如何提高办公室人员综合能力 宋阳

浅谈如何提高办公室人员的综合能力

本人从事行政工作中有一些体会与感想，现与大家分享，希望可以与大家共同学习，进步。

一、办公室工作的性质和特点

办公室是组织的后勤工作，是公司运行的后台保障，粗略可分为：

（一）办公管理（含制度整理，公文收发，会议管理，档案管理等）

（二）后勤保障管理（车辆管理，食堂管理等）

（三）物资保障（采购，库管，资产管理等）

（四）企业文化制定与宣传（对外VI,网站，微平台，等，对内组织活动）

因为事务杂，工作碎，临时性强，工作常常处于各类行政事务与公务交织交杂，各种矛盾重叠，常常是被动工作。时而事务缠身，时而突击性任务重，要做好办公室工作要有很强的综合能力。

二、如何提高办公室人员综合能力

所谓综合能力，对于办公室后勤人员主要有三项能力是必备的--写作能力，讲演能力，办事能力。

写作能力，讲演能力需要长期的积累和持之以恒的锻炼，相关指导性书籍也比较多，不再班门弄斧，重点与大家分享下办事能力的提升。

（一）办事情要有条理

有条理就是要会办事，办好事。办事情切忌手忙脚乱，眉毛胡子一把抓，分不清楚主次，最后大事小事都办不好，工上领导、协同部门、基层员工都给差评，工作零分。尤其是对中心工作、重点工作，领导交办的急办事务要必须学会分工协作，合理安排有限工作时间，分清轻重缓急，按照优先级依次办理。

高级人力资源测评中的?文件筐?就是对办公能力的精准考评，有很强的实操指导意义，值得我们借鉴（有兴趣了解的可以百度搜索?文件筐?，了解一下现在市场化人力资源对于办公能力的考评方向）。

（二）做事要掌握好两条原则

1.原则性要强。任何事务不能逾越法律，如果要突破制度必须有相关大制度框架内合理的审批支撑，否则结果正确，流程错误等于白忙活，还要承担法律和行政责任。

2.是过程与结果控制。办公室做事情，既要注重办事过程，更要注重结果。结果为导向性任务更需要注意完成结果。

3.现代办公室人员必须具备的五类基本能力。

（1）是独立办事能力；

（2）是管理能力（组织管理才能）；

（3）是沟通协调能力；

（4）是应变救场能力；

（5）是IT及其它相关能力（技能）。包括搜集、检索、缮写、编辑校对、速记、简单平面设计、摄影、计算机等。

以上能力是办公工作中随时需要用到，相信有办公室工作经验的同事一定深有感触，需要我们随时学习，随时进步。

4．做事要把握好三个环节。

（1）事前要做好预案。做任何事情，切忌‘台上见’，不要对自己的安排太自信，因为某些时候出现的砸场后果你不一定可以承担，尤其是对外事务，甚至会对公司声誉造成难以弥补的恶劣影响。一定把办事过程中可能遇到的问题、难题进行疏理分类，逐一提出对策，必要时事先彩排，做到胸中有数。比如：组织召开会议，会前要做好的基本准备工作。

①召开会议的请示、时间、地点、内容、规模、议程。

②会议的材料准备。

③会务工作（吃、住、行）。

④发出会议通知。

⑤会场布置。

⑥领导的接待安排。

⑦会议材料装订、分发，存档。

（2）再严密的计划也有中途变故，事中做好调整补缺很重要。在现代市场化公司管理中，唯一不变的就是变，有许多事情随时随地发生变化，因此要边做边修改，及时调整计划，保证任务完美的完成。

例如：陪同领导调研，事先设计的考察线路，因道路临时出现问题，调研现场出现问题，或领导工作又变化，要及时调整。

又如：组织某个会议，原定人员未能参加，桌签牌的调整，临时会议议程变化PPT演示文档的马上修改。

（3）事后要做好后续工作。

会议安排的督办，组织活动的新闻即时发布，重大活动的资料存档，都属于事后跟进的范畴，务必重视。

（三）必须要克服的两个问题。

（1）克服错、漏、忘的毛病。错是指办事中出现的各种低级错误（如桌签牌拜访不整齐，文档编辑错字，标点错误）；漏是指办事中的缺项；忘是把该办的事没有按时完成，或者是忘了。时刻警醒，不断暗示自己的细心和责任心是战胜低级错误的不二良方；好记性不如烂笔头，公文包，大中小号笔记本随身携带是办公室人员的应有装备。

（2）是克服办事拖拖拉拉。办事拖拉是执行力不强的表现。

千万不要纵容自己，给自己找借口---美国西点军校校训。关于执行力，军队是执行力的标杆组织，没有任何理由，没有任何借口，保证完成任务是对军人的要求，也是一个职业人应有的态度。有入伍经验的人在当今中外深受职场欢迎，重要就是对军队执行力培训的认可。

日事日毕是曾经很流行的一个话语，其实是对于工作的一个非常高的要求，不积跬步无以至千里，建立一个短期目标，容易实现，比如周事周毕，下一步的目标是三日事三日毕都是工作的很大进步。

三、结语

办公室工作不同于其它工作，该项工作的提升没有最好，只有更好。水滴石穿，铁杵磨针，办公室工作需要持之以恒的耐心、细心、责任心，更需要对于该项工作的正视与热爱。与君共勉在，愿我们在办公室职业工作上百尺竿头，精益求精。

金丰公司

综合管理部宋阳 2015年4月15日