档案材料管理制度

档案材料管理制度
档案材料管理制度

档案管理制度

一、总则

为进一步加强工程档案管理工作,提高工程档案管理水平,逐步实现公司工程档案管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度,确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性,达到“建一流交通工程,创一流工程档案”的目标。

二、适用范围

主要为工程和设备档案资料:

工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件),供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件,比价的考察调研报告,考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图及其他需要存档的文件等。

设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料,是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录;安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见;运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录;改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改

装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。

三、职责

工程部是公司工程施工管理部门,负责对工程档案管理。

四、档案管理制度

(一)非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷,确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。

(二)档案柜内的档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全,存放有序,查找方便。

(三)做好档案柜内“六防”(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。

(四)对档案柜所藏档案要进行经常检查,发现问题及时采取有效措施。

(五)凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件,仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份,应留一份存档;只有一份的,将原件存档,复印件随机使用。

(六)档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料,要按时间先后排列好,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,都要编号,正面编在右上角,背面写在左上角,然后填写好卷内目录。

五、档案的收集

(一)档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。

(二)工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上

标签并做电子目录方便日后检索。

(三)设备档案资料按名称分类组卷,将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。

(四)应妥善保存各类档案和资料,如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。

(五)勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。

(六)项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。

(七)本公司购置的设备仪器的随机全套资料,由拆箱负责人收集齐全,及时移交档案员,统一积累和集中保管。

六、档案安全存放措施

(一)严格执行定期检查和进出档案清点制度,档案柜实行专人负责,钥匙应妥善保管,如有丢失应及时汇报并采取措施,非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

(二)每次长假前应对档案进行全面检查,档案柜加贴封条,切实消除安全隐患。

七、档案资料查阅利用制度

(一)本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,

尽量不用原件,一般由使用人复印。

(二)档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。

(三)档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。

(四)查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等,严禁涂改和拆撕档案,违者且造成档案损毁的,依法追究当事人行政、法律责任。

(五)查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员,以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为各项工作服务。

八、文档的移交

(一)各工程项目应由项目经理将全套资料档案向管理组移交。

(二)合同项目终止后各项目部须将该项目的所有技术资料汇总成册,经公司领导审阅后,具有长久保存价值的技术资料向管理人员移交。

(三)文档移交时,必须编制档案移交清单并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续

九、档案保密制度

(一)档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度。

(二)凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围,本公司人员需要查阅者,须经本公司主管领导批准。

(三)凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密。

(四)对确已无保存价值的建设工程和设备档案,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。

九、全体员工都有遵守本制度及有关安全规范的义务。

(一)凡违章造成事故的,一律追究责任。

(二)情节严重构成犯罪的,移交司法部门追究刑事责任。

人事档案管理细则

人事档案管理细则

H Z D 华能国际电力股份有限公司安源电厂管理制度 人事档案管理细则

2000-00-00发布 2000-00-00实施华能国际电力股份有限公司安源电厂发布

华能国际电力股份有限公司安源电厂 人事档案管理细则 第一章总则 第一条人事档案管理是人力资源管理工作的重要组成部分,是全面考察了解和选拔使用干部的重要依据。为使人事档案的管理做到真实、完整、保密且日常进行动态管理,依据中共中央组织部《关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》组通字(1996)4号、《关于严格管理干部人事档案的通知》组通字(1996)22号、《关于印发〈干部人事档案工作目标管理暂行办法〉和〈干部人事档案工作目标管理考评标准〉的通知》组通字(1996)55号、中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法以及《干部档案工作条例》,特制定本管理细则。 第二章职责 第二条人力资源部是人事档案管理归口管理部门。 第三条人事档案管理人员的职责: (一)保管人事档案,为国家积累档案史料。 (二)收集、鉴别和整理干部人事档案的材料。 (三)办理人事档案的查阅、借阅和转递。 (四)登记干部人事职务、工资的变动情况。 (五)为有关部门提供干部人事的情况。 (六)做好人事档案的安全、保密、保护工作。 (七)办理其他有关事项。 第三章人事档案的内容和分类 第四条干部人事档案由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。内容及其分类:第一类履历材料; 第二类自传材料; 第三类鉴定、考核、考察材料; 第四类学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料);

