数字化加工项目建议书

档案数字化加工项目建议书

紫光股份公司工程部

贺鹏飞

目录

第一章、电子文档管理的应用现状 (3)

第二章、原始文档数字化的有效途径 (4)

2.1数字化加工服务 (4)

第三章、档案数字化实施方案 (4)

4.1数字化加工作业前期准备 (5)

4.1.1数字化工作人员要求 (5)

4.1.2制定数字化工作标准 (5)

4.1.3数字化工作硬件准备 (5)

4.1.4数字化工作软件准备 (5)

4.1.5数字化内容和数量 (6)

4.1.6工作地点 (6)

4.1.7数据采集方式和要求 (6)

4.2档案数字化作业流程 (7)

4.2.1档案数字化系统流程图 (7)

4.2.2档案数字化实施标准流程 (8)

4.3数据的质量保证 (10)

4.3.1质量检查方式和内容 (10)

4.3.2质量检查指标分级 (10)

4.4数据安全保护措施 (11)

4.4.1数据存取权限控制 (11)

4.4.2数据备份 (11)

4.4.3数据的法律保护 (11)

4.4.4数据安全保护的其他要求 (11)

第四章、实施数字化的特点 (11)

5.1自动化程度高 (11)

5.2标准化程度高 (12)

5.3严格的质量控制 (12)

5.4独创的综合验收系统 (12)

5.5文档安全性高 (12)

5.6方便存储与管理 (12)

前言

跨入新世纪，信息资源电子化已成为国际潮流，也是全球关注和各行业竞争的焦点。信息资源电子化是人类社会文明进步的必然趋势，能否跟上国际潮流，完成信息资源电子化进程，关系到一个国家、一个民族的兴衰。

在日趋激烈的国际竞争中，谁掌握了更多的信息资源，并使之转化为经济技术优势，谁就掌握了竞争和生存发展的主动权。江泽民总书记在《加强档案工作，为社会主义现代化建设事业服务》的重要讲话中，为我们指明了在新一轮的国际竞争中，文档信息电子化的重要意义。

第一章、电子文档管理的应用现状

电子文档管理。这—概念来自于西方。其在西方发达国家的推广历史与应用现状，是衡量我国电子文档管理系统市场前景的重要参照标准，也是在我国推广电子文档管理系统的良好借鉴．根据国际电子文档委员会1996年前后提交给国际档案理事会的有关报告，电子文档管理在以美国为代表的西方发达国家已经得到了极为广泛的应用：在美国，90％以上的单位已经实现了传统文档信息资料的电子化转化，基本完成了信息化建设的第一步基础工作——信息管理的基础建设，并正在考虑如何在这些丰富的电子化文档资料的基础上做更深层次的信息挖掘，为决策提供可靠的依据，更有些单位已经开始考虑在利用好这些成文的信息资料的同时，进一步挖掘和利用存在于员工头脑中知识，逐步向人类信息管理的理想状态一一知识管理迈进。以往，公司的经理人员一般要用80％时间来收集信息，20％时间用于决策；现在，有了这些丰富的电子化信息资料做基础，其收集资料的时间被缩短为20%，其余80%的时间则用于决策。凭借这一良好的信息建设基础。美国许多单位的员工可以随时、随地获得完成其工作所需要的信息资料，其个人潜力的发挥再也不需要受到信息资料缺乏的限制，无纸化办公、移动办公、客户关系管理、知识管理等先进的模式有了其坚实的基础；员工的工作地点也不再局限于办公室，在家上班成为越来越普遍的现象：据资料介绍，美国1995年已有1200万人全天在家中上班，5400万人部分在家里工作。

与其在西方发达国家的广泛应用相比，电子文档管理在我国的应用才刚刚开始。以往，我国大部分单位并没有意识到实施文档信息资料电子化管理的重要性，因此

其在信息化建设方面的投资主要集中于硬件设备的采购，以及财务软件、商务软件等短期效益较为明显的项目；但各种单位在实施电子文档管理方面的需求规模却非常巨大。据粗略估计，目前我国各种单位在运作中所产生的各类文档资料中只有不到10％被以档案的形式保存起来，其余90％的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。而且，就是那些以档案形式保存的各种文档资料，目前也基本上仍以纸张等传统物理形式存在，其总数量达24亿卷，排级长度约7000多公里。如此巨大的档案资料，在给各种单位带来沉重保管负担的同时，却没有为其管理与决策提供充分的帮助。由于传统存储形式的限制，目前我国各类档案资料的利用率不足10％。这种状况根本无法满足各种单位参与市场竞争的需要，事实上，目前我国90％左右的单位都有实施文档电子化管理的迫切需求。随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们信息管理与利用意识的加强，这种文档信息资料的高管理成本、低利用效率的不合理状况必将成为历史；文档信息资料的电子化管理需求也将成为社会各界关在的焦点。

