合同档案管理办法64780

合同档案管理办法

1.目的

为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

2.适用范围

本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。

3.合同档案管理原则

3.1 合同档案由公司人事行政部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

3.2 人事行政部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3.3 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经理允许不得作承办人。

4.合同文档的管理办法

4.1 合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

4.2 合同编号规则：承办部门名称首字母（名称缩写，选三个字母）－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：CWB－201402－001（财务部2014年2月份第1号合同）

4.3 合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。

4.4 公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。

4.5 合同承办部门和人事行政部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由人事行政部保管，承办部门只留存影印件。

4.6 保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

4.7 人事行政部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。4.8 各部门员工可在人事行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在人事行政部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

4.9 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

5. 合同文档的移交

5.1 各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交人事行政部存档。

5.2 移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

5.3 合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

合同管理台账

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合同档案移交清单

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合同归档管理制度

合同归档管理制度 1.目的为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门； 3.2 总裁办是本制度执行的监督部门； 3.3 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表） 5.归档管理 5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目

录； 5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理 6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）； 6.2如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同借阅申请单》）。 7.交接管理 7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》； 7.2辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。

附件：《合同借阅申请单》合同借阅申请单注：1.此申请单由合同借出部门存档； 2.合同借阅归还后此单交还借阅人； 3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。合同借阅申请单

合同档案管理制度

【最新资料Word版可自由编辑！！】合同档案管理制度第一章目的第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行

为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。第二章适用范围第二条适用公司所有档案管理与员工。第三章档案管理基本规定第三条档案分类和内容：（一）技术档案：包括以为代码。（二）销售部档案：包括以为代码。（三）行政人事档案包括：包括以为代码。（四）财务档案包括：包括以为代码。（五）公司电子档案：包括以为代码。（六）机密档案: 包括以为代码（七）其它档案: 包括以为代码注：类别日期识别码密级第四条档案的编制和要求（一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。（二）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。（四）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。（五）如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。第五条档案的密级：（一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。

公司合同档案管理

浅谈公司合同档案管理著名法学家庞德说过“在商业时代，财富大部分由合同构成”，合同是企业进行经济活动的重要法律文件，同时也是产生争议和纠纷的根源。公司生产经营离不开合同，仅我公司2014-2015年度两年OA记录的经济合同就有406份，合同档案作为重要的法律依据，在生产经营建设活动中起到了重要作用，公司招投标、认证均需要经济合同，合同档案应用越来越广泛。那么如何开展合同档案管理工作，公司档案室从以下两个方面入手管理。一、合同档案的分类和归档范围说到合同，自然离不开合同分类，公司合同管理编号设立了四级编码：一级编码—公司代码：QDLMP；二级编码—部门代码，用部门英文大写字母简称表示；三级编码—类别代码：根据税法要求和各合同种类汇总确定了合同类别，每个合同类别编制统一代码，三级编码由二个大写字母标识，大写字母是合同类别简称的汉字拼音的第一个声母。例如：建筑施工合同的代码是“JS”；采购合同的代码是“CG”；制作安装合同的代码是“ZA”等；四级编码—流水号：“合同审批单”的流水号。组合起来就是，公司代码-部门代码-类别代码-流水号。例如2016年销售中心销售合同，流水号006，编号就是QDLMP-SAL-XS-20160006，这样看到编号对合同责任部门和性质一目

了然。二、明确归档责任部门，制定合同档案整理办法《公司档案管理办法》中规定各职能部门或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责，各部门或者承办部门及项目文件形成者应负责积累文件资料，并对文件资料的齐全、准确和形成质量负责，各部门兼职档案员负责收集、整理应规定的文件资料，并对归档文件质量负责。据此，可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定兼职档案员负责。公司目前由档案室负责建立全年合同台账目录，第二年年初与各部门兼职档案员沟通，确定归档范围，由各部门整理组卷移交档案室。不同部门，所拟定和承办的合同有所不同，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节，而且合同需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效，具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象，所以合同档案包括合同以及签订前的文字材料和签订后的补充资料（补充材料一般形成后一个月内移交），归档合同要求做到系统完整。公司任何部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，合同档案是记录企业经济行为的依据性凭证。因此重视合同档案的收集、保管和利用，对维护公司的合法权益，促进公司的健康发展具有重要意义。

