文书管理制度规范

2020年4月19日

文书管理规定

□总则

第一条目的

为使文书管理制度化,以增进文书处理之品质及效率,特订定本规则。

第二条范围

本规则所称文书管理,指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈),自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。

□承办部门

第三条总收发部门

总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理,各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。

第四条管理部门

(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、

2020年4月19日

往的文书,以各公司总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书,得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。

(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书,以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。

(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。

(四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书未按规定处理者,管理部门不得受理。

第五条主办及会办部门

(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门,如有涉及其它部门时,其它部门则为该项文书的会办部门。

(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如下表

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□行文

第六条行文类别

(一)函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。

2020年4月19日

(二)公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

(三)便函:关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。

(四)签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。

(五)电报:业务处理须以电报行文时使用。

(六)表格式公文:政府机关规定之表格式公文及公司人事令等,可依实际需要印为固定格式使用。

(七)其它:

1.司法文书依据司法部门规定程序实施;诉讼文书,依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。

2.会议记录及例行表报等的发送不必行文。

第七条行文名义、署名及印信借用

(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下:

1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章:

属政策性或影响公司重大权益的行文。

2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章:

对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。

2020年4月19日

文件管理制度

文件管理制度 1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2.范围本制度适用浙江依目了然服饰有限公司。 3.相关职责 3.1人事行政部 3.1.1 负责建立、健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。 3.1.2 负责公司文件的下发及管理。 3.1.3 负责本制度的宣导与实施。 3.2 其它各部门 3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程 3.2.2负责按本制度规定执行 4.定义公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。 5．参考资料无 6．程序 6.1公司文件的种类及范围 6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。 6.2.1各类公司文件使用范围： 6.2.1.1 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。 6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。 6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。 6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。

6.2公司文件的处理 6.2.1公司文件处理的管理口径公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。 6.2.2公司文件处理的定义及原则 6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。 6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。 6.2.2.4对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。 6.2.3公司公文的分类及操作 6.2.3.1公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般； 6.2.3.2公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般； 6.2.3.3公司文件按发文部门，可分为：公司文件、各部门文件。 6.2.3.4公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。 6.2.4公司文件的机密等级划分的规定与操作 6.2.4.1根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。 6.2.4.2公司使用文件的机密等级的具体划分： a)公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。 b)对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。 c)公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。 d)文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般分类规则：

公文规范管理制度

陕铁集团汉中钢铁有限责任公司公文规范管理制度办公室二0一一年十月

陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文规范管理制度一、为了进一步加强文秘管理，提高工作效率，推进公司管理水平的提高，根据《国家行政机关公文处理办法》、《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》、《国家行政机关公文格式》和结合公司实际，制定本制度。二、本制度包括： 1、陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文处理办法 2、国家行政机关公文处理办法 3、国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见 4、国家行政机关公文格式 5、陕西省国家行政机关公文处理实施办法 6、国务院公文主题词表 7、出版物数字用法的规定 8、中华人民共和国标准标点符号用法 9、中华人民共和国法定计量单位 10、中华人民共和国国家标准校对符号及其用法三、本制度发放范围：陕钢集团汉中钢铁有限责任公司下属各单位、部门。四、制度下发后，各单位应认真遵照制度规定，规范公文程序及格式。五、本制度自发布之日起执行。六、本制度由办公室负责解释。 - 1 -

陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文处理办法一、基本要求 1、严格控制行文数量。按照“精简、效能、规范”的原则，凡可以通过其它方式处理的事项，坚决不发文；行文应当确有必要，注重效用，从严控制发文数量。 2、发文要求双面印制。拟文单位不得自行印制，一律由办公室审核、统一印制（拟文单位提供已核对过的电子版本）。二、公文种类 1、命令（令）适用于公司有关企业法规规章的公布以及实施法规、规章的行政措施；宣布施行重大强制性行政措施。嘉奖有关单位及部门不使用此文种。 2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4、通告适用于公布企业各单位及企业周边应当遵守或者周知的事项。 5、通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，印- 2 -