第二章、原始文档数字化的有效途径

2.1数字化加工服务

数字化加工服务是应用各种计算机数字化技术来处理原始的文件、档案、资料，形成数字化的数据文件，以方便利用。数字化加工服务最广泛使用的其中一个范畴就是文件、档案、资料的扫描加工外包服务。它能节省有关内部运作所直接投入的资金，更可避免因技术过时而影响效率，而与此同时，确保获得专业服务供应商的高品质服务。

第三章、档案数字化实施方案

对档案馆馆藏档案资料通过数字化加工工作，输入、迁移到档案数据库去，完成数字档案馆系统的数据初始化工作。

4.1数字化加工作业前期准备

4.1.1数字化工作人员要求

1 工程技术人员

主要为：熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库数据标准和系统开发，了解档案管理等相关专业知识的公司技术部技术支持工程师。

2 数据采集作业员

主要为：了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识工作人员。

3 对数据采集作业的技术准备

（1）学习技术规范及各种技术要求。

（2）制定数据采集数据库建库技术方案和实施方案。

（3）进行各项业务及计算机技术培训。

4.1.2制定数字化工作标准

1 在数据采集之前，首先进行档案数据库的设计，制定《档案数据库数据标准》，经用户确认后按此标准执行。

2 数据采集工作程序。

在数据采集之前，公司提交数字化相关的工作程序给用户审核通过后执行。4.1.3数字化工作硬件准备

1、配备硬件数量及档次要满足数据采集工作情况及数据量大小。这主要由公司提供。

2 、用户提供数据服务器1台给公司作为采集作业使用，其他硬件设备由公司自行解决。

3、场地：

4、办公用具：电话一部，激光打印机一台，打印纸（以实际用量为准），办公桌椅

套，档案资料的装订及打印所用全部耗材。

5、其他条件：提供电力和饮水。

4.1.4数字化工作软件准备

1 软件内容。

提供数字化工作需要的简易数据库建立和流程管理工具软件。

2 流程管理工具软件功能要求。

（1）能采集各类档案的属性数据。

（2）能对属性数据检查并能进行增、删、改等编辑操作。

（3）能按《档数据库数据标准》要求的数据格式进行数据交换。

（4）能按照数据标准定义好的关联规则，对已经采集到的各类档案数据建立信息关联。

（5）能完成对采集数据的工作量统计分析和采集作业的流程管理。

4.1.5数字化内容和数量

具体数字化工作内容和数量可根据用户需求，共同制定《档案数据采集内容表》。

4.1.6工作地点

工作地点：用户提供，面积：平方米。

4.1.7数据采集方式和要求

1 数据采集方式。

（1）手工数字化采集；数字化作业员根据纸质档案文件的内容进行手工数据录入、数据校对等采集工作；

（2）原有电子数据迁移后、手工辅助采集。对已经电子数据迁移的，采集作业员根据相应纸质档案文件的内容进行手工数据补充录入修改、数据校对等采集工作。

2 数据采集要求。

（1）属性数据采集严格以规定的原始纸质档案文件为依据。

（2）属性数据采集后要进行严格质量检查包括数据和档案文件本身。

（3）数据采集作业队数据的录入和校对要分岗、分人操作，同一份档案的录入和校对工作不允许由相同数字化工作人员操作。

（4）采集工作重点在录入工具的设计以及工作过程中严格的管理。采集作业员经过专门培训后组成采集作业小组，制定并按照严格的录入、校对的工作规程，采用流水线方式的工作模式进行。

