各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表

党委办公室

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移送1 上级党组织下发的有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）30

3月底前归上年材料文书档案室

2 党委会及学院重大工作协调会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久

3 院党委、纪委、工会、团委文件永久

4 学院规划、年度计划永久

5 学院各部门，党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的工作计划、总结30

6 党委书记（副书记）在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久

7 院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料永久

8 党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的报告、请示及批复永久

9 党委保密工作的文件材料永久

10 重要的群众来信来访及处理材料，安全稳定工作材料永久

11 党委与有关机关在工作方面的重要往来信函永久

12 党内系统启用印章的文件和印模永久

13 获上级奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久

14 其它重要的文件材料永久

院办公室

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移送1 上级机关下发的有关高校行政管理的文件永久

3月底前归上年材料文书档案室

2 全校性的规章制度（规章制度汇编）永久

3 院长办公会会议记录、纪要永久

4 院发文件永久

5 学院大事记永久

6 学院年度总结永久

7 院办负责上报的学年报表及综合统计（包括高等教育基层统计报表、人员情况表

及教学科研仪器设备增减变动情况表、档案室基本情况年报表等）

永久

8 各单位、各部门向学院的请示报告及学院的批复（批办单）30

9 校友工作材料（校友通讯、召开校友会材料等）永久

10 本校历史沿革、情况介绍永久

11 有关全校性工作的调查材料和经验总结永久

12 学院评估材料永久

13 校领导在全校性会议上及参加校外会议所做的报告、讲话稿永久

14 学院重大活动、重要会议文件材料永久

15 校史、校庆工作材料永久

16 学院简报、信息、动态等10

17 学院重要工作会议、座谈会的会议记录、纪要及会议讨论的文件材料永久

18 学院领导与上级领导之间、本校与外单位之间有关工作问题的重要的有保存价值

的来往文书

永久

19 学院与有关单位签订的各种合同、协议书以及重要证明等文件资料永久

20 院办工作规章制度、岗位职责30

21 获上级奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久

22 其它重要的文件材料永久

组织宣传统战部

序号归档档案类目名称

保管期限归档时间

移交

1 各总支、直属党支部年度委员名册和全校党员名册、发展新党员、预备党员转正名册

永久3月底前归上年材料组织宣传档案室

院级领导名单、分工及简历永久干部名册永久3 院领导年度考核材料

30 4 学院党组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知

永久5 学院组织、宣传、统战工作决定、报告、调查材料、报表、重要通知永久不定期6 上级对我院组织、宣传、统战工作的指示、规定、通报、重要通知永久不定期党办7 学院党代会文件材料

永久不定期组织宣传档案室

8 副处级以上干部任免、调动的决定、批复、通知（附任免呈报表）永久不定期9 工作规划、计划、总结、简报

30 不定期组织宣传档案室

10 工作规章制度、岗位职责

30 不定期11 中层干部教育培训计划及执行情况材料30 不定期12 中层干部考核、轮岗交流、民主评议情况的材料30 不定期13 干部队伍和后备干部队伍建设规划和结构状况30 不定期组织宣传档案室

14 党群系统科级干部任免决定、通知等有关材料

永久不定期15 发展党员、预备党员转正或取消预备党员资格及党员退党处理等材料永久不定期16

党内奖惩材料

永久

不定期

17 重要会议形成的文件材料

30 不定期18 党校培训的计划、总结、人员名单、考试成绩等材料30 不定期19 党总支、直属党支部换届选举的有关材料，党建材料

永久不定期20 党员报表及材料、党总支活动材料

30 不定期21 党内表彰材料

永久不定期

22 学院重要活动及有关工作的照片、录音带、录像带、光盘等重要永久组织宣传档案室

23 有保存价值的宣传品和展览会材料永久不定期

24 学院党建课题开题、结题、评奖等材料永久 25

学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料永久26 其它重要的文件材料永久27 校内文件

30 28

上级机关下发的文件、党内统计报表、

永久

次年3 月底前文书档案室

纪检办、审计处

序号

归档档案类目名称

保管期限归档时间移交

1 纪委、监察、审计统计报表永久

次年3 月底

前

部门归档

2 纪委、监察、审计会议记录不定期

上级机关对我院纪委、监察、审计工作的指示、决定、通报等及学院贯彻落实情况的有关材料

永久4 党员处分决定、备案、复查及其他有关材料

永久5 纪委、监察、审计工作计划、总结、报告、工作会议纪要永久6 纪委、监察、审计调查材料永久7 纪委、监察、审计调研材料30 8 部门工作规章制度、岗位职责30 9 重要的群众来信来访及处理意见