合同档案管理办法(2017最新)

遇到建筑工程纠纷问题？赢了网律师为你免费解惑！访问>>https://www.360docs.net/doc/421641686.html, 合同档案管理办法(2017最新) 合同档案管理办法合同档案管理办法（一）规章概述合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。

（二）主要内容合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。（三）制作要求制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。（四）范本 _________公司合同档案管理办法年月日发布（）法合档案字第号 1．总则 1．1为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法

（司合字第号）的规定，制定本办法。 1．2合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。 1．3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2．归档 2．1合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2．2合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。 2．3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 3．档案借阅

合同档案管理制度

合同档案管理制度一、总则 1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。 2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。 5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。二、合同的签订、审查和履行 6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体

资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。 7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。 8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。 9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。四、合同的管理、归档和借阅

11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。 13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期将合同管理情况报告公司管理层。 14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还时合同管理员应认真核对。 15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。五、附则

合同如何归档范文

合同如何归档范文南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法一、公司合同按内容共分为三类 1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同? 2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同 3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等二、合同接收程序

合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。三、合同存档程序_合同如何归档。合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。四、合同补充协议接收、存档程序五、《付款审批表》和《入库单》存档程序六、副本合同向财务部移交程序副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：合同名称、

移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记本》保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。八、本管理办法由行政部负责解释。档案论坛→『交流天地』→『咨询服务』→合同如何归档？中国石油冀东油田公司合同资料档案管理规定第一章总则第一条为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面

企业员工档案托管协议(协议范本)

(协议范本) 姓名：____________________ 单位：____________________ 日期：____________________ 编号：YW-HT-019948 企业员工档案托管协议(协议范Trusteeship agreement of employee archives

企业员工档案托管协议(协议范本) 甲方：_________ 乙方：_________ 甲乙双方经协商达成如下：一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。二、协议有效期为_________年，自_________年_________月_________日起，至 _________年_________月_________日止。三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，协议期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止协议，脱离托管关系，托管费不予退回。六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转至其他单位，需由接收单位出具证明，甲方才给予办理阅档或转档的有关手续。七、本协议期内，甲方按国家有关规定管理乙方的人事档案，为乙方出具与档案

有关的证明、材料。八、本协议期满后，乙方如不及时交纳托管费除按规定交纳托管费外，每人每日加收滞纳金_________元。九、乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担。十、本协议单方或自动终止时，托管关系自然解除。十一、本协议未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。十二、本协议一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：_________乙方（签字）：_________代表人（签字）：_________ _________年____月____日_________年____月____日 XX图文设计 Your Name Graphic Design Co., Ltd.

公司合同档案管理制度

公司合同档案管理制度 1.总则为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。

确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。实施6. 6.1本办法自2011年6月1日起施行。总则：为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。适用范围：本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。合同文档的管理办法： 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半及时处理，要查明原因，损毁，如有遗失、年清理核对一次，并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计

2018合同档案管理办法

合同管理办法为进一步加强合同档案管理工作，提高合同管理水平，保证档案完整性和保密性，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，并能准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。一、分类管理二、管理原则 1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。 2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，再到财务部进行，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。 3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、

编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和提供调阅查询。 4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。三、合同签订 1、合同草拟合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。以买卖合同为例：供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如：质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。合同条款表述的要求： ①措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等； ②简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号； ③写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息； ④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。 2、合同定稿合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户

合同存档、查阅管理办法

XX有限公司合同档案管理办法一、总则为进一步优化XX有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，规范日常合同归档、查阅管理，特制订本办法。二、适用本办法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。三、定义本办法所称“合同”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件： 3.1 人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。 3.2 经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。 3.3 购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。 3.4 工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。 3.5 技术类：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。 3.6 诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。 3.7 其他具备合同性质的文件。四、职责管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员，负责日常合同档案管理工作。具体如下： 4.1 负责合同归档手续办理、更新《合同档案目录》。 4.2 负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。 4.3 负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。 4.4 工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。 4.5对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进行指导、监督第 1 页共 5 页