3 对已有电子数据的处理。

（1）对原有电子数据应尽可能的利用。

（2）如果对原电子数据进行处理的时间、费用比重新采集还要多、高，则应视情况部分或全部放弃该数据。

4.2档案数字化作业流程

4.2.1档案数字化系统流程图

4.2.2档案数字化作业流程描述

4.2.2.1档案提卷

按档案按年度、机构、保管期限及总数提出，提卷时公司提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。

4.2.2.2档案的整理及编写页号

对于已整理好的档案，按照年度、机构、保管期限、案卷，卷内文件顺序号进行扫描。未整理好的档案资料按历史形成年度的先后进行整理，并提交用户检查验收，然后再进行扫描。

拆卷人员在拆卷时先对需要扫描的档案资料进行整理一遍，并按照卷内目录核对盒内的件数是否准确，然后逐盒逐卷的拆卷。如有短缺立刻上报管理员，并做记录。

档案扫描前整理工作，应做必要的修补工作，如页号、空白页、重件处臵。

4.2.2.3标引著录

标引著录按照国家档案局有关标准结合用户档案著录的具体要求进行。

1、录入方式

采用手工录入的方式。

2、校对方式

校对以软件校对和打印输出对比校对相结合，错误率在万分之二以下。

案卷目录和卷内目录按照档案原始数据录入。案卷目录和卷内目录的样式经用户同意可做相应调整。

4.2.2.4档案扫描

原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2005)的要求。扫描人员严格按照规范填写《数字化流程记录单》、《原始档案移交清单》。扫描图像应根据原稿质量，进行倾斜校正、去污、分文件等处理。确保扫描图像清晰有效，并确保原始档案完好无损。

档案图像分辨率为200dpi。特殊情况，可适当调整其分辨率，但必须保证扫描获取图像的清晰可读。如因原件问题导致图像扫描不清的,要在扫描流程单的备注栏内做出详细的记录。

4.2.2.5图像处理

公司采取相应的技术措施确保图像质量。

1、污渍、黑边、偏斜处理

根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动去污，对纸质变质或扫描时产生的黑边自动清除、自动进行偏斜校正处理。

2、全文页面及局部文字的加深和变浅的处理

原始档案的清晰度较低时，可提高图像的清晰度。修正原资料中存在的字间距和行间距过密、文字较深或较浅、字迹不清楚的缺陷，确保文字及图像信息清晰可辨。

3、批示拼接处理

档案资料的领导批示，采用局部粘贴拼接处理。不能自动处理的放大后由人工处理。确保数字档案的准确可读。

4、批量纠偏处理

采取有效措施提高扫描图像的美观。在图像处理工作完成之后，再进行一次整卷的批量纠偏工作，以免图像的歪斜。

5、插图的处理

提高扫描分辨率来处理有插图的档案资料，图文混排的页面不做拆分，如有必要扫描成为彩色或灰度的图像。

6、照片页处理

必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。

4.2.2.6扫描数据检查及验收

在完成以上每个环节后，检查人员将其数据再次进行一遍全面的复查。尤其对检查记录单上更正后的错误进行仔细的检查。确保扫描得来的数据与原文件内容完全一致。

4.2.2.7成品数据的验收

对成品数据进行百分之十的抽查，在抽查时将核查数据的年度、保管期限、全宗号、卷号、卷内顺序号等目录信息是否准确无误。再对获取图像数据的亮度、歪斜、是否错页等方面进行检查。如有不合格的数据及时进行统计和修正，确保最终数据的准确性。

4.2.2.8图像挂接

扫描处理处理后的图像成品，按年度，机构上传至档案专用文件服务器计算机，将扫描图像信息与录入到档案管理软件系统中的目录信息进行批量挂接，确保一一对应。

4.2.2.9质量检验

挂接到档案管理系统中后，用户单位利用验收工具软件进行再次的全面检验。发现不合格的，登记清单并退回上一流程重新处理。

4.2.2.10资料装订及归还

原始档案还原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和实际情况进行有序的装订还原。我们将档案资料左下角对齐，用三孔一线方式装订，尽量还原到原貌。无法还原的资料及时通报有关档案管理人员。

