文件档案资料综合管理系统培训教程

超越2000文件资料档案综合管理系统

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训

教

程

珠海泰坦软件系统有限公司

超越2000文件档案资料综合管理系统培训教程

目录

一、操作系统的硬件环境安装 (3)

二、操作系统的软件环境 (3)

三、系统的安装 (3)

四、超越2000系统模块基本组成 (4)

五、名词解释 (4)

六、未归档文件管理………………………………………………………………………… 5/6

七、归档文件管理…………………………………………………………………………… 6/7

八、系统维护

一、操作系统的硬件环境

计算机PC机及其兼容机

中央处理器使用Intel C300或以上奔腾处理器建议为P4/C4

内存要求128MB或以上建议为256M

用户在条件许可的情况下应尽可能使用较大的内存。充足的内存可以提供给数据库

系统足够

大的运行空间，可以明显地提高系统的运行速度。

硬盘要求大于2GMB空间建议为40G或以上

建义在安装超越2000文件档案资料综合管理系统时尽量使用较大的硬盘空间。

光驱如需使用光驱安装，推荐4倍速或更高倍速的光驱

显示模式分辨率：800*600点或更高建议为1024*768

高色彩或真色彩

二、操作系统的软件环境

操作系统：WIN98、WIN2000、WIN XP 建议为WIN XP

SQL SERVER或ORACLE数据库

IE浏览器：IE5.0或以上

三、系统安装

1．系统的安装向导

将超越2000文件档案资料综合管理系统的安装光盘放入光驱（CD-Rom）

WINDOWS系统会自动启动光盘中的安装向导程序,出现的界面如图1.1所示。单击“安装超越2000档案管理系统”，进入系统的安装界面。

图3.1

说明：

“安装前必读（请在安装前阅读）”：超越2000文件档案资料综合管理系统的安装说明，即本文件。

“数据库安装”：点击后开始安装SQL数据库。

●“系统安装”：安装超越2000文件档案资料综合管理系统在您的计算机中。

●“数据库初始化”：点击后进行单机版的数据库初始化。

“加密狗驱动程序安装”：在本机中注册超越2000文件档案资料综合管理系统。

“退出安装”：退出安装系统。

注意：有的电脑也有不自动启动的情况，用户可以自己在光盘根目录中找到pAutoRun.exe，双击即可。

2．安装超越2000文件档案资料综合管理系统的步骤

根据安装提示，按默认路径进行安装，一般要求安装在“C：”根目录下，点击“下一步”。

四．超越2000系统模块基本组成

安装成功后，电脑桌面上会有一个兰色图标，双击Windows桌面上兰色的“档案管理”图标，在弹出用户登录窗口中输入原始用户名:sysdba和密码:555,显示有12个相对独立的图标，称为模块，各模块简介如下：

