存货管理办法

存货管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司存货的内部控制和管理，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率，根据相关法律法规及有关规定，并结合公司实际情况，制定本规范。

第二条本规范所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类原材料、半成品、产成品、生产辅料等。

第三条公司各级领导对本公司存货业务内部控制的建立健全和有效实施负责。在建立并实施存货内部控制制度中，应当强化对以下环节的风险控制，并采取相应的控制措施：

（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；

（二）存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；

（三）存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰，对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定。

第二章职责分工与授权批准

第四条公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理存货业务的各岗位相互分离、制约和监督。采购部、仓储部、生产部、销售部负责对在库物资的采购、保管、搬运、防护、交接、销售、处置等管理工作。部分半成品库房在车间的，由各车间负责保管及收发。公司不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。

第五条公司应当配备具备良好的职业道德和业务素质的合格人员办理存货业务。建立存货业务的授权批准制度，负责存货采购的部门应明确授权批准的方式、程序和相关控制措施，采购人员应按照生产计划按时编制公司物资采购计划，年度物资采购计划要由部门领导及主管副总经理审批，并经相关部门会签后总

经理审批。季度和月度采购计划原则上根据年度生产计划安排，由部门领导审批后执行。严禁未经授权的部门或人员办理存货业务。

第六条审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第七条对存货的管理和控制通知公司ERP管理系统实现，严格按照系统程序进行管理。综合部应注意ERP 系统的有效性、可靠性和安全性，定期检查运行程序，并制定防范意外事项的有效措施。

第三章请购与采购控制

第八条公司采购部应当按照公司采购控制程序文件，根据仓储计划、资金筹措计划等制定采购计划，对存货的采购实行预算管理，合理确定库存存货的结构和数量。仓储部应制定合理的存储定额，保证经济合理的物资储备数量标准，以减少资金浪费。

第九条公司采购部、销售部应当逐日根据各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，保证生产顺利进行的前提下，计算安全存货水平和经济采购批量，据此再进行采购，尽可能降低库存或实现零库存。

第十条公司采购部、销售部应当根据公司采购管理暂行规定进行采购，确保采购过程的透明化。应根据预算或采购计划办理采购手续，严格控制预算外或计划外采购。公司年度采购计划外项目，若要求紧急采购时，由采购部门填制《紧急货物采购单》，经财务部门确认、采购部门分管副总经理签署意见、价格审核后方可采购。公司应当根据预算有关规定，结合本系统的业务特点编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行情况予以考核。

第十一条公司应当根据存货的不同采购方式，采取相应的控制方法实施有效控制，确保存货采购真实、合理、透明。公司采购存货，应当符合《公司内控管理》的有关规定，采购批量和采购时点的确定应当符合市场状况、行业特征和公司经营管理的实际需要。

第四章验收与保管控制

第十二条采购部门要对采购物资进行验证。验证其是否与采购（委外）计划和采购（委外）合同的各项要求相一致，如产品名称、数量、供货厂家及供方随货物提交的检验、试验过程控制记录。质检部对采购物资的检验按《检验控制程序》规定执行，出具采购物资验证的检验记录，对于验收合格的存货，应当及时通知仓储部办理入库手续。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门和人员应当立即向有关部门报告，有关部门应当及时查明原因，视存货的不同采购方式作出相应处理。

第十三条外购存货入库前一般应经过以下验收程序：

（一）检查订货合同、入库通知单、供货公司提供的材质证明、合格证、运单、送货单等原始单据与待检验货物之间是否相符；

（二）对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致；（三）对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行；

（四）对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔。

第十四条对入库的自制存货，应当重点关注产品质量，检验部门应派专人对其进行检验，通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当采取适当方法及时办理出、入库手续。

第十五条公司应当建立存货保管制度，按照公司物资仓库管理标准加强存货的日常保管工作。

（一）应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，结合存货的具体特征，建立和健全防火、防潮、防盗等措施；