装订完后必须将还原的档案资料逐卷精心检查，确实没有落页、掉页、折页等问题后再归还档案管理人员。经双方仔细核实无误后，在还卷交接单上签字确认。

公司在数字化加工过程中的各项工作记录，在数据转移完成后，提交给用户方。

4.3数据的质量保证

4.3.1质量检查方式和内容

（1）对档案签收和属性数据录入的质量检查。主要内容：档案签收的准确性、完整性和即时性；数据内容齐全，属性数据输入正确；与数据校对的档案交接。

（2）对数据校对处理的质量检查。主要内容：校对后的数据内容齐全、正确；纸质档案实体完整，还案及时无误。

（3）对数据迁移的质量检查。主要内容：迁移后的数据的完整性准确性；对数据进行组合查询并且结果正确；对数据进行汇总统计并输出标准表格；试运行无死机现象。

4.3.2质量检查指标分级

1 指标分级

(1) I级错误:严重影响数据精度和数据库系统运行的错误；危害档案实体安全的错误。

(2) II级错误：对数据精度有一定影响，不会严重影响数据库系统运行的错误。

(3) III级错误：对数据精度和数据库系统运行影响不大的一般性错误。

2 质量检查指标级别关系

（1）对录入校对完成的同一批次的档案及其数据进行10%至20%的比例进行随机抽查，合格率要达到99.5%，不符合要求的批次档案要全部返工。

（2）用户根据发现质量问题的数量，按照每发现一个I级错误扣除质量保证金的0.5%的标准从质量保证金中扣除相应的部分。发生10个II级错误相当于一个

I级错误；发生20个III级错误相当于一个II级错误。

3 指标分级内容表。

具体内容可根据用户实际情况制定《档案数据分级内容表》。

4.4数据安全保护措施

4.4.1数据存取权限控制

在数据库系统中必须有对用户的存取资格和权限进行检查的功能。只有检查合格的用户才有权进入数据库系统。在实际操作过程中，必须采用用户权限控制等技术措施进行保护，以防止数据的存取破坏和非法复制。

4.4.2数据备份

为了有效地保护数据，必须建立起数据备份制度。将通过检验后的成品数据刻录成光盘，刻录到CD光盘中，刻录完成后再作一个光盘备份，并在盘面上作标记，编制刻入日期和盘号以便日后进行查找。数据光盘存放在安全的地方或异地备份。

4.4.3数据的法律保护

公司承诺：不得复制、丢失和涂改原始资料；不得向任何第三方复制、转让和丢失与数据库建设有关的电子数据、不得擅自使用与数据库建设有关的电子数据；在数据采集及建库完毕后，应在规定时间将原始资料归档。

4.4.4数据安全保护的其他要求

(1) 整个数字化工作必须在指定的工作场所内完成，档案资料不能带出工作场所。

(2) 中标人严格遵守档案资料的保密制度，保证档案资料和档案数据不泄露。技术情报和资料保密。

第四章、实施数字化的特点

5.1自动化程度高

利用先进的数字化流程管理系统软件，实现网络化流水作业，自动批量处理，在扫描的同时由系统自动进行图像处理，自动去除图像黑边、倾斜校对、去污点、

文字加深、变浅等，所生成的文件格式能够方便地挂接到档案管理系统中。

5.2标准化程度高

完全符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁布的档案电子文档标准。标准文号：档发[2001]6号。

5.3严格的质量控制

采用先进的数字化流程管理系统软件中的质量控制模块，整个流程由软件控制，前后工序紧密结合，次工序在完成本项操作的同时检查上一工序的质量是否合格，做到质量不合格随时返回，并有严格的员工操作记录，控制员工操作中的每一步，系统自动生成数据记录操作过程，随时检查任何工序的质量及完成情况，确保一次性达到成品质量要求。

5.4独创的综合验收系统

为确保数据的准确性，档案馆验收人员可以利用数字化流程管理系统软件中的验收模块，按档案类型、年度、机构、文件号等对图像质量、文本著录的正确性进行检查，标识出不合格图像后，数字文档验收系统自动统计出详细的错误列表，如图像有黑边、字迹不清、偏斜、文本著录错误、文本与图像的挂接等情况的列表。加工人员根据列表修改错误。通过验收模块系统的数据则完全符合质量要求。

5.5文档安全性高

从接收原始文档的拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理，确保文档在扫描过程中不被损毁，每天上下班对文档质量及数量严格的核对与交接，认真填写作业流程单和交接清单。

5.6方便存储与管理

可将扫描的电子文档方便存储于光盘中及其它存储器。按照国际标准TIFF格式，按200dpi、A4、黑白计算，30KB/页，如果150万份文档总存储容量需：(30 *

1500000) / (1024 * 1024 )= 43GB 。每一张CD 光盘可容纳万余张A4大小文件影像，与档案管理软件挂结后，在数秒钟内即可查询到任何一幅电子文档影像信息。