永久10 纪检、监察、审计重要会议形成的文件材料永久11 教职工、学生申诉材料永久次年3 月底

前12 校内文件30 不定期13 上级来文

永久

不定期

文书档案室

14 委托审计合同书、各类审计报告等相关材料

学生工作部、学生处

序号归档档案类目名称

保管期限归档时间

移交

1 学生名册

永久不定期学生档案室

2 有关学生素质教育材料（包括优秀班主任材料、政治队伍工作人员名单、工作条例计划总结、典型材料、调研报告等）及学生工作通讯30

3 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）永久

4 学生处分材料（归原始材料及上级批复）

永久5 学生获国家奖学金、励志奖学金、助学金等有关申报材料及批复永久6 班级永久性材料档案（入学登记表在内）

永久7 心理咨询工作规章制度、计划、总结、调查报告及有关材料30 8 学生管理专项或阶段性工作计划和总结30 9 团委会、团委扩大会等重要会议纪要30 10 团内奖惩材料30 11 学生中的社团组织材料

30 12 团内专职团干部和教师兼职团干部登记表、名册30 13 批准入团、离团的通知和名单

永久14

团代会、学代会工作报告、决议、候选人名单及情况介绍、选举结果、分工、

永久

上级批复、大会发言稿、议程等

15 有关学生工作的各种规章制度、岗位职责30

16 各类统计报表永久

17 全校性学生工作会议材料30

18 校内文件30 不定期部门归档

19 上级来文永久不定期文书档案室

招生就业处

序号归档档案类目名称

保管期限归档时间移交

1 招生录取名册永久9月底前文书档案室

2 上级来文30 不定期

3 校内文件

长期不定期

部门归档4 招生工作计划、报告、批复、总结及有关材料永久次年3 月底

前

文书档案室

5 招生简章、宣传材料和专业介绍永久

6 毕业生就业工作总结永久

7 毕业生就业名册永久

8 就业工作实施办法、总结30 部门归档

9 高等学院毕业生登记表

永久10 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料30 11 规章制度、岗位职责30 12

其它重要的文件材料

永久

保卫处、武装部

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交

1 上级机关对安全稳定保卫、消防和社会治安综合治理工作的指示、规定、通报及

通知

永久不定期

文书档案室

2 与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久次年

3 月底前

3 校内文件30

不定期部门归档

4 案件侦察、调查、处理报告及上级批复材料永久

5 各类统计报表永久

6 非正常死亡人员的材料永久

7 重要的安全保卫消防工作材料永久

8 学院安全保卫稳定社会治安综合治理工作方面的规章制度及岗位职责、责任书30

9 各类请示报告和批复、执行结果30

10 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖

状、证书等，个人奖状、证书交复印件）

11 武装部工作计划、总结、规章制度、调查报告、统计报表30

12 其它重要的文件材料永久

工会、离退休工作处

序号归档档案类目名称

保管期限归档时间

移交

1 工会工作简报

10 不定期

部门归档

2 工会组织活动的计划、总结及财务情况材料30

3 表彰先进集体、先进个人的材料和上级批复

永久4 上级工会对本校工会工作的指示、决定、批复及重要通知

永久5 学院召开教职工代表大会、工会会员代表大会的有关材料（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿等）及党委对大会的批复永久6 工会委员会会议记录、决议等重要材料30 7 教职工代表大会会议记录、决议等重要材料永久8 工会、离退休工作计划、总结及汇报材料30 9 工会委员会候选人名单、选举结果及分工材料永久10 选举出席上级工会代表大会代表的材料永久11 离退休人员年度花名册永久12 工作规章制度、岗位职责30 13

