办公室管理规定及行政管理制度
办公室管理规定及行政管理制度
办公室工作内容：办公室是在公司高层领导下的综合办公类行政管理部门,主要负责公司日常行政管理、人力资源管理及法律事务等,其主要职责有：
1、协助领导组织公司日常办公及有关活动安排,向公司领导及各部门
提供后勤保障,为公司正常业务的开展做好服务；
2、负责公司各项制度及重要工作信息的收集、汇总、上报,各类合同、
文件、会议纪要的归档和管理；
3、负责公司各类会议、重要活动的组织筹备等工作并做好相关文件
及影音资料的保存；
4、负责公司人事信息、档案管理、印章管理,按规定上报各类人事统计报表；负责公司注册、增资、年检及公司各类法律事务；
5、负责公司资产的管理,建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度；
6、完成领导交办的其他事项。
一、办公室主任工作职责
办公室主任：在公司高层领导下,规划、指导、协调公司行政服务的各项工作,具体职责如下：
1、组织制定本部门工作计划、行政管理制度,贯彻落实公司各项
管理制度和决议；
2、负责日常行政工作的管理；
3、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；
4、组织安排公司各种会议、活动等,并拟定有关文件；
5、负责档案管理、公司重要资质证件,办理公司所需各项工商、
税务等各项证照,出具相关证明材料；
6、负责工商、法律事务及其外联工作；
7、协调公司内部行政人事等工作。
二、行政法律文书工作职责
协助主任完成行政事务性工作,具体负责法律事务及相关文书类工作：
1、协助制定、执行公司行政规章制度；
2、协助主任制定行政工作发展规划和计划；
3、配合主任完善行政管理制度,进行日常行政工作的组织和管
理；
4、负责公司协议审核、修订,主持拟定常用法律文书合同范本,负
责审查、备案所有合同；
5、负责相关法律事务的协调与处理；
6、完成领导交办的其他事项。
三、文员工作职责
协助主任完成公司行政事务性工作,具体负责督办工作落实及文秘档案管理方面工作：
1、协助制定、执行公司行政规章制度；
2、负责各项具体工作的督办落实；
3、组织办好会议接待及各种活动安排并做好各种文件及影音资
料的存档；
4、计划和组织落实各部门申报各类办公用品的采买和发放,监督
落实用品领用登记工作做到帐物清楚、管理有序；
5、负责组织建立公司固定资产的管理台账和检查盘点工作；
6、全力协助人力专员做好档案管理及其他事项工作；
7、积极完成完成领导交办的其他事项。
四、人事档案专员工作职责
协助主任做好公司人力资源管理及公司各项印章、档案管理,具体职责如下：
1、负责建立、健全公司人力资源管理系统,确保人力资源工作按
照公司发展目标科学化、规范化；
2、负责制定公司人力资源管理制度、人事档案管理制度、培训管
理等,经领导批准后组织实施,并根据公司实际情况,制定公司的人力资源计划；
3、制定和实施人力资源年度工作目标和工作计划,对公司人员档
案进行统一管理；；
4、负责劳动合同的签订与管理工作,进行劳动关系管理,代表公司
处理劳动事务；
5、办理员工晋升、调岗、奖惩等人事手续；
6、负责建立公司各项证照、印章使用管理制度并监督落实；
6、严格按照《档案管理办法》负责档案室管理工；
7、积极完成完成领导交办的其他事项。
五、董事长办公室文书职责
1、全力做好董事长办公室接待工作；
2、组织筹备董事长召开的各项会议,准备会议文件,并做好会议录,主动掌握有关决议的执行情况；
3、忠实执行并积极完成董事长委派的各项任务,负责整理董事长的各类资料、文件并分类保管及归档；
