教育行政办公系统简明手册

教育行政办公系统简明手册

一、安全注意事项

1、为了办公安全，请您在第一次进入系统后首先更改口令！

进入OA首页，点击→“Notes口令更改”，按提示操作即可。确保您记住了新口令，您的新口令系统管理员也无法知道，如果忘记可由系统管理员给您重新分发ID。

2、您可以随身携带个人ID文件在单位局域网内任何一台安装好OA的电脑上处理个人办公业务。ID文件相当于您私人办公室的钥匙，请妥善保管，最好不要拷贝到电脑中或交给他人使用（建议放在您的U盘内）。ID的口令也请保密，以免造成不必要的损失。

二、常用功能

1、“今日工作”显示您最新需要处理或还未处理完的事务。

2、“签报管理”等同手工方式下使用“请批件”的工作。

3、“发文管理”等同手工方式下使用“发文请批单”（即需要编文号行文）的工作。

4、单位内部传送文件、群发文件等日常工作请使用“今日工作”中的。

5、在公文流转中，请您记住几个最基本、最常用的操作：

（1）——建立一个新的事务或文件。

（2）——所有签批意见、发送给他人、盖章、分发文件、归档等事务都在这里处理。系统会自动判断您下一步可能进行的工作并给出操作菜单供您选择。

（3）——编辑文件、报告、方案等的正文内容，和WORD操作完全相同。具有修改痕迹留存功能，点“开始审定”会以不同颜色显示前面所有人修改的内容，点“接受审定”将痕迹关闭，相当于稿件按新内容重新排版。您再点一次“开始审定”仍可以看到全部的修改痕迹。

（4）——显示文件办理过程中每走一步的经办人姓名、处理时间和操作内容。

三、操作小常识

1、第一次进入OA系统及各模块，往往会出现“执行安全性警报”提示，这是系统在进行密码验证，您只需要每次都点按键就可以了。几次以后该提示不再出现。

2、点击首页“今日工作”栏内文件，如果出现“Invalid Universal id”提示，表示该文件已经处理过了，因系统刷新周期未到所以还继续显示文件名，可以不管它。

3、点击“今日工作”模块的键，如果出现“Document has been deleted”提示，表示该文件已经处理完了只是还未刷新，确要关闭“今日工作”模块点击标签上的即可。

4、OA中所有刷新均按“F9”键。删除某个文档后，可按“F9”键彻底清除，或在退出时由系统自动提示是否真正删除。

5、如果待办文件中有附件（WORD文档、图片、音视频文件等），请在附件图标上点鼠标右键出现菜单，要阅读内容请选“查看”，要将附件保存到本地请选（即“另存为”）。

6、点击NOTES右上角的图标，出现地址栏，输入要访问的网址即可访问互联网。

7、您只需要在OA界面内操作，上方和左边的一些菜单、按键是NOTES自带的，可以不管。

四、“教育行政办公系统”权限解释

1、管理权限----是否可以管理其他用户的文件处理权：是，否。

选“是”则该人有权设置、调整本单位其他用户的权限，一般为办公室管理人员。

2、文件签批权：一级二级无

有此权限的人员可以对文件进行签批（核稿）操作，一般授予各级在职的领导、负责人。

注：该权限的“级别”与所在单位和部门无关，各类正职（如正校长、正处长、正科长）就是一级，副职（如副校长、副处长、副科长）就是二级，无：一般工作人员。

3、办公室核稿权：

此权限一般仅授予单位办公室的核稿人（文秘）。文件经领导签发后，须由办公室有该权限的人员复核、编制文号以后才可对外发出。

4、部门收发权：

授予负责本单位、本部门接收内部来文的人员，每部门一般只设一个人有改权限。

5、档案管理权：一级二级无

授予单位和部门负责档案管理的人员。“一级”为单位档案管理员，“二级”为部门档案管理员。每部门一般只设一个负责管理部门档案的人员。

6、会议管理员：

有此权限的人员可以安排会议,发送会议通知。

7、会场管理员：

有此权限的人员可以添加、安排会议室，一般授予单位会议管理员。

8、公告管理权：

有此权限的人员可以发布网络公告。

9、对外收发权：单位部门

单位：可进入本单位的“文件收发”模块进行与上下级的收发文（如省教育厅—市教育局——县教育局），一般授予办公室机要员。

部门：可进入本部门的“文件收发”模块进行与上下级相同部门间的收发文（如省教育厅财务处—市教育局财务科——县教育局财务股），每个部门一般只设一人。

注：本权限需要系统管理员事先在服务器上建立好相应文件收发数据库后才能使用。

五、功能介绍

（一）今日工作：显示最新需要处理或还未处理完的文件、会议通知、日程安排等事务；或用于单位内部传送、群发文件资料。

进入“教育行政办公系统”首页，点击图标，或直接点击右下侧的“今日工作”框中的文件标题。

●:打开“今日工作”，系统显示待办文件的到达时间、文件类型、标题等内容。双击文件标题可打开文件进行相应处理。

●:在单位内部人员之间传送各种不需要签批的文件资料（可以是一条消息、一篇文章甚至是一段影片），可实现群发。您只要在“快速处理”中“新建”一个文档，填写好标题，选择接收者，输入内容或插入附件文件，保存后发送即可，系统会提示发送成功。他人查看文件的时间和次数可在中看到。

