风险评估问卷和风险矩阵

风险评估问卷和风险矩阵

说明：个人或群体，仔细考虑本问卷的20条述，并将它们按3—0（3——高风险，很可能发生；2——中度风险，有可能发生；1——低风险，不大可能发生；0——无此可能)等级排列。

下列各条述，往往是项目评审过程中，当项目经理被问及项目存在哪些风险时，比较普遍的回答。这些方面的风险，很多是相互关联的，如果它们能够及早被发现并进行有效监控．对项目整体造成的威胁就会减少。

完成评估问卷后，确定那些得分为3的述，然后利用下面的“风险矩阵”，仔细考虑这些述的重要性。

1．对于每一种高风险因素，采用什么策略进行控制为好?

2．这些高风险因素之间的相互关系如何?一般而言，相互关系越密切，风险就越大(例如，你认为述“类似的项目在过去曾经失败过”和述“新的技术即将出现”都是高风险因素，由于两者关系较密切，所以项目的风险就会增大)。

3．原来的项目为什么会失败，这对于当前的项目而言，意味着什么? 下面是一份完成了的“风险矩阵”的例子。

■实施风险控制

风险评估和管理方面的一个重要策略，就是实施风险控制。当情况发生变化出现问题时，风险控制有助于降低这些情况可能给项目带来的危害。

三种重要的风险控制技术，将在下面的表单中具体介绍。仔细考虑这三种风险控制技术，并说明你将如何运用这些技术来降低项目的风险。

风险控制表单

■风险难以预期的3种原因

所有精明的项目经理都明白，不管你如何预测风险，总是会出现一些意外的因素。风险评估做得比较好的话，应该是及早发现新风险，并尽快把这些新风险纳入你的风险管理计划。风险难以预期，主要有3种原因：

1．变动是经常出现的，它要求人们能够及时反应，但有时候人们不知道采用什么方式，于是，项目的风险就产生了。也就是说，由于各种情况的变动，你经常需要采用一些临时性的、不成熟的方式来处理，这就增加了项目的风险。当你难以应对变动的时候，变动往往就产生了；当你陷于项目日常的繁琐事务的时候，变动突然就产生了。这种变动，将对项目造成巨大的影响，因为通常它会影响项目的所有方面(时间、重大事件、资源、预算．等等)。当你应对变动时．你必须评估该种变动将造成什么影响，将产生何种新的风险(这时可以再次使用风险评估问卷)，以及如果把新的风险纳入你的后备方案中去。

“变动管理表单”有助于项目团队创建一种“预警”变动系统以防风险。

2．能力差距如果没有被考虑到，将是一个致命的风险。能力风险往往与项目团队成员有关，尤其是当他们被认为具备了特定任务所必需的能力(知识和技能)，但不幸的是，他们掌握的能力不是很纯熟，或者压根儿不具备该种能力，这就造成了一种危害极大的难以预期的风险。对工作制度或工作方法所能提供的效果的期望，如果未能实现，就造成了另一种能力风险。

“能力管理表单”有助于你明确那些可能影响项目质量的能力风险。

3．实力是最后一种原因。实力指的是容纳能力或规模大小：你有足够的资源吗?你有足够的时间吗?你有足够的资金吗?项目的围确定了吗?实力风险管理，就是保证你的实力足够强，也就是说，你有足够的资源在既定时间完成既定目标或任务。

“实力管理表单”有助于你明确那些可能影响项目质量的实力风险。

变动管理表单

说明：进行变动管理的最简单的方法是创建一种“预警”系统，为不可避免的变动做准备。本表单包括一系列问题，用来帮助项目团队明确潜在的变动因素并积极地应对。这将有助于降低与变动相关的风险因素对项目的影响。表单第一列中的问题，可以用来帮助项目团队明确潜在的、极有可能发生的变动因素。第二列记录这些变动因素。例如，回答第一个问题，即“哪些因素将引发变动”，团队把变动因素归为竞争对手生产产品的变化、新技术发展、经济形势变化等。在第三列，确定项目团队将制定什么计划，以积极应对变动。继续上面的例子，

为了应对“新技术发展”这个变动因素，制定的应对计划可能是，与某个能够提供技术规格和发展信息的团体合作。

能力管理表单

说明：进行能力风险管理的最简单的方法是，预测风险并克服风险。表单第一列中的问题，可以用来帮助项目团队明确潜在的能力风险因素。第二列记录这些风险因素。例如，回答第一个问题，即“当前缺失的关键能力”，团队认为是工艺技术和产品知识。在第三列，确定项目团队将制定什么计划，以克服能力方面的缺失。继续上面的例子，制定的应对计划可能是，增加—个具备相关知识的团队成员，或者为整个项目团队提供相关培训。

实力管理表单

说明：进行实力风险管理的最简单的方法是控制风险。表单第一列中的问题，可以用来帮助项目团队明确潜在的实力风险因素。第二列记录这些风险因素。例如，回答第一个问题，即“当前缺失的关键实力”，团队认为是项目的时间要求。在第三列，确定项目团队将制定什么计划，以克服实力方面的缺失。继续上面的例子，制定的应对计划可能是，确定项目中的哪些任务可以进行简化以节约时间，这样，就能“创造”时间用于那些比较费时的任务。

▓风险管理计划制定的步骤

要有效管理风险，关键是确定和控制风险。如何制定一个风险管理计划呢?有哪些关键步骤呢?

基于对各个行业的组织的项目和风险管理咨询经验，我们确定了5个关键步骤。按这5个步骤行事，将有助于降低项目的整体风险。

■步骤1：确定那些最可能发生的、危害最大的风险

在这个过程中，项目团队或项目经理回顾项目成果与原定项目计划，确定下列哪些方面最可能发生风险：

(1)项目所需资源

(2)项目成本

(3)项目完成时间

(4)项目质量

在上述这些方面，哪些方面发生风险导致的危害可能最大?项目团队或项目经理，对于控制风险和完成项目，有多大的信心?

■步骤2：明确风险控制因素

在这个过程中，要建立控制风险的方法。项目团队要确定的是，如何确认

某种风险是否值得去承担、如何做出继续实施或中止项目的决策。同时要确定的是，采用什么标准来评估风险的大小、采用哪些分析方法(假设分析方法、情景分析方法，等等）来预测风险给项目带来的危害大小。

■步骤3：分析风险控制计划

在这个过程中，项目团队或项目经理要建立一套方法，用来分析风险控制计划。风险控制计划应该是文本形式的，包括实施计划所需的资源、成本和其他支持因素。重要的是，要确定实施项目和放弃实施两者各有哪些不利因素。还有一点很重要的是，要检验项目实施的实际效果，看看控制风险(或实施项目)的成本，是否等于或少于放弃实施的成本。

■步骤4：研究未来风险

在这个过程中，要分析上一阶段的相关行动的效果，以及研究未来可能出现的各种风险。本文提供的各种工具可能对你会有所帮助。

■步骤5：汲取风险管理的经验

在项目实施过程的后期，要评估我们到底可以学到哪些风险管理的经验，这很重要。项目团队、项目经理和评估经理，应该从项目实施人员那里获得反馈信息，以确定风险管理是否成功、还有什么要改进的地方。

▓结论

风险是无可避免的——我们所有人每天都要面对各种风险，不管是开车行驶时，还

是应对全球竞争对手时。追求秩序、摆脱混沌、重塑信心、主宰世界、降低风险，这些都是人的天性。我们对风险理解得越深，我们应对风险的能力就越强，而不是反应迟缓或反应过度。正确地应对风险，能够降低未来的风险；而反应迟缓或反应过度，往往会导致新的风险。