企业邮箱使用及管理办法V1.1

企业邮箱使用及管理办法

1.目的

为了规范公司邮箱管理，正确使用和利用邮箱平台，充分发挥企业邮箱的作用，最大限度地提高邮箱的使用效率。

2.适用范围

本管理办法适用于cc药业全体员工（含子公司）。

3.权责

3.1公司信息部负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护。

3.2各部门员工负责正确使用企业邮箱。

3.3网管员负责公司邮件资料的保密，保证邮箱资料更新及时准确。

4.具体规定

4.1企业邮箱的申请程序

4.1.1申请人或部门信息联络员通过电话或者邮件向信息部提交申请，经部门负责人、网管员审核批准后办理；新员工入职时，人力资源部在EHR系统中录入员工信息后，邮件系统中会根据用户工号自动生成企业邮箱账户。

4.1.2网管员根据审核情况，设定申请人用户账户和初始密码。

4.1.3申请人接到邮箱账户后，应立即修改密码，并为该邮箱的使用责任人，申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负法律责任。

4.2企业邮箱的使用规定

4.2.1企业邮箱仅限于工作使用,不得利用公司邮箱从事与工作无关的活动。

4.2.2邮箱用户不得将其账号、密码转让或出借予他人使用。如用户发现其账号遭他人非法使用，应立即向信息部报告以便采取相应措施。

4.2.3邮箱用户在使用邮箱账号的过程中，必须遵循以下原则：

4.2.3.1员工必须遵守公司相关的网络管理制度，不得利用企业邮箱进行任何不利于或可能对公司的正常运转造成不利影响的行为。

4.2.3.2员工必须遵守所有与网络服务有关的网络协议、规定和程序。

4.2.3.3员工不得将公司的邮箱系统用于非法目的，不得利用企业邮箱展示或传播任何反动的、虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、低俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。

4.2.3.4邮件内容不能包含任何贬损用户、顾客、竞争对手和其他个人或组织的语言，不得发送垃圾邮件以及转发“连环信”。

4.2.3.5用户必须定期清理邮箱和备份过期的邮件及其硬盘使用空间，以确保邮箱系统的正常运作和顺畅。

4.2.3.6员工不得侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法权益。

4.2.3.7员工不得利用企业邮箱群发不符合公司保密管理要求、与收件人工作无关的邮件内容。

4.2.3.8员工利用企业邮箱群发邮件分享的，邮件内容必须符合公司文化和要求。

4.2.3.9 如员工发现任何非法使用用户账号或账号出现安全漏洞的情况，应立即向信息部报告并采取制止措施。

4.2.3.10当用户所在部门、职位等发生变化时，由人力资源部在EHR系统中进行更改，邮件系统自动同步对应信息；当用户忘记登陆密码时，须本人（或分支机构信息管理负责人）向系统管理员提出申请，通过电话或邮件方式提交到信息部进行初始化。

4.2.3.11员工确定离职时，在未办离职手续的情况下，其部门负责人必须第一时间通知人力资源部，人力资源部更改人员的在职状态，通过系统的同步，邮件系统自动停用该用户的账户。离职用户的邮件自离职日起保存3个月，3个月后，网管员将对已停用的用户进行销户。

4.2.3.12公司各部门的各类工作请示、回复、传达、督办事项等一切工作沟通与协调尽可能通过企业邮箱完成。

4.2.3.13公司各类、各级沟通与协调应通过企业邮箱，根据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示或回复完成，如属特、重大事项可直接越级请示完成。对于批示、回复等重要性邮件必须至少保存20个工作日，邮件批复、回复内容与纸质签字具有同等法律效力。离职人员不得删除所有与工作相关的文件。

4.2.3.14各级管理人员收到请示工作的邮件后，主接收人必须尽快予以回复（在本权限范围内能够解决或协商解决的）或转发上级领导（在本权限范围无法解决的，附上自己的意见），不得拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行问责和处罚。

4.2.3.15为保证邮箱使用与容量效率，每天工作时间内必须开启邮箱，并设置成自动收取，有新邮件要及时查看、处理。因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者将按公司管理制度给予处罚。