事业单位档案管理制度

档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识,从每个人员、从每项工作、每个环节做起,认真加强档案建设。(一)档案收存的范围 1、行政档案: ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相

关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ②常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。 ③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要(记录)、合作协议、项目意见书等相关资

档案管理制度百度文库

一、文件材料收集、整理、归档制度 一、按照《档案法》、《安徽省档案条例》的有关规定, 本单位档案工作实行集中统一管理的原则,各门类档案由有关部门负责收集齐全,并进行整理、立卷(件 ,定期移交档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列,编制检索工具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有或拒绝归档。 二、收集、归档范围 凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。认真落实专兼职档案人员“四参加” 工作, 即参加单位重大活动、参加项目验收会、参加设备开箱、参加单位有关会议,确保单位各类文件材料的收集齐全、完整。 三、收集、归档时间 各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案应归档文件材料在次年三月底前收集齐全,六月底前整理归档完毕。会计档案在会计年底终了后, 可暂由财务部门保管一年, 期满后,由会计人员编制移交清册,移交综合档案室统一保管。业务档案在案件办理结束后归档。声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文件即时进行,并定期完成物理归档,采用物理归档的电子文件定期进行。 四、归档要求 凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备,手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水,打印件采用激发打印机,电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件,会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明(内容、时间、地点、人物、拍摄者 ,音像带

中组发(2009)12号关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知

中共中央组织部文件 中组发〔2009〕12号 关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知 各省、自治区、直辖市党委组织部,各副省级城市党委组织部,中央和国家机关各部委、各人民团体组织人事部门,新疆生产建设兵团党委组织部,解放军总政治部干部部,武警总部政治部,部分国有重要骨干企业党组(党委),部分高等学校党委: 为了进一步加强干部人事档案材料收集归档工作,充实、完善干部人事档案内容,更好地为干部人事工作服务,现将修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》印发给你们,请认真贯彻执行。 干部人事档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据,是干部工作、人才工作的重要信息。各级组织(人事)部门要根据修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》的要求,抓紧完善工作制度,规范材料收集归档范围,严肃工作纪律,确保干部人事档案的真实可靠。本通知下发前,已按我部有关规定归档的材料予以保留。 中共中央组织部 2009年7月16日

干部人事档案材料收集归档规定 第一章总则 第一条为了规范干部人事档案材料收集归档工作,确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息,为维护干部的合法权益提供依据,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规,制定本规定。 第二条干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则,重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料,并根据经济社会发展和组织工作的需要,不断充实完善干部人事档案的内容。 第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理 部门,必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。 第四条本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。 国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参 照本规定执行。 流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。 第二章归档范围

培训中心档案管理制度.doc

培训中心档案管理制度1 宜阳县培训中心档案管理制度 1、严格按照档案法管理,依法办事。 2、严格按照《培训档案管理实施细则(暂行)》的规定进行科学管理。 3、全局培训档案实行统一领导,分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面利用。 4、档案管理建立科学的管理制度,职责分明,责任到位。 5、各门、各类、各种工种的培训档案,从立档、归档、保管到销毁,实行动态管理,规范操作。 6、档案的利用和公布,必须符合法定程序和局里的有关规定,未经同意,任何组织和个人无权公布。 7、档案管理的法定职责落实,依法自律,依法监管。 宜阳县培训中心 物业安保培训方案为规范保安工作,使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能,特制定本教学教材大纲。 一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。 其中专业理论知识内容包括:保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括:岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。

二.培训的及要求培训目的 1)保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主,在教学过程中,应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识,在工作中的操作与运用,并基本掌握现场保护及处理知识2)职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容,使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范)法律常识教学是理论课的主要内容之一,要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规,成为懂法、知法、守法的公民,运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护,定点守卫及区域巡逻为主要内容,在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。 2、培训要求 1)保安理论培训 通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限,同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。 2)消防知识及消防器材的使用 通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义,熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法,做到防患于未燃,保护公司财产和员工生命财产的安全。 3) 法律常识及职业道德教育 通过法律常识及职业道德教育,使保安树立法律意识和良好的职业道德观念,能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题;增强保安人员爱岗敬业、