精品文档和抽查。 4.6 其他合同档案管理事宜。五、归档 5.1 合同经我方加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办人员提交存档已经各方盖章之终版合同。 5.2 经办人员提交存档合同，合同档案管理员于《合同档案目录》进行更新录入，经办人员于《合同档案目录》签字确认。合同档案管理员应于接收前对合同进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。 5.3 合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。 5.4 合同以原件或正本归档。特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《合同档案目录》注明原件或正本所在。六、查阅 6.1 需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取《合同档案查阅审批表》，经所在部门主管签批后，方可进行查阅。查阅地点限于公司办公场所内。 6.2 合同档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同档案管理员陪同监督。如有复印必要，可进行合同文件的复印。 6.3 查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。 6.4 查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。 6.5查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。七、期限常规性合同档案保管期限为三年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密，对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同，则为永久保存。八、处罚为了确保合同档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃

公司合同档案管理规定

公司合同档案管理规定要点本规定具体包括公司合同归档的保存期限、管理部门、手续等事项，旨在加强公司的合同归档管理。 __________________ 公司合同档案管理规定 _______ 年______ 月 ______ 日发布（ _______ ）法合档案字第________ 号第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借后应在十日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3~12个月奖金处罚。第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。第九条本规定自年月日起施行。附件：合同管理档案

公司合同档案管理办法(试行版)模版

文档信息 *文件名称xx有限公司合同档案管理办法 *文件编号 *文件所有者公司办公室文件密级普通文件版本记录 *生效日期*作者版本变更说明批准人 (xx) 新文件建立文件说明 *目的为进一步规范xx有限公司合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。 *适用范围xx有限公司 *流程结构关联文件

xx有限公司合同档案管理办法第一章总则第一条为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于公司总部及各业务单元的合同档案管理工作。第三条本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的涉及各种协议、合同文本（不包含劳动合同）的资料总和，其构成包括意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料。第四条公司合同档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行合同资料的实物管理。第二章合同档案的收集归档第五条归档范围所有以公司名义签订的涉及各种协议、合同的资料总和都必须及时归档，个人不能擅自留存。第六条归档要求（一）凡属于归档范围的合同，要按规定定期向公司档案主管部门进行归档信息报备，任何部门或个人不得据为已有，更不得随意损坏或转送他人。（二）归档合同材料要求字迹清楚、耐久、准确，合同文本必须是原件，附件齐全。（三）归档的合同要保持干净、整齐、无破损。（四）归档的合同应当同时扫描电子版归档。第七条归档时间合同签订方加盖公章生效后，不迟于次季度进行档案归档整理并向公司档案主管部门进行归档信息报备。第八条归档手续在OA系统中提交的合同审核的会签单需流转到部门兼职档案员，部门兼职档案员收到合同原件后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。通过书面文件报批的合同，报批部门需在审批通过并合同签署完成后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。第三章合同档案的整理第九条合同档案的整理方式

合同归档管理制度

1 合同归档管理制度 1.目的为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门； 3.2 总裁办是本制度执行的监督部门； 3.3 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表）合同类别管理部门备注原件复印件及扫描件业务类行政部行政部、合同签订部门合同最好一式三份以上，签订部门保留一份技术类行政部行政部、技术部财务类财务部计划财务部、合同签订部门人事类人力资源部 —— 分/子公司保留原件，集团人力资源部保留复印件其他行政部合同签订部门合同最好一式三份以上，签订部门保留一份注：各类合同（除劳动合同）的签订部门都必须传一份扫描件至法务部分类存档。 5.归档管理 5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录； 5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理 6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；

企业员工档案托管协议专业版

YOUR LOGO 企业员工档案托管协议专业版 After The Contract Is Signed, There Will Be Legal Reliance And Binding On All Parties. And During The Period Of Cooperation, There Are Laws To Follow And Evidence To Find 专业合同范本系列，下载即可用

企业员工档案托管协议专业版使用说明：当事人在信任或者不信任的状态下,使用合同文本签订完毕，就有了法律依靠,对当事人多方皆有约束力。且在履行合作期间,有法可依,有据可寻，材料内容可根据实际情况作相应修改，请在使用时认真阅读。甲方：_________ 乙方：_________ 甲乙双方经协商达成如下：一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。二、协议有效期为_________年，自_________年_________月_________日起，至_________年_________月_________日止。三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，协议期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止协议，脱离托管关系，托管费不予退回。六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转

企业合同档案管理办法

合同档案管理办法为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。三、合同文档的管理办法 1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：TGB－201102－001（推广部2011年2月份第 1号合同） 3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。 4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。 5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。 6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任