图4.1

●未归档文件管理：对未形成档案的文件进行分类管理。

●卷内文件管理：对档案的卷内目录进行分类管理；凡是目录纸名称有“卷内”两字的表格，都在

该模块操作（如著录、检索、打印等）。

●案卷级档案管理：对档案的案卷条目进行分类管理；凡是案卷、封面都在该模块操作（如著录、

检索、打印等）。

●归档文件管理：文书档案的改革办法（又称新方法），取消案卷，以件为单位进行整理，采用A4

纸打印，“归档文件目录”在该模块打印。

●全宗管理：对档案中的全宗记录进行管理。

●资料管理：对未形成档案的资料进行分类管理。

●综合检索：针对用户对只有所查找的资料一些不完整或零碎的信息情况下,能够进行全范围的模糊

查询。

●借阅管理：将原分布于各子系统中的借阅功能进行集中管理。

●编研管理：

●统计年报：

●数据管理: 所有文件档案的类型和界面增加修改,数据移交批量修改,以及档号的对齐功能等都可

在些模块实现。

●系统维护：进行系统设置和用户管理，用户功能权限和数据权限的设置，以及数据备份等等。五．名词解释

●文件题名：文件标题，最多可输入120多个汉字。

●主题词：提示文件主题内容的规范词。一般根据《档案主题词表》、《公文主题词表》选用。

●责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

●文件编号：文件在制发时由发文单位编的顺序号，多指文字号、图号等；录入格式如：“穗档字

[2005]012号”。

●文件流水号：一般为年度+顺序号。文件流水号是单一的，并可根据需要进行格式格式。（例如2005

年的第一份收文的文件流水号格式：S2005-001，“S”代表收文的意思，“F”代表发文的意思。位数必须统一）

●日期：文件的形成时间，点击时钟图标显示当日日期，可以修改。

●页数：每一件归档文件本身的有效页面数。

●保管期限：文件的保管年限，常分为永久长期短期。

●归档年度：该份文件应归属的年度，年度格式为4位数，如2005。

●件号：文件的排列顺序号，一般在归档文件整理和移交档案时编制，著录时件号的位数必须统一，

（例如：001、002或0001、0002），如当2000年长期可能有1000份文件时，则第一分文件的件号应为0001。

●机构问题：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

●全宗号：档案馆指定给立档单位的代码。

●目录号：全宗内每一本案卷目录的代码。(例如：文件档案的长期的第一本目录：A2.1)

●案卷号: 档案馆(室)内案卷排列顺序号。案卷排列的顺序号位数必须统一（例如：001、002或0001、

0002）

●顺序号：卷内文件的排列顺序号。顺序号位数必须统一（例如：01、02或001、002或0001、0002）

●页号：指案卷内文件每页（张）的顺序。（例如：案卷内最后一份文件的起止号是：56至78时，

其输入格式为56-78。页号之间用半角的“-”隔开）

●份数：一卷档案内具体文件的份数。

●起止时间：一卷档案内最早和最晚的两份文件时间。除会计案卷的格式如：1997.09.01-1998.12.31

外(要含起止年月日)，其余文书案卷和科技案卷等的格式为：1997.01-1998.12（起止年月）六．未归文件管理

未归档文件管理在这里主要讲文件著录、文件归档与立卷归档、检索、打印等项常用菜单，其它菜单使用方法参考归档文件管理。

文件著录：

1．在主界面单击“未归档文件管理”后进入，首先要在左边文件类型中选中某一类型，区分收、发文流水号著录时可用不同类型的流水号区分，如收文的流水号可用“S”开头，发文的流水号可用“F”开头。

2．点击“添加”一般要求著录有文件题名、文件编号、文件流水号、页数、收（发）文时间、文件时间、责任者等，其它录入栏目可选择录入。文件流水号格式为“收（发）文标记+年度+顺序号，如：收文流水号S2005-001，发文流水号F2005-001。具体的文件流水号的格式也可自己根据实际情况而定，但文件流水号的位数（长度）要保持一样，不足位数的前面补零，否则记录不按顺序排列，因为在这里计算机是按文件流水号从左到右的值来排列的。录入界面如(图6.1)

3．责任者、人名、文件编号和主题词等可录入多项，各项之间用斜杠“/”分隔开。例：某一份文件有两个责任者市档案局和市规划局，则责任者一栏的著录格式为：市档案局/市规划局，系统对此栏有自动记忆功能。

4．当有多份文件要连续录入时，可先点击右方“连续”按钮，这样当保存时文件流水号会自动递增一位。

5．有下拉按钮“▼”的栏目，其下拉菜单中的内容都可通过到系统维护中的“提示数据”或“倒排数据”中增加想相需要的内容。要使责任者、人名两栏目的下拉按钮“▼”功能，必须先输入“%”，下拉选择功能才有效。其它栏目直接点下拉按钮“▼”即可。

图6.1

6．某一份文件如果要录入全文的内容，可单击“电子文件”右边图标，进入电子原文的新建或引入。

7．在著录窗口的上边有一状态栏，通过状态栏可以看到记录总数、当前记录数和工作状态。

8．主题词的录入可以通过单击“自动标引”按钮产生，因计算机检索已少用主题词。

●文件修改：

要修改记录，必须先选定要修改的记录，再点“修改”按钮；或选择著录功能下的“检索修改”也可。(如图6.2)

●文件归档（即归档改革）在未归档文件管理中著录的收发文记录如果要转成档案，即把记录转到归

档文件管理中。以文书文件转成“保管期限为永久文书档案“为例。

图6.2 图6.3 步骤如下：

点击“归档”按钮右边的下拉箭头，选择“归档管理”→选中“归档改革后归档案方式”(如图6.3) →再点击“执行”，根据条件设置输入条件，全部的话点击“下一步”→在文件选择中如还要筛选，可点击对应的栏目名称进行筛选，点击“下一步”→补充著录（文件属性选文书档案，保管期限选长期，归档年度为2005，机构问题为空(如图6.4)→先点“档号设置”，再点“档号项目设置”（如图6.5）（件号设为3位数）。