项目档案管理制度

项目档案管理制度 第一章总则 第一条编制依据:为强化项目公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义:本制度中的档案,是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和, 是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条目的:在工程管理及项目施工全过程中,妥善处理和保管由项目部管理的工程文件,以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。 第四条遵循原则:应当遵循“及时整理,分类清晰,检索方便,收发有据。” 的原则。 第五条保密原则:档案管理过程中需做到合理利用,并注意适度保密,确保公司利益不受损害。 第六条归口部门:工程中心为项目档案的归口管理部门,工程助理为本制度的具体执行人(项目兼职档案管理员);公司综合部为公司档案归口管理 部门,综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章工程档案收集、分类、整理 第一条工程档案收集管理依据:《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。 第二条项目档案分类整理及编号管理:工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表

第三条档案交接管理:任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档,工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚,并编制移交清单, 部门领导签字认可,不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办 理交接手续,每发现1次扣1分,部门领导扣2分,如今后出现档案原件缺失的, 发现一次,交接人扣2分,部门领导扣4分。 第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料,由主办部门负责档案的收集、整理、归档,并做好部门资料备查交接工作。 第五条移交归档管理:分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类,即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档;短期非即时存档文件在公司综合部 备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档,超过约定归档时间的,每延迟1 天扣0.5分(特殊情况可酌情考虑不扣分,但必须在障碍解除后7天内完成移交), 并做好文件收发登记记录表;长期非即时存档文件,基本指由施工单位和监理单 位在工程施工管理中形成的施工管理资料,在项目竣工验收时2个月内移交公司

档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定; 4.1.3建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公 司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具,编辑档案参考资料,开发档案信息资料,提高档案信息的 利用效率,促进信息传递和沟通; 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档; 4.2.2负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知人事行政部;4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件;

4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间(见附表一) 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理: 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》, 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识, 整齐排放在文件/档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限:填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类:绝密档案需经总经理批准。 b)机密类:机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类:普通档案借阅属于本部门的,由本部门经理批准;借阅其他部

人事档案管理制度样本

第十二章人事档案管理制度 一、人事档案保管制度 二、□ 目的 三、第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企 四、业机密 五、的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。 六、第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。 七、第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档 八、案材料 九、的前提和保证。 十、□ 人事档案保管制度的基本内容 十一、建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材 十二、料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。 十三、(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料 十四、进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体十五、位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。 十六、(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 十七、检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀 十八、等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误十九、等。 二十、检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对: 二十一、——突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后: 二十二、——对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。 二十三、——发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。 二十四、(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 二十五、原因 二十六、引起的,转递的大致程序如下: 二十七、①取出应转走的档案; 二十八、②在档案底账上注销; 二十九、③填写《转递人事档案材料的通知单》; 三十、④按发文要求包装、密封。 三十一、在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位 三十二、在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。 三十三、(4)保卫保密制度。具体要求如下: 三十四、①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。 三十五、②库房备有必要的防火、防潮器材。 三十六、③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。 三十七、④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 三十八、⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

档案管理制度

朝阳市检验检测认证中心档案管理制度 为进一步加强干部人事档案管理工作,全面推进干部人事档案管理制度化、规范化、科学化,有效地保护和利用档案,更好地为干部人事工作、人事决策工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等有关规定,制定本制度。 第一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《干部人事档案工作条例》规定,加强对档案的管理、收集和整理工作,有效保护和使用干部人事档案,自觉遵守党和国家的保密规定。 第二条根据《干部人事档案工作条例》规定,干部人事档案管理部门,要设置专用房间保管档案。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 第三条干部人事档案库房为机要房,无关人员不得入内。档案库房必须坚固,配置铁质档案柜。库房内保持清洁、安静,定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施落实情况,保证档案安全。 第四条严格干部人事档案日常管理,确保归档材料真实准确、规范完整,杜绝虚假材料。 第五条收集档案材料必须认真鉴别,不属于规定归档范围的材料,不得擅自归档。

