电子邮件管理制度

Ref.DCSS-ZD-001 Date: 2011-5-11

To: 全体

From: 办公室

Subject: 关于颁布《电子邮件管理制度》的通知

目的

为加强公司电子邮件管理工作，提高各部门的工作效率，特制定本规定。

内容

管理权限和责任、邮件使用、邮件使用违规处理

范围

公司员工、授权合作伙伴或关联公司授权人员。

生效日期为2011.05.11

文件的解释权为办公室

附件：

2011.05.11

一、适用范围

公司员工、授权合作伙伴或关联公司授权人员。

二、管理权限和责任

集成项目部负责公司邮件系统的管理和技术维护；

邮件用户应熟练掌握Outlook的使用。

三、邮件使用

1、公司邮箱帐户限本人使用，禁止将本人帐户转借或借用他人帐户。

2、公司内部联系以公司开户的电子邮件为主。为保障邮件服务器稳定可靠地运行，所

有用户应及时检查自己的邮箱并下载邮件，以防邮箱超过限额影响使用。违者责任自负。

3、统一使用Outlook或者Outlook Express处理公司邮件。

4、使用完毕，应安全退出，关闭账户，否则对于任何人利用改密码及账户所进行的任

何行为，应负一切责任。

5、邮箱命名规则：取中文名（或英文名）的全拼。如张小山，英文名john，可使用的

邮箱账号的用户名为zhangxiaoshan。

6、员工办理离职手续或严重违反了公司邮箱管理制度需要立即销户

7、待发、答复及转发的邮件设置公司标准的签名。

8、公司提供的电子邮箱限工作用途，不得用于私人事务，禁止因非工作用途将邮件账

户公开于外部internet网上。

9、每个用户的邮箱容量标准为80M，每封邮件的大小限制为3M。需要发送大邮件附件

的，建议将文件压缩拆分后分开发送。因收发邮件大于规定大小而不能收发造成的损失，由用户自己承担。

10、用户必须及时修改初始密码，并且在使用中定期（最多3个月）做邮箱密码的修改，

以防被他人利用。修改后的密码应至少8位且是字母、数字、特殊字符的组合。集成项目部有提醒员工修改密码的责任。因邮箱密码泄露造成的损失，用户自行承担责任。

11、发现有邮件感染病毒，立刻将计算机断开公司网络，使用相应软件查杀病毒。对无

法解决的，提请网络管理员协助解决。

12、禁止转发危害社会安定的邮件及无聊邮件，管理员发现有类似现象，有权封锁相应

邮件帐户，并视情节进行处罚。

13、收到危害社会安定的邮件，删除非法邮件，严禁转发或点击相应的链接。若因此被

公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将严厉惩罚。

14、发送带有公司涉密信息的邮件，发件人必须先经部门领导同意（若是绝密级别，需

经公司级领导同意），并将涉密信息加密处理后方可发送；否则将视情节予以严肃处理，直至追究法律责任。

四、邮件使用违规处理

违反以上规定，视情节轻重，最低经济处罚200元，并交行政人事部处理；情节特别严重的，将移交国家司法机关，追究法律责任。