规范企业文书档案管理的对策

规范企业文书档案管理的对策
规范企业文书档案管理的对策

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规范企业文书档案管理的对策

作者:王黎军

来源:《卷宗》2017年第18期

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。文书档案管理工作作为企业信息化建设的重要组成部分,必须适应现代企业制度的要求,规范操作管理流程,最大限度提高服务利用率,为企业发展提供可靠的信息资源。

1 企业文书档案管理的现状

就目前企业文书档案管理工作来看,部分单位对档案管理工作认识水平不高,单位领导档案意识不强,许多基础性的工作有待改进和完善。企业文书档案管理工作在管理制度、管理模式、管理人员和管理手段等方面都存在许多的问题,主要表现在:

(一)对档案管理的重视度不够。鉴于企业规模、存续时间等因素的影响,有些企业只注重生产经营等现实利益,对档案管理等历史性、基础性的工作不重视,档案管理体制不健全。特别是有些单位因办公环境紧张,不单独设立档案库房,大量的文件堆放在一起,有的甚至只存储在计算机中,不注重电子备份、不注重文件归档,致使企业发展的历史沿革记载不全、经营管理记录不实,严重影响企业的可持续发展。

(二)档案管理人员不专业。按照档案法要求和有关文件规定,档案人员必须具备较高的政治素质和业务素质,持证山岗,但在实际工作中档案人员很难达到上述要求。多数企业存在人员身兼数职,分工不明确的现象。档案管理员多为文书兼任,但文书人员往往存在一些问题:一方面文书人员更替频繁,文化素质参差不齐,有的工作责任心不强,对档案管理业务知识知之甚少又不努力学习;另一方面文书人员职责不清,无暇整理档案。他们往往被日常事务性工作缠身,很少有时间整理文件归档,而档案管理又是一项基础性很强的工作,是将大量文件材料使之有序化的过程,需要具有较强责任心的人员集中时间和精力去耐心细致的整理,目前这一点很难做到,致使文书档案人员在交接工作时,存在连接不顺畅的现象,严重影响工作开展。

(三)档案管理不规范。虽然近年来国家相继下发了许多具有宏观指导性的档案管理新规定、新政策,同时要求各单位根据实际自行制定具体规章制度。然而,有些企业档案管理人员存在按照国家有关规定无从下手的现象,实际操作能力差,就连具体的分类规则和整理立卷归档的办法都制定不出来。很多文书人员为便于查找就将文件按照来文和发文分成两大类,然后按照文件字号顺序排列,这样一来严重违背了档案管理“以我为主”和按事由整理的规则,不符合档案管理的具体要求,为提供利用档案带来许多问题。

企业文书档案归档范围及保管期限表

纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久3.2违纪案件调查处理材料 3.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见 等材料永久 3.2.2一般案件的调查处理材料30年 3.3纪检与监察工作统计报表30年 4、工会工作 4.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录 30年4.2职工代表大会及有关会议文件 4.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久4.2.2发言、简报、小组会议记录等10年4.3工会会员名册永久4.4民主管理、劳动竞赛、劳保福利、职工维权方面的文件 重要的永久 一般的30年或10年 4.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育 4.5.1重要的30年

4.5.2一般的10年4.6工会会费与财务管理材料30年4.7工作统计报表 4.7.1重要的30年4.7.2一般的10年4.8 评选表彰先进集体、先进工作者的材料(参照一、2、2.4)4.9 职工纪律处分材料 4.9.1受到警告(不含)以上处分的永久4.9.2受到警告处分的30年 5、共青团工作 5.1共青团工作规划、总结30年5.2团代会、团委(常委、扩大)会会议文件 5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久5.2.2发言、简报、小组会议记录等10年5.3团员及团组织管理方面的决定、通知、批复30年5.4团费收据与团组织关系介绍信及存根30年 5.5共青团工作统计报表 5.5.1重要的30年