第六条销毁干部人事档案材料,必须详细登记,并报请分管领导审查批准。销毁档案材料过程中,必须有2人以上参加,不得让无关人员参与,大宗和绝密材料销毁时要有相应保卫措施。 第七条严格档案查阅、借阅审批手续。干部人事档案不准随手拿出库房,查阅、借阅档案必须按规定办理审批和登记手续。 因工作需要查阅干部人事档案,查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》,按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。 查阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。 档案一般不外借。如必须借出使用时,要说明理由,报分管领导批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。 第八条任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。 第九条凡借、查阅干部人事档案,查、借阅单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。 第十条借用、查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄复制档案的内容。因工作需要从档案中取证的,必须请示分管领导审查批准后,才能复制(拍摄)。 第十一条干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交干部本人自带。

公司企业档案管理制度

公司企业档案管理制度 审核人: 编制人: 制定日期:年月日

1总则 1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为公司的发展和经营服务,特制定本制度。 1、2本制度所称的档案,是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。 1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。 1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式,共同维护档案的完整与安全,便于公司在经营中的借鉴和利用。 1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。 2档案管理的机构与职责 2、1公司的档案工作实行部门收集保管,办公室统一归档的原则。 2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门,对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理,并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。 2、3公司各部门为档案管理的分管部门,负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。 2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员,应保持相对稳定,名单须报到办公室进行备案,各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。

2、5档案工作人员出现工作变动或离职时,应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚,严禁擅自带走或销毁。 2、6所有档案工作人员应忠于职守,遵守公司保密制度,严守公司秘密,不得向无关人员泄露档案内容。 3档案管理 3、1档案的归档 3、1、1公司应归档的档案资料包括:行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。 3、1、2对于应当立卷归档的材料,各部门须按照规定,定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理,任何个人不得据为已有。 3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外,其它档案资料均由办公室负责整理分类,立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。 3、1、4公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。 3、2档案保管 3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。 3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作,相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。

档案管理规章制度

档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻,执行《中华人民共与国档案法》与上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导,将档案工作纳入本单位的整体发展计划,列入本单位议事日程,督促分管部门按上级与本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作与档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷与归档进行监督与指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料与照片,收集领导同志外出开会的发言材料与带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类与载体的档案,维护档案的完整、准确与安全,并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用与归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导与督促检查,按规定时间向档案室移交。

6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录与统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级与下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间与要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示,与其她单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

技术研发中心档案管理制度

合资 电器有限公司 技术研发中心档案管理制度 编辑日期:二零一零年十月 技术研发中心档案管理制度 一、适用范围 本制度规定了技术研发中心档案管理人员的职责,以及技术档案的建立、维护要求,规定了公司技术挡案的审查、批准、复审、借阅及消毁的程序与规则。 本制度适用于技术研发中心关于技术档案管理工作。 二、档案管理岗位责任制 1、分管领导(技术研发中心)职责 1、1、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共与国档案法》与公司关于档案工作各项规章制度。 1、2、加强对公司档案工作的领导,将档案工作纳入整体发展计划,列入议事日程,督促各相关技术研发项目组按要求做好应做的工作。 1、3、关心档案工作与档案(室)的建设与发展,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与公司各项工作协调发展。 2、档案员职责 2、1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,贯彻公司档案管理制度。 2、2、对技术研发中心工作过程形成的各种挡案材料,负责收集、整理、立卷与归档,同时负责进行指导与监督。 2、3、负责维护档案的完整、准确与安全,并为技术研发中心的各项工作需要提供服务。 2、4、按年度向公司挡案部门报送完整且备于查询的各类档案统计材料。 3、技术研发项目(小组)分管领导职责 3、1、技术研发项目确定后,负责配备兼职档案管理人员,用于技术研发执行过程中,各类档案的收集、整理与立卷工作。 3、2、帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难,并不定期进行抽查。 3、3、组织项目小组人员学习档案法规,执行公司档案工作的规章制度。