本部门集体或个人获校级以上

（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、30

证书、奖牌等，个人交复印件）

14 校内文件30

15 上级来文永久不定期文书档案室

人事处

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交

1 教职工花名册，人事工作方面的各种统计表、工资报表

永久次年3月底前

文书档案室

2 上级来文不定期

3 教职工奖惩材料永久6 月 20 日

前归上年材料

人事档案室

4 本校教职工培训、进修工作的计划、总结永久6 月 20 日前归上年材料

5 各系列职称评定的全部材料及上级批复永久

6 月 20 日前归上年材料

6 年度机构、人员变动情况（包括机构成立、合并、撤销、更改名称和人员录用、职

务及专业技术职称晋升与聘任、出国、离退休和死亡说明等）材料

永久

6 月 20 日

前归上年材料

7 教师队伍建设与人事分配制度改革相关材料永久6 月 20 日前归上年材料

8 学院人事工作规划、计划、总结30 6 月 20 日前归上年材料

9 重要的人民群众来信来访及处理材料30 6 月 20 日前归上年材料

10 人员招聘有关材料30 不定期

11 使用合同工、临时工的有关材料30 不定期

12 人员聘用协议永久不定期

13 工作规章制度、岗位职责30 不定期

14 与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久不定期

15 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、

证书等，个人奖状、证书可为复印件）

永久不定期

16 其它重要的文件材料永久不定期

17 校内文件30 部门归档

教务处

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交

1 上级来文不定期

文书档案室2 与有关单位签订的合同、协议及相关资料、教学设备招标采购的合同书永久次年3 月底前

3 学生学籍材料（包括休、退、复、转、升、留级等文件材料）永久

12 月 20 日前

归上学年材料

4 各专业教学计划、人才培养方案、教学大纲（不定期）、教学检查永久

12 月 20 日前

归上学年材料

5 校历表、课程表30 12 月 20 日前归上学年材料

6 学生成绩单永久

不定期7 各系、各专业课程试题库材料（全套）永久

8 各系、各专业使用的教材目录（包括成人教育）永久12 月 20 日前归上年材料

9 教学督导相关文件材料30 12 月 20 日前

归上学年材料教学档案室

教学档案室

专业目录（包括专业名称、所属院系）

永久

6 月 20 日前

归上年材料11 各种统计报表

永久 6 月 20 日前归上年材料12 师资培养、管理工作计划、规定、总结30 6 月 20 日前归上年材料

13 教师工作量的规定及汇总材料

30 14 关于专业设置、专业调整、专业方向及培养目标、方案的有关材料及上级主管部门的批复（包括新增专业申报、上级批复）

永久不定期

15 教学改革方案、计划、总结及教改立项、检查、成果材料永久16 学院关于课程建设规划及有关材料30 17 国家、市、院级精品课程有关材料永久18 教学规划的实施计划及有关文件永久19 工作规章制度、岗位职责30 20 有关教学工作的简报

10 21 获国家级、省部级优秀教材奖目录及报批材料和样书永久22 院级优秀教材目录及简介

永久23 校外教学实训基地建设与管理材料，教学实习、社会实践计划、总结及有关材料永久24 教学检查评估的文件材料及报告和优秀教学质量评奖材料永久25 学院关于教学检查评估的自评材料及结论30 26