5.5.2一般的10年5.6 评选表彰先进集体、先进工作者的材料(参照一、2、2.4) 5.7 团员纪律处分材料(参照一、4、4.9) 6、在本部门工作中形成的除以上条款以外的其他材料 6.1重要的永久6.2一般的30年或10年 二、办公室 1、行政事务 1.1上级机关颁发的本单位应执行的有关文件30年1.2上级领导视察本单位的题词、指示、讲话材料 1.2.1重要的永久1.2.2一般的10年1.3行政工作计划总结等永久1.4经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久1.5公司制发的行政决定、通报永久1.6公司同外机关签订的行政协议、合同 1.6.1有效期20(含)年以上的永久1.6.2有效期10(含)年至20年的30年

提升办公室文书档案管理工作的思考

提升办公室文书档案管理工作的思考 摘要:在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料,其中大部 分属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料,事业单位中 的文书承担着记录、传递信息的作用。文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。基于此,以下对提升办公室文书档案管理 工作的思考进行了探讨,以供参考。 关键词:办公室;文书档案管理;思考 引言 从表面上看,办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档,但是,其 实质上与办公室各个工作细节息息相关,既关乎大局,又强调细节落实。在社会 不断进步中,办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度,其涉及的内容 更加复杂。为此,要全面落实文书档案管理工作,充分发挥其在整体管理中的作用,实现有效对接,发挥文书档案的价值,创设更加优质的发展氛围。 1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义 首先,随着现代档案工作理念、技术的发展,档案载体向数字化介质的转变 以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势,这同时也使得 其包含的内容越来越广泛、复杂。其次,当前事业单位的运行和发展对于文书档 案的价值体现十分重视,档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例, 各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非 常重要的意义,能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下,文书档案 收集和归档工作更加繁杂,如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规 范性、时效性,保障文书档案质量,并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于 充分发挥其参考、利用价值,给事业单位带来更大的经济、社会效益。 2办公室文书档案收集和归档问题 2.1文书档案管理模式滞后,制约管理效率的提升 基于当前办公室文书档案管理工作,深受落后观念的制约,加之整个专业素 质的落后,档案管理模式仍以手工方式为主,忽视业务类型的差异,尚未认识到 归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工 作的现代化进程,尤其是依托先进的信息技术,电子化档案管理成为趋势。在这 种情况下,如果文书档案管理模式仍停滞不前,采取落实的传统模式,管理效率 无法提升,文书档案管理质量很难得到保障,势必影响信息资源的可靠性,阻碍 档案利用效率的提升,制约档案价值的实现,很难有效服务于办公室以及单位的 发展。 2.2缺乏对文书档案收集、归档的重视,档案管理制度不完善 多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现,而对于档案管 理工作则没有进行重视,认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处, 多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。在这一落后的思想 观念的影响下,部分部门不愿配合工作,导致文书档案的收集和归档工作面临着 较多的困难。另外,对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善,使得档案管 理的职责没有落实到每个部门和个人,档案收集、归档缺乏有效的规范,存在着 档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整,归档率偏低等问题,文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本,防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制,保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作,负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作,对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括: a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规:适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准:适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件:项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文:单位在对内实施管理和对外交往过程中,形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写,管理者代表审核,局长批准;管理制度由各主管职能部门编写,质量管理部组织审核,管理者代表批准,质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准:局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》,各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准,并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件:项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性,可以是编号或其他方式,如利用计算机进行管理记录,应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时,应对原文件重新进行评审、修改、批准,并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止,要做到下沉一级,使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订,经管理者代表审核,局长批准;管理制度的修订由原编制部门负责,管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》,说明更改理由,按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本,各部门应及时更新。

