加强内部管理控制 完善企业内部控制
加强内部管理控制完善企业内部控制
2016年2月
加强内部管理控制完善企业内部控制
随着现代企业的迅猛发展，各种潜在的风险日益凸显，这对企业的管理改革也提出了内在要求。内部控制在此背景下应运而生，并成为企业管理层和员工共同实施的，旨在保证企业战略目标、营运目标、资产目标和合规目标等实现的一把利器。尤其是在金融危机背景下，身边触手可及的案例让企业更加意识到内部控制的必要性和重要性。
2001年6月22日,财政部印发了关于《内部会计控制规范—基本规范》(试行)、《内部会计控制规范—货币资金》(试行)的通知。基本规范的制定从我国的实际国情出发,充分吸收和借鉴了该文件的合理成分,并特别强调我国企业内部控制的建设,应该以企业内部会计控制为主,同时兼顾与会计相关的控制。本人认为,要想充分发挥内部控制的作用,实现内部控制的目标,仅有健全的内部会计监督机制是远远不够的,还应有内部管理控制的支持和配合。
一、关于内部管理控制
内部控制是形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化和系统化，使之成为一个严密的、较为完整的体系。内部控制按其控制的目的不同，可以分为会计控制和管理控制。
会计控制作为内部控制的核心部分,指的是利用会计方法和会计信息保障企业的资产安全、监督控制经营过程,以实现企业经营目标。它包括两个方面的内容,一是通过会计组织控制达到对会计工作和会计信息质量的控制;二是利用会计信息对企业的经济活动及管理和业务过程所进行的控制,如进行预算控制、责任会计控制等。而企业经营的目的在于实现其整体目标,管理控制也是实现企业经营目标的重要内部控制方式和控制过程。企业的管理控制包含的内容很广,除了会计控制外,其它控制都可以纳入内部管理控制的范围。因此,管理控制不仅包括与组织规划有关的所有方法和程序,而且还包括与组织目标的实现有关的一切管理部门的职能。此外,管理控制也是对经济业务进行内部会计控制的起点,其主
要目的是为了保证组织目标的实现、管理政策的实施、经营效率的提高以及为内部会计制度提供基础。会计控制与管理控制并不是相互排斥、互不相容的，有些控制措施既可以用于会计控制，也可用于管理控制。但是,总的来说,我们认为管理控制主要包括三个密切联系的方面,即组织控制、业务控制和人事控制。
(一)组织控制
企业的组织控制在于提供规划、执行、控制和监督企业经营活动的结构框架,企业组织结构的好坏直接影响到企业的经营成果及控制效果。例如某公司为了实现一定利润目标,规定其每一产品的成本不超过180元,为了达到这一目标要求,就需要对组织即公司的一切活动进行控制。在生产过程中,如果发现成本快要高出180元的限制标准,就要采取相应的措施(如改变原材料、减少人工投入、提高工作效率等)以保证不要突破这一生产成本线。此外,我们还应该认识到,企业组织建设的一个重要任务就是权责分配,而企业权利和职责的划分反映了一个企业内部的管理体制和组织结构,同时又决定了企业内部控制的过程和效果。因此,企业完善、有效的内部控制系统必然要求存在相适应的、有机的组织管理系统和结构。
(二)业务控制
企业组织框架控制之下的是具体的业务流程控制及相应的授权批准控制制度。业务流程的内部控制是根据企业业务(或交易)的特点,确定相应的部门和人员,通过部门之间业务的传递,并配备相应的人员负责,进行相互验证与监督检查。授权批准和业务流程控制能有效保证企业的业务和行为处于严格的组织控制之下。如对于采购与付款业务,其主要业务活动包括请购商品和劳务、编制订购单、验收商品、储存已验收的商品存货、编制付款凭单、确认与记录负债、付款以及记录现金和银行存款支出,在实施业务控制时,就应该针对这每一个环节进行。
(三)人事控制
人事控制是企业内部管理控制的重要方式和内容。它主要包括员工的聘用与提拔、员工的考核与激励、员工的素质培训。在现代企业存在的多级管理关系中,最能体现各级领导控制意志的无外乎是对员工的聘用、评价以及相应的激励政策,而人事控制的成败与否,可从受托管理者和企业员工工作积极还是消极、工作效
率的高低以及员工素质等方面得到反映,并反作用于企业的内部控制系统。因此,企业人事控制和职务设计方面的内控机制对整个内部控制系统的有效运行起双重作用,其通过员工认同和参与实现企业的目标管理。
二、加强内部管理控制的必要性
内部控制是为保证企业经济活动正确进行所采取的一系列必要的管理措施,其目的在于保护企业财产、检查有关数据的正确性和可靠性、提高经济效益、落实既定的管理方针等。而作为内部控制一部分的内部管理控制,其作用主要是提高企业的经济效益、保证组织目标的实现和管理政策的实施。具体来讲,内部管理控制主要有如下几方面的作用:
(一)作为内部控制的重要组成部分,在实现企业经营目标的过程中起着重要的作用
关于内部管理控制制度的规定有很多先例,如美国的《反贪污受贿法》规定,企业要建立健全内部管理控制制度,管理层对内部控制制度负有特殊的责任。美国之所以如此重视管理制度的建立,是因为他们意识到内部管理控制在实现内部控制职能的过程中所起到巨大的作用。但是,我们也应该意识到,内部管理控制不是孤立的,单独的内部管理控制并不能实现内部控制的目标,只有与内部会计控制相结合为一个有机整体,才能发挥其在内部控制中应有的作用,前面述及的付款和采购业务活动就可以很好的说明这一问题。