附件：硬件设备

Colortrac(卡莱泰克) GxT42 主要参数

扫描技术

超紧凑数字镜头单元（DCUs ） 光学分辨率

1200dpi 最大分辨率

9600dpi 扫描速度（400dpi 模式下）

24-位真彩色 2.54 c ㎡/s ； 8-黑白/灰度30 c ㎡/s 扫描厚度

20mm 扫描长度

不受扫描仪的限制 扫描精度 +/- 0.1％;+/-1相素

扫描模式 1670万色 RGB 真彩色 (24-bit)

256 & 16色 RGB 自适应索引色调色板 (8-bit & 4-bit)

256 级灰度 (8-bit)

黑白 (1-bit)

数字图象处理 2D 智能自适应消蓝 (IAT) (1-bit 模式)

固定阈值黑白 (1-bit 模式)

带有16-bit 超级采样数据的动态初始化应用 (DNA)

色彩空间

经初始化和线性化的原始 RGB 数据 彩色图像处理

Gamma 值, 亮度, 黑白点调整，RGB 曲线独立调整，模糊锐化滤镜 全数字式图像传感器技术 5个四重线性CCD

5个超集成的独立数字单元（DCUs ）

48-bit 原始点彩色图像捕捉

16-bit 原始点灰度图像捕捉

全景黑白图像捕捉

先进的 2+3 全轮驱动动态纸张传输系统 (APT) 双排高精密度驱动轴

双排全轮驱动等高校准橡胶滚轮

双排具有介质动态控制功能的压力调整轴

精确, 无需维护的光学介质传感器和自动纸张尺寸探测功能

光源

前后双光源照明系统，两支高效T5荧光灯管 光学系统 5个具有集成红外滤镜的微镜头

扫描软件

Colortrac SmartLF ”即使通”软件功能：实时图象浏览 扫描到文件 扫描到

拷贝 扫描到邮件

柯达 i405 主要参数

扫描技术

双CCD 光学分辨率

600dpi 输出分辨率

75/100/150/200/240/300/400/600/1200dpi 扫描速度

双面：200dpi(45 ppm/90ipm) 光源性能

双荧灯（冷阴极） 最大文档尺寸

297mm ×863mm 最小文档尺寸

64mm ×89mm 纸张厚度和重量

从超薄纸到卡纸 进纸器

可以连续载入150张60g/m2纸张的自动文档进纸器 重张检测

超声波重张检测 传输接口

IEEE-1394 影像处理功能

智能阈值处理完美页面扫描功能、自动剪切、相对剪切、主动剪切、纠偏、电子滤色、中间色清除、噪音清除、VRS 兼容，同时输出黑白和彩色影像，或同时输出黑白和灰度影像 扫描软件

TWAIN 和ISIS 驱动程序、Kodak 影象采集软件简版 文件格式输出

JPEG 、TIFF 扫描仪尺寸

300*547*365毫米 扫描仪重量

10400克 操作系统

Microsoft Windows 98, 98SE, Me, 2000 或XP 配HiScan 专业档案扫描软件

柯达 i320 主要参数

扫描技术双CCD

光学分辨率600dpi

输出分辨率75/100/150/200/240/300/400/600/1200dpi

扫描速度黑白/灰度：200dpi(60ppm/120ipm) 彩色：200dpi(30ppm/640ipm)

光源性能双荧光灯（冷阴极）

最大文档尺寸215mm×863mm

最小文档尺寸50mm×63.5mm

纸张厚度和重量从超薄纸到卡纸(生份证)

进纸器可以连续载入50页75g/m2纸张的自动文档进纸器重张检测超声波重张检测

传输接口USB2.0

影像处理功能智能阈值处理完美页面扫描功能、自动剪切、相对剪切、主动剪切、纠偏、电子滤色、中间色清除、噪音清除、VRS兼容，同时输出黑白和彩色影像，或同时输出黑白和灰度影像

扫描软件TWAIN和ISIS驱动程序

文件格式输出JPEG、TIFF,RTF,PDF

扫描仪尺寸162*330*246毫米

扫描仪重量 5.5kg

操作系统Microsoft Windows 98, 98SE, Me, 2000 或XP 可选配件Kodak A3平板

八、新疆地区典型用户：

Kodak高速扫描仪用户：

全疆地税系统

全疆新华人寿

新疆自治区档案馆

交通银行

新业银行

浦东发展银行

新疆地矿局彩色印刷厂

新疆自治区财政厅

工行新疆分公司

新疆自治区组织机构代码管理处