文秘工作与档案管理

浅谈文秘工作与档案管理 [摘要]文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的,如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接,是现代文秘工作中不能回避的问题。 [关键词]文秘工作;档案管理;文档一体化 文秘工作与档案管理有着密切的联系,文秘工作是档案管理的前期工作,可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能 回避的问题。公文是档案的前身,当其处在传递、承办和执行过程中,具有现行效用,但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序,作为历史记录保存起来以备考查的,作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此,公文形成是档案工作的起点,规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础。 环境卫生管理处是基层事业单位,由于受人员、编制的限制,文秘人员即是办公室人员,同时还兼任档案管理人员,在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。 1文秘工作与档案管理工作的联系 文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体,公文是档案的前身,档案是公文的延续,两者有着同一性,又有着特殊性。 ①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是

现实的活动,档案保存的是历史活动记录,且有着基本相同的物质载体。②两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料,公文是分散的“档案”,档案是集中保存的“公文”。③两者互为因果。公文是档案的前身,档案是公文的归结,有了公文才有了档案,没有公文就没有档案。 文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发,而且还通过事务性工作的处理,起到领导的助手和参谋作用。同时,就一般情况而言,中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值,关键在于档案的质量,而档案资料的质量,又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的,它们既有联系,又各自独立。 2文秘人员的素质,是提高档案质量的关键 (1)文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策,遵守各项法律法规,讲道德,守纪律,具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性,因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质,文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。 (2)科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作,文秘人员必须具备相应的文化水平,掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识,如领导

文书档案管理作业以及答案

一、单选题(共6 小题,每题5 分) 1、(C )是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 2、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表,其保管期限为(A )。 A、永久 B、30年 C、10年 3、按我国现行规定,文书档案保管期限“定期”的年限一般是(B )。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录,其保管期限为(A)。 A、永久 B、30年 C、10年 5、(D)是指需要办理的重要来文,由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议,供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办 6、单份文件整理的最终“产品”是(C )。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 二、多选题(共6 小题,每题5 分) 1、归档就是(A )的文件经(C )交档案室保存的过程。 A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

2、对于本单位收文,是以是否(BC)为归档判断标准的。 A、上级文件 B、本单位是否贯彻执行(办理) C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件 3、归档文件的特点是(ACD )。 A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理 D、来文机构的规格很高 4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是(ABCD)。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际 5、归档时每份文件必须齐全完整,即(ABD )必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本 D、转发件与被转发件 6、公文标题由(ABC )组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度 三、判断题(共8 小题,每题5 分) 1、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文,不具有指挥的作用. 对 2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。错 3、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。错 4、采用单份文件整理方法整理归档文件时,跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档;跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。对 5、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错

企业档案中的文书档案

企业档案中的文书档案 一、经营管理序号基本范围保管期限1 经营决策 1、1 企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久 1、2 转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久 1、3 董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久 1、4 厂务公开文件30年 1、5 厂长(经理)责任制、任期目标等30年 1、6 股东大会文件 1、6、1 重要的永久 1、6、2 一般的10年 1、7 董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永久 1、8 监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久 1、9 股票、股市方面的材料30年 1、10 红利分配材料永久2 生产经营计划 2、1 生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年 2、2 计划任务书或作业计划30年 2、3 生产技术、经济指标完成情况分析30年3 统计工作

3、1 统计工作制度、规定、办法、通知30年 3、2 生产、技术、经济统计报表永久 3、3 企业综合性统计报表及分析材料30年 3、4 工业普查报表永久4 财务管理 4、1 财务管理制度、规定、办法、通知30年 4、2 财务管理计划、总结10年 4、3 固定资产的新增、报废、调拨材料30年 4、4 生产财务和成本核算永久 4、5 税务方面的材料永久 4、6 资金管理、价格管理、会计管理的材料永久5 资产管理 5、1 房产、土地方面的文件 5、1、1 房地产的权属证明材料永久 5、1、2 房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年 5、2 对外投资项目 5、2、1 投资规划、决策等方面的材料永久 5、2、2 投资企业的董事会、股东会材料永久 5、2、3 投资企业的财务报告、红利分配材料永久 5、2、4 股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久 5、3 国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久 5、4 企业的产权变动