3、4、积极配合兼职档案人员做好项目档案的归档工作,对归挡材料的完整性、正确性与及时性负责。 3、5、协同兼职档案人员监督、检查项目执行过程各类文件材料的立卷、整理组卷与归档验收等工作。 3、6、负责检查本项项兼职档案人员履行档案岗位职责。 4、技术研发项目兼职档案人员职责 4、1、根据项目不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,同时便于日常应用,坚持日常整理。 4、2、负责项目文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 4、3、需要归档的项目案卷,做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、4、保管好项目应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 4、5、主动接受公司档案人员对项目挡案的业务指导与督促检查,按规定时间向公司档案室移交相关档案材料。 4、6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 4、7、按公司档案室的要求,对项目档案归挡时再次整理,并编制检索工具。 三、档案文件材料收集与归档制度 收集归档范围:本公司在技术研发过程中,形成的具有保存价值的,与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议记录、图纸、登记表、奖品(奖状)、照片、录音带与录像资料等),都属于技术研发中心工作过程应收集归档的材料范围。 1、项目研发中心文件材料 1、1、各种技术研发项目的专业会议记录或会议纪要。 1、2、技术研发项目工作计划、规定、方案、总结与汇报材料。 1、3、针对技术研发工作形成的各种调查、检查、考察报告。 1、4、向公司请示工作形成的文书。 1、5、各项决定、决议、规定、标准、规范、制度、守则等。 1、6、科研设备、技术/工艺原图、蓝图及文字材料。 1、7、技术研发过程中重要活动的照片、录音/录像资料。 1、8、上级针对公司技术研发而颁发的奖状、奖旗及奖品等。 1、9、电报与重要的研发工作日记。

档案管理制度基本内容(样本)

档案管理制度基本内容 档案管理人员工作职责 一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规,制定本单位档案工作制度。 二、热爱本职工作,维护档案的完整、准确、系统、安全,保守国家机密。 三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训,按时上报有关数据和材料。 四、负责建立健全档案工作网络,组织档案工作人员学习业务、交流工作经验,提高档案业务管理水平。 五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理,保证按期完成归档工作。 六、熟练地掌握档案业务知识,定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作,按照分类标准组卷,减少质量差错。 七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案,实行集中统一管理。 八、负责开发、编研档案专题汇编,要求文字准确、条理清楚、内容真实,具有一定的参考性。 九、根据需要编制检索工具和参考资料,更好地为单位的中心工作服务。 十、负责档案的借阅和利用,严格查阅、借阅档案的登记手续,热情接待利用者查阅档案,注重档案利用信息反馈,对超期借阅未归的档案及时催还。 十一、参加档案鉴定、销毁工作,并对销毁的材料进行监销。 十二、遵守库房管理制度,保持库房整洁,按照“八防”要求定期整理、清扫、检查,并做好温湿监控记录。 文书档案管理制度 为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料,提高文书档案的归档质量,适应单位各项工作的需要,特制定文书档案的管理制度。 一、归档范围 文书档案归档范围包括:计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、重要的人民来信来访处理材料,月、季、年度报表,专题材料等有查考价值资料。

档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序与方法,确保公司档案的完整性、准确性与系统性。提供符合公司需求与保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语与定义 1、档案:指公司过去与现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中 所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部: 1)负责公司档案的集中管理与制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督与检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案与其她资料; 4)负责公司档案的利用与销毁管理,监控档案利用与销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递与沟通; 6)负责组织学习与培训档案管理办法、使用知识。 2、其她各部门相关人员: 1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部; 2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门档案主管人员 1)负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1)负责对部门档案管理监督检查。

五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间:每季度结束后次月25日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 c)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其她需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排 放在文件/档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内, 不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面 点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、 翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门总经 理批准,批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由行政人事部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上 签字。最后,把销毁目录与批准手续文件,一并存档永久保存。 2、档案管理细则

中组发干部人事档案材料收集归档规定

干部人事档案材料收集归档规定 第一章总则 第一条为了规范干部人事档案材料收集归档工作,确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息,为维护干部的合法权益提供依据,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规,制定本规定。 第二条干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则,重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料,并根据经济社会发展和组织工作的需要,不断充实完善干部人事档案的内容。 第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门,必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。 第四条本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。 国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。 流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