图6.4 图6.5 同时可设置归档后文件库中是否还保留→保存设置→归档，选“确定”，记录则转到归档文件管理的文书档案中。

●立卷归档（即传统立卷归档）在未归档文件管理中著录的记录如果要转成档案，即把记录转到卷内

文件管理中。以文书文件转成保管期限为永久文书档案为例。

步骤如下：

点击“归档”按钮右边的下拉箭头，选择“归档管理”→选中“传统立卷归档方式”→再点击“执行”，根据条件设置输入条件，全部的话点击“下一步”→在文件选择中如还要筛选，可

点击对应的栏目名称进行筛选，点击“下一步”→补充著录（文件属性选文书档案，保管期限选

永久，归档类别为空→档号设置（在长度设置中设定目录号、案卷号、顺序号的位数和字符A ）→

保存设置→选自动立卷→“下一步”→编目，输入目录号为1，起始案卷号为01→归档→“确定”，

记录则转到卷内文件管理的文书档案中。

● 检索（文件检索、文件打印）

检索：

步骤 检索→输入要检索的内容（对于某一栏目的具体内容不详，可用模糊检索，即用“%”代替未

知内容。(如图6.6)一般通过题名和文号检索比较方便，也最常用。如文件题名一栏，只知文件题名中有“演讲比赛”两字，输入“%演讲比赛%”）→再点击检索界面中的“检索”按钮（即可把题名有“演讲比赛”的记录检索出来）。

● 打印

1． 检索出要打印的内容后，将鼠标移至数据框→再按鼠标右键，选“打印”按钮。(如图

6.6 )

图6.6 图6.7

2． 选项

*选择打印报表组名和报表名。(如图6.7)

*选项：套打前不打点表示打印出来既有表格线又有档案条目内容，在打印机中放的是白纸；

套打前打点表示打印出来只有档案条目内容，在打印机中放的是带有表格的纸张，即又称套打。

*报表移动：套打时，如果打印出来的档案目录内容和所用的表格位置不对齐，可在上移、下

移、左移、右移中输入相应的数字,单位默认为毫米。

*

页面范围：符合输入条件的档案条目如果有很多页，但只需要打印其中某几页时，可在这里

指定需要打印的页数。

*做完上述步骤后，点打印预览，正确后即可点击“打印”按钮。

如果打印不正确或位置不对，要点击“修改”按钮进入表格编辑。

●右键功能(其他模块如归档和卷内皆适用此方法)

1．设定高级排序方式

当我们想将所录入的数据进行一定规律排列显示时，或将浏览界面多余项隐藏时，我将鼠标移

至右边数据框后,按鼠标右键,选拔“设定高级排序方式”，将参与排序的栏目选到右边的“参与

排序的列”框中，排按由上至下的优先排列。

2．调整界面显示项

当我们想将浏览界面没有录入内容和多余的栏目隐藏时，要选择此项，将对应栏目右边的“√”