4、负责收集及统计汇总董事长所需的各类信息；
5、协助董事长对公司内部发布重要信息、通知工作；
6、负责董事长文件、茶水准备、物品有序摆放；文本资料的整理归档；
7、完成董事长临时安排的各项工作任务。
行政管理制度
总则
为保证公司正常的工作秩序和各项工作的顺利进行,针对本公司的特点及要求,特制定本行政管理制度。
一、工作制度
一、工作时间
（一）公司上班时间为夏季上午8:00-12:00；下午2:30-6:00,冬季上午8:00-12:00；下午2:00-5:30。
（二）凡属国家规定的节假日和公休日,均按有关规定执行。（三）节假日期间办公室须安排人员值班。
二、请销假制度
（一）员工请事假、病假及其它各类假,均应事先请假,事后销假。具体要求按《关于员工各种假期的管理规定》执行。
（二）员工因业务需要外出工作,应及时报告公司领导。
三、着装、礼仪、礼节规定
（一）员工在工作时做到服装整洁、举止端庄、精神饱满。（二）员工之间应互相尊重、互相帮助,要用自身言行树立公司形象。（三）员工在接待来电、来访时要用礼貌用语,不得在办公场所大声喧哗,吵闹或使用粗鲁语言。
四、环境卫生、安全保卫制度
（一）各部门应负责各自办公室的清洁卫生。所有的文件、资料、报纸要摆放整齐,桌面、地面等要保持清洁。
（二）各部门自行负责办公地点的安全、保卫、消防工作,定期检查,及时消除存在的隐患。同时,每一位员工对公司的安全、保卫、消防中存在的问题均要及时汇报、协助处理的义务。
五、各种办公设备的使用制度
（一）电脑、复印机均由办公室负责维修、维护。
（二）公用车辆由办公室统一管理调度。各部门人员因公外出,原则上派车,在公司车辆调派不开的情况下,外出人员可乘坐出租车回程,凭出租车票并注明所办事务给与报销。
六、严守公司机密制度
各部门员工不得向外人泄露公司的经营策略、财务收支、经营成果、员工经济收入及其他有关商业秘密和内部情况。各部门要经常对员工进行职业道德教育,做到不该问的不问,不该讲的不讲。如有违者,公司有权追究责任。
二、办公用品管理制度
一、公司办公用品由办公室负责管理,并建立办公用品购买、使用登记制度。
二、各部门对所使用的公司财产及办公用品负有正确使用、妥善保管的责任,对员工有损坏公司财产、浪费办公用品的行为应提出严肃批评,并予以制止。对情节严重的应及时做出处理；如有遗失和损坏,应由当事人酌情赔偿。
三、各部门需购物品须按月提出购买计划,由申请部门人员按照“合理、必须、节约”的原则填写《办公用品申请表》,由办公室报总经理审批执行。
四、各部门专用或特殊用品需自行采购时,应事先征得领导同意后可自行购买,所购物品凭发票及清单交由办公室核准报销。
五、各类物品采购后由办公室专人负责验收、登记、入库。
六、员工领用物品均需填写《办公用品领用表》。办公室有责任不定期检查部门保管、使用各类物品的情况。
三、车辆及驾驶员管理规定
为加强对本公司机动车和机动车驾驶员的管理,保障交通安全,根据国家有关法规,结合公司具体情况,制定本规定。
一、车辆管理：
1、公用车辆由办公室统一管理调度,所有车辆钥匙由办公室统一保管。
2、若车辆临时发生紧急故障,可由当值司机采取应急措施处理,然后报告总经理。
3、公用车辆原则上不得外借或私用,特殊情况须征得总经理或董事长批准。
4、公司车辆中的考斯特及房车需要外出的,由出车人填写《出车证明单》交办公室保存并领取车钥匙,《出车证明单》中明确记录出车时间及归还时间,登记的行车时间为了提醒出车人在驾驶过程中切记要安全行驶、遵章行驶。
二、驾驶员管理：
1、驾驶员要重视交通法规学习,培养自觉遵守交通法规和增强交通安全意识的责任。
