现场文控管理工作总结

文控管理工作总结

郑海涛

2016年10月

文控管理工作概述与总结

我于2015年初到现场已马上两年了，经过这段时间的不断摸索和总结，对文档管理有一定的体会。我认为作了项目dcc，基本职责有两项，一项是文控管理，一项是项目部内部协调，即协助项目经理做好办公室日常事务，后勤保障等。在这里我主要对文控管理工作进行总结。

首先要说一下dcc的概念，顾名思义dcc的全称为Document Control Center，即文控中心，公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

巴夏库的文控工作在项目部成立之初就开始建立了。但是我是在项目中期才来的项目部的，经过了大约2个月的摸索，建立了一套较为有序的文档管理体系，为以后的工作打下了良好基础。但实际上在工作中有很多因素导致了最开始建立的体系不得不作许多调整，这种调整过程也是一种完善过程、一种优化过程。文控管理主要包含两方面的工作，一方面是对文档的处理归类，一方面是从各种文档中进行统计和分析，为管理提供有用的数据。在文档处理归类方面，由于前期建立了较系统的分类体系，文件的归类较合理，比较容易查询。在数据统计分析方面，做了大量工作，但还需进一步提高系统性。对于统计分析应形成一套标准的表格，形成标准流程，利于标准化管理，也易于数据的查询和使用。

KPBV在文控管理方面有一定的自身特色，有优点也有许多不足。下面就例举一些实例说明其在文控管理方面的优点与不足。

在工程变更管理方面，做得比较好，主要体现在：第一，工程变更的编号体系很完善，很容易查找到一个单位工程有多少份变更，为造价结算提供了方便。第二，每份工程变更均进行了扫描，建立了电子文档，用链接的形式实现网络查询。第三，每份变更单及时复印到工程师手里，督促工程师将变更内容用专用表格登记在图纸上，随时跟踪实施。第四，工程变更单按单位工程分类成册，易于查询，不易丢失。工程变更管理也存在不足，主要体现在：第一，由于工程变更单采用一个单位工程一个编号，当一份变更单对应多个单位工程时，在统计上出现误差，不能真实反映变更数量，应采取改进措施。第二，工程变更在产生过程中存在把关不严的现象，应增加技术负责人的审签手续。

KPBV的图纸管理总体较好。建立了图纸管理制度，图纸由专业工程师使用保管。

专门制作了图纸柜，用于图纸堆放。所有图纸收到后均在封面加盖收图的时间专用章，用于版本控制。图纸管理也存在不足，主要体现在：第一，图纸收发记录不完善，不利于查询收发记录，特别是对于过程中的变更图纸，记录不详。应建立一套较为完善的表格，可以很方便的查找到什么时间收到什么图纸，数量多少，发给哪些单位和部门等。第二，图纸的电子版管理不完善，设计院未对拷贝的电子版进行清理分类，往往拷贝回来的图纸存在漏、缺、错等情况，由于图纸量大，专业性强，作为文员也不可能一一进行整理。

文件的处理跟踪上，KPBV做得较出色，较少出现文件在处理过程中丢失的情况。这主要是因为建立了文件处理跟踪记录表，对每一份需处理的文件进行编号跟踪。最初容易丢失的文件是第三方公司的资质文件。由于第三方公司报送的资质文件有时候没有编号，不易表述，造成丢失后也不知什么内容的签证单丢失了。后来，采用扫描跟踪的形式，即使用出现丢失，也可立即查找到文件的内容是什么，以便补办。

文控管理最核心最重要的工作是数据统计和分析。所有资料只有统计和分析后才能从中提练出可沉淀的数据，为以后的工作积累经验，为管理提供可靠的依据。KPBV 在数据统计分析上还做得不够，虽做了很多表格，但还需进一步理清思路，将统计分析表格结构化，形成标准模式。这些统计分析表包括对面积指标的统计、对工程变更的统计分析、对工程进度的统计、对节点计划执行情况的统计、对项目部人力资源管理的统计、对项目进展有着重要影响的大事记的统计等。

以上内容仅是对文控管理工作中的部分内容进行了总结，下面将对文控管理工作的一些思路和方法作阐述。

项目工程文档管理体系由两大类构成：对KPBV文件和对NFC文件。

对KPBV包括TQ、CQ（即技术问题与施工问题）、各专业施工方案。对NFC 文件包括物资采购联系单、人员进入场联系单、及工程中所遇问题等联系单。

另外不论是纸质文件还是电子文件，都必须以一定的有序方式放在指定的位置上，这样才能有利于文件的查询。为了实现这一点，我们必须建立分类分级的文件夹体系用于存放不同类型的文件。文件夹体系的建立包括纸质文件盒的建立和电子文件夹的建立。电子文件夹的建立相对容易且对文件夹容量大小无限制。而纸质文件盒则有固定的容量的限制，且不可能像电子文件夹那样在文件夹中还可建立子文件夹。因此文件夹的分类分级设置必须将电子文档和纸质文件盒结合起来考虑。文件夹的分级大小也必须考虑，分级太大，文件夹少，文件不同类型混杂，不利于查询；分级太小，文件盒太多，也不利于查询。文档的分类可以从纵向和横向两个方面来考虑，纵向就是按项目实施阶段为依据，分为前期准备阶段、工程实施管理阶段、工程验收及移交阶段和项目后期评价阶段。横向分类主要以工程实施管理相关单位、单位工程、专业等为依据进行分类。

文档的分类原则：1力求简洁清晰，分级体系不宜过多，查找路径尽可能少。2、易于各专业工程师理解和查找。3、便于权限的设置。4、利于项目竣工后进行档案整理。

电子文件夹的建立可以相对灵活些，因为电子文夹可以不受固定容量限制，但也要遵循文档分类分级体系。电子文件夹可以清晰地看出各级文件夹之间的关系。电子文件夹的名称也最好与文档分级体系吻合。

最开始的文件查询登记表是建立在一个Excel上的，最初的目的是为了保障文档体系的完整性，通过一个表即可查到所的的文件，但实际应用时发现文件增多后，运行速度会较慢，反而不利于查询。为了提高查询率，也利于统计分析，将常用的一些文件统计表分解出来，建立了多级索引的方式。为了保证文件夹移动位置时，索引表中的链接关系不被坏，每个索引表与其表中对应链接的文件应放在同一个文件夹中。其模式如下：

有了这一系列的表格，只需要将这些表格链接起来，借助于计算机网络资源，将文件放在共享的计算机上，就可以实现资源共享了。

最后我个人认为作为项目dcc，熟练地掌握计算机运用是必不可少的一项基本技能，必须掌握的软件主要有Word、Excel、Powerpoint，不常用但必须也会简单运用的软件主要有：CAD、ACAD、Acrobat等。文员还应具备一些简单的网络知识，一些常用软件出现故障的处理方法。在这里也不可能一一列举，只选择性地编写了此篇文章，供其他项目部的参考。