商务活动管理制度

目录

一、目的 (2)

二、范围 (2)

三、职责 (2)

四、计划与准备 (2)

五、公务接待内容 (3)

（一）接待用餐 (3)

1、接待原则 (3)

2、接待用餐程序 (4)

3、接待用餐标准 (4)

4、接待用餐要求 (4)

（二）接待住宿 (5)

1、接待住宿原则 (5)

2、接待住宿程序 (5)

3、接待住宿标准 (5)

4、接待住宿要求 (5)

（三）接待用车 (5)

1、接待用车要求 (5)

2、乘车座次排列 (6)

六、接待礼仪 (6)

七、注意事项 (7)

八、信息反馈 (7)

九、接待经费 (7)

十、附则 (8)

附表1：商务活动申请表 (9)

附表2：接待标准选择卡 (10)

□分工安排 (10)

□接站安排 (10)

□酒店安排 (10)

□餐饮安排 (11)

□观光游玩 (11)

□送行安排 (11)

□票务安排 (11)

□特殊安排 (11)

附表3：来访接待工作指引 (12)

附表4：商务活动效益增益表 (14)

商务活动接待流程及标准

一、目的

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，切实做好公司政务、商务接待工作，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定公司接待流程及标准。

二、范围

本标准适用于公司各种商务活动工作（包括不限于来访、会务、论坛、学习交流等）。

三、职责

公司综合办公室是外部来访信息的归口管理部门。负责公司层面商务活动的前期衔接，信息沟通，拟定参与接待的公司领导和相关人员，以及董事长会客的具体事务联系，拟定重要来宾的接待计划、协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障，并做好后续重要信息的传递及存档工作。

四、计划与准备

接待活动由办公室组织、归口部门实施，其他部门协助并参与。食宿按指定地点安排。各部门在接到来访预约后应提前1到2天告知，应填写《商务活动接待申请》及《台科产业园接待工作指引》及时把信息传递到综合办公室并协助其拟定接待计划，由综合办公室统筹协调，未填写申请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。

综合办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等，在此基础上拟定接待方案。具体内容：

1、迎接：安排车辆、人员接机、接站；

2、参加人员：确定参加接待的领导、陪同人员。

3、宴请：提前确定用餐地点标准，预约好来宾下榻酒店，房间准备相关资料等。

4、活动安排：安排来宾参观项目、路线及情况介绍；安排来宾其他文化娱乐活动等。

5、会场及会议；按照需要，会议室需安排花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备，制作摆放桌签、悬挂横幅，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像、礼仪人员等。确定会议议程、材料准备、项目介绍等。

会议桌座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

6、车辆准备：安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机服从接待组织人员安排调度。

7、物品购买：安排接待所需物品的采购和车票预定、购买。

五、公务接待内容

（一）接待用餐

1、接待原则

（1）实行分级负责、对口接待、先审批、后接待；

（2）控制业务接待，杜绝非业务接待。杜绝招待公司业务收款

方单位原则。可接待可不接待的，不接待；可参与可不参与的接待人员，不参与；可发生可不发生的费用，不发生；

（3）严格分档次接待，按照被接待人员的档次和业务相关联程度，对应接待，禁止越档次接待；

（4）尽量在公司四方院子就餐；

（5）预算控制和标准控制相结合，超出审批部分个人承担。

2、接待用餐程序

各部门因工作需要接待客人时，根据招待地点的不同应事先填写《四方院子招待申请单》或《业务招待申请单》，由中心总监填写报总经理批准，申请单应说明招待客人的身份、招待原因、招待标准、客人及陪同人数等。经批准后方可实施。对于确实不能事前填制申请的，应及时电话请示领导批准，并在招待费报销前补填申请并提交审核、审批。

3、接待用餐标准

（1）招待费用总额依据参加人数而定，原则上平均每人在50-100元（不含烟酒）。

（2）重要招待本着对工作有利原则，经公司批准可根据实际情况执行。

除特殊原因外，所有招待宴请，烟酒一律从综合办公室领取，并进行登记。

4、接待用餐要求

接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过十人的，

不得超过接待对象人数的三分之一；用餐应当以本地菜为主，不提供鱼翅、燕窝等高档菜肴；原则上安排在四方院子用餐。

（二）接待住宿

1、接待住宿原则

所有来公司办理公务的人员需要住宿的，有关部门可以为其联系、预订住宿事宜，但费用原则上自理。

2、接待住宿程序

确需免费住宿的，由业务对接部门提出申请经公司主管领导审批、总经理批准后，报综合办公室统一安排。

3、接待住宿标准

住宿用房以标准间为主，特殊接待报公司批准后执行。

4、接待住宿要求

不得超标准安排接待住房；不得额外配发其他物资。

（三）接待用车

1、接待用车要求

接待用车的出行活动应当安排集中乘车，合理使用车型。

2、乘车座次排列

六、接待礼仪

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

七、注意事项

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影拍照的场合，应向参观人员说明。

八、信息反馈

接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息报告部门领导。

要求参与商务活动（包括不限于来访、考察、培训、学习等）负责人填写《台科产业园商务活动信息采集表》，商务活动负责人须根据沉淀的信息进行分析、发现机会、分配责任、督促跟进转化；综合办负责各类商务活动信息汇总，并协助公司高管定期对各类活动效果进行效益分析，将公司商务活动过程中可利用的资源及计划进行有效分解，用以指导公司经营活动，持续改进公司的经营运作。