(二)克服内部控制的固有限制
内部控制在实现企业目标的过程中所起到的作用是无可否认的,但由于成本限制、串通舞弊、人为错误、管理越权等固有限制,其自身的作用并不能完全发挥出来。当然,由于这些限制是内部控制所固有的,并不能被完全消除,只有通过一些途径来加以克服。而加强内部管理控制的建设在一定程度上就可以有效克服这一限制,如成本限制可以通过加强组织控制来加以克服。通过建立完善的组织,可以提高企业的运营效率,从而降低企业的成本支出;人为错误可以通过加强人事控制来加以克服。通过有效的人事控制,可以提高人员素质,加强员工的专业水平,从而减少工作中的人为错误。
(三)确保会计信息真实可靠
企业的生产经营活动是一个周而复始的过程,它有供、产、销三大活动构成,会计核算就是记录与这些活动相关的资金运动。搞好内部会计控制制度是防范和打击财务造假的主要环节,而会计信息失真是一个社会弊病,仅仅依靠财会部门是不能解决的。会计信息质量的基本要求是真实可靠,但是,会计人员只能保证依据原始会计凭证做出的会计核算是真实的,而不能保证原始凭证是真实的,因为其无法控制原始凭证所反映的经济活动。因此,尽管内部管理控制与财务记录只有间接关系,但我们应该认识到,只有将内部会计控制建立在内部管理控制的基础上,和其相互制约、通力配合,才能从信息源头上充分保证会计资料真实可靠。
(四)有利于提高企业的经营效率和贯彻管理方针政策
内部管理控制的建设主要从组织控制、业务控制和人事控制三个方面进行。以组织控制为例,组织是为了一个共同目标而从事活动的一种方式,是由目标和任务维系起来的,是为了完成目标而设置的任务下达和职责分工。企业的组织控制在于提供规划、执行、控制和监督企业经营活动的结构框架,企业组织结构建设的好坏直接影响到企业的经营成果及控制效果。很多科学研究组织都强调组织结构对企业生产效率的影响。与组织控制相同,业务控制和人事控制也分别通过设计和控制业务流程、建立相应的激励政策来提高企业的经营效率和贯彻管理方针政策。
三、加强内部管理控制的对策
(一)企业管理层应该提高对内部管理控制的认识
我国当前环境下,部分企业的管理层并未对内部控制制度的重要性有足够的重视,即使有些企业已经建立了内部控制制度,也只是一味的强调内部会计控制制度的建设,内部会计控制固然是内部控制的核心,但忽视内部管理控制制度建设的内部控制也是不完善的。以某集团单位为例，虽然近年来，该单位先后荣获先进单位称号，也完成了上级下达的各项经济指标，取得了较好的工作业绩，但是在单位内部仍然存在：科室之间缺乏沟通、各行其是，整体意识、团队意识较差；内部考核机制不健全，执行力较弱；分工不明确，责任心不强，缺乏监督机
制等问题。如果能有一套完善的内部管理控制机制，上述问题必能得到较好的解决。而要建立完善的内部管理控制机制，提高管理层对内部管理控制的认识、态度和行动对企业的经营管理是十分重要的。具体包括管理层的思想和经营作风;企业的组织结构;业务流程的建立及控制;人事制度及实施状况等。当然,在规划企业内部控制制度时,应该将内部会计控制制度和内部管理控制制度结合起来,建立适合企业自身的制度,不能厚此薄彼。
(二)内部管理控制制度建设应注重建立适当的组织结构、加强企业业务控制、提高人员素质
内部管理控制由组织控制、业务控制和人事控制构成,因此,加强内部管理控制的建设应注重从这三方面着手。在构建组织结构时,我们可以按照企业总目标———目标分解———组织分层这样的过程和机制进行运作,通过分层,明确各层次的上下级之间在进行分权、管理、执行、控制和服从等的关系,以使权利分散,形成相互联系、相互制约的格局；业务流程的内部控制应根据企业业务的特点,确定相应的部门和人员,通过部门之间业务的传递,并配备相应的人员负责,进行相互验证与监督检查,以保证企业业务正常运行；人员素质的建设包括对人员良好的思想和职业道德的建设,对人员业务素质和专业技能的培养,同时,还应该注意对人员进行定期轮岗和对人员的选择、使用、培训等环节的控制。此外,在加强组织控制、业务控制和人事控制这三方面的建设时,我们还应将系统论和信息论的思想贯彻其中,以保证制度之间的制约性、互补性和配套性。
(三)内部管理控制制度的建设应在权衡成本效益原则的基础上与企业的长期战略规划相结合
一般来说,企业已有的管理控制制度都是针对那些重复发生的业务类型而设计的,因此可能会对未能预料到的业务失去控制。在现代社会里,许多企业都是处在不断变化的环境中,为了便于生存和保存竞争能力,势必要经常调整经营策略,或进行内部组织结构调整,或收购其他企业等。那么企业在制定内部管理控制制度时,就应该结合成本效益原则,充分考虑这些因素的影响。
总之,在建立和完善企业内部控制系统的过程中,应该紧紧围绕内部会计控制这
个核心,同时兼顾与会计相关的管理控制。而加强内部管理控制的建设,应该从组织控制、业务控制、人事控制三方面着手进行。在建设过程中,以良好的组织结构和业务流程为基础,重点加强人员素质的培养,否则,即使内部控制在整体上再完善,实施的效果也会大打折扣。