（二）公司应当建立存货的分类管理制度，对贵重物品、关键备件、精密仪器、危废品的仓储，应当采取额外控制措施，确保重要存货的保管、调用、转移等经过严格授权批准，且在同一环节有两人或两人以上同时经办。

第十六条存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编码、批号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部门就存货品种、数量、金额等进行核对。公司存货明细

账不得出现负数余额。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与本公司存货相混淆。入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应当经部门领导审批，经办人在修改处签字确认，资产财务部审核同意后执行。

第十七条对于已售产品退货的入库，成品库应根据销售部填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的产品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应入不良品库房，按照公司不良品核算管理办法，选择回造、搅拌等措施。

第十八条存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编号，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入ERP管理系统并办理存货标识，详细标明存放地点及相关信息。公司仓储部门应当建立岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓库清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查。

第十九条存货采购应当按照相关制度的规定进行初始计量，正确核算存货采购成本。财务部应当根据验收证明对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金额，对会计期末货物已到、发票未到的存货，应办理暂估入账手续进行核算。

第五章领用与发出控制

第二十条公司仓储部门应当建立严格的存货领用和发出制度。根据公司领料管理标准进行领用与发出控制。库存产品的发出需要开具经过质检部门确认的发货单，仓库应当根据经发货单发货，并定期将发货记录同销售部门和财务部门核对。

第二十一条公司库管人员应当明确发出存货的流程，根据公司规定的出入库手续（如入库单、领料单、发货单、出库单等）及时办理物资出库，及时核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号一致。要严格审核出库凭据内容的完整性、规范性，要特别注意审核是否有财务和相关负责人签字，出库单是否经部门负责人签审。

第二十二条财务部应当针对种类多、出入库频率高的存货，加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账的情形。

第六章盘点与处置控制

第二十三条公司应当建立健全存货清查盘点制度，财务部、采购部每年定期（至少一次）对各类存货进行实地清查和盘点库，清点核对库存物资，要做到账实相符，及时发现并掌握存货的灭失、损坏和长期积压等情况，对出现的异常情况及时汇报。

第二十四条存货的盘盈、盘亏应当及时编制盘点表，分析原因，提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。对存货盘亏、非正常损失按照公司成本核算考核管理规定进行责任追究。

第二十五条仓储部门应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，及时发现存货的异常情况。选择有效的处理方式，并经相关部门审批后对异常存货作出相应的处置。

第二十六条存货的会计处理，应当符合国家统一的会计制度的规定。根据存货的特点及公司内部存货流转的管理方式，公司存货采用实际成本核算，发出存货采用加权平均法核算。计价方法一经确定，未经批准，不得随意变更。每年年末仓储部门与财务部门应结合盘点结果对存货进行库龄分析，确定是否需要计提减值准备。经相关部门审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。

第七章监督检查

第二十七条公司应当制定科学规范的存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库，仓储与保管，领用、发出与处置等环节的控制要求，并设置相应的记录或凭证，如实记载各环节业务的开展情况，确保存货业务全过程得到有效控制。

第二十八条公司应当制定并选择适当的存货内部控制监督检查制度，存货内部控制监督检查的内容主要包括：

（一）存货业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象。

（二）存货业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。（三）存货收发、保管制度的执行情况。重点检查存货取得是否真实、合理，存货验收手续是否健全，存货保管的岗位责任制是否落实，存货清查、盘点是否及时、正确。

（四）存货处置制度的执行情况。重点检查存货处置是否经过授权批准，处置价格是否合理，处置价款是否及时收取并入账。

（五）存货会计核算制度的执行情况。重点检查存货成本核算、价值变动记录是否真实、完整、及时。第二十九条对监督检查过程中发现的存货内部控制中的薄弱环节，负责监督检查的部门应当告知有关部门，有关部门应当及时查明原因，采取措施加以纠正和完善。公司监督检查部门应当按照公司内部管理权限向上级有关部门报告存货内部控制监督检查情况和有关部门的整改情况。

第八章附则

第三十条本规范由公司资产财务部负责解释，自发布之日起执行。

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