九、接待经费

公司所有商务接待费用均由综合办负责报销和借支。综合办根据

接待计划提前申请借支单，按照借支流程走审批；正常情况下，接待完成后15个工作日内，完成经费报销流程。

十、附则

各中心及公司的招待原则上应在公司“四方院子”进行；特殊情况经总经理审批后可到外边酒店消费。

招待用品如综合办有库存则无需购置，如确需购置则须填写《一般物品采购申请表》，由综合办按照审批程序采购，并计入各部门招待费用。

如遇特殊情况未能履行正常审批手续，应在事后次日内及时补办。

本制度由公司综合办起草和修订并负责解释。

附表1：商务活动申请表

附表2：接待标准选择卡

请领导在以下各部分目录前面的□中打“√”以选出本次接待任务中需要准备之工作。

□分工安排

□参与接待人员：□公司领导：□工作人员：

□行程表（工作人员用）

□车辆安排：□奥迪□别克商务□捷达□瑞风商务□大班车□小班车□外租（5/7/19/ 座）

□拍摄/录像：□拍摄人员：

□

□行程指南（客人用）

□接站安排

□接站人员：□接站领导□接站工作人员

□接站牌

□行李牌（姓名与数量）

□酒店安排

□酒店预订：

（1）港区：□凯芙建国□鑫港酒店□鑫宇假日酒店

（2）郑东新区：□绿地万豪酒店□永和伯爵国际酒店□中州假日酒店□中油花园酒店□郑州希尔顿酒店□锦江之星酒店□其他

（3）中原区：□裕达国贸酒店□嵩山饭店□其他

（4）□其他

□付费安排：□只预订，客人自行前往取房卡并付费□预订，工作人员前往取房卡并付费，再通过内部转账方式结算□预订，工作人员前往取房卡并付费

□套房：间

□普通房间：□大床房间□双床房间

□温馨提示卡（放置在房卡卡套内）

□房间内摆放物品：□水果（喜好与忌口）□香烟（牌子）□其他

□礼品（房间内放置类）

□其它特殊要求

□餐饮安排

□菜系：

□包厢预订

□赴宴客人

□陪同人员

□菜谱

□菜谱价格范围

□香烟（牌子）

□酒水准备

□桌签

□白酒：□中档□中高档□高档

□红酒：□中档□中高档□高档

□特殊要求

□观光游玩

□少林寺□龙门石窟□洛阳牡丹□清明上河园□其他□送行安排

□送行领导

□送行手信

□票务安排

□机票/商务舱

□机票/经济舱

□高铁/商务座

□高铁/一等座

□高铁/二等座

□特殊安排

□彩排环节

□踩点环节

附表3：来访接待工作指引

一、到访基本信息

(一)接待主题：

(二)到访人员（姓名及职级）

□省级领导□市级领导□航空港区领导

其他

(三)到访时间预计

年月日时至时

(四)到访人数预计（人）

□政府领导；□企业代表

二、展示元素选择:

(一)路线安排:

□台科创酷一楼沙盘□一楼多功能厅□二楼展厅□二楼VIP室

□众创空间□园区内风景□园区外部导游

□园区企业□续建项目

(二)展示素材:

□台科创新创业综合体汇报ppt □郑州台湾科技园项目解

读□生物医药专项汇报

□港区宣传片□生物产业宣传片□港区发展历程宣传片□其他

(三)行程安排：

三、标准选择

(一)参与接待人员

□张作旺□常杰□王勋□赵魁伟□席鸿勋□袁晨

□李周华□李瑞生□孙明增□孟宪树□其他人员

(二)车辆安排：□奔驰□奥迪A6 □辉腾□小巴□大巴

(三)接待场地及物料

1.一楼讲解：

□沙盘处扩音器□激光笔□移动音箱

□户外大屏欢迎词

2.一楼多功能厅：

□桌签□材料□热茶□矿泉水□湿巾□水果□纸笔

□欢迎词□其他

3.二楼讲解：□大投影□培训室投影□展厅所有设备□激光笔

4.二楼创酷咖啡：□茶水□咖啡□水果□纸笔

5.二楼VIP室：□桌签□茶水□咖啡□水果□纸笔

6.众创空间：□投影□展厅所有设备

7.项目介绍物料套装份数：；

（四）是否就餐□是□否（人数：陪餐人员：）

四、其他准备

（一）工程部门□工程现场□其他

（二）物业公司□参观企业□园区环境□车辆引导□其他

五、资源对接

（一）调研及汇报内容：

（二）可实现资源对接：

签批人：

日期：年月日

附表4：商务活动效益增益表