2、驾驶员要经常对车辆进行安全检查,及时排除不安全因素,确保车况的完好;平时要对车辆进行爱护和保养,保持车辆的整洁。
3、驾驶员要加强自我修养,提高职业道德,坚持安全礼让,中速行驶,做到不开快车、不强行超车、不酒后开车、不闯红灯、不让非司机驾驶,做到不发生任何交通事故和违章。
4、驾驶员要自觉遵守交通法规,遵照交通信号灯行驶。
5、驾驶员应严格遵守公司的各项规定,严守保密纪律,不该说的不说,不该问的不问；在未接到办公室的通知,不准私自出车；坚决杜绝开私车。如有违背,一切后果自负。
三、违规与事故处理：
在下列情形之一的违反交通规则或发生事故,由驾驶员负担经济损失,并予以行政处分直至辞退。
1、无证驾驶。
2、未经许可将车借予他人使用。
3、违反交通规则。
4、意外事故造成车辆损坏,在扣除保险金额后,视实际情况由公司负
担。
5、因个人原因发生交通事故后,如需向受害当事人赔偿损失,扣除保险
金额后,其差额由驾驶人负担。
四、若驾驶员违章将依照“谁违章、谁负责、谁处理”的原则由违章者自行处理,若有不处理者,公司将按规定从其工资及年终奖金中扣除因其违章所需缴纳的罚款等费用。
五、在行驶过程中若因公司领导有紧急事务授权驾驶员违章的,由驾驶员提出申请经乘坐领导签字认可后由公司处理违章事宜。
四、员工请假管理办法
为规范公司人力资源管理程序,保证请假制度的规范性、连续性,加强人事管理,在保证员工利益的同时规范员工行为,特制定本办法。
一、请假
1、员工填写《员工请假登记表》,注明请假种类、假期、时间、事由等。普通员工请假先向部门负责人申请超期限后需向公司总经理申请。部门负责人请假直接向总经理或董事长申请。若事先无法请假,可电话直接请示部门负责人或公司总经理,假期结束后补填《员工请假登记表》。
2、假前须交接好各项工作,确保工作连续性。
3、超假期应及时报告,并请示有关领导审批。
4、请假期间若遇法定假期,请假假期不顺延。
5、假满回公司销假,通报办公室,并交接工作。
二、假类及规定
（一）事假
1、员工若因个人事务,必须由本人处理,可以申请事假。一般情况下每次申请连续事假不得超过10天,每月最多可申请事假累计不得超过15天,全年累计事假不得超过30天
2、员工请事假须至少提前一天申请并填写《员工请假登记表》。普通员工事假在2天（含）以下的需经部门负责人审批,事假超过3天需经总经理审批同意后方可休假,否则按照旷工处理；中层以上员工事假需经总经理或董事长审批同意后方可休假,否则按照旷工处理。
3、若员工直系亲属住院需本公司员工护理者,可请3天护理假。直系亲属有重大喜庆日（嫁娶等）,享受2天假日。
（二）、病假
1、员工因病请假2天（含）以内的可由部门负责人酌情处理,2天以
上病假需持医院出具的《诊断证明》经总经理审批同意后方可休假。
2、员工班前患急症,应委托他人及时向所在部门负责人代请假,并于就诊之日起3天内持急诊病假证明补办请假手续,超过送交期限按事假处理。无病假条不上班者,按旷工处理。
3、伪造病假证明或因打架、斗殴及其他不法行为而致伤者,均不能按病假处理。
4、以病休为名,在外从事其他劳动的员工,公司有权单方解除与其劳动关系。
（三）工伤假：按国家有关规定执行。
（四）婚假
1、凡在公司工作期间登记结婚的员工均可申请享受婚假。婚假必须至少提前7天向公司总经理提出申请。
2、婚假假期为7天,如果结婚地点在工作以外城市的可按照实际情况给予路程假。
3、婚假应当在登记结婚当时一次休完,逾期不休或少休的,视为自动放弃休假。
4、超出假期按旷工处理。
（五）丧假
1、公司员工直系亲属去世,可申请丧假；非直系亲属去世请假,按事假处理。
2、丧假假期为3天,工作地点以外城市的按照实际情况给予路程假。
3、丧假期间工资正常计发。