护理文件书写基本规范与管理制度

护理文件书写基本规与管理制度一、护理文件书写管理制度 1.护理文件书写应当客观、真实、准确、及时、完整。 2.护理文件书写应当使用蓝墨水或者碳素墨水，一页中应使用同一种颜色笔书写。 3.护理文件书写应当文字工整，字迹清晰，表述准确，语句通顺，标点正确。 4.实习、进修与未取得执业许可证的护士书写的护理文件，应当经过本科的护士审阅、修改并签名准认。 5.修改：原则上不能修改。若书写过程中出现错字时，请使用本色笔，错字处划双横线，再重新书写，保留原记录清楚、可辨。不可采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹。 6.护士长经常检查护理人员护理文件书写质量，及时纠正书写中存在的问题。 7.护理部定期对护士进行护理文件书写及法律要求的培训，并定期对运行中的护理文件进行检查，保证护理文件书写规、完整。 8.护理文书包括医嘱单、体温单、护理记录单（含一般患者护理记录单、危重患者护理记录单）、手术护理记录单、长期医嘱执行单。治疗单、特别记录单、出入量记录单、饮食单、护理交班报告簿等。二、护理文书写基本规护理工作是医疗卫生工作的重要组成部分，护理质量的高低直接影响

到医疗质量。护理文件书写不进反映了对患者病情的观察记录过程，也体现了我院的护理质量乃至管理水平。为规我院护理文件书写行为，切实减轻临床护士书写护理文书的负担，使护士有更多的时间和精力为患者提供直接护理服务，密切互患关系，提高护理质量，保障护理安全，根据《卫生部关于加强医院临床护士护理工作的通知》（卫医政发[2010]7号）、《卫生部关于印发<病历书写基本规>的通知》（卫医政发[2010]11号）、《卫生部办分厅关于在医疗机构推行表格式护理文书的通知的通知》（卫医政发[2010]125号）及《省病历书写基本规》的有关要求，简化护理文件书写，采用表格式护理记录单，特重新修定我院护理文件书写规。第一章基本要求一、护理病历是护理人员在医疗护理活动过程中形成的文字、符号、图表等资料的总和。包括体温单、医嘱单、手术护理记录单、危重患者护理记录单、长期医嘱执行单、病室交班报告本。二、护理病历书写应当客观、真实、准确、及时、完整、规。三、护理文件的书写应当使用蓝黑墨水书写。书写过程中出现错字时，应当用双线划在错字上再重新书写，保留原纪录清楚、可辨，不可采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹。四、护理文件书写应规使用医学术语，文字工整，字迹清晰，表达准确，语句通顺，标点正确。五、护理文件书写应当使用中文，通用的外文缩写和无正式中文译名的症状、体征、疾病名称等可以使用外文。

公文管理规定

公文管理规定为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。一、党政机关公文种类根据“条例”规定，公文种类分15种： 1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复。适用于答复下级机关请示事项。 13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。二、行文规则行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则： 1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。 2、行文权限：（1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。（2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。（3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。（4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。

规范性文件清理管理规定

规范性文件清理管理规定各位读友大家好！你有你的木棉，我有我的文章，为了你的木棉，应读我的文章！若为比翼双飞鸟，定是人间有情人！若读此篇优秀文，必成天上比翼鸟！一、清理的目标和任务紧紧围绕党中央和全国人大常委会提出的“到年形成有中国特色社会主义法律体系”的要求，通过对现行有效的规范性文件进行全面清理，查找出明显不适应、不一致、不协调的问题，并根据不同情况，区别轻重缓急，有计划、有步骤地进行修改、废止，以维护国家法制统一，促进规范性文件的有机衔接，更好地发挥规范性文件在我市经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和生态文明建设中的规范、引导和保障作用。二、清理的范围和原则（一）清理范围。全市各级政府及部门制定的规范性文件和各级党委、政府联合下发的、作为行政管理依据或与法律、法规实施有关的文件。（二）指导原

