公文中常见的错误

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公文中常见的错误

一、格式方面的常见错误

1.结构层次序数使用不当。一般而言,结构层次序数分“一”、“(一)”、“1”、“(1)”四个层次。只有两个层次时,可分别用“一、”“1.”标识。其中,数字序号后用小圆号“.”,而不能用顿号“、”,如为“1.”而不是“1、”;“(一)”和“(1)”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外,标题一般不用标点符号。正文中的标题,如果单独一段,在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿,中间应使用逗号。

3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏,kVA和千伏安,MW和万千瓦,km和公里、千米等混用。一般而言,公文中数量单位应用汉字,且同一份公文或材料中应相对统一。

4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称,如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称,或用约定俗成的简称,如外部用广德独山南方水泥有限公司,内部可以用“广德独山南方”一般不用“独山南方”等简语。

5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关(有时可省略)、标题,后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕,而非中括号[ ]或【】。

6.公文如有附件,应在正文下空一行、左空2字处,注明附件的顺序和名称。附件不加书名号,附件名称后不加标点符号,如“附件:1.××××××”。

7.公文如有联系人等附注,应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言,在上行文的“请示”等文种中,应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

8.关于附件的格式问题。一般A4纸,每面排22行,每行排28个字,页面左上角第一行顶格标识“附件”(有序号时标识序号),标题为二号小标宋体或二号宋体加粗,正文为3号仿宋体(有时第一层标题可用黑体,第二层标题可用楷体,其他用仿宋),单倍行距或行间距31磅。附件的页码,应与正文标注相同(4号半角白体阿拉伯数码,数码左右各放一条4号一字线),单页码居右空1字,双页码居左空1字。实行电子公文后,由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便,因此对文本性附件,一般情况下也可采取在页脚居中直接插入(默认)页码的方式,格式为“3”(小五号字)。

9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反,发文日期要用汉字,但0不能写成“零”,也不能用“0”,而使用“插入”菜单中的符号“○”。

二、内容方面的常见错误

1.错别字较多。

2.文种选择不当。

3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中,“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题,由于层层转发公文,很容易造成该类公文标题冗长繁琐,解决此问题办法有四:一是只写转发第一次转发机关的通知;二是直接转发原文件;三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号;四是只用本机关发文的标题,而将其他机关的标题概括为文件。

4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下,当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理,如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外,引用附件时,一般情况下只引用文件标题,不带文号。

5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词,不按规定格式进行修改。

6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文,部门便函转发上级单位文件等。

7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下,对上级机关而言,“请示”偏重于办件,“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项,应采用“请示”文种,且遵循“一文一事”原则,不应在报告中夹带请示事项。

三、一些常用字词的用法及辨析

1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”,即在计时点上,所进行的事情已经完结或基本完结;后者则不强调事情的完结,强调的是该计时点上的事态。

2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记,后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同:对自己或内部的事或现成的经验教训,多用记取;对他人或外部的经验教训、营养等,则用汲取。

3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办,“亟待”强调极须,急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于,前者强调时间的紧迫性,后者则更强调意义重要性。另外,亟待还包含问题的严重性已达极点,否则不宜用“亟待”一词。

4.“下工夫”与“下功夫”的区别。一般情况下,应该用“下工夫”。如《现代汉语词典》强调,“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫”是指本领或武术,一般不用“下功夫”。

5.“和”与“与”的区别。“和”跟“与”都是做连词比较多,做介词比较少。做连词时都表示平等联合,意思

是一样的。但是,两者的色彩有所不同。“与”的书面语色彩比较明显,因此多用于书面语中,口语中用得比较少。“和”则在口语跟书面语中都使用。另外,在书名跟文章的题目中,“与”使用得要比“和”多些。

6.“制定”与“制订”的区别。“制定”即制作、定出,公文中习惯用在较大场合,以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等;“制订”即制作、订立,公文中习惯用于具体规章制度的订立。

7.“需要”与“须要”的区别。“需要”即对“缺乏”而言,还有“要求”的意思,词性为及物动词,后可带宾语。“须要”即说明“应当”、“必须”的意思,词性为能愿动词,修饰限制动词。

8.“期间”与“其间”的区别。“其间”是指某一段时间。从结构上分析,“其”修饰“间”,相当于“这”“那”等指示代词。在使用的时候,“其间”前面总有一段关于时间的叙述,“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”,就重复了。我们熟知的经典例子是鲁迅先生《一件小事》里的话:“我从乡下跑到京城里,一转眼已经六年了。其间耳闻目睹的所谓国家大事,算起来也很不少。”“其间”多用于书面,口语中,人们有时会在它前面加上“这”或“那”,现在也是不容忽视的语言事实。“期间”的用法恰恰相反,它前面应该加修饰成分,如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。如“期间,对文件修改了20多次。”这种用法则不正确。“期间”是指某短时间里,前面要有说明时段的词语,例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等,不能将“期间”单说。而“其间”可以单说,是某段时间的意思,如“其间,对文件修改了20多次”。

9.列举完后“等”的用法。列举后用“等”的时候,有两种情况,一种是没有列举完的时候用“等”,如“北京、上海等城市” 。还有一种用法是列举完之后用“等”,例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比如:发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子,引号内是短的并列成分,这种情况应该用顿号,而不应该用逗号。

11.“以及”前面的标点符号用法。“以及”前面可以用逗号,这是“以及”跟“及”不同的地方,“及”的前面不能有逗号。当然,“以及”的前面也可以不用逗号。用不用逗号,要看“以及”后面的语词的长短。如果比较长,要用逗号停一下,使人好读;如果比较短,“以及”前面就可以不用逗号了。

12.“其中”及其前后的标点符号用法。有人归纳出使用“其中”一词,前后标点符号用法的三条规则:

(1)总数后只有一个数,“其中”前用“,”,“其中”后不用“,”。如,2009年,公司售电量554.51亿千瓦时,其中省内售电量538.42亿千瓦时。

(2)总数后分述几项内容,则总数后用“。”,“其中”后用“,”,各分述内容之间视其内容多少,或用“,”,或用“;”。如,2009年,全省全社会用电量705.51亿千瓦时,同比增长4.09%。其中,第一产业用电量56.38亿千瓦时,同比增长2.02%;第二产业用电量540.27亿千瓦时,同比增长2.66%;第三产业用电量62.54亿千瓦时,同比增长12.45%;城乡居民用电46.32亿千瓦时,同比增长14.01%。

(3)“其中”之后列举分项内容时,“其中”之后不要用“:”。

例1 ,2009年,全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中:水电578.18万千瓦,火电1146.3万千瓦,风电79.51万千瓦。该例中,“:”应改为“,”。

例2 ,2009年,全省新增发电装机容量307.95万千瓦(其中:新增风电装机容量19.8万千瓦)。该例中,“:”应去掉。

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