信息技术的创新应用 (2)

信息技术与档案利用服务模式的创新

现代信息技术的迅猛发展，加快了社会数字化、电子化、网络化的进程，越来越多的电子文档应运而生。在过去，纸张一直是信息传递的主要载体和媒介。随着计算机网络的出现与应用，产生了电子档案，电子档案是电子文件归档保存的形式，它必须满足档案的一切要求。电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

档案工作者如何在纸质档案与电子档案的变革中，创新档案利用服务模式，是摆在我们面前的时代课题。

一、现行档案利用服务模式及其局限性

档案利用服务，是档案馆（室）为满足档案利用需求向用户提供档案并为之服务的一项活动。从总体上讲，现行档案利用服务主要有以下几种形式：

（一）原件的直接提供利用。即直接将档案原件提供给利用者，包括“阅览室查阅”、“档案外借”和“电话查询”等形式。

（二）复印件的提供利用。即是将档案复制品提供给利用者。根据利用者的需要，对档案原件的部分或者全部内容通过复印、拍照、摄影、录制光盘等方式制作成档案原件的复制品，再将复制品直接提供给利用者，或者举办档案展览、在公众媒体上播放。

（三）编研成果的提供利用，即将经过加工的档案信息提供给利用者。一是档案馆（室）按照一定的主题，将大量的、分散的档案内容进行综合、系统整理后，形成档案编研成果材料，包括文字材料、照片、录音、录像等。编研成果材料虽然在形式上改变了档案原貌，但在内容上完全忠实于档案的原始记载。二是根据利用者的申请，依据档案内容出具的书面证明材料，也就是通常所说的档案证明。

（四）网上提供档案目录和档案信息。通过档案网站，将数字化档案目录和部分数字化档案信息提供给利用者查询。这种方式有一定的局

限性，当其需要获取凭证和依据时，即要获取实质的档案内容，还需到档案馆查阅。

在上述四种档案利用服务方式中，除了网上利用服务外，基本上还是处于一种被动式封闭的模式上，其档案服务模式是由档案利用者向档案部门提出申请，档案部门对利用者的身份进行审查确定，然后，提供者根据档案利用者的申请内容，审查档案信息资源是否能够被利用者查阅，最后再提供给利用者。现行档案利用服务模式的局限性是显而易见的，主要表现在四个方面。

1、从利用方式来看。大多数情况下，档案利用者主要是为了获取档案信息不得不到档案馆亲自去查阅，受到空间和时间的限制。

2、从提供者来看。档案提供者在整个利用过程中基本上是处于一种被动的地位，是应利用者的申请而提供档案信息服务，而不是去发现利用者的需求，主动地提供档案信息服务。

3、从利用的结果来看。目前没有一个很好的反馈评价机制，在档案利用者和档案提供者之间就缺少了相互沟通的环节。档案的利用效果以及档案利用者的意见没有及时地反馈给档案提供者，档案提供者不能有效地跟踪档案利用者的需求，也就无法进一步改进档案利用服务质量。

因此，现行的被动封闭的档案利用服务模式，势必会导致档案利用服务率不高，档案的社会价值不能完全显现，档案的作用不能充分而有效地发挥，档案工作的重要性就不能得到社会的普遍认识，社会的档案意识也就难以提高。

在社会广泛信息化的今天，我们的档案事业必须不断创新档案利用服务模式，将传统档案推向全面信息化，使其向着更加良性更加广阔的方向发展。

二、创新档案利用服务模式的具体措施

（一）以人为本，提高档案工作者的素质。

1．、档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神的强弱。档案工作人员要走出原来封闭半封闭的圈子，跟上社会发展的步伐，树立竞争参与意识，以竞争取代懒散，以创业取代守业，以经营取代“看

摊”，把握时代脉搏，为各级政府、部门和社会事业保驾护航。

2、不断提高档案工作者的业务技能。在信息时代，培养和造就一支高素质的创新型档案干部队伍，就是要努力培养适合档案数字化和现代化需要的复合型人才，使他们既掌握信息理论与信息知识，又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术及档案专业技能为档案服务。

（二）创新工作方式，建立健全规范、标准。在信息时代，政务网、局域网、互联网以及业务网等已经成为信息交换最便捷、快速的途径，人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息。档案馆的信息服务工作内容，也应从传统的纸质档案馆藏转向以网络信息资源为主，这就需要我们创新工作方式，建立新的工作规范和标准。

1、首先是要将馆藏档案进行全面数字化处理，运用档案管理软件及扫描等形式，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器，尤其要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率较高的档案进行数字化加工。档案数字化是创新档案利用服务的基础工作和首要工作。

2、其次是构建网络平台，加快建设和完善检索功能。建立档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网。元数据是检索功能的核心内容，检索功能要充分发挥就必须不断加强元数据的建设。这是创新档案利用服务的基本条件。

3、再次，制定具有适应档案信息化特点的以及具有跨平台运行能力的电子文件管理服务政策、规范和标准，并不断完善网络环境下档案管理的政策、规范和标准。这是创新档案利用服务的根本保证。

4、最后，坚持文档一体化、纸质档案和电子档案双轨制原则。实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。档案管理服务在规划和组织实施办公自动化时，使档案管理与档案办公自动化同步发展。这是创新档案利用服务的最终目标和实现档案利用服务可持续发展的必然选择。

（三）创新服务手段，满足社会需求。

1、建立档案门户网站，并开展网上利用服务，这应该成为档案利用服务的一种重要形式。档案利用服务要以网站为平台，以档案信息资源数据库建设为核心，尤其是电子档案全文数据库建设，在网站上实现电子档案的实时利用，使得档案信息利用服务得以网络化。

2、通过网络平台进行数据交换，实现档案资源共享。以电子政务网为平台，各级政府、部门、企业为对象，利用网络端口以一对一的形式，通过下载和上传的形式完成电子文件的收集工作。档案通过网络平台收集起来后，建立一个电子文件（档案）数据管理中心，集中管理各单位的归档电子文件。最后以政务网为平台，向各单位提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。使得档案利用服务变得更及时更高效。

3、开展在线服务。档案部门可以在档案门户网站上通过汇编相应的专栏、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆之间在网上实现速通信，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和咨询服务。同时还可以在其他网站上的相应专栏上载可公开的电子档案信息，如在“党建网”的“三农”专栏提供相应的有价值的电子文件（档案）信息。这使我们的档案利用服务更具针对性，也使得我们的档案能更广泛地发挥作用。

（四）加强对外联系，拓宽服务范畴，充分发挥档案的社会作用。

1、加强横向联合，实现档案信息资源共享。面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录实现资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。通过建立联合目录，实现资源共享，使各部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源的利用率，避免不必要的重复和浪费。使得各级档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

2、构建新的档案网络发布与检索系统，实现远程服务。充分利用现有计算机和网络资源在政务网或Internet中实现档案的远程服务，应充分发挥档案管理服务在国家信息化进程中的应有作用。档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料。