（二）发文管理：用于起草、修改、办理正式上报或下发的公文。基本流程如下：

起草—发送—修改—办公室核稿—签批—结束—（分发）—（用印）(导入文件收发)—归挡进入教育行政办公系统首页后，点击图标。系统会列出所有已经处理、正

在处理和尚未处理的文件。文件名为红色表示尚未处理的新文件，黑色为已经打开看过的文件。

●新建发文（您自己需要起草一个发文）

1、点击，打开一个空白审批单文稿（与教育厅纸质“发文审批单”格式相同），系统自动在审批单内写入您的姓名和所在部门。

2、填写“文件标题”、“附件”内容，并可点，将附件文档插入审批单。

3、点击，出现按键。点击“正文”，按提示新建一个正文，系统会自动调用WORD。您可以按照平常使用WORD的方式输入文件内容并编辑排版，也可由打字室将文稿打好，再将电子文稿内容复制到“正文”中。处理完毕以后请点一下，然后保存退出。

4、此时从正文退回到审批单，点左上角的（文件审批的所有操作都在这里进行），OA软件会自动根据您的部门、职务、权限等判断出下一步可能进行的操作并提供菜单选择。您根据实际需要填写意见、选择发送给下一个人，完成后系统会提示发送成功。

5、只要您发送的下一个人尚未对文件作签批处理，您就可以通过键将该文件收回。

●办理发文（您收到并处理别人发来的公文）

1、他人发来文件时，文件标题会在您的“今日工作”栏内显示，只要登录OA就能看见。打开该文件，可以看到是谁在什么时间发送的，也可以在“审批单”左上角的看到该文件都经过了哪些人处理，并在审批单上看到相关签批意见。您再点“正文”就可以查阅和修

改正文了，此时正文的编辑操作与WORD完全相同。

2、OA软件“正文”具有修改痕迹留存功能，点会以不同颜色显示前面所有人

修改的内容（将鼠标移动到修改处还会显示是谁在什么时间改了哪些内容），点将痕迹关闭（相当于稿件按新内容重新排版），再点一次“开始审定”仍可以看到全部的修改痕迹。因此，当您修改好正文后，请一定点一下“接受审定”再保存退出，这样您的下一位办理者或领导看到的正文将是干净整洁的文稿，否则他（她）将得到一篇满是修改痕迹的草稿，当然，只要他（她）点一下“接受审定”痕迹就关闭了，但那样不符合办公要求，也略欠礼貌。

3、修改好正文后保存、退回到“审批单”，此时您再点击，软件同样根据您的部门、职务、权限等判断出下一步可能进行的操作并提供菜单选择。您根据实际需要填写意见、选择发送给下一个人，完成后系统会提示发送成功。

●结束发文

1、文件按照以上方式循环，经过多人审批、办公室核稿、领导签发、编写文号后最终定稿。文件一般最后转回经办人所在部门，由该部门负责人或指定的人员在“文件处理”中点“结束发文”，终止签批过程。

2、结束发文后如文件需要加盖公章，可由文件当前办理人在“文件处理”中点“送交用印”，选择好用印部门和印章管理员，并把文件发送过去。

3、印章管理员收到来文后，系统会提示到中用印，印章管理员审核无误后通过口令调出相应的公章，并可在正文的任意位置盖章，完成后输入锁定密码，该文件即不能再作更改。

4、印章管理员将文件发回经办人，此时经办人可通过“文件处理”进行“分发”，将正式公文发送给单位内部相关人员（可多人）或上下级单位（具体内容见说明书“文件收发”模块）。文件分发后，系统会自动在该文件的中显示哪些人看了，哪些人还没看，以及人员阅文的具体时间及次数，您可以随时掌握相关情况。

5、完成“分发”后，分发人可继续在“文件处理”中执行“递交归档”，选择档案管理部门（单位或本部门）和档案管理员，设置好哪些人可以查阅该档案，并发送文件。

6、档案管理员收到来文后，按系统提示填写档案卡片，此时还可根据需要调整可查阅人员范围，完成后该文件正式归档。今后单位内部有访问权限的人员可通过档案管理模块查阅到该文件。

7、至此一个完整的发文流程结束。

（三）签报管理：用于起草本单位的各类请示、报告等文件，由本单位的相关领导审批签字，审批事务在本单位或下级单位执行。（等同手工方式下使用“请批件”的工作）收文管理：用于单位或部门人员接受外单位或外部门的来文登记，再在内部进行流转签批。

注：和审批单均和教育厅现行纸质审批单格式相同，公文流转、审批操作方法与“发文管理”基本相同，在此不重复介绍，基本流程都是：起草—发送—修改—签批—结束—（分发）—（用印）—归挡

（四）：主要包括设定会场、会议类型、预订会议室、制定会议安排、发送会议通知、编写会议纪要等功能。

进入“教育行政办公系统”首页后，点击图标。

●查看会议安排：

当您要查询单位内部会议安排情况时，点击导航条中的按钮。系统将按照时间顺序显示出与您有关的会议安排（包括已经召开和未召开的会议），双击其中一个会议安排即可查看具体内容。