则。一是坚持服从并服务于我市工作大局的原则。努力做到规范性文件与经济社会发展进程相适应，凡不适应我市改革发展要求的规范性文件予以废止或修改，使其能够适应经济社会发展的客观规律和要求。二是坚持法制统一的原则。确保规范性文件与法律、法规不相抵触，确保规范性文件之间相互协调和衔接。三是坚持从实际出发，实事求是的原则。对查找出的问题根据不同情况，区分轻重缓急，有针对性、有重点、分步骤地加以解决。四是坚持遵循市场经济规律的原则。对含有加重企业负担、地方保护、行业保护等内容的规范性文件，要予以修改或废止。三、清理的依据和方法（一）清理依据。《全国人民代表大会常务委员会关于废止部分法律的决定》（年6月27日中华人民共和国主席令第16号）、《全国人民代表大会常务员会关于修改部分法律的决定》（年8月27日中华人民共和国主席令第18号）和全国人大常委会年立法计划。上位法作了修

安全生产文件的管理制度

安全生产文件的管理制度（一）目的为规范管理本企业的安全生产规章制度，确保符合国家相关法律法规、标准和规范，符合本企业的特点，具有实际的指导意义，制订本制度。（二）适用范围本制度适用于XX水泥有限公司安全生产规章制度，安全操作规程及其他安全生产文件的编制、发布、使用、评审、修订等管理。（三）规范性引用文件《文件控制程序》（四）职责 1.总经理负责组织制定、审核、签发并落实本单位安全生产规章制度和、岗位安全操作规程和岗位生产责任制。 2.生产技术处负责实施对安全规章制度、岗位安全操作规程和岗位生产责任制文件的编制组织、审核修订，包括与安全标准化有关的外来文件。 3.各分厂、处室在职权范围内分工负责本单位的安全生产管理制度、安全操作规程和岗位生产责任制的编制和管理。（五）管理要求 1.安全标准化文件的分类、编号 1.1本企业的安全标准化文件主要包括：安全生产规章制度、安全操作规程、岗位安全生产责任制、事故应急救援预案等。

1.2安全标准化文件的受控状态安全标准化文件分“受控”和“非受控”两种形式。“受控”文件的发放对象为本公司与标准化运行有关的部门或个人。“受控” 文件发放时其封面加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记，必要时盖xx水泥有限公司专用章。“非受控”文件只进行编号和记录，可作为一次性文件提供给顾客，发出后不再进行管理。 1.3安全标准化文件的编号规则： 1.3.1公司自行编制的安全标准化文件的编号规则：注： “ WNX”是“ xx水泥有限公司”的代码 “ WN是，“威宁”的拼音第一个字母缩写； “ XN\指公司名称“西南”； “ R'是指“记录”； “AQ，指各安全文件的编号，安全生产规章制度WNXN-AQZD 操作规程WNXN-CZGC安全责任制WNXN-AQZF等开始编，需保留文件控制的相关记录。 1.3.2国家行业地方等标准采用原编号。 2.安全标准化文件的编制 2.1生产技术处负责组织编写《安全生产管理制度汇编》，包括《应急救援预案》《岗位安全操作规程》《岗位安全生产责任制》等文件的编写，按照安全标准化的13个要素进行分解，各分厂、处室按照职权范围负责本部门所涉及的安全标准化要素进行安全文件的编写

公文规范管理制度

公文规范管理制度一、目的：为了保证公司及各部门更加标准和规范的开展工作，使公司全员通过公文，沟通信息、了解情况、掌握实情，从而提高办事效率和管理质量，特制订本制度。二、适用范围：综管部三、职责：文件表达确凿，提高发文质量四、全公司所有文件均由综管部统一下发，其他部门一律不得自行向下发送正式文件。各部门如需向下安排严重工作，发文者应向总经理提出发文申请，并将文件底稿交综管部审核后发文。五、发文内容： 1.凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、通报、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2.公司下发文件主要用于： 1)公布公司规章制度； 2)传达公司管理层制订的文件； 3)公布公司体制机构变动或干部任免事项； 4)公布公司的巨大成果、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定；5)发布有关奖惩决定和通报； 6)其他有关公司的巨大事项。六、文件种类及作用：决定、决议：适用于对严重事项、巨大工作安排、公司各项管理制度（规范、办法、条例等）、严重通知和公司管理者特别要求的公文等。