第二章归档范围 第五条履历材料:履历表和属于履历性质的登记表等材料。 第六条自传材料:自传和属于自传性质的材料。 第七条报告个人有关事项的材料:领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。 第八条考察、考核、鉴定材料:考察材料;在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;定期考核材料,年度考核登记表,援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;工作调动、转业等鉴定材料;后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。 第九条审计材料:经济责任审计结果报告。 第十条学历学位材料:高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生推免生登记表,专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。 第十一条培训材料:为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。 第十二条职业(任职)资格材料:职业资格考试合格人

某局档案管理制度

档案管理制度 一、档案接收制度 (一)凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录,均应整理归档。 (二)接收时间及程序。各业务部门必须按照各类档案的归档范围,将具有保存价值的材料收集齐全,进行整理,移交给档案室,立卷人认真填写移交目录,对照档案,查点清楚,立卷人与接收人应在移交目录上签字,各保存一份(移交目录表由档案室提供)。 1、科研档案在研究课题结束后,次年6月底前归档。归档前,应先进行整理、分类(一个课题一套材料,实验记录本应按课题分别记录,不得多课题任务内容记在同一记录本上),填写归档文件材料审查意见(签字手续完备),整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。 2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。 3、基建项目在完工验收后六个月内归档。 4、大型仪器设备资料在验收后归档。 5、文书档案按照“随办随归”的原则,及时或定期归档。 6、会计档案按保存两年后,每年三月底前归档。 7、声像档案每年三月底前归案(录音、录像、题词、照片)。 8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。 9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料。 (三)移交的案卷质量必须符合规范,对不符合要求的,要限期整理,待符合标准后才接收。 1、案卷内文件材料要齐全、完整。 2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。 二、档案整理制度

59档案管理制度2

1.目的 为加强档案管理,提高档案管理工作的规范化,并结合实际,更好的为各单位进行服务,特制订本制度。 2.范围 本制度适应于热电厂及其子公司和附属公司的档案管理。 3.职责 3.1各档案保管部门负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作,确保档案资料的完整、准确与安全。 3.2各子公司和附属公司的档案统一归热电厂档案室管理(各单位财务档案自行保留3年)。 3.3各兼职档案员负责对本部门档案的收集、整理、保管并及时办理相关档案的移交。 3.4各档案管理部门负责本部门档案材料的保密工作。 4.档案管理工作流程 4.1归档 4.1.1归档分类 按材料的性质分为六大类:1.管理类2.设备仪器类3.基建类4.会计类5.音像、实物类6.职工档案管理类。 4.1.2归档要求 4.1.2.1归档时间要求 4.1.2.1.1各子公司和附属公司的归档材料,应在次年的八月底前归档,并附带本公司年度档案归档范围清单。如有特殊情况不能按时上交,以书面形式报热电厂档案室说明情况。 4.1.2.1.2热电厂各部门形成的归档材料,应在次年的三月底前归档,合同文件档案于每月底向档案室办理移交。如有特殊情况不能按时上交,以书面形式报热电厂档案室说明情况。 质量管理体系文件

4.1.2.1.3外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后由设备使用部门开箱人员或设备使用部门技术人员三日内将所有资料移交档案室或部门兼职档案员,做好移交记录,如安装调试需要借阅的,由使用人员到资料接收人员处办理借阅手续。等安装调试完后,随即与安装调试中形成的文件材料一起归档。 4.1.2.1.4各单位(部门)负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时交有关人员归档。 4.1.2.1.5会计文件材料在会计年度终了后归档,由财务会计部门保管一至三年,保管到期后向档案室移交。 4.1.2.1.6职工人事管理文件材料办理完毕后,由人力资源部整理并定期向档案室移交。 4.1.2.1.7各单位(部门)照片类的归档由形成部门每月底向档案室移交。 4.1.2.1.8各单位(部门)实物类的归档由各领取部门随时向档案室移交。 4.1.2.1.9实行文档一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时交有关人员归档。 4.1.2.1.10下列文件材料应随时归档: 4.1.2.1.10.1没有及时归档的零散文件材料; 4.1.2.1.10.2变更、修改、补充的文件材料; 4.1.2.1.10.3设备仪器的维修文件材料; 4.1.2.1.10.4产品、设备更换的新零部件文件材料; 4.1.2.1.10.5机构变动或职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料; 4.1.2.1.10.6应归档的非纸质载体材料; 4.1.2.1.10.7其它临时活动中形成的文件材料。 4.1.2.2归档内容要求 4.1.2.2.1归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存,不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸。 4.1.2.2.2归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备。 质量管理体系文件