●新建会议安排：点击，进入会议安排表单后，填写相关内容，其中：“安排人”、“安排日期”由系统自动生成。

1．填写“召开日期”：在日历视图中选择具体日期，单击选定日期，该日期会自动填入框中。

2．填写“召开时间”：单击“召开时间”后面有钟表图案的小按钮，在时间标尺上选定具体时间后单击回车键，时间自动会填入框中。

3．选定和填写好会议的召开地点、主持人、参加部门、参加人。选择参加人有时会出现如下提示：“XXX在此时间有其它活动，不能参加此会议，点击“是”忽略此警告，点击“否”返回继续编辑”。这表明XXX同志在这此时间内有其它的活动，不能参加会议。如果这个会议可以不用他参加，就点“是”，否则点“否”另外选时间召开。

4、再填写好“主要议题”、“备注”、“会议材料”、“正文”及“附件”。

5、点“保存”、“发送会议通知”，每个参会人的OA中都将收到该通知并可以回复。

6、“会场管理”由专门的会议室管理员使用，如要增加会议室可找管理员更改相关信息。

（五）日程安排：对内部人员的活动安排进行拟定、记录、通知。可将有关日程详细情况通知参与此安排的人员。

进入教育行政办公系统首页，点击图标。点击右上方的

等按钮，可分别显示相应天数的外出登记记录。也可以点击、

来显示。

●新建日程安排：在“日期选择区”中选择好日期，在旁边选择好时间

1．点击

2．选择活动人和可阅读此安排的人，可以直接通过在名称左面打“√”，然后点“〉”操作按钮，生成到预览框中，然后点确定。

3．按情况填写好开始时间、结束时间、地点、内容和备注。

4．点击“发送通知”即可。

●编制工作计划：您可在此编制本单位或本部门的周、月、季、年度工作计划。

（六）外出登记：登记和显示领导或员工离开办公室出差、外出办事的情况。

进入教育行政办公系统首页，点击图标。

●查询外出登记

方法一：点击操作条中所显示的：“回到今天”、“显示两天”、“显示一周”、“显示整月”。

方法二：点击右上方的等按钮，可分别显示相应天数的外出登记记录。

方法三：点击左上方日期（╳年╳月）下拉列表，在列表框中可任选一天，视图相应显示这一天所有外出人员登记记录

方法四：以一周为单位，一年为53周，显示一周的外出信息，点击右下方“”，以周为单位切换日期。

●新建外出登记：点击按钮，进入“新建离开办公室记录”，填写好姓名、部门、开始时间、结束时间、主题、备注等信息后，点“保存”即可发布信息。

（七）网络公告：是OA系统发布单位内部公告的场所，是相当于办公楼内的公告栏。

打开教育行政办公系统首页后，点击图标。

●查看网络公告

进入“网络公告”系统后，默认为按日期顺序查看。

□按日期查看□按类别查看□按单位查看

●新建公告

点击视图窗口按钮。在表单中相应的位置填写类别，标题，单位，文件头等各项内容，填写完毕后，点击表单窗口保存，退出按钮，此文件创建完成。在“重要度”中选择“重要”则该公告会一直在公告栏顶部显示，选择“一般”则按先后顺序显示。

（八）通讯录：单位或个人的电子名片夹。

打开教育行政办公系统首页后，点击图标。

●查看通讯录

进入“网络公告”系统后，可“按类别”、“按单位”、“按姓名”、“按地区”方式查看。

●新建名片

通过您可以建立一个公开或个人的电子名片夹，按提示填写好名片信息后，选“公开”则OA内所有人都可以看到该名片，选择“个人”则只有您自己才能查看。

（九）信息发布：用于对单位内部发布简报、内参，定期公布报表等各种分类信息，由各处室根据需要开设后指定专人维护，并可设定阅览人员范围。

打开教育行政办公系统首页后，点击图标。

只要您有相应分类信息的阅览权限，就可以进入查看，不需要其它操作。

湖南省教育行政办公系统NOTES命名规则

一、通用规则

1、地区拼音全称及字母简称格式如下（小写）：

2、DOMINO网络域：hnedu NOTES网络：hnedu net

3、其他通用注册名词: 服务器—server；系统管理员—admin。

4、市州教育局、高等学校、厅直属单位的“组织单元”验证字、“服务器”验证字、“系统管理员”验证字由省教育厅系统管理员hnadmin/hnedu按本命名规则统一注册在教育厅服务器hnserver/hnedu上并分发。县市区、中小学校的“组织单元”验证字、“服务器”验证字、“系统管理员”验证字由所在市州教育局系统管理员严格按本命名规则，统一注册在市级服务器后向下分发，并报省教育管理信息中心备案。

二、注册组织单元（CERT）命名规则

省教育厅组织单元名为：hnedu。各市州、县市区教育局组织单元名称为地区拼音全称（不带行政区划后缀），如株洲市教育局组织单元名称为zhuzhou（而不是