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。如：关于×××的×××决议、关于×××的×××决定、关于×××的通知等。通知、通报：适用于宣布或公布严重事项或应当遵守或者周知的事项。 1)通知：传达公司管理者的指示，要求下级部门办理或者需要知道的事项，用“通知”。2)通报：公司取得的优良业绩、表扬好人好事、批评处罚、传达严重情况，用“通报”。七、文件的分类、编号及发文程序 1.公司所发文件、会议纪要、通报等均应要进行分类存档，以便查阅。公司制定统一的文件编号：华ｘ字【2012】第ｘ号。文件分类以下列格式为准：综字【2012】第0号--表示由公司综管起草下发的大凡行政公文；财字【2012】第0号--表示由财务部起草的有关财务制度的文件；生字【2012】第0号--表示由生产技术部起草有关生产技术的文件；商字【2012】第0号--表示由商务部起草的有关商务对内、对外函件及文件。 2.原则上各部门为本部门业务文件的起草人，也可由综管部代为起草，但成文后应由所涉及的业务部门进行会签。 3.各类文件下发均由综管部最后审阅、定稿后，呈总经理或董事长批准签发。 5. 9.

浙江省行政规范性文件管理办法

浙江省行政规范性文件管理办法第一章总则第一条为了加强行政规范性文件管理，保障行政规范性文件合法有效，促进依法行政，根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》《规章制定程序条例》《法规规章备案条例》等法律、法规规定，结合本省实际，制定本办法。第二条本省行政区域内行政规范性文件的制定、备案、清理以及相关监督管理工作，适用本办法。法律、法规、规章另有规定的，从其规定。第三条本办法所称行政规范性文件，是指除政府规章外，由行政机关或者经法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称行政机关）依照法定权限、程序制定并公开发布，涉及公民、法人或者其他组织权利义务，在本行政区域内具有普遍约束力，在一定时期内反复适用的公文。第四条行政规范性文件管理应当贯彻执行党的路线方针政策和决策部署，坚持社会主义核心价值观，维护国家法制统一，保障法律、法规、规章的正确实施。第五条行政规范性文件应当符合法律、法规、规章的规定，依照法定权限、程序制定。行政规范性文件不得设定行政许可、行政处罚、行政强制等事项；不得违法制定含有排除或者限制公平竞争内容的措施；没有法律、法规依据，不得减损公民、法人和其他组织的合法权益或者增加其义务。第六条县级以上人民政府应当加强对行政规范性文件管理工作的监督检查，建立情况通报制度。县级以上人民政府负责备案审查的部门（以下简称备案审查部门）可以与党委、人大、司法机关的有关工作机构建立行政规范性文件管理工作衔接机制，形成监督合力，及时发现并纠正违法的行政规范性文件。第二章制定第七条下列行政机关可以制定行政规范性文件：（一）各级人民政府；