去掉即可。

3．选择“显示网格”可以对界面进行是否需要网格显示的设置

七．归档文件管理（又称新方法归档）

如果说卷内文件管理是旧方法的话，那归档文件管理就是新归档方法了。新方法是根据：归档年度、保管期限、机构（问题）、件号等来归档的。

在归档文件管理模块中，主要讲常用的功能：归档文件著录、检索和打印等。

●归档文件著录。（先选中文书档案，再点档案著录，有“+”时表示该目录下还有子目录）

1．归档文件著录

常用的著录项有：文件题名责任者文号日期页数保管期限归档年度件号（机构问题），其中题名、归档年度、件号为必录项目。

2. 记录列表：所有记录以条目形式显示的窗口记录列表，如果记录很多，有成千上万条，在记录列表

中选定要修改或删除的某一条记录，用拖动窗口滚动条的方法查找记录比较麻烦，这时可利用鼠标点击对栏目，在弹出的“筛选”界面进行自定义筛选。

3. 档案修改：

要修改记录，第一种方法就是通过“筛选”将要修改的记录筛选出来，再点“修改”按钮；或选择著录功能下的“检索修改”也可。

4. 档案删除

在档案记录列表中，要删除不需要的档案记录，首先选定要删除的记录，再点删除按钮。选定记录的方法见“档案修改”。

5. 插卷（条件：全宗号、保管期限、年度相同、机构（问题）要相同，件号位数一样，否则不能按要

求插卷）

在原来同一卷档案中插入一条新的档案记录，原来件号中的顺序号自动往后移一位。

6. 拆卷（条件：全宗号、保管期限、年度相同、机构（问题）要相同，件号位数一样，否则不能按要

求拆卷）

将档案拆成文件，转入“文件管理”中或者删除，并调整相应的件号。A.选中的归档文件拆成未归档文件指把文件拆成未立卷文件，原来件号将自动向前移动一位，其拆成未立卷文件管理模块中见到；B.选中的归档文件所在的分类拆成未归档文件指把整个分类文件拆成文件，拆成整个分类文件将在文件管理模块中看到；C.不拆成未归档文件指把该文件删除（和档案删除不同），原来的件号将自动向前移一位；以上三种方法均可使件号重新自动调整。

检索（档案检索、档案打印）

1．档案检索

模糊检索：

用通配符“%”代替未知部分内容。

步骤检索利用→档案检索→输入要检索的内容（对于某一栏目的具体内容不详，可用模糊检索，即用“%”代替未知内容。一般计算机能过题名检索方便，如文件题名一栏，只知文件

题名中有“演讲比赛”两字，输入“%演讲比赛%”）→检索（即可把题名有“演讲比赛”的

记录检索出来）。

2．档案打印

先将要打印的数据检索出来，再按鼠标右键，选中“打印”按钮，选取要打印的表格，再检查打印选项，

八．卷内文件管理

主要是根据目录号、案卷号、卷内顺序号来立卷的归档方法。

九．系统维护

数据备份方法

在备份之前先在例E：盘根目录下新建一文件夹，并更名为“E:\20060118超越档案数据备份”，再进入“系统维护”模块，点击备份恢复右边的下拉箭头，再选择“数据备份”，如下图：

之后出现备份模块的选择，一般全部备份就要点击“全选”，再点“下一步”。再点“确定”，之后再点“设置”即可对备份的路径进行选择。备份默认的存放路径是C盘根目录，但系统文件一般都是安装在C 盘，容易遭到破坏，所以最好不要选C盘。例选“E：\20060118超越档案数据备份”文件夹，如上图。再点“确定”，之后再点“开始备份”，系统便开始备份了。备份完成后，打开“E：\20060118超越档案数据备份”文件夹，会找到如下图所示文件夹和文件，说明数据备份操作成功。

数据恢复的方法

进入“系统维护”模块，点击备份恢复右边的下拉箭头，再选择“数据恢复”，之后再点“设置”，对原先数据备份的文件夹进行选择，例如通过点击“设置”,在“备份文件夹路径”处选择“E：\20060118超越档案数据备份”,再点确定后即可进行数据恢复,如下图所示。

常规数据下的分类维护和界面维护

分类维护（增加文件和档案等类型）

进行“系统维护”后，点击“常规数据”右边的下拉箭头，选择“分类维护”后，再通过“常规数据”下方的模块选择箭头，选择对应模块，例如想在“卷内文件管理”增加档案类型，就选择“文件级档案管理”，再点“增加”按钮即可进行档案类型的增加，档号设置界面直接点“保存”按钮（默认的方式）。如下图所示：

分类名：所要增加的档案类型名称。

分类描述：以所增加档案类型的说明，一般为空白，不用输入。

分隔符：默认为“/”，一般不用修改。

连续录入：如果有多个档案类型要增加，那要在点“保存”之前在空格处打“√”，表示连续增加。界面维护（编辑录入界面上的栏目）

进行“系统维护”后，点击“常规数据”右边的下拉箭头，选择“界面维护”后，再通过“常规数据”下方的模块选择箭头，选择对应要维护模块，例如想在“卷内文件管理”编辑界面，就选择“文件级档案管理”，然后选择“数据分类树”下的档案类型例如：科技档案，再选择右框带红色标示的“科技录入界面darms”，之后单击上方的“界面设计”，就会弹出科技档案的录入界面如下图所示：

再双击对应的栏目就可编辑其名称了。例如想将“并列题名”修改成“项目名称”，双击灰底的“并列题名”栏，在弹出的框中对修改为“项目名称”，点确定，保存界面（选择同步保存浏览和检索界面）并返回。