4.2.3.16存在下列情况之一，用户邮箱帐户将被锁定或删除：

1）用户超过42 天没有修改邮箱密码，账户将被锁定，需要本人（或分支机构信息管理负责人）向系统管理员提出申请提交到信息部进行初始化。

2）当用户调离本公司，由相应的人力资源部门通知信息部，将用户的邮件帐户锁定或删除。

3）用户超过三个月以上不使用公司提供的邮件服务，帐户将被锁定，若要重新启用，则需向系统管理员申请进行解锁。

4）用户超过六个月以上不使用公司提供的邮件服务，帐户将被删除；包括用户邮箱里所有的电子邮件。公司对此不承担任何责任，由此引起的损失及责任由用户自行承担。

4.2.3.17违反以上规定的员工，信息部将定期统计并反馈给相关部门领导,同时，网管员有权随时暂停或终止使用人使用邮箱账号的权利。给公司造成重大损失者，按照公司有关考核管理制度处罚。

4.2.3.18系统分配给用户邮箱容量为15G，邮箱容量超过90%（即13.5G）将会收到系统提示，请及时清理个人邮件，释放空间，以免影响邮件收发。

4.2.3.19 邮箱策略限制单个邮件大小为80M，压缩前大小不得超过500M。单个邮件的附件大小如果超过60M，请使用文件中转站或个人网盘功能，将文件上传到文件中转站或个人网盘。邮件中不得包含病毒或者可执行文件（后缀名为.exe、.bat、.vbs、.js、.cmd 等），系统会自动屏蔽该类附件。

4.3网管员的工作职责

4.3.1根据公司邮箱管理制度及信息安全需求、风险评估后的安全隐患提交解决方案、采取风险管理控制措施等。

4.3.2及时为公司各部门提供邮箱使用的技术支持，保证各部门工作顺利开展。

4.3.3定期检查邮箱的使用情况，对不按规定使用邮箱的员工给予口头警告、通报批评等处罚。

4.3.4定期备份停用用户的邮件，并手工删除已停用并备份完邮件的用户。

4.3.5定期更新邮箱名单，确保邮箱资料的准确性。

4.3.6根据公司工作需要和管理要求，对邮箱设置及时做出调整。

4.3.7定期维护和检查服务器等设备和网络，保证邮箱系统正常运行。

4.3.8认真审核邮箱申请资料，确保审批的准确性、合规性。

4.3.9定期维护和检查邮件归档系统的运行情况，确保归档邮件的及时性和完整性。

5.附则

5.1本规定所指电子邮件系统，是指由公司统一部署使用的电子邮件系统

（https://www.360docs.net/doc/423269054.html,），不包括员工使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。

5.2本管理办法由信息部负责制订、修订和解释，此前与本管理办法相冲突的管理规定均废止，以本管理办法为准。

5.3本管理办法自文件发布之日起执行。

附件：《邮箱设置使用手册》

股份有限公司

二〇一六年五月

附件：《邮箱设置使用手册》

前言

为统一公司形象，规范员工通讯方式，信息部于2014年12月份对邮箱系统进行全面优化升级，升级后的邮件系统已于12月份搭建完毕并可以正常使用。目前已有邮箱账户的员工，可以使用以前的账号密码进行登录。如果忘记企业邮箱密码请联系信息部(电话：xxx、内线xxx)，登陆之后请及时修改密码，由于用户较多，可能会出现重名现象，因此部分用户可能会不知道自己邮箱账户的名称，此时请联系信息部获得账号密码。

1.登录企业邮箱系统

邮箱系统登陆地址为：https://www.360docs.net/doc/423269054.html,，用户名为“个人姓名全拼”，如遇重名，由信息部统一编订为“用户姓名.省区@https://www.360docs.net/doc/423269054.html,”，邮箱密码为个人身份证后8位数或“cc”。

2.邮箱设置选项

当您第一次登录https://www.360docs.net/doc/423269054.html,请点击邮箱首页最右上角的“设置”按钮，就可以进入邮箱设置选项的页面，在这里您可以对自己的邮箱进行各种设置。