文件标准化管理规定

文件标准化管理规定做成：日期：批准: 日期：2015-10-30

更改记录 *修改类型分为：A –新规 V –换版

1 目的对公司的文件结构、编号做出统一规定，确保公司在用文件的编号具有唯一性，便于文件的识别、追溯和控制，以保障公司管理体系的有效运转。 2 适用范围适用于本公司文件的标准化管理，包括各项规章制度执行过程中产生的记录。 3 术语 3.1文件：指规范员工工作方法的作业流程以及明确员工行为标准的规章制度、作业规范等。 3.2记录：阐明所得到的结果或提供所完成活动的证据文件。 4 职责 4.1人事部负责本规定的做成与解释，并维护本文件的有效性。 4.2各部门做成相关文件时应严格执行本规定。 4.3人事部行政专员负责文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。 4.4技术文员负责技术文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。 5 内容 5.1编号 5.1.1公司内部文件的编号格式：版本号（文件序号（备注： a版本号：指文件的版本序号，按照英文字母顺序自A开始延续，后续版本依次为B、C…（以下同）。 b文件序号：指同一类文件的排列序号，自001开始（以下同）。 c文件分类代码：指根据文件的用途划分的文件类型。其中： 1：指一级文件的分类代码，如质量手册。 2：指二级文件的分类代码，如程序文件。 3：指三级文件的分类代码，如各项规定、作业流程、作业标准等。 d体系文件标志：以Q代表质量管理体系的文件标志。 5.1.2外来文件保留其原始的文件编号，包括国际、国家及行业的标准、客户规定要求等。 5.1.3技术文件的编号格式：版本号（文件序号（1-9）产品号客户代码备注： a文件序号：根据技术文件类型将下表中9类文件的序号予以固定，所有产品的相关技术文件均执行 b产品号：指客户图纸的编号。 c客户代码：指公司为便于管理对客户赋予的区分编号。

公司公文管理规定

公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。第二条定义是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。第三条使用公文的种类公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、内部通告适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。 4、工作报告适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第五条处理公文的表格公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。第六条公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。第七条公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。

公司文件管理制度 (3)

公司文件管理制度 1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。 3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

文件管理制度

文件管理制度文件管理制度第1章总则第1条目的。通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。第2条适用范围。本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。具体如下表所示。公司内部文件各层级内容范畴第3条管理职责划分。（1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。（2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。（3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。（4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。第2章公司内部文件编码细则第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

（1）第一部分：公司代号，代码为×××。（2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。（3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。（4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。（5）第五部分：文件流水号，代码为001～999。第5条公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。（1）一级文件：×××1—001。（2）二级文件：×××2—综—001。（3）三级文件：×××3—综—行政—001。（4）四级文件：×××4—综—行政—001。（5）五级文件：×××5—综—行政—001—001。第3章公司各级文件编制、审核、审批规定第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。（1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。（2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。（3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。（4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。（5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。（6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。第9条公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表

规范性文件管理制度

规范性文件管理制度第一条为了促进依法行政，使本办起草制定规范性文件的工作规范化、程序化、标准化，根据有关法律、法规，制定本制度。第二条本制度适用于本办起草制定规范性文件的工作。规范性文件是指本办制定或联合其他部门制定的在全市范围内进行行政管理,规范人民防空工作的文件。第三条规范性文件应当以“株洲市天元区人民防空办公室”的字样发布，根据内容使用“规定”、“办法”、“细则”、“规则”、“通告”、“命令”、“决定”等规范的名称。第四条制定规范性文件必须遵守法律、法规、规章和国家政策规定，适应人防管理工作的客观需要，符合法定权限和程序. 第五条本局规范性文件的管理工作由办公室负责，主要内容包括: （一）组织起草调整规范性文件；（二）负责本办规范性文件的公布工作；（三）负责本办规范性文件的解释；（四）负责规范性文件的清理工作；

第六条下列事项，本办可制定规范性文件：（一）实施人防法规、规章的具体措施和方案，需要制定规范性文件组织实施的；（二）实施人防法规、规章的程序，需要制定规范性文件确定的；（三）调整本办机关对外的行政行为需要制定规范性文件的。第七条规范性文件制定项目，由办公室拟定项目建议书后提交主任批准。第八条制定规范性文件，应当深入调查研究，总结实践经验，广泛听取有关机关、组织和公民的意见，注重本区的实际情况。具体工作由办公室负责。第九条起草的规范性文件涉及公民、法人或者其他组织切身利益，有关机关、组织或者公民对其有重大意见分歧的，应当向社会公布，征求社会各界的意见。也可以举行听证会。起草专业性强的规范性文件，应当征求有关机构及专家的意见。规范性文件的内容与其他部门工作关系紧密的，规范性文件草案应当进行会签，或者与有关部门联合起草。第十条规范性文件草案在主任审批通过后，上报区政府法制办，由区政府法制办按照相关规定进行审查。