办公室档案管理工作总结

办公室档案管理工作总结 办公室档案管理工作总结范文 本人多年来,一直从事公司办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习,使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验,逐渐成长为业务骨干,受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下: 一、加强政治业务学习不断提高自己的素质 多年来,我始终认真学习党的精神,同党中央保持高度一致,认真学习业务知识,从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任,深学理论、精学业务、博学相关知识,坚持理论学习与指导实践相结合,把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力,努力使自己的本职工作做的更好。 二、突出档案规范管理,提高档案管理、服务能力《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范,贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策,是档案管理工作人员应有的责任。 多年来,我忠于职守,并根据《档案管理条例》,统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度;加强档案库房管理制度的落实,严格执行档案查阅、

借阅制度,无泄密及损害单位利益事件发生;完善特种载体档案的管理,加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利,做到及时准确,对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设,全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。 多年来,为了更好的服务于公司事业,在工作中,我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律,保持卷内文件的系统联系,合理、规范组卷使档案,符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用,又使我公司的.档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率;重要基建项目、设备档案按归档范围完整率;查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作,为有效发挥档案的功能,促进公司档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。 三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章 印章管理工作同档案管理工作一样,是一个既枯燥无味,又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性,只有严谨、认真;没有业绩,只有平凡与责任。在多年来的工作中,我甘于寂寞和平凡,始终把强烈的责任心,认真、严谨的工作态度放在首位,在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠,从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度,严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出,必须经公司主要领导批

最新文书档案归档范围及保管期限管理规定资料

附件4: 文书档案归档范围及保管期限管理规定 (征求意见稿) 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性,便于提供服务,制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案(Archives) 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷(File) 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限(retention period) 档案部门根据档案鉴定标准,对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档(filing) 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理,对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责。

3.2 凡属归档范围的文件材料,必须按规定整理归档后向档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),文书档案保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的,作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构(包括境外机构)应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目,合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料(文件材料归档后不得更改)。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目,主办单位保存全套文件,协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

文书档案管理作业

一、单选题(共 6 小题,每题 5 分) 1、按我国现行规定,文书档案保管期限“定期”的年限一般是()。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 2、.单份文件整理的最终“产品”是()。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 3.、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录,其保管期限为()。 A、永久 B、30年 C、10年 4、()是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 5、承办是公文处理过程中的()。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 6、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的()完成。 A、1~2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份 二、多选题(共 6 小题,每题 5 分) 1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动 2、公文构成要素中的收文单位包括()。 A、上级单位 B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位 3、公文结构的必备要素包括()。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者 4、归档的时间一般设定为()。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底 5、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者 6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期 三、判断题(共 8 小题,每题 5 分) 1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对错 2、采用单份文件整理方法整理归档文件时,正本与定稿组成一“件”归档文件,此“件”文件材料正确的排列顺序为:正本居首,文件处理单居二,定稿居后。对错 3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。对错 4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对错 5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对错 6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对错 7、采用单份文件整理方法整理归档文件时,收文与文件传阅单组成一“件”归档文件,采取“收文在前,文件传阅单在后”的方式装订较合理。对错 8、本单位应归档的纸质文件材料中,有文件发文稿纸的,应与文件正本、定稿一并归档。对错

公司文书档案管理办法(6)

公司文书档案管理办法(6) 公司文书档案管理办法(六) 1 总则 为进一步加强文书档案的管理,规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本管理标准。 2 适用范围 本标准适用于公司文书档案管理。 3 术语和定义 文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。 4 管理职责 4.1文书档案室管理部门为公司办公室,具体由公司办公室文秘科负责,并接受市主管机关业务指导。 4.2.负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。 5 管理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的收集 5.1.2.1按照文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对,并由交接双方在目录上签字或盖章。 5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,具体工作按文档管理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案,要认真填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。 5.3文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时,要认真区分,依照分类进行立卷。 5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。 5.4.文书档案的统计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还及时登记、注销,对档案的收进及提出情况进行数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查,遇到特殊情况及时检查,并及时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案,原则上一律在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅

