浅谈水利工程科技档案的管理1

浅谈水利工程科技档案的管理

摘要：水利工程档案资料见证着一项工程建设的全部历程，有着非常重要的研究保存价值。本文结合工作实际探讨了如何及时、全面的收集和整理有关的档案资料，科学有效的管理和利用这些档案资料。

关键词：水利工程；科技档案；管理

水利工程在建设过程中，会形成各种各样的文档材料，有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等，这些文档材料全面反映了水利工程建设各个阶段的详细情况，不仅对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，具有重要的利用价值，其对新建工程的借鉴价值和指导意义，更加不容忽视。做好水利工程档案管理工作，以科学、规范的文字、图表、声像等形式准确记录施工过程中具有保存价值的资料，逐步实现网络化的档案管理，为水利工程提供真实丰富的信息资源，成为水利工程建设及管理中一个不可或缺的重要环节。

一、转变观念，变被动为主动，把档案管理工作渗透到工程建设的全过程。

传统意义上的档案管理，具有临时性和相对滞后的特点，业务部门和档案管理部门各自为政，档案部门被动等待，业务部门敷衍交差，容易形成资料积累残缺不全，这样既给整理归档工作带来了困难，又使得形成的档案材料保存和利用价值不高。单就水利工程而言，一项大的水利工程，从项目申报到工程竣工，分阶段多，复杂性强。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，又不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务一完成，临时机构解散，档案材料也随之消失。而不齐全不完整的档案，失去了档案保存的本来意义。引洮公司一反过去等人将档案送上门或工程完工后突击整理资料的做法，工程开始就制订档案管理办法和实施细则，确定工程建设过程中应收集资料的目录，统一制定质量评定表格，要求管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数，并在建设过程中经常检查技术资料的填写内容是否真实，格式是否规范，整编是否及时。

二、统一管理，强化培训，建立相对稳定的档案管理人员队伍。

加强对档案工作的集中统一管理，是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。水利工程建设单位应当遵照统—领导、统一制度，分级管理的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由分管领导统一管理，成立档案情报室，设立专职档案员，在各业务部门指定专业技术人员担任专职或兼职档案员，形成系统的档案管理体系。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在工程建设各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

水利工程档案具有“次性”和不可回复性的特点。客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与水利工程相关的一些专业类别档案，懂不同类别的档案的分类整理。因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，就定期或不定期地举办档案管理人员培训班，对各专职或兼职档案管理人员讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档，并讲解具体的归档范围。同时，按照档案整理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化进行详细的讲解。使大家对档案内容提前了解，在工作中更好的发挥，注意积累资料。同时，管理部门还须经常派出有经验的档案管理人员进行现场指导，使档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有切实的保障。

三．因时因地因具体工程制宜，采取恰当的档案资料收集方法

水利工程因其自身规模，建设时间跨度及涉及地域不同，对档案资料的收集的内容、数量要求不同，收集的方法也因具体工程而异。可资借鉴的收集方法主要有：

1、追踪收集。对于施工周期短，形成档案材料快的工程，专职或兼职档案人员可主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大，主要适用于人员和经费较为充裕，规模相对较小且工地较为集中的水利工程。

2、分阶段收集。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，档案管理部门应当始终保持与兼职档案员及监理、施工单位的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，以确保工程档案的连续性、完整性。

3、强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位，可以采用一些强制性的措施，以减少档案资料因人为因素造成不必要的流失。收取档案资料押金是较为行之有效的一种强制性做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交—定金额的资料押金，直到工程完工，施工单位将完整的档案资料移交给档案管理部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂临时机构多的施工单位具有—定的约束力。

4、综合性收集。一项大的水利工程，因其自身的复杂性，决定了档案收集和管理工作的多样性特点。以我们甘肃省引洮供水一期工程为例，该工程是从洮河九甸峡水利枢纽引水，受益区涉及兰州、定西、白银3个市辖属的榆中、渭源、临洮、安定、陇西、会宁6个县（区），总人口约130万人。主要建筑物包括调水总干渠1条，长110.47km，其中隧洞18座（96.35km）占总干渠的87.0％；干渠3条，全长146.18km；支渠及分支渠20条，全长256.52km；供水管线12条，全长117.27km；灌溉提水泵站4座，供水加压泵站10座。工程战线长，隧洞多，工程地质复杂，施工难度大。如此庞大复杂的工程，对工程档案的采集和整理工作提出了更高的要求。我们制定了“因时因地因具体工程区别对待，实地追踪收集、分阶段收集和强制性收集相结合”的总体思路，要求档案工作人员以高度的责任心对待资料采集的每一细节，使归档的资料真正具备原始性的特点。

四、制定科技档案管理细则，及时立卷，保证档案的时效性。

收集资料和整理归档，是档案工作的基本流程。把繁杂的第一手资料归整梳理为统一的有机整体，不仅需要档案工作人员具备一定的业务素质，善于分门别类，去粗取精，去伪存真，更要有明确的规范指导具体的工作进程。一项大的水利工程，其对档案工作的要求往往是既要大而全、细而精，又要条分缕析脉络分明，这就需要档案管理部门根据水利工程建设的实际情况，制定详尽的档案管理规范，以便于档案工作人员在档案整理过程中有章可循。甘肃省引洮供水一期工程在工程建设之初，即制定了详尽的《甘肃省引洮供水一期工程科技档案管理实施细则》，对科技档案管理、档案室机构设置及职责、档案工作的具体内容都做了明确详尽的说明和规定，又通过11个附件（工程科技档案分类大纲、文件材料归档范围及保管期限表、工程施工过程中的归档资料、科技档案格式、竣工图章及竣工图确认章、竣工资料审查表、竣工图纸审查表、监理资料审查表、竣工资料及

竣工图纸评审表、工程档案竣工验收移交表、声像档案管理办法）将档案工作细节化具体化量化。

以此为基础，坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件资料进行分类整理，立出预备案卷。可以装订成正规卷的，及时把它们装订成正规卷，使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。

五、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作更上新台阶。

做好档案资料的收集、归档工作，积累贮存档案，最终目的是为了在以后的工程建设和研究中利用档案；而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。水利工程档案的形成是水利工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。随着计算机的广泛应用，档案管理工作基本实现了计算机管理模式，档案管理人员应及时将档案资料输入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们水利事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。