标准文件管理制度

新桥公司企业管理标准 XQ/GL00-01-2010a 标准文件管理制度

修订页注：本办法审批流程：编/修订部门→会签（公司各部门）→审核（总助）→审批（总经理）

廊坊新桥商贸公司标准文件管理制度编号：XQ/GL00—01—2010a 企业标准文件管理办法第一条总则 1.1制订目的规公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制，特制定本制度。 1.2适用围本制度适用于适用于新桥商贸公司各部门，适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。 1.3管理部门综合管理部为本制度的管理部门。 1.4 解释权本规定的解释权属综合管理部。 1.5制、修、废本规定由综合管理部负责拟定，经公司总经理审阅批准后下发施行，修改、废止时亦同。第二条定义 2.1 企业标准文件归口管理部门：综合管理部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件，对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门，为文件及其记录的归口管理部门，所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。 2.2流程管理部门：综合管理部为所有企业管理标准文件的流程管理部门，负责管理标准文件的归口管理，保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化；负责稽查各部门文件的执行情况，保障标准文件切实有效的执行；负责评审文件的适宜性和有效性，并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件：规定公司各部门运作流程和规的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使

用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核式，具有相对的稳定性。第三条企业标准管理要求 3.1 企业标准文件通用控制流程 3.2 企业标准文件包括： 3.2.1质量、环境管理标准文件及外来文件：综合管理部为流程管理部门，纳入管控体系文件； 3.2.2企业管理标准文件：指公司层面的企业制度类文件，综合管理部为流程管理部门，并进行异常文件的处理，文件的编号按企业管理标准约定的原则进行； 3.2.3业务开发管理标准文件：指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件，业务开发部为流程管理部门； 3.2.4销售运营管理标准文件：指农资物品流转记录文件文件，库房管理类文件，销售运营部为流程管理部门。 3.2.5物控管理标准文件：指农资物品购销记录文件文件，网络信息管理类文件，物控部为流程管理部门。 3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档 3.3.1质量、环境、业务拓展标准文件、农资经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。 3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见《公文管理办法》。 3.4 企业标准文件控制要求 3.4.1标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批 3.4.1.1综合管理部组织相关人员，负责起草、修订、解释、废止等相关工作；

规范性文件制定与管理制度

规范性文件制定与管理制度第一条为了加强规范性文件科学管理,维护社会主义法制的统一,确保规范性文件管理科学化、规范化，根据有关法律、法规，结合我局实际，制定本制度。第二条以局名义印发的规范性文件的制定与管理，均按本制度办理。第三条本制度所称规范性文件，是指罗平县农业局在实施农业行政管理工作中，依据法律、法规、规章的相关规定，按照法定权限和规定程序制定发布的对公民、法人和其他组织具有普遍约束力或者涉及其权利、义务的规定、办法、细则等文件的总称。第四条对农业行政管理工作中的某一方面进行部分或全面规定的规范性文件称“规定”；对农业行政管理工作中的某一项具体事务做出比较具体规定的规范性文件称“办法”；对法规、规章进行细化和延伸并具有实施性质的规范性文件称“细则”。第五条规范性文件的制定应当遵循以下原则：（一）符合法律、法规、规章的有关规定，不得与其抵触；（二）符合党和国家的路线、方针、政策；

（三）从农业行政管理工作实际需要出发，实事求是；（四）不得自行设置行政许可、行政审批事项；（五）不得自行设定行政处罚；（六）不得与其他同级规范性文件重复或矛盾。第六条局法规科负责全局规范性文件的审核和向上级部门的备案工作。审核的主要内容是：（一）规范性文件是否同法律、行政法规、地方性法规和规章相抵触；（二）规范性文件是否同国家、省、市的现行方针、政策相违背；（三）规范性文件相互之间是否矛盾；（四）规范性文件所涉及的公民、法人和其他组织的权利、义务是否合理；（五）规范性文件的制定是否符合规定程序及规范化要求。第七条局机关各科室负责本科室主管业务范围内的局发规范性文件的起草工作；规范性文件内容涉及两个或者两个以上科室业务的，由局长指定主办科室，并组成各相关科室参加的起草小组进行起草工作。第八条起草规范性文件包括文件草案和起草说明两部分。规范性文件草案的内容一般应当包括制定依据和宗旨、