文书档案管理细则

文书档案管理细则 第一条为了进一步加强对文书档案的管理,特制定本细则。 第二条本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。 第三条职责 (一)办公室负责公司文书档案的管理。 (二)各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作,并指定专人(秘书)负责保管公司下发的文书档案。(三)各项目部负责本项目部文书档案的管理工作,并指定专人(秘书)负责保管公司下发的文书档案。 第四条文件材料的归档范围 (一)外单位来的文件材料.: 1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。 2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决 议、决定、通知、指示、命令等。 3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件 材料。 (二)公司在工作中形成的文件、资料: 1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重 要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。 2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、 总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。 3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件 材料。 4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简 报。 5、公司编制的各种计划、统计报表等。 6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。 8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、

计划、总结、重要简报等。 (三)下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间 公司各部门(除拆迁部外)形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。 第六条归档文件的系统性要求 (一)应归档的文件材料一定要收集齐全,凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。 (二)归档要遵循文件的自然形成规律,按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷,使 案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件 应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单 位文件有密切联系的外,一般不和本单位文件一起组卷。需 要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。 第七条归档文件在技术加工方面的要求 (一)案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确,要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。 (二)卷内文件应按一定次序排列,重要的排在前面,一般的排在后面;正文在前定稿在后;批复在前请示在后。 (三)归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年; 年度计划按开始年;多年总结按最后年;批转、批复按批转、 批复时间立卷。 (四)整理好的案卷要逐张编号,填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”,以上需用打印机或钢笔字迹填写。 (五)拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容,标题的三要素(文件作者、内容、名称)要完整、准确。文字要简练通顺, 概括准确,合乎文法,标点要正确,避免文不对题、词不达 意,避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题,一般标题不要 超过二、三十字,特殊情况最多不能超过五十字。 (六)案卷的装订要做到:装订前修整文件,对于破损文件材料要进行修补,装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫

文书档案管理课程作业

文书档案管理课程作业

文书档案管理课程作业 共 3 大题,总分 100 分,60 分及格 一、单选题(共 6 小题,每题 5 分) 1、承办是公文处理过程中的(c )。 A 、首要环节 B 、重要环节 C 、中心环节 D 、次要环节 2、(b )可不用去除文件上的金属钉。 A 、永久保存的文件 B 、10年以下保存的文件 C 、30年保存的文件 3、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表,其保管期限为(a )。 A 、永久 B 、30年 C 、10年 4、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有(b )种。 A 、12 B 、13 C 、14 5、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保 存价值( )一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。B A 、等于

B 、大于 C 、小于 6、不论收文还是发文,其处理过程的最后一个环节都是(a )。 A 、处置办毕公文 B 、分发 C 、签注 D 、用印 二、多选题(共 6 小题,每题 5 分) 1 、广州市档案局2006年印发一份文件,这份文件的发文字号表述正确的是(b c )。 A 、穗档函(2006)1号 B 、穗档〔 2006〕1号 C 、穗档办〔2006〕1号 D 、穗档字〔 2006〕1号 2、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( ad)两种 . A 、永久 B 、长期 C 、短期 D 、定期 3、公文结构的必备要素有(abc ). A 、标题 B 、正文

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定 为了进一步加强所(园)文书档案管理工作,保障各类文书档案及时归档,有效地保护和利用档案,维护所(园)合法权益,特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所(园)各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所(园)有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理,按年代立案,予以归档、保存和备查,并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括:(1)反映所(园)机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;(2)所(园)需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;(3)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料(各部门具体归档材料见附件)。 3、属于归档范围的文件材料,必须向综合办公室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事(一档)一交,或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行,一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档,科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 (1)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也应随同绝密文电立卷。 (3)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总

