及现场管理制度 1.项目管理体系我单位将按总承包管理模式，本着科学管理、高效精干、结构合理的原则，选配具有同类工程施工经验、服务态度良好、勤奋实干的工程技术和管理人员组成郑州华润中心二期（悦府一期）工程施工总承包项目部，通过构建各项保证体系，完善科学的项目管理制度，明确安全、质量、技术、计划、成本和合约方面的管理程序，确保整个工程的实施处于施工总承包的有效管理之下，实现对业主的承诺。 1.1 项目总承包管理与管理机构设置的思路 1 对施工总承包管理的理解施工总承包管理是施工阶段对业主负总责的项目管理，包括土建、钢结构、装饰装修和安装工程施工管理，以及对约定分包和平行分包工程的施工进行总承包管理、协调、配合和服务。总承包项目管理的组织结构由施工总包单位、专业分包单位和劳务作业队构成，总承包单位实行统一指挥、协调、管理和监督。分包企业按照分包合同的约定对总承包企业负责。 2 项目工程管理的思路本工程项目管理的思路依据工程的主要特征建立运行机制，通过有效组织机构，遵守执行主体制度，运用基本方法对工程进行有效的管理，项目工程管理思路见下表。项目工程管理思路

1.2项目经理部设置原则项目经理部组织机构设置原则 1.3施工总承包项目管理组织机构图施工项目经理部门设置和人员配备的指导思想是要把项目经理部建成一个能够代表企业形象面向市场的窗口，真正成为全面履行施工合同的主体。按照动态管理、优化配置的原则，全部岗位职责覆盖项目施工全过程的管理，不留死角，避免职责重叠交叉。项目经理部的组织机构分别设置了总承包项目经理、项目生产副经理、项目安装副经理、项目总工程师、商务副经理、质量总监、安全总监、材料主管等领导层，分别对技术部、质量管理部、商务合约管理部、安全环境管理部等部门进行管理，各专业作业队及分包商由对应的管理部门进行管理。具体的组织机构见下图。

公司体系文件管理规定

公司体系文件管理规定 3.文件分类： 3.1质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质量记录表格汇编。 3.2临时文件：新增或因更改需试运行的文件（如：ISO9000质量管理体系中有的文件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原ISO9000文件无规定）。 3.3内部文件：属于公司保密性文件或不具有共性（如仅本部门使用）、不宜纳入质量管理体系文件或临时文件的类别。 3.4临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、培训资料等一般不属于本范畴。 4.3.1行政部对文件进行排版、编号： 1）文件编号方法：质量手册：RB（HZ）–QM 程序文件：RB（HZ）－QP--XX 质量手册代号流水号惠州天虹缩写程序文件代号惠州天虹缩写作业指导书：RB（HZ）-WI-XX-YY 岗位职责：RB（HZ）-WI-ZZ-XX 流水号流水号部门缩写岗位职责代码作业指导书代码作业指导书代码惠州天虹缩写惠州天虹缩写质量记录表格：RB（HZ）-QR-XX-YY 流水号部门缩写质量记录代码惠州天虹缩写 2）部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如： XZ---行政 RS---人事 QH---企划PG---品管 CW---财务 TP---统配中心 SC---商场 3）文件修改状态的标识方法： 0—未修改；1－第１次修改；2 —第２次修改；……Ｎ－第Ｎ次修。 4）文件版本状态的标识方法：Ａ—第一次版本Ｂ—第二次版本Ｃ—第三次版本Ｄ—第四次版本……