制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。 7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。 8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。 9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。 13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。四、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。行政部 2011年3月10日后附：1、各部门合同编号 2、合同档案移交清单各部门编号（名称首字母）

合同档案管理员范文

合同档案管理员范文合同档案管理制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集。第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。基本模式：

合同档案管理办法64780

合同档案管理办法 1.目的为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 2.适用范围本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。 3.合同档案管理原则 3.1 合同档案由公司人事行政部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 3.2 人事行政部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3.3 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经理允许不得作承办人。 4.合同文档的管理办法 4.1 合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。 4.2 合同编号规则：承办部门名称首字母（名称缩写，选三个字母）－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：CWB－201402－001（财务部2014年2月份第1号合同）

4.3 合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。 4.4 公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。 4.5 合同承办部门和人事行政部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由人事行政部保管，承办部门只留存影印件。 4.6 保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 4.7 人事行政部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。4.8 各部门员工可在人事行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在人事行政部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 4.9 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 5. 合同文档的移交 5.1 各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交人事行政部存档。

合同档案管理规定

编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载合同档案管理规定甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________

一、总则第一条为加强合同档案管理工作，特制定本办法。第二条各部门职工均有保护合同档案的义务。第三条为确保合同档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步推行电子化管理。二、合同档案管理范围第四条各部门对外签订的合同均属于本《办法》管理范围。第五条每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议，均应妥善保管。三、立卷归档第六条专人负责收集、管理合同档案。第七条归档时间：发生法律效力的合同档案，按工作阶段性进行归档： 1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。 2、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。第八条归档要求 1、材料完整齐全。立卷时，要求将合同的正件与附件等统一归档。 2、系统、条理、保持有机联系。合同分类准确、立卷合理。 3、公司内合同实行统一编号，便于分类归档。四、合同档案的管理第九条归档办法 1、方法：以合同编号分类，并核定合同档案的机密程度，一份合同一卷，按时间顺序

排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。 2、步骤：收集整理分类立卷第十条过程管理： 1、预立卷：应及时做好日常的预立卷工作，将需归档的预立卷的文件整理好。合同档案管理人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。 2、保管：设立专用文件库保存合同档案。从合同档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类合同档案的保管期限，编制成表。 3、销毁：合同档案的销毁时应有至少一人以上负责监销，并在清单上签字。第十一条合同档案的调阅 1、因工作需要调阅合同档案，须填写“合同档案查阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、密级、查阅人等。依据查阅权限和档案密级，经合同档案管理负责人签批后方能查阅。 2、任何人不得随意外借归档的合同文件材料，确因工作需要外带，须办理合同档案外借手续，经有关负责人批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

合同档案管理办法

合同档案管理办法兴进公司管理标准 BP/CB010-2009V1.0-L3 合同档案管理办法 2009-11-16发布 2009-11-16实施——————————————————————————— 兴进公司发布

前言为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。本流程由成本管理中心负责制定、解释。本流程主要起草人：于卉本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人：罗欣本流程首次发布日期：2009年11月16日本流程发送部门：公司各部门更改历史

目录 1 目的 (3) 2 适用范围 (3) 3 职责 (3) 4 合同的保管方法 (3) 5 支持文件 (6) 6 相关记录 (6)

1.目的作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。 2.适用范围本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。 3. 职责 3.1 成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。 3.2 公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。 4、合同的保管方法： 4.1 合同保管应遵循下列原则 4.1.1 及时归档原则； 4.1.2 完整保存原件原则； 4.1.3 便于查找原则。 4.2 合同保管的范围： 4.2.1 合同（包括附件）； 4.2.2 合同审批表； 4.2.3 合同订立与履行过程中的所有书面材料。上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。 4.3 合同保管部门 4.3.1 公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。 4.3.2 成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。 4.3.3 成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保

公司合同档案管理办法

______公司合同档案管理办法年月日发布（）法合档案字第号 1.总则 1.1为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法（司合字第号）的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。 1.3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。 2.3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.诉讼与仲裁 4.1发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。 4.2诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在10日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。 5.责任 5.1主办单位未能按本办法第2.1、2.2条规定，办理归档手续的，对直接责任人扣发1个月的奖金。 5.2借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金的处罚。 6.实施 6.1本办法经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。 6.2本办法自年月日起施行。附：合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。