文书档案管理论文

文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”,虽然作为档案专业术语,无论是在教科书,还是在档案学词典里,都有明确定义。而我对“归档”的认识,却与我接触到的基层档案工作实践密切相关,文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展,如何提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求,适应日趋发展的新形势,这是文书档案工作的新课题,从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,电子文件波及了档案工作实践,丰富了档案工作内容,但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理,还是对电子文件的管理,客观的事实是:“归档”,使文件转化为档案,“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而办公自动化,是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备,迅速、准确地处理各种信息,提高办公效率。应用计算机后,电子文件

取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代,改变传统的办公手段与方式,收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段,同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊,就其对现代档案工作的贡献来说,利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查

规范企业文书档案管理的对策

龙源期刊网 https://www.360docs.net/doc/478212853.html, 规范企业文书档案管理的对策 作者:王黎军 来源:《卷宗》2017年第18期 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。文书档案管理工作作为企业信息化建设的重要组成部分,必须适应现代企业制度的要求,规范操作管理流程,最大限度提高服务利用率,为企业发展提供可靠的信息资源。 1 企业文书档案管理的现状 就目前企业文书档案管理工作来看,部分单位对档案管理工作认识水平不高,单位领导档案意识不强,许多基础性的工作有待改进和完善。企业文书档案管理工作在管理制度、管理模式、管理人员和管理手段等方面都存在许多的问题,主要表现在: (一)对档案管理的重视度不够。鉴于企业规模、存续时间等因素的影响,有些企业只注重生产经营等现实利益,对档案管理等历史性、基础性的工作不重视,档案管理体制不健全。特别是有些单位因办公环境紧张,不单独设立档案库房,大量的文件堆放在一起,有的甚至只存储在计算机中,不注重电子备份、不注重文件归档,致使企业发展的历史沿革记载不全、经营管理记录不实,严重影响企业的可持续发展。 (二)档案管理人员不专业。按照档案法要求和有关文件规定,档案人员必须具备较高的政治素质和业务素质,持证山岗,但在实际工作中档案人员很难达到上述要求。多数企业存在人员身兼数职,分工不明确的现象。档案管理员多为文书兼任,但文书人员往往存在一些问题:一方面文书人员更替频繁,文化素质参差不齐,有的工作责任心不强,对档案管理业务知识知之甚少又不努力学习;另一方面文书人员职责不清,无暇整理档案。他们往往被日常事务性工作缠身,很少有时间整理文件归档,而档案管理又是一项基础性很强的工作,是将大量文件材料使之有序化的过程,需要具有较强责任心的人员集中时间和精力去耐心细致的整理,目前这一点很难做到,致使文书档案人员在交接工作时,存在连接不顺畅的现象,严重影响工作开展。 (三)档案管理不规范。虽然近年来国家相继下发了许多具有宏观指导性的档案管理新规定、新政策,同时要求各单位根据实际自行制定具体规章制度。然而,有些企业档案管理人员存在按照国家有关规定无从下手的现象,实际操作能力差,就连具体的分类规则和整理立卷归档的办法都制定不出来。很多文书人员为便于查找就将文件按照来文和发文分成两大类,然后按照文件字号顺序排列,这样一来严重违背了档案管理“以我为主”和按事由整理的规则,不符合档案管理的具体要求,为提供利用档案带来许多问题。

文书档案的 方法和步骤

第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况,设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年:…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年:办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年:办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年:…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年:党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年:党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年:…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法,同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理,各类之间界限清楚,归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存,剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限:永久、30年、10年

文书档案归档范围及保管期限管理规定

文书档案归档范围及保管期限管理规定 文件编码(008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256)

附件4:文书档案归档范围及保管期限管理规定 (征求意见稿) 1 总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性,便于提供服务,制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 文书档案(Archives) 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 案卷(File) 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限(retention period) 档案部门根据档案鉴定标准,对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档(filing) 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。

3 基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理,对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责。 凡属归档范围的文件材料,必须按规定整理归档后向档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),文书档案保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的,作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。

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