制度文件管理规定

制度文件管理规定 1.0目的为加强公司制度文件管理，统一公司制度文件格式，规范公司制度文件管理程序，特制定本办法。 2.0范围本办法适用于公司内除ISO体系文件外股份公司内部管理制度性质的文件。 3.0职责和权限 3.1企管中心负责股份公司制度文件的下发、回收、销毁、归档管理及电子文档的管理； 3.2综合管理部负责所在事业部内部的文件下发、回收、销毁、归档管理及电子文档的管理； 3.3各中心、事业部、工程部负责相应部门文件的编制、修改、申请废止以及文件的执行工作； 3.4稽查小组负责对文件的执行情况进行稽查、监督。 4.0文件的管理要求 4.1文件的编制 4.1.1文件评审各中心、事业部、工程部根据文件编制的需要拟定初稿，通过会议或邮件的方式组织制度执行部门参与文件内容评审，针对评审意见统一修改文件。 4.1.2文件的名称有关制度管理文件的名称分为四类：XX管理制度、XX管理规定、XX管理办法、XX管理细则，其中，制度：指要求公司全体共同遵守的、按一定程序办事的规程或行动准则。规定：由相关职能部门制定的或批准的规范性文件的名称之一。办法：制度的一种，处理问题的方法，强调上级对下级的指导性。细则：指职能部门针对制度或规定进行细化的规范性补充文件。 4.1.2文件的编号 4.1.2.1公司级制度文件管理编号规则：TT –хх - ххх ①②③

其中：①指公司代号，②指文件类别代号，③指文件流水号。文件类别代号及意义 ZW---制度文件管理 CK---财务会计管理 JK---计划考核管理 ZJ---组织机构管理 YS---营销市场管理 YX---研发项目管理 LR---劳动人事管理 PZ---品牌价值管理 GJ---工程技术管理 XH---行政后勤管理 CG---采购供应管理 AX---安全消防管理 XX---信息系统管理 JS---计划生产管理 DG---党团工会管理 QH---企业文化管理 PJ---品质检验管理 4.1.2.2其他制度管理文件编号原则： TT –хх- ххх ①②③ ①指公司代号；②指部门代号；③指文件流水号。部门代号如下： 4.1.3版本/版次第一次编制下发的文件版本/版次为A/0 ，第一次修改更新为A/1，第二次修改更新为A/2，以此类推；当修改次数较多时（一般为5次以上）或者一次修改内容很多时，文件换版为B/0，以此类推。 4.1.4制度文件的格式：页面设计及字体要求以此份为准：标题用黑体加粗三号字，其他文字用宋体小四号字，正文排版用1.5倍行距，页边距选择适中型。 4.1.5表单的编号管理每一份制度管理文件涉及到的表单编号为：文件编号后加流水号，例如：TT-ZW-001-01，指制度文件管理办法中第一份附带的表单，依此类推。 4.1.6文件的审批受控

公文字体规范-公文管理制度

公文管理制度 1.目的为提高收发文速度和质量，规范收发文秩序，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2.适用范围本制度适用于公司各类公文的收、发、编号、阅办、流转、归档、销毁等管理工作。3.公文的定义和分类公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。如政府部门函、电、来文，外联单位函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料等。常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 4.职责 4.1.公司行政管理部是公司公文处理的归口管理部门，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作，并指导各部门的公文处理工作。 4.2.原则上行政管理部是公司公文的统一接收处。各部门、各员工因各种途径接收到的外部公文，都应及转交行政管理部编号登记处理，不得私自保留、处理。 5.收文的管理 5.1.纸质公文的签收和开启 5.1.1.以信件或快递形式寄送的公文，一律由收发室签收发放，收发室签收时应注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票毁坏的函件应查明原因，情况不明应拒绝签收。 5.1.2.收发室工作人员应有效甄别公文或私信。 a.凡注明收件人姓名的一律交收件人本人签收（拆封后，信件内容为公函的及时交部门经理处理）； b.收件人为部门的一律交部门经理签收； c.收件人为公司的一律交行政管理部经理签收；