5）文件的批准日期为文件的实施日期。 4.3.2文件的审核、批准： 1）审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件、作业指导书及质量记录表格由部门经理审核，重大情况由总经理审核。 2）批准：质量手册由总经理批准；程序文件、作业指导书及质量记录表格由管理者代表批准，重大情况由总经理批准。 4.4文件发放： 4.4.1行政管理部负责质量管理体系的文件的发放： 3)发放文件应制作文件封面：封面内容应包括文件类型、文件版本号、发放编号、批准时间等，并应加盖“受控”印章。 4)作废文件由行政管理部以〈发放说明〉通知销毁，行政管理部保存前一次作废文件，加盖“作废”印章（或注明“作废”字样）。 4.5文件保管、使用： 4.5.1文件保管： 1）行政管理部记录文件发放情况：包括文件发放编号、发放部门、发放时间、文件管理员；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部。 2）各部门文件管理员按上述要求记录本部门文件保管使用情况；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部文件管理员。 3）文件管理员负责相关文件的归档、保管，确保使用文件版本的有效。 4）文件破损严重时，使用部门应到行政管理部办理更换，文件的编号仍沿用原文件编号，行政管理部应将回收的破损文件销毁。 5）文件不慎丢失时，使用人必须做出书面说明（必要时应做出检讨）方能补领文件。 4.5.2文件使用： 1）各部门应建立〈借阅登记本〉，员工借阅文件时，应作好记录。 2）不得使用未受控的文件：当文件使用人未领到需要日常工作使用的文件时，应向发放部门申请，不得借用文件复印；一经发现，由行政部管理收回销毁。 4.6评价文件适用性：运行中文件规定不能满足实际工作需要时，应提出修改申请。 4.6.1日常工作中，由使用部门提出申请，说明更改原因和内容（通过〈更改/ 换版申请单〉或“9-异地店ISO9000文件会签流程”流程）；如变化情况仅涉及本部门，可以经部门经理或主管总经理批准试运行3-6个月后，根据情况提出对ISO9000文件的修改。 5.4.1文件管理员对文件进行排版、编号： 1）文件编号：临时文件编号为：LS（HZ）- XX- YY 流水号部门缩写

餐饮4D现场管理体系

餐饮酒店4D现场管理体系- 4D现场管理体系来历： 4D现场管理体系来源于日本的5S,但是日本的5S又起源于唐玄奘东渡日本时唐朝的中医。所以说，4D现场管理来自中国的中医。4D现场管理体系与六常法、五常法比起来更适合中国的国情，更适合企业的发展。4D现场管理法是由中成伟业酒店管理教育集团周忠亭教授提出的“4D”现场管理法。它是周教授带领中成伟业4D现场管理专家组根据多年现场管理经验共同研究的成果。含义： 4D是用来创造和维护良好工作环境的一种有效技术，包括整理到位、责任到位、执行到位、培训到位。实施步骤：组织：成立4D推行小组并拟定活动计划规则：组织制定各项4D规范和审核标准培训：宣传4D基本知识、各项4D规范执行：全面执行各项4D规范，自我审核监督：组织检查、互相评估

4D现场管理法则天天工作整理到位环境事物责任到位全体员工培训到位人人事事执行到位 4D的实际效用 1、提供整洁、安全、有条理的工作环境 2、提高工作效率 3、提高员工质素 4、保障品质 5、塑造良好的企业形象下班前五分钟4D： 1、整理到位：抛掉不需要的东西回仓库，把所有用过的文件、工具、仪器以及私人物品都放在应放的地方。 2、责任到位：抹净自己用过的工具、物品、仪器和工作台面并清扫地面，固定可能脱落的标签、检查整体是否保持规范、不符合的及时纠正。

3、执行到位：今天的事今天做：检查当班工作是否完成，检查服装状况和清洁度，预备明天的工作。 4、培训到位：下班前5分钟总结4D现场管理内容，加强4D标准的学习完善。餐饮酒店4D现场管理体系- 4D操作流程 1D—整理到位整理到位定义：判断必需与非必需的物品并将必需物品的数量降低到最低程度，将非必需的物品清理掉。必需品以最低安全用量明确标示、摆放整齐；做好清洁。整理到位目的：把“空间”腾出来活用并防止误用。整齐、有标示，不用浪费时间寻找东西30秒找到要找的东西；清除工作场所各区域的脏乱，保持环境、物品、仪器、设备处于清洁状态，防止污染的发生。整理到位做法： 1.对所在的工作场所进行全面检查。 2.制定需要和不需要的判别基准。 3.清除不需要物品。 4.调查需要物品的使用频率、决定日常用量。 5.根据物品的使用频率进行分层管理。整理到位又可以按照四分、五定、四统一、一清洁去做。 1）四分，即分类、分区、分层、分颜色；