2.1个人资料设置

请大家尽量完善自己的个人信息。

2.2密码设置

密码长度至少 8 位；

“数字，小写字母，大写字母，其他特殊符号”这四种类别的字符，覆盖了2种以上。即密码不能全部是数字，或全部是小写字母，或全部是大写字母。

2.3代收邮件

把自己的个人邮箱账号密码设置进去，就能自动收取个人邮箱中的邮件。

2.4签名档设置

给大家推荐签名模板，直接复制表格内格式到签名档粘贴就行。模板如下：

3.通讯录

3.1个人通讯录

3.1.1新建联系人

点击“个人通讯录”里的“新建联系人”，来编辑您需要添加的联系人。编辑好这个联系人后，您可以将他添加到某个分组中去，也可以新建一个分组。

3.1.2导入导出通讯录

拿网易举例：第一步，进入个人邮箱，选择“通讯录”，选择菜单里边的“更多”，选择“导出全部通讯录”。这里边选择csv格式，编码选择GB2312,然后保存到桌面，桌面上会有个以.csv格式的文件。这个就是个人邮箱中所有的通讯录。然后打开，企业邮箱，选择个人通讯录，选择导入通讯录，选择刚导出的那个文件。点击导入，这样个人邮箱中所有的通讯录都会进入到企业邮箱。其他个人邮件操作都跟这个差不多，不在详细列出。

3.2组织通讯录

3.2.1通讯录管理

组织通讯录是管理员已经建立好的，因此它不允许个人进行编辑。您可以直接点击想要查看的部门名称，查看该部门下的各个分级部门和所有成员的邮件地址。您可以打开组织通讯录，直接勾选想要发邮件的企业成员，点击“写信”，系统会直接帮您将选中的名单添加到收件人中。

3.2.2群发邮件

您想给办事处所有人员发送邮件，点击写信，点击收件人，选择办事处名称组就行，不用选定到每个人。这样就可以给办事处所有人员发送邮件。

3.3从组织通讯录中添加联系人到个人通讯录

选择您希望添加到个人通讯录中的联系人，点击“添加到个人通讯录”，则可以将这些企业通讯录中的联系人添加到自己的个人通讯录中。例如：您给各部门主管级别的人员群发邮件，您就可以这样操作：登陆邮箱后，首先在个人通讯录下创建分组“主管级别”，然后到组织通讯录，选定各部门主管人员，打上勾，然后点击上方加入到个人通讯录，把所有主管人员都加进去，这样设置好之后，再进入个人通讯录，点击刚才新建的主管级别组，选定所有人员，您就可以群发邮件。

4.个人网盘

企业邮箱为您提供了个人网盘，您可以根据需要将一些文件保存在网盘里，以便随时查看。您可以将网盘中的文件作为发送邮件的附件，以节省您写信时添加附件的时间。

5.文件中转站

企业邮箱为您提供了文件中转站的功能，您可以上传1G以内的附件，您可以将文件中转站中的文件作为发送邮件的附件，以节省您写信时添加附件的时间。

6.客户端设置

您可以通过Outlook、Foxmail等客户端软件来管理您的电子邮件。

发送邮件服务器SMTP：https://www.360docs.net/doc/423269054.html,;POP3服务器：https://www.360docs.net/doc/423269054.html,

帐户名：请填写您的帐户全名,密码：请填写您的邮箱密码。

7.特别要求

请大家不要使用弱口令密码，比如：123456或cc等，因为这些都属于弱口令密码，而弱口令很容易被猜破，建议您定期修改密码，以免造成黑客利用公司邮件系统大量发送垃圾邮件。因以前的邮件系统就有类似问题，所以造成新浪，搜狐，hotmail等，拒收我司企业邮箱发送的邮件，虽然现在问题已经大部份解决，但还有少数邮件系统拒收我司邮件，如果您碰到退信的情况，请转发送退信内容到邮箱support@https://www.360docs.net/doc/423269054.html,,信息部会及时帮您解决。