4、超过假期按旷工处理
（六）产假
1、产假必须提前15天向公司总经理或董事长提出申请。女员工婚育产假为100天,其中产前可休假15天。剖腹产可增加产假15天,多胞胎每多一胎增加15天。
2、公司员工的妻子产子期间,该员工可以请7天护理假（产假）。
3、产假期间若遇法定假期,产假假期不顺延。
4、生育不满一周岁婴儿的女员工,每天有1个小时（含路途时间）的哺乳假,可晚上班半小时和早下班半小时,不允许工作时间中途离岗,不可逐日累计。
5、超过假期按旷工处理。
三、检查
公司授权办公室对各种休假进行检查,对于在员工休假管理方面存在弄虚作假、隐瞒休假真实原因等违规行为的,一经发现,将根据情节轻重及影响程度,除给予当事人通报批评和按照旷工处理外,还将给予当事人及直属领导200元以上的处罚。
五、公司印鉴使用管理办法
为规范公司印鉴的管理,维护公司印鉴使用的权威性、严肃性和安全性,保障公司工作的顺利开展,现对公司印章的使用管理作如下规定：
1、公司办公室负责公司行政公章和合同专用章的印鉴管理工作,监督行政公章及合同专用章的保管和使用；
2、公司设立印章管理登记制度,使用以及领取、归还印章时应予以审批和登记；
3、办公室人员要树立高度的责任心,保证印章保管和使用的安全。除董事长或总经理同意外,不得擅自转交他人代管；
4、公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章的,由经办人填写《印鉴使用审批表》；经部门经理或部门负责人签字,董事长或总经理审批；
5、公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的,由需使用的员工在公司办公室填写《印章使用审批单》,根据所证明的事项涉及的部门由相关部门经理或者负责人签字,董事长或总经理审批；
6、办公室人员应对文件内容和《印鉴使用审批表》上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章,并将盖章的文件原件存档保管,在确实无法留存原件时以复印件存档；
7、未经董事长或总经理同意,不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。
8、印章原则上不允许带出公司,对确需将印章带出使用的,应在填写《印鉴使用审批表》时载明事项,经董事长或总经理审核同意后,由两人以上共同前往,方可携带使用。
9、已盖章的文件若不能使用,必须交回办公室销毁。
五、档案管理办法
为加强档案管理,结合本公司实际情况,采取集中与分散相结合,以集中管理为主,确保各类档案的完整与安全,特制定本办法。
1、公司办公室负责公司档案的管理工作。
2、公司各部门及时将办理完毕、具有保存价值的文书、建设项目、实物、声像等文件材料,及时整理、立卷,定期归档。归档时,应填写档案目录一式两份,经双方清点核对无误后,双方在《文件交接记录表》上签字。
3、查阅、使用档案者,应严格履行审批手续,在档案室填写借阅登记,经公司领导批准签字后方可借阅。
4、档案复制时,由档案人员进行,与使用所查内容无关的档案不准复制。
5、在对档案进行使用期间,有下列情况之一者,应立即将档案归还给档案室：
（1）工作调动者、辞职者等；
（2）请假超过一周者；
（3）档案室因工作需要需收回时。
6、使用者归还档案时,档案室应对借出档案进行清点,若借出档案发生遗失或损坏,应及时采取弥补措施。并填写《档案归还登记表》进行记录。
7、装订成册的档案,不可随意放置,下班前一律收回档案室,不得在办公室过夜。
8、查阅或使用档案人员进出档案室应当由办公室人员陪同,不得私自查档或使用。