d.无法识别的信函一律交行政管理部签收或确认签收人。 5.1.3.凡来公司公启文件，收件人在签收和拆封时要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮戳毁坏的函件应查明原因，并在签收时备注。对密件开口一定要查明原因、查清有无泄密并作出相关处理或应对措施。 5.2.网络公函的签收处理 5.2.1.针对无纸化、信息化办公的普及，公司根据工作需要开通行政管理部负责人（或公文管理人员）的外部网络使用权限，以方便接收外部公文。 5.2.2.对于接收到的网络公函，公文管理人员收到文件后应及时编号登记（注明发文部门（人）、收件部门（人）、收件日期、转发抄送人、处理要求及结果等），并建立电子档案。 5.2.3.公司领导、各部门员工个人如接收到网络公文，应及时转发行政管理部登记处理。5.2.4.收件人登记后的网络公函后应根据公文的处理要求及时转发、抄送各职能部门传阅、经办；无明确处理部门的公函由行政管理部经理上报公司领导批示。 5.2.5.各责任人根据网络公函的内容及重要性判别，需要打印处理的及时打印按公文管理要求处理。 5.3.公文的编号保管 5.3.1.文件管理人员对外来文件拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。 5.3.2.须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政管理部办理正常编号归档、传阅处理手续。 5.3.3.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政管理部进行登记编号保管，不得个人保存。 5.4.公文的阅批与分转 5.4.1.凡正式文件均需由行政管理部经理、部门经理根据文件内容和性质阅签后，由文件管理人员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。 5.4.2.一般函、电、单据等，由文件管理人员直接分转处理。如涉及几个单位或部门会办的文件，应同主办单位或部门联系后再分转处理。 5.4.3.为加速文件运转，文件管理人员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次分转，整个文件从接收到分转完成最迟

机关文件管理制度.doc

机关文件管理制度为加强局机关公文管理，提高工作效率和质量，实现机关公文发文处理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本制度。一、发文处理（一）发文审批程序。 1.使用XX报、XX专报、XX党组等文号的公文和报送市领导的简报材料，处室（支队）草拟——办公室初审和复审——分管领导审签——局长签发——机要室编号——处室（支队）印发。 2.使用XX发、XX办、成明电、XX函等文号的公文和XX工作简报，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——机要室编号——处室（支队）印发。 3.使用XX机委、XX审、XX团等文号的文件，相关处室草拟——分管领导审签——相关处室编号——相关处室印发。 4.业务性报表、资料、不编文号的文字材料以及拟以市级协调机构名义印发的文件，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。 5.政务信息，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——办公室报送。

6.空白资料、表格、文书等印刷，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。（二）发文审核职责分工。 1.公文起草处室（支队）负责把好公文法律法规政策关、程序关和内容关。（1）严格审核办文要素。一是审核办文依据是否充分，是否与当前法律法规和上级政策规定保持一致。二是审核公文结构是否合理，表述是否严谨，逻辑关系是否自相矛盾。三是审核文件引用是否规范，引用文件标题、文号等要素应准确无误，且不得引用失效文件，主动公开文件中不得引用会议纪要、内部管理规定等非公开文件，非涉密文件不得引用涉密文件。四是审核公文是否需要按照规定履行征求公众意见、专家论证、公示等程序，是否按要求落实了。（2）加强公文的保密审查。严格执行定密管理制度，按照承办——审核——批准三个环节定密，各处室具体承办人拟定密级、保密期限，确定印送范围和数量，处长（支队长）严格审核，分管局领导进行定密审批。（3）准确把握信息公开属性。各处室根据公文的内容，对照有关法律法规和规章及保密审查要求，确定公开属性。属于不予公开、依申请公开的公文应写明理由，表述充分。 2.办公室负责把好规范性文件审查关、文风关、语言文字关和体