有关专业评估办法、自评报告、评估结论

永久

27 优秀教学研究成果申报与评审材料永久

28 典型教案、讲义永久

29 自编、主编教材、教学指导书、习题集永久

30 教学设备招标采购的合同书大型仪器设备档案（包括上级或主管领导批复和准购批

示，招标文件、定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，

安装调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件

及结果文件，维修记录、报废材料）

永久

31 重点专业、实验室、实训基地建设材料（包括计划、论证、申报、审批、总结和评

估等材料）

永久不定期

教学档案室

32 重要会议的文件材料30 不定期

33 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、

证书，个人交复印件）

永久不定期

34 关于网络信息工作的请示、报告和上级批复和执行结果永久不定期教学档案室

35 校园网规划、计划和总结永久不定期

36 工作规章制度、岗位职责永久不定期

37 校园网络建设的技术性资料（包括网络拓扑图）永久不定期

38 校园网络升级、维修、更换的技术资料永久不定期

39 其它重要文件及材料永久不定期

40 校内文件30 部门归档

继续教育学院

序号归档档案类目名称

保管期限归档时间移交

1 录取新生名单、转入学生审批表、函授站建立的合同、协议书等材料永久

次年3月底前

文书档案室

2 上级机关下发有关继续教育工作的文件

不定期

3 招生计划、招生简章、培养方案、专业设置材料、教学计划永久12 月 20 日前归当年毕业生材料

部门归档

4 学生学习成绩单永久

5 学籍管理表、学籍变动表永久

6 颁发毕业证书名单永久

7 颁发结业证书名单

永久8 非学历教育的培训班、进修班材料30 9 专项、阶段性工作计划和总结永久10 各类统计报表永久11 规章制度、岗位职责30 12 成人教育教学评估材料永久不定期13

组织召开会议的文件材料

14 重要工作请示、报告及上级批复和执行结果永久15 校内文件

长期16 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件）永久17

其它重要的文件材料

永久

校企合作处（示范建设办公室）

序号归档档案类目名称

保管期限归档时间

移交

1 科研项目材料（包括申请书、协议书、结题材料，按课题组卷）

永久次年3月底前文书档案室2 科研成果材料（包括论文、译文、研究报告；专著、译著、编著、工具书、辅导书、专利）永久次年3月底前技术档案室3 科研成果汇编永久次年3月底前文书档案室

4 校内科研机构材料永久不定期

部门归档

5 简报

10 6 大型科学研究专题报告会及科研论坛材料30 7 工作规章制度、岗位职责30 8 科研管理文件材料

30 9 专项、阶段性科研工作计划和总结永久10 科研成果奖励申报、审批材料

永久次年3月底前文书档案室11

科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件及获奖成果实物

永久

次年3月底前组宣档案室

12 组织召开的全校性会议材料30 不定期部门归档

13 示范建设申报、评审、批复材料永久次年3月底前文书档案室

14 示范建设项目建设方案、任务书永久15 示范建设项目检查、总结材料

永久16 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久

部门归档

17 其它重要的文件材料

长期

不定期

18 校内文件

19 上级机关有关科研工作的指示、规定及重要通知和执行结果永久不定期

文书档案室

20 上级针对我校编辑出版工作的文件21 院内文件长期不定期

部门归档

22 学报合订本

永久23 学报原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）及样刊永久24 统计报表

永久25 出版刊物及集体或个人校外获奖或受查处情况的文件材料长期26 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录长期27 本校编辑出版工作规章制度、岗位职责长期28 主持召开的学术研讨会材料

长期29 开办新刊物的请示报告和上级批复以及新刊物的样刊、正刊、创刊号永久次年3月底前

文书档案室30

其它重要的文件材料

长期

不定期

部门归档

国际交流合作处

序号归档档案类目名称

保管期限归档时间

移交

1 本校与外国专家签订的合同、协议书、聘请书、简历表及其他证明材料永久

次年3月底前文书档案室

2 上级机关对本校外事工作的指示、规定及重要通知和执行结果不定期

3 院内文件

长期不定期

部门归档

4 本校出国代表团的计划、报告、批复、出访总结、重要讲话稿及照片永久

5 本校教职工出国学习培训的全部申报和审批材料30

6 外事工作规划、计划、总结、简报30

7 本部门工作规章制度、岗位职责30

8 外事工作统计报表

永久9 外国专家来校讲学的讲稿、教材等永久10 国际比赛、竞赛、会议发言材料

永久11 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书影印件永久次年3月底前技术档案室

中外合作校际交流协议、合同、备忘录

永久

不定期

部门归档