档案管理制度

按揭档案管理制度 为规范按揭资料的移交及按揭档案管理,确保按揭资料及时、规范移交,按揭档案有效、完整、安全,提高按揭档案管理效率,防范公司潜在的法律风险,特制定本制度。 一.适用范围 本制度适用于收集、整理、移交、评审、归档、保管、查询、借阅、销毁各类 按揭档案资料,并规范所有涉及按揭档案管理的部门、责任人(包括但不仅限于档 案管理员、区域档案管理负责人及按揭资料移交责任人、按揭档案查询借阅人)的 责任。 二.管理对象 按揭档案即公司客户融资业务贷后资料,目前主要为按揭业务贷后书面资料, (按揭书面档案是指客户相关融资资料以纸质形式、电子表格形式存档)包括: 1.权证:(产品合格证、保险发票、保险正本、买卖合同、发票)复印件。 2.基本资料: (1)夫妻双方身份证复印件(若无开户籍证明) (2)夫妻双方户口本复印件(含户主页) (3)结婚/离婚证复印件(若无开婚姻证明,离婚证明/未再婚证明) (4)财产证明1)房产证复印件(若无开房产证明/土地使用证明/居住证明) 2)银行流水复印件(若无需定期存单复印件) 3)原设备证明①发票(自己名下的)②若无发票,开购买证明、 设备合格证(照片声明)③租赁合同(协议)/工程施工合同 ④转让协议 注:反担保人资料同上。 3.合同文本: (1)回购请求书(2)公证申请表(3)个人贷款合同(公证书) (4)工程机械按揭贷款担保服务协议(5)资信调查操作文本 三. 职责 1.档案的保存价值、完整、准确性及保管期限由档案管理员进行鉴定。 2.按揭档案资料的评审、归档、保管、查询、借阅、销毁由档案管理员负责,并总

结、考核区域档案管理,制定、修改、执行有关档案的各种制度,执行档案鉴定归档后所需完善的其它工作。 3.各区域行政助理负责本区域所有有效文件和资料的收集、管理、传送,并协助档案管理员完成档案的归档工作。 4.按揭资料移交责任人(原则为主办按揭经理)负责按揭贷款发放及贷款结清后将相关按揭资料移交给客户、营销代表或银行。 四.按揭档案管理流程 1.档案资料的收集整理 原则上由主办融资经理收集整理档案,融资经理需按要求填写档案资料。 2.档案资料移交 原则上由主办融资经理负责档案资料移交,主办按揭经理必须按流程规范移交档案管理员,并需办理按揭档案交接手续。 3.按揭档案回司。 (1)原则上各区域当月放款业务的所有客户档案必须一次性回司,如有特殊情况无法一次性回司应向档案管理员说明情况,否则给予责任人处罚。所有档案区域需自行存档一份。 (2)《按揭档案目录清单》(附件1)中规定的书面档案资料必须在放款后次月15日前回司,按揭资料全部齐全才算该类档案资料回司。(书面档案的回司时间以邮件详单签收时间为准)。 4.档案资料评审、归档及保管 (1)主办融资经理将按揭客户档案收集齐全并在《档案目录清单》填写完毕后于档案管理员办理交接手续。(附件2)《按揭资料移交存档签收单》)(2)档案管理员在收到按揭客户档案后在下月第15个工作日前完成对档案的评审与电子存档(包括登记编号、登记客户信息、进行资料审查并登记明细),在电子存单完毕后按编号顺序放入档案柜。在部分零散的材料回司后档案管理员应及时将这些材料再次放入相应客户的档案袋中。由档案管理员统一保管按揭档案,并对档案的完整、安全负责。 5.按揭档案资料查询及借阅(附件3《按揭档案资料查询及